Artikeln har publicerats i tidningen Yliopisto 4/2023.
Digitaliseringen skulle leda till effektivitet, produktivitet och ekonomisk tillväxt. Arbetstiden skulle minska och välbefinnandet öka.
Förra året skrev författaren Roope Lipasti en krönika på Yles webbplats med rubriken Sihteerit, tulkaa takaisin (sekreterare, kom tillbaka). Den satte igång en omfattande debatt på webben, där läkare, sjukskötare, lärare och diplomingenjörer klagade på IT-systemen som roffar åt sig lejonparten av deras arbetstid.
Så gott som alla experter upplevde att deras arbete lider av de uppgifter de måste utföra vid sidan av sitt arbete.
På en del arbetsplatser tampas de anställda med administrativa uppgifter som tidigare sköttes av sekreterare. Annanstans har antalet dokumentationer och rapporteringar ökat utan att det reserverats tillräckligt med tid till att göra dem.
På väldigt många arbetsplatser fungerar datasystemen och programvarorna helt enkelt inte, utan kraschar, fungerar dåligt eller är för komplicerade.
Varför orsakar informationstekniken så mycket frustration?
— Den grundläggande orsaken är att datasystemen inte alltid stöder arbetstagarna. Utgångspunkten borde vara arbetsprocessen och att systemet stöder den. Om systemet inte gör det blir de anställda frustrerade, säger Tomi Männistö, professor i programvaruutveckling.
Svårigheterna tas inte i beaktande
Frustrationen förvärras av att folk på sin fritid får erfara hur lätthanterlig informationsteknik kan vara. Många använder gärna t.ex. nätbanken, medan programvaran för ekonomiförvaltningen på jobbet får dem att kallsvettas. I båda fallen handlar det om att betala räkningar, men varför måste det vara svårare att göra det på jobbet?
Kunderna röstar med fötterna om systemet är för krångligt, säger Männistö.
— Konsumentmarknaden är tuff. De programvaror som köps in till arbetsplatserna väljs sällan ut av dem som kommer att använda dem.
Programvaran kan tekniskt sett fungera bra, men om den gör rätt saker är en annan femma.
Enligt Männistö finns det ofta meningsskiljaktigheter inom organisationerna om vad man egentligen vill få ut av datasystemet. Ledningen vill vanligtvis ha rapporter och data – och det är till ledningen som systemet säljs. De har nödvändigtvis inte en realistisk uppfattning om vad som kan orsaka frustration i det praktiska arbetet.
— Utgångspunkten borde vara att tillsammans med användarna gå igenom vilka arbetsskeden det finns och utreda hur de kunde underlättas. Om man inte gör det byggs systemet upp utifrån antaganden eller orealistiska förväntningar.
Det räcker inte med att låta användarna testköra systemet i slutet av processen, användarna måste involveras från början.
Kruxet med programvarorna
Programvarorna har blivit fler och allt mer komplexa. När en ny funktion läggs till i systemet måste den integreras med allt annat.
Systemen sätts vanligen samman av färdiga komponenter från andra organisationer och kulturer. Av säkerhets- och underhållsskäl köps ofta stora paket in från stora leverantörer. Det begränsar utbudet.
— Man måste avväga hur mycket man har råd att skräddarsy systemet och hur bra det stöder den egna verksamhetsmodellen. Ofta följer vi villkoren och principerna för det system vi köper, säger Männistö.
Ofärdiga programvaror släpps också ut på marknaden, till och med avsiktligt. Felen rättas till först efter att tillräckligt många klagat på dem. Datasäkerhet och användbarhet går nästan aldrig hand i hand, och på arbetsplatserna är datasäkerheten det viktigaste.
Hus får fortfarande mögelskador
Det finns fortfarande ett stort antal mycket användbara system i världen, poängterar Männistö. Det är endast de katastrofala fallen som når över nyhetströskeln – som Helsingfors stads lönesystem Sarastia som inte på flera månader betalade ut lön till många av stadens anställda.
— Vi har byggt hus mycket längre än vi har byggt informationssystem. Men ibland uppstår ändå mögelskador i skolor.
Utöver Sarastia har också HUS patientdatasystem Apotti och polisens informationssystem figurerat i nyheterna på grund av svårigheter med dem. Men det finns också lyckade försök på den offentliga sidan.
— Vero.fi fungerar bra. Man har sannolikt funderat på hur man ska göra systemet så välfungerande som möjligt för kunden, säger Männistö.
Datainsamlare
Dokumentationen har ökat och ändrat form på många arbetsplatser. Experterna ska också samla in data för förvaltningens del.
Ofta underlättar det nya informationssystemet inte arbetet, utan ökar kraven på att dokumentera och rapportera.
— Systemen saluförs inte till ledningen som användarvänliga, utan som system för kostnadseffektiv datainsamling. Om man vill leda med kunskap måste den bearbetas automatiskt och någon måste mata in den i systemet, förklarar Männistö.
Läkarna har till exempel traditionellt antecknat patientuppgifterna i fri form. Uppgifterna är lätta att läsa för andra läkare. Datorn förstår emellertid inte läkarnas anteckningar. Om rapporter och diagram om antalet behandlingar och deras kostnader ska genereras från patientdatasystemet måste uppgifterna registreras på ett strukturerat sätt. Det innebär att man måste kryssa för rutor och välja alternativ i menyer.
— Den strukturerade dokumentationen är inte till nytta för läkarna, utan för sjukhusledningen. Den kan till exempel användas för att ingripa i kostnadskrävande åtgärder. För läkarna är det ett gränssnitt som fungerar dåligt både för datainmatningen och planeringen av behandlingen.
Männistö ser stora faror med att leda med kunskap. Om dokumentationen inte är användbar för de anställda kommer deras motivation – och noggrannhet – att minska. Då kanske informationen inte är korrekt och besluten görs på tvivelaktiga grunder.
Ett dyrt besparingsmål
De administrativa programmen och dokumentationssystemen känns svåra för den enstaka användaren och de medför onödigt arbete. Det finns dock en yrkesgrupp som är specialiserad på att använda dem: sekreterarna.
Varför avskedades assistenter från många arbeten för att de ansågs vara överflödiga, när det uppenbarligen finns ett stort behov av det arbete de utförde?
— Det är en utmärkt fråga. Man vill inte betala för sekreterare. När en expert utför en sekreterares arbete måste organisationen inte betala något extra för det arbetet. Men gratis är arbetet inte – det utförs nu antingen på bekostnad av expertens eget arbete eller egen arbetsbelastning, säger Männistö.
Uppsägningarna av sekreterare och assistenter började redan på 1990-talet. Tanken var att de nya informationssystemen skulle utföra deras arbeten gratis och så gott som automatiskt. Så blev det inte – sekreterarens arbete utförs nu för många gånger högre lön.
Problem med arbetsfördelningen
I inbesparingarnas namn har man gjort sig av med en hel del stödpersonal, och deras uppgifter har flyttats över till expertnivå, säger Juha Siltala, professor i Finlands historia.
— Sekreterare går arbetslösa och det råder brist på läkare. Arbetsfördelningen i samhället har gått snett om läkarna ägnar sin tid åt att tampas med informationssystem, påpekar han.
Siltala menar att liberaliseringen av kapitalrörelserna i slutet av 1980-talet ligger bakom inbesparingarna. Sedan dess har både stater och företag tvingats konkurrera om investerat kapital, vilket har lett till nedbantade organisationer.
Den offentliga sektorn effektiviserades genom privatisering, beställar-utförarmodeller och resultatstyrning. Den nya modellen, som kallas offentlig förvaltning, tvingade kommunala och statliga tjänstemän att konkurrera som i börsnoterade företag. Stödpersonalen utkontrakterades och sades upp.
Effektivt eller ineffektivt?
Enligt Siltala har den nya offentliga förvaltningen medfört ett system där allt registreras och dokumenteras med fokus på juridiskt ansvar och som förberedelse för rättstvister.
Den gamla yrkesetiken byggde på att arbetet sköttes på rätt sätt utan att arbetstagarna ständigt behövde skriva rapporter.
— Det finns en hel del onödig dokumentering, ”uppföljningsteater”, som bara ger ett skenbart resultat. Verkligheten bryts ner i resultatenheter och statistiken vinklas så att den bevisar att allt är bra, säger Siltala.
Har då den offentliga sektorns effektivitet ökat?
— Det att experternas uppmärksamhet har flyttats från produktivt arbete till att fylla i olika formulär har knappast ökat kostnadseffektiviteten på det sätt som förespråkarna av ny offentlig ledning hade önskat sig.
Språnget uteblev
I jordbrukssamhället gjorde alla allt, men den moderna världen bygger på specialisering. Var och en gör det man är bäst på och säljer sina tjänster till andra.
Normalt sett ökar ekonomin och produktiviteten när folk flyttar över till mer produktiva arbeten. Så var fallet med den stora flykten från landsbygden och senare då man började anställa tjänstemän. Men det som händer nu, att stödjande uppgifter överförs till experter, är raka motsatsen.
— Digitaliseringen förväntades bli det fjärde eller femte stora produktivitetssprånget, men så blev det inte. Produktivitetstillväxten inom tekniken verkar ha stagnerat ännu mer i Finland än på annat håll, säger Siltala.
Finländska företag fokuserade länge på inbesparingar och delade ut sina vinster som dividender utan att investera i forskning och produktutveckling. Under de senaste åren har det ändå funnits tecken på ökad investeringsvilja.
Onödigt arbete belastar
Siltala betonar att teknik varken är bra eller dåligt. Det viktiga är hur tekniken används och hur nyttan av den fördelas. Om vi igen anställde mer stödpersonal skulle den psykiska hälsan förbättras både hos översysselsatta och undersysselsatta arbetstagare. Lönepengarna skulle cirkulera och användas för konsumtion och tillväxt.
Arbetsproduktiviteten skulle möjligen också förbättras. Det finns vetenskapliga bevis för att meningslöst arbete är dåligt för koncentrationen och återhämtningen.
— Officiellt talar man om splittrad uppmärksamhet. När uppmärksamheten splittras minskar experternas arbetsproduktivitet, säger Siltala.
Om alla fick koncentrera sig på sina egna arbeten skulle läkarna ställa fler diagnoser, sjukskötarna behandla fler patienter, lärarna undervisa mer och ingenjörerna skapa mer.
Det kanske skulle bidra både till ekonomisk tillväxt och bättre välbefinnande.
Tidningen Yliopisto är en vetenskapstidskrift vid Helsingfors universitet som följer journalistreglerna.
Apotti gör läkarnas arbete långsammare
När en patient kommer till en akutmottagning är målet att inom några minuter ta reda på vad felet är. I nuläget är det inte möjligt eftersom Apotti är så svårt att använda, säger Minna Halinen, doktorand vid Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt.
Före Apotti hade Halinen använt sex patientdatasystem utan problem. Ett bra system ger läkaren en överblick av var och på vilket sätt patienten har behandlats tidigare, och vilken medicinering hen har.
— Apotti är inte intuitivt. Det verkar som om man vid utvecklingen har glömt att systemet används av människor som kan göra fel. I ivern över att få statistik har man glömt bort anledningen till att vi gör det här arbetet: för att hjälpa patienterna.
De flesta läkare föredrar att läsa och skriva fritt formulerade anteckningar. I Apotti måste dokumentationen göras strukturerat, det vill säga genom att man kryssar i färdiga alternativ. Det tar längre tid.
På flera polikliniker har man varit tvungen att förlänga mottagningstiderna från en halvtimme till 45 minuter, utan att tiden för patienterna blivit längre.
Medan Halinen har i arbetet med sin doktorsavhandling funnit att mer än hälften av alla anmälningar om farliga situationer har att göra med problem med informationsflödet. Det finns risker med Apotti eftersom informationen inte överförs tillräckligt bra till och från andra system. Remisser och händelser som registrerats på andra ställen tappas bort i Apotti.
— Apotti är ett tekniskt konststycke, men det tjänar inte mitt arbete. Det är som att ha gått i bilskolan och sedan vara tvungen att styra ett rymdskepp. Inte är det heller något fel på en gaffel, men den är inte bra att äta soppa med, säger Halinen.
Halinen föreslår att läkare skulle få en arbetspartner som känner till Apottis alla egenheter. Det finns sekreterare på sjukhusen, men det skulle behövas många fler.
— Våra sekreterare är ovärderliga men väldigt överarbetade.