Behörighet och utbildningsdokument

Enligt (558/2009) 37 § i universitetslagen kan till studier som leder till vetenskaplig påbyggnadsexamen antas den som har avlagt

• lämplig högre högskoleexamen
• lämplig högre yrkeshögskoleexamen, eller
• lämplig utländsk utbildning som i landet i fråga ger behörighet för motsvarande högskolestudier.

Till studier som leder till vetenskaplig påbyggnadsexamen kan också antas den som universitetet på något annat sätt konstaterar ha tillräckliga kunskaper och färdigheter för studierna. Doktorandprogrammen kan ha ytterligare programspecifika/examensspecifika regler gällande behörighet och du kan bekanta dig med dem på doktorandprogrammens webbsidor.

Om din examen ger dig en preliminär / villkorlig behörighet för doktorsexamen i det land där examen har tilldelats, måste du också lämna in dokumentation som visar att du har fyllt i detta villkor.

Du ska lämna in som papperskopior följande utbildningsdokument för den examen som gör dig behörig att söka (vanligtvis magisterexamen eller motsvarande). De obligatoriska dokumenten är:

• examensbevis
• studieutdrag

Alla utbildningsdokument måste lämnas in som officiellt styrkta eller legaliserade kopior (närmare information nedan). Kom också ihåg att bekanta dig med de landspecifika kraven om hur utbildningsdokument ska attesteras och lämnas in. Dokument måste lämnas in enligt de landspecifika kraven i första hand. De landspecifika kraven ersätter de allmänna anvisningarna som förklaras på den här sidan. Om ditt dokuments språk är annat än finska, svenska eller engelska, måste en officiell översättning till ett av dessa språk också lämnas in.

Det finns några doktorandprogram som tar emot ansökningar också från sökanden som inte ännu har utexaminerats. Detta varierar enligt doktorandprogram så du ska bekanta dig närmare med det ifrågavarande doktorandprogrammets webbsida för närmare information om denna möjlighet. Som en allmän regel måste alla studier som ingår i examen vara i registret före ansökningsperiodens slut. Om du inte har utexaminerats innan ansökningstiden för doktorandprogrammet går ut ska du lämna in en officiellt styrkt kopia av ditt senaste studieutdrag (observera eventuella landspecifika krav).

Allmän information om examensbevis, studieutdrag, auktoriserade översättningar och officiellt styrkta kopior finns nedan.

Om din läroanstalt ger utskrift eller examensbevis endast i elektronisk form, kontakta phd-admissions@helsinki.fi. I det här fallet måste läroanstalten erbjuda ett pålitligt sätt att intyga riktigheten av de elektroniska dokumenten.

Ett examensbevis är ett dokument som läroanstalten ger studerande som har genomfört alla studier som krävs för examen och har utexaminerats. Ett examensbevis måste innehålla de följande informationerna:

• namnet på läroanstalten som beviljade examen
• datum för när examen beviljades*
• den utexaminerades namn
• examensbenämning

* Datumet för när examen beviljades hänvisar till datumet när din examen utfärdades till dig, dvs. datumet när du officiellt får börja använda den akademiska titeln som man får när man har avlagt den ifrågavarande examen. Observera att det är inte är fråga om examenshögtidens datum eftersom examina oftast beviljas officiellt redan före examenshögtiden.

Observera att potentiella landspecifika krav ersätter dessa allmänna instruktioner.

OBS! Lämna aldrig originalexamensbevis, utan endast bestyrkta kopior – bilagor återlämnas inte till sökanden.

Ett tillfälligt examensbevis är ett dokument som läroanstalten ger en studerande som har genomfört alla studier som krävs för examen och som har utexaminerats. Ett tillfälligt examensbevis beviljas en utexaminerad studerande innan det slutliga examensbeviset utfärdas, om det inte kan utfärdas t.ex. på grund av tekniska eller administrativa orsaker. Observera att intyg där det enbart konstateras att studenten har genomfört alla kurser som hör till examen inte accepteras.

Det tillfälliga examensbeviset måste innehålla uppgifterna om

• namnet på läroanstalten som beviljade examen
• datum för när examen beviljades *
• den utexaminerade studerandes namn och
• examensbenämning.

Ett tillfälligt examensbevis får inte vara mer än fem år gammalt. Datumet för när examensbeviset har utfärdats markerar början på giltighetsperioden som inte får gå ut före slutet av ansökningstiden. Ett tillfälligt examensbevis accepteras inte om examensbeviset har utfärdats för över fem år sedan. I så fall måste du visa upp ditt slutliga examensbevis.

* Datumet för när examen beviljades hänvisar till datumet när din examen utfärdades till dig, dvs. datumet när du officiellt får börja använda den akademiska titeln som man får när man har avlagt den ifrågavarande examen. Observera att det är inte är fråga om examenshögtidens datum eftersom examina oftast beviljas officiellt redan före examenshögtiden.

Observera att potentiella landspecifika krav ersätter dessa allmänna instruktioner.

På ett officiellt studieutdrag ska finnas

• hela namnet på alla studieavsnitt som du har genomfört för din examen
• datum för genomförande av studieavsnitt som du har genomfört (eller åtminstone en helhetsstudietid för studierna vid läroanstalten)
• vitsord för de studieavsnitt som du har genomfört
• omfattningen av de studieavsnitt som du har genomfört
• information om hurdana bedömningsskalor läroanstalten använder/ använde under dina studier

Studieutdraget måste täcka hela studietiden. Om din examen innehåller studier som har genomförts vid en annan läroanstalt, ska uppgifterna också finnas på studieutdraget. Om uppgifterna inte framgår tillräckligt detaljerat på det studieutdrag som du lämnar in, måste du lämna in ett separat studieutdrag från den läroanstalt där du genomförde de tillgodoräknade studierna. Observera möjliga landspecifika krav på innehållet av studieutdrag.

Om du inte ännu har utexaminerats: namnet på examen som kommer att beviljas när du utexamineras måste framgå av studieutdraget (t.ex. filosofie magister). Om du inte har utexaminerats ännu alla studier som ingår i din examen måste vara avlagt och hittas på studieutdrag. I vissa program kan det finnas undantag från denna regel.

Helsingfors universitet accepterar enbart officiella studieutdrag.

Observera att potentiella landspecifika krav ersätter dessa allmänna instruktioner.

Helsingfors universitet accepterar inte vanliga fotokopior av utbildningsdokument. Alla utbildningsdokument måste antingen lämnas in som officiellt styrkta kopior av läroanstalten där studierna har genomförts eller som legaliserade kopior (se nedan). För studier som har genomförts i vissa länder gäller särskilda landspecifika krav för dokument som ska lämnas in och dessa krav måste följas i första hand före andra krav som gäller bestyrkande av utbildningsdokument. Följ alltid de landspecifika kraven. Om det inte finns landspecifika krav på dokumenten officiellt styrkta kopior av finska notarius publicus accepteras också. Läs närmare information om bestyrkandet av kopior på den lokala magistratens webbsida.

Observera att officiellt styrkta kopior av notarius publicus i andra länder inte accepteras om kopiorna inte har legaliserats

Om du har avlagt magisterexamen (eller motsvarande examen) vid Helsingfors universitet, behöver du inte lämna in officiellt styrkta kopior. Examensbevis ska ändå bifogas skannade i PDF-format till din elektroniska ansökan.

Officiellt styrkta kopior av läroanstalten

Kopior av dina utbildningsdokument kan officiellt bestyrkas av läroanstalten där du har genomfört studierna. När du ber om att få dina utbildningsdokument officiellt bestyrkta av läroanstalten kom ihåg att kontrollera att dokument som du lämnar in till Helsingfors universitet uppfyller följande kriterier:

• officiell bestyrkning ska alltid göras utgående från originalhandlingarna
• ifall dokumentet innehåller flera sidor ska alla sidor finnas med
• alla sidor av dokumentet ska ha läroanstaltens officiella stämpel och stämpeln ska vara äkta
  • en generell stämpel med t.ex. texten ”kopians riktighet bestyrks av” accepteras inte
• alla sidor av dokumentet ska vara undertecknade av en företrädare för läroanstalten.

Du kan sända de officiellt styrkta kopiorna till Helsingfors universitet själv eller be läroanstalten sända dem. I båda fall är det på ditt eget ansvar att säkra att dokumenten kommer fram till Helsingfors universitets ansökningsservice innan ansökningstiden går ut och att dokumenten uppfyller kraven.

Legalisering av dokument

Om du inte kan få dina utbildningsdokument bestyrkta av läroanstalten där du har genomfört studierna kan du lämna in dina utbildningsdokument som legaliserade kopior. Legalisering av dokument kan göras på två olika sätt beroende på om det ifrågavarande landet har ratificerat Haagkonventionen från år 1961.

Dokument från land som har ratificerat Haagkonventionen legaliseras med ett Apostille-intyg (stämpel eller pappersintyg). Dokument från andra länder legaliseras i två steg: först av landets utrikesministerium och sedan av finska ambassaden eller finska konsulatet som fungerar i landet. Nedan kan du läsa mer om båda sätten för legalisering.

1.       Apostille

Apostille-intyget (stämpel eller pappersintyg) behövs om dokumentet har utfärdats av en myndighet i ett land som har ratificerat Haagkonventionen från år 1961. Närmare information om Haagkonventionen samt en lista på länder som har ratificerat Haagkonventionen hittas via länken nedan.

Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents

Listan innehåller även information om vilka myndigheter som utfärdar Apostille-intyg i olika länder.

2.       Legalisering på annat sätt än med Apostille-intyget

Om det land där dina utbildningsdokument har utfärdats inte har ratificerat Haagkonventionen från år 1961 dokumenten legaliseras i två steg. Först landets utrikesministerium legaliserar dokumenten. Därefter en behörig finsk ambassad eller finskt konsulat i det landet intygar det ministeriets befogenhet att utfärda sådan legalisering. I processen måste du kontakta både landets utrikesministerium och det behörig finsk beskickningen för det landet.

Observera de landspecifika krav för legalisering av dokument. Om dina utbildningsdokument har utfärdats i ett land som har landspecifika krav för inlämning eller legalisering av dokument följ de specifika kraven.

Om dina utbildningsdokument inte är skrivna på finska, svenska eller engelska ska du lämna in officiella översättningar av dem på ett av de ovannämnda språken. Du ska likaså lämna in officiellt styrkta kopior av originalhandlingarna. En officiell översättning ska vara ett av följande alternativ:

• en översättning som du har fått från den ifrågavarande läroanstalten (original dokument)
• en officiellt styrkt kopia av en översättning som du har fått från den ifrågavarande läroanstalten
• en översättning som är gjord av en auktoriserad translator (original dokument)
• en officiellt styrkt kopia av en översättning som är gjord av en auktoriserad translator

Varje sida av en officiell översättning ska vara stämplad med translatorns stämpel eller undertecknad av translatorn eller både och. Officiella översättningar måste vara exakta översättningar av originalhandlingarna. Vanliga kopior av officiella översättningar godkänns inte, utan kopiorna ska vara officiellt styrkta. Den sökandes egna översättningar accepteras inte. 

Du kan ansöka om ett studierätt om alla studier som ingår i din magisterexamen (eller motsvarande) har genomförts och accepterats men du har inte utexaminerats. Alla studier som ingår i din examen måste visas på ditt studieutdrag vid sluten av ansökningstiden. Studieutdrag måste lämnas in enligt instruktionerna på denna sida.

Be ditt studieprograms administrativ personal för ett fritt formulerad yttrande som försäkrar att du har slutfört alla studier som ingår i din examen och lämna yttranden in till ansökningsservice. Om du inte har utexaminerats men har slutfört alla dina studier du kan beviljas ett konditionalt studierätt.

Om du beviljas ett konditionalt studierätt måste du lämna in ditt examensbevis inom den utsatt tid för mottagning av studieplats. Examensbevis måste lämnas in enligt anvisningarna på denna sida. Om du inte kan lämna ditt examensbevis inom den utsatt tid för mottagning av studieplats du ska förlora den erbjuden studieplats.

Det finns undantag från denna regel för några doktorandprogram. Om du inte har slutfört alla dina studier kolla ditt programs anvisning för att se om du ändå kan ansöka.

Om du avgör din examen vid Helsingfors universitet behöver du inte lämna in papperskopior av ditt studieutdrag eller examensbevis. Du måste lämna in ditt utbildningsprograms yttrande att du har slutfört alla studier som hörs till din examen. Studieutdrag måste bifogas till ansökningsblanketten som en PDF-fil. Om du beviljas en konditional studieplats anmäla ansökningsservice när du är officiellt utexaminerats. Ansökningsservice kontrollerar från registret att du är utexaminerad.

Helsingfors universitets ansökningsservice har flera avdelningar. Skicka dina dokument bara till adressen som anges på den här sidan. Att dina dokument hamnar på fel avdelning fördröjer behandling av dina dokument.

Du kan skicka dina dokument per post, skicka dem med kurirservice eller lämna in dokumenten personligen till ansökningsservicens postlåda. Observera att dokumenten ska lämnas in till ansökningsservicen inom den givna tidsfristen. Det är alltid på ditt ansvar att säkra att dokumenten kommer fram till Helsingfors universitets ansökningsservice i tid.

Då du lämnar in dokument som bilagor till din ansökan, kontrollera att du har beaktat alla bilagor som krävs, samt vid behov bilagornas översättningar.

Om du har avlagt magisterexamen (eller motsvarande examen) vid Helsingfors universitet, behöver du inte lämna in officiellt styrkta kopior. Examensbevis ska ändå bifogas skannade i PDF-format till din elektroniska ansökan.

Skriv tydligt på kuvertet namnet på doktorandprogrammet som du söker till.

Observera att bilagor som bifogas till ansökan inte återlämnas.

1.       Skic­ka do­ku­men­ten per post till Ansökningsservicen

Om du vill skicka dokumenten per post, använd denna adress:

Doktorandprogram / namnet av program
Ansökningsservice
PB 3
00014 Helsingfors universitet
Finland

Skicka inte dina dokument till någon annan (till exempel doktorandprogram) adress än den ovan nämnda. Ifall du skickar dokumenten till någon annan adress än denna, anses de ha anlänt till ansökningsservicen först när den felaktiga mottagaren lämnar över dokumenten till Helsingfors universitets ansökningsservice.

2.       Skic­ka do­ku­men­ten med ku­rir­ser­vice

Om du vill skicka dokumenten med kurirservice (UPS, DHL, FedEx el.dyl.), använd denna adress:

Doktorandprogram / namnet av program
Ansökningsservice
Fabiansgatan 33
00170 Helsingfors
Finland

Skicka inte dina dokument med kurirservice till någon annan (till exempel doktorandprogram) adress än den ovan nämnda. Ifall du skickar dokumenten med kurirservice till någon annan adress än denna, anses de ha anlänt till ansökningsservicen först när den felaktiga mottagaren lämnar över dokumenten till Helsingfors universitets ansökningsservice.

3.       Läm­na in do­ku­men­ten till ansökningsservices postlåda

Du kan också lämna in dina dokument personligen till Helsingfors universitets ansökningsservices postlåda.

Postlådan befinner sig inom universitetets huvudbyggnad på adressen Fabiansgatan 33, utanför ansökningsservices kontor.

Lämna inte dokument som är avsedda till ansökningsservicen till vaktmästaren eller i någon annan postlåda än den ovan nämnda. Ifall du lämnar dokumenten till vaktmästaren eller i någon annan postlåda, anses de ha anlänt till ansökningsservicen först när den felaktiga mottagaren lämnar över dokumenten till Helsingfors universitets ansökningsservice.

Lämna inte dina dokument till ansökningsservices personal. Ansökningsservicens personal tar inte emot dokument personligen. Ansökningsservicens glasdörr är låst och öppnas inte för att ta emot dokument.

• Jag är behörig till mitt utvalda doktorandprogram
• Jag vet om där finns ett landspecifikt krav för mina utbildningsdokument och jag följer det
• Jag har ett examensbevis och ett officiellt studieutdrag av den examen på av vilken jag ansöker om doktorandstudier
• Om jag inte är utexaminerats alla studier som ingår till min examen finns i registret och jag har mitt utbildningsprograms yttrande om det
• Jag har officiella översättningar om mina utbildningsdokument om deras språk är annat än finska, svenska eller engelska
• Jag har fått officiellt styrkta kopior av mina dokument antingen från min läroanstalt eller den rätt myndighet
• Jag lämnar in mina dokument till den rätt avdelningen av ansökningsservice

Ifall du önskar ansökningsrådgivning, du kan kontakta oss (phd-admissions@helsinki.fi) eller boka tid hos en ansökningsrådgivare. Observera dock att ansökningsrådgivarna inte tar emot dokument. De kan inte heller ta ställning till enskilda dokuments relevans för något särskilt ändamål.