DATASKYDDSBESKRIVNING – Rekrytering vid Helsingfors universitet 1.11.2020
Personuppgiftsansvarig
Namn: HELSINGFORS UNIVERSITET
Adress: Fabiansgatan 32, 00014 HELSINGFORS UNIVERSITET
Kontaktuppgifter i registerärenden
I registerärenden skriv till: rekrytering@helsinki.fi
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter
tietosuoja@helsinki.fi
Ändamålet med och grunden för behandlingen av personuppgifter
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter:
behandling av ansökningar, lämplighetsbedömning och kontakt i samband med personval.
Dessutom vill vi bidra till likabehandling i våra rekryteringar och se till att arbetssökande från utlandet snabbt finner sig tillrätta i Finland. Behandlingen av den sökandes personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, och alla uppgifter behandlas konfidentiellt.
Personuppgifterna får endast behandlas av de anställda vid Helsingfors universitet som deltar i rekryteringen samt vid behov av experter utanför universitetet.
Registrets datainnehåll
Den arbetssökandes personuppgifter (namn, kön, födelsedatum, medborgarskap)
Adress- och kontaktuppgifter (gatuadress, land, ort, postnummer, e-post och telefonnummer)
Internetadresser (till exempel den sökandes LinkedIn-profil)
Den sökandes utbildningsuppgifter
Den sökandes tidigare arbetserfarenhet
Den sökandes språkkunskaper, IT-kunskaper och andra kunskaper och färdigheter som är relevanta för den sökta tjänsten
Öppna önskemål gällande arbete
Bilagor avseende ansökningen (till exempel cv, publikationsförteckning)
Andra uppgifter som du anser väsentliga för tjänstens tillsättande.
En del av uppgifterna är obligatoriska att fylla i för att processerna och kommunikationen ska fungera. De övriga uppgifterna som du lämnar frivilligt hjälper oss att bedöma din lämplighet för anställningen.
Namn och e-postadresser för de experter utanför Helsingfors universitet som deltar i rekryteringen lagras i systemet.
Regelmässiga informationskällor
Uppgifterna samlas in från den registrerade själv.
När det gäller personer som är anställda vid Helsingfors universitet överförs namn, födelsedatum och kontaktuppgifter från Helsingfors universitets personalsystem SAP HR.
I vissa rekryteringsprocesser samlas uppgifter med ditt samtycke även in från fristående externa experter, till exempel vid lämplighetsbedömningar eller när externa akademiska experter anlitas i samband med professorsrekryteringar.
Behandling och skydd av känsliga personuppgifter
Vi behandlar inte känsliga personuppgifter för rekryteringsändamål.
Lagringstid för personuppgifter och radering av onödiga personuppgifter
Profiluppgifterna för arbetssökande utanför universitetet lagras i 24 månader från den senaste inloggningen. Ansökningsdokumenten (bilagorna och de sökandes profiler) lagras i regel 24 månader från anställningsbeslutet, bortsett från de kortlistade kandidaterna till professurer. Deras ansökningar lagras permanent för arkivändamål. Uppgifterna om sökande som är anställda vid Helsingfors universitet lagras så länge anställningen varar, dock i högst 12 månader från avslutad anställning.
Den registrerade själv har tillgång till systemet för att granska sina uppgifter. Den registrerade kan när som helst uppdatera och korrigera uppgifterna i sin profil.
Automatiserad behandling av personuppgifter och profilering
Uppgifterna i registret används inte för profilering och omfattas inte av automatiserat beslutsfattande.
Utlämnande av uppgifter
I rekryteringsprocesser där en lämplighetsbedömning eller ett annat expertbedömningsförfarande ingår kan personuppgifter lämnas ut till de medverkande experterna. Då kan uppgifterna behandlas av experten inom eller utanför EU.
Eftersom universitetet är en offentligrättslig institution är universitetets rekryteringar offentliga. Det betyder att om någon begär om att få ta del av sökandenas uppgifter är universitetet i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet skyldig att lämna ut uppgifterna om ansökningen och ansökningsdokumenten.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifterna i personregistret finns inom EU och överförs inte utanför EU eller EES. Undantag från detta är expertbedömningar, där personuppgifter även kan komma att behandlas av experter utanför EU. När uppgifter lämnas ut utanför EU använder vi oss av de skyddsåtgärder som krävs enligt lag, till exempel Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.
Den registrerades rättigheter
Återkallande av samtycke och rätt att få uppgifter raderade
Du har rätt att återkalla ditt samtycke till de delar som behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. I rekryteringssammanhang betyder detta att du drar tillbaka din ansökan till den sökta tjänsten. Detta innebär ännu inte automatiskt att dina uppgifter raderas från systemet (se Rätt till radering).
Rätt att granska uppgifter
Du har rätt att få veta om dina personuppgifter behandlas och vilka personuppgifter om dig som behandlas. Du kan logga in på rekryteringssystemet med dina användaruppgifter och granska uppgifterna i din profil, inklusive bilagor och sökhistorik. När det gäller andra uppgifter än de som du kommer åt via systemet kan du lämna en begäran om granskning via e-post till rekrytointi@helsinki.fi.
Rätt till rättelse
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som är under behandling och som rör dig rättade eller kompletterade. Det kan du göra själv genom att logga in på rekryteringssystemet (https://rekry.helsinki.fi/start).
Rätt till radering
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade i följande fall:
1) personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats
2) du återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen
3) personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.
Du kan radera din sökandeprofil i rekryteringssystemet (https://rekry.helsinki.fi/start), varefter dina uppgifter inte längre behandlas för rekryteringsändamål. Vänligen observera att om du raderar dina uppgifter beaktar vi inte din ansökan i pågående eller kommande rekryteringar.
Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att vi lagrar dina uppgifter men inte behandlar dem på något annat sätt. Du kan begränsa behandlingen av dina uppgifter genom att dra tillbaka din ansökan från rekryteringsprocessen. Du kan påverka behandlingen av dina uppgifter genom att göra din sökprofil tillgänglig även i samband med andra lediga anställningar inom universitetet.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit universitetet i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gör du genom att logga in på rekryteringssystemet (https://rekry.helsinki.fi/start) och skapa en pdf-fil av din ansökan.
Rätt att inge klagomål
Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du skicka e-post till rekrytering@helsinki.fi. Du har också rätt att inge klagomål till dataombudsmannens byrå om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning.
Kontaktuppgifter:
Dataombudsmannens byrå
Växel: 029 56 66700
E-post: tietosuoja@om.fi