Rinnakkaistallennus

Rinnakkaistallennus (vihreä open access) on yksi tapa julkaista avoimesti ja kantaa yhteiskunnallista vastuuta tutkimustiedon leviämisestä. Avoimesti julkaisemalla edistät maailmanlaajuista, tasa-arvoista ja kaikille vapaata pääsyä tutkimustietoon.

Yhä useammat rahoittajat, kuten esimerkiksi Suomen Akatemia ja eurooppalaiset tutkimusrahoittajat, edellyttävät rahoittamiensa hankkeiden julkaisuilta avoimuutta. Pelkästään rahoitushakemuksen läpimeno saattaa edellyttää tutkimustulosten avointa julkaisemista. Avoimien julkaisukanavien käyttö on useimmiten tuotava esiin jo julkaisusuunnitelmassa.

Toisinaan rinnakkaistallennus organisaation julkaisuarkistoon on ainoa ja helpoin tapa julkaista avoimesti. Se on myös aina maksuton vaihtoehto tutkijalle. Helsingin yliopistossa julkaisut tallennetaan digitaalisen arkistoon Heldaan tutkimustietojärjestelmän kautta. Tutkijoiden käytössä on myös rinnakkaistallennuspalvelu.

Avoimiin julkaisuihin viitataan enemmän ja ne ovat kaikkien saavutettavissa, jolloin tutkimustuloksesi leviävät laajemmalle ja ne herättävät mahdollisesti enemmän keskustelua tiedeyhteisössä ja yhteiskunnassa laajemmin. Useiden tutkimusten mukaan tutkijan näkyvyys ja vaikuttavuus lisääntyvät avoimesti julkaistaessa.

Julkaisu pitää joko

  •  julkaista kokonaan avoimesti toimivassa julkaisukanavassa, tai
  • rinnakkaistallentaa julkaisukopio organisaation tai instituution repositorioon. 

Rinnakkaistallennuksella (vihreä open access) tarkoitetaan julkaisukopion avointa tallentamista repositorioon, yleensä instituution tai organisaation digitaaliseen julkaisuarkistoon.

Useimmat kustantaja sallivat viimeisen kustantajalle lähettämän vertaisarvidun käsikirjoituksen (Final Draft, post print, AAM) tallentamisen organisaation julkaisuarkistoon.

Ehdot tulee aina tarkistaa SherpaRomeosta tai kustantajalta. Tarvittaessa kirjasto hoitaa tallennuksen ja ehtojen tarkistuksen puolestasi. Lähetä tiedosto palveluosoitteeseemme ja/tai ole yhteydessä meihin: openaccess-info@helsinki.fi.

Yliopiston avoimen julkaisemisen periaatteiden mukaisesti: 

  • Tieteellisessä aikakauslehdissä, sarjajulkaisuissa, kokoomateoksissa tai konferenssijulkaisuissa ilmestyneet artikkelit tallennetaan Heldaan (rinnakkaistallennus).
  • Avoin arkistointikäytäntö koskee mahdollisuuksien mukaan myös monografioita. 
  • Avoin arkistointi koskee myös jo avoimesti julkaistuja verkkojulkaisuja, koska siten voidaan varmistaa julkaisujen pitkäaikainen saatavuus.
  1. Täytät rahoittajien avoimuuden vaatimukset. Rinnakkaistallennus on yksi tapa toteuttaa avointa julkaisemista ja täyttää rahoittajien avoimuuden vaatimukset. Osa rahoittajista edellyttää tallennusta nimenomaan organisaation avoimeen arkistoon. Se on lisäksi tutkijalle maksutonta.
  2. Osoitat sitoutuvasi avoimeen julkaisemiseen. Rahoitushakemuksen läpimeno saattaa edellyttää tutkimustulosten avointa julkaisemista. Avoimien julkaisukanavien käyttö on usein tuotava esiin jo julkaisusuunnitelman sisältävässä tutkimussuunnitelmassa.
  3. Takaat pysyvän pääsyn julkaisuihisi. Yliopiston digitaalisen julkaisuarkistoon tallennettu teos löytyy arkistoituna myös pitkän ajan kuluttua ja se saa pysyvän verkko-osoitteen ja -tunnisteen.
  4. Tutkimustuloksesi vaikuttavat. Avoimiin julkaisuihin viitataan enemmän ja ne ovat kaikkien saavutettavissa, jolloin myös tutkimustuloksesi leviävät laajemmalle.
    Useiden tutkimusten mukaan tutkijan näkyvyys ja vaikuttavuus lisääntyvät  julkaistaessa avoimesti.
  5. Julkaisusi näkyvät osana yliopistoyhteisöä. Yliopiston julkaisuarkisto ja tutkimusportaali ovat myös näyteikkunoita yliopiston julkaisu- ja tutkimustoimintaan ja niistä haetaan tietoa esimerkiksi henkilöiden, projektien ja tutkimusryhmien julkaisutietoja.
  6. Avoimuus kannattaa. Osa yliopiston rahoituksesta tulee julkaisutuotannosta. Yliopisto saa osan julkaisuja koskevasta rahoituksestaan avointen julkaisujen perusteella ja rinnakkaistallennus on tapa tuoda avoimesti saataville nekin artikkelit, jotka julkaistaan tilausmaksullisissa lehdissä.
  7. Julkaisemalla avoimesti toimit vastuullisesti. Avoin julkaiseminen on myös yhteiskunnallisen vastuunkantoa tutkimustiedon leviämisestä. Avoimesti julkaisemalla edistät myös maailmanlaajuista, tasa-arvoista  ja kaikille vapaata pääsyä tutkimustietoon.

Useimmat kustantaja sallivat viimeisen kustantajalle lähettämäsi vertaisarvidun käsikirjoituksen (Final Draft, AAM) tallentamisen julkaisuarkistoon. Ehdot vaihtelevat, ja ne tulee aina tarkistaa SherpaRomeosta tai kustatajalta. Lisätietoja julkaisujen eri versioista saat avoimen julkaisemisen oppaasta.

Voit lähettää julkaisusi rinnakkaistallennettavaksi kirjastoon, jolloin kirjasto huolehtii puolestasi oikean version selvittämisen. Lähetä tiedostosi osoitteeseen tai kysy meiltä lisää: openaccess-info@helsinki.fi

Viittauksia kertyy normaalien viittauskäytäntöjen seurauksena riippuen siitä viitataanko rinnakkaistallennettuun vai alkuperäiseen kustantajan julkaisemaan versioon. Monet kustantajat toivovat alkuperäiseen julkaisuun viittaamista ja siihen on olemassa usein myös kustantajan ohjeistus. Alkuperäisen julkaisun pysyvän DOI-tunnisteen käyttö ohjaa verkossa alkuperäiseen julkaisukanavaan.

Teokseen kohdistuva sitaatio-oikeus edellyttää alkuperäiseen teokseen ja tekijään viittamista. Akateemisessa maailmassa alkuperäiseen julkaisuun viittaaminen on myös vallitseva viittauskäytäntö. Rinnakkaistallenteessa olevat julkaisutiedot tai sisällöt saattavat olla puutteellisia, esimerkiksi sivunumerointi tai kuvat saattavat puuttua.

Avoimien rinnakkaistallenteiden hyvän verkkosaatavuuden ja -löytyvyyden avulla yhä useampi tiedontarvitsija löytää kuitenkin myös alkuperäisen lähteeseen.

Kustantajan määrittelemä alkuperäisen työn julkaisuajankohdasta laskettu karanteeni / julkaisuviive, jonka aikana rinnakkaistallennetta ei voida julkaista avoimesti. Julkaisu voidaan kuitenkin tallentaa jo julkaisuarkistoon suljettuna, jolloin se avautuu embargoajan päätyttyä.

Rinnakkaistallennus eli julkaisusi kokotekstitiedoston liittäminen julkaisutietojen yhteyteen kannattaa hoitaa samalla, kun tallennat julkaisusi tiedot tutkimustietojärjestelmään.  Kirjautuminen yliopiston tunnuksilla tutkimustietojärjestelmään tapahtuu osoitteessa: https://tuhat.helsinki.fi/admin/login.xhtml 

Ohjeet löydät avoimen julkaisemisen oppaasta.

Yliopistossa tuotetuille avoimille julkaisuille halutaan pysyvä tallennuspaikka ja verkko-osoite, josta ne ovat löydettävissä.

Tuhat-tutkimustietoportaali on samalla yliopiston julkaisutoiminnan näyteikkuna. Yliopisto tarvitsee tietoja säännöllisesti myös esimerkiksi omassa ja OKM:n raportoinnissa. Avoimuutta koskevat tiedot myös luetaan tutkimustietojärjestelmästä kansallisiin ja kansainvälisiin tutkimustietoa tuottaviin järjestelmiin.

Open access -lehdissä julkaistut artikkelit rinnakkaistallennetaan Helsingin yliopiston julkaisuarkistoon, koska siten voidaan varmistaa julkaisujen pitkäaikainen säilytys ja pysyvä avoimuus vaikkapa silloin, kun lehden julkaisu on jostain syystä päättynyt. Lisäksi esimerkiksi EU:n ERC-rahoituksen saaneiden tutkimushankkeiden julkaisuilta edellytetään avointa saatavuutta julkaisuarkistossa, vaikka alkuperäinen julkaisukanava olisi avoin. 

Avoimia julkaisuja luetaan julkaisuarkistosta kansallisiin ja kansainvälisiin portaaleihin. Rinnakkaistallennus mahdollistaa myös tiedonlouhinnan: tiettyä aihetta käsitteleviä tekstejä voidaan hakea laajoista tekstimassoista, kuten EU-maiden yhteisestä OpenAIRE-tietokannasta.

Tutkimustietoportaali on myös koko yliopiston julkaisutoiminnan näyteikkuna.

Julkaisijan edellyttämä lisenssitieto tulee tarkistaa suoraan kustantajalta. Kustantajat eivät välttämättä anna tai ainakaan mainitse verkkosivuillaan lisenssitietoa (esim. CC-lisenssiä). Julkaisuissa saattaa olla lisenssien osalta myös teos-, kappale- lehti- tai artikkelikohtaisia eroja.

Sinun ei itse tarvitse hoitaa julkaisujesi rinnakkaistallennusta yliopiston julkaisuarkistoon. Kirjasto hoitaa valtaosan tallenteiden siirroista suoraan erilaisista tietokannoista.

Kaikkia julkaisuja ei kuitenkaan saada poimittua verkosta tai tietokannoista, jolloin kirjoittajan hyväksytty käsikirjoitus tarvitaan. Tällöinkään sinun ei tarvitse itse tallentaa tiedostoa, vaan käytössäsi on kirjaston tarjoama rinnakkaistallennuspalvelu.

Voit lähettää kustantajalle lähettämäsi viimeisen vertaisarvidoidun käsikirjoituksen rinnakkaistallennettavaksi kirjastoon osoitteella: openaccess-info@helsinki.fi. Hoidamme kirjastossa versiotarkistuksen ja selvitämme julkaisuoikeudet. Jos et ole varma, minkä version julkaisustasi voi tallentaa ja milloin, lähetä meille kaikkien hallussasi olevien versioiden tiedostot.

Voit toimittaa julkaisun osat (teksti, kuvat, taulukot jne.) myös erillisinä tiedostoina tallennettavaksi rinnakkaistallennuspalvelun kautta osoitteella: openaccess-info@helsinki.fi

Julkaisuun liittyvän data tai sen metadatan voit tallentaa soveltuvaan fair-periaatteita noudattavaan tieteenalakohtaiseen tai ns. yleiseen datarepositorioon kuten Zenodoon. Fair-periaatteilla viitataan tutkimusaineistojen löydettävyyteen, saatavuuteen, siirrettävyyteen tai yhdistettävyyteen sekä uudelleen käyttöön. Omalle datatyypille sopivia arkistoja voi etsiä re3data-palvelusta.

Dataa julkaistaessa tulee huomioida datan omistajuuteen sekä luottamuksellisuuteen ja arkaluontoisuuteen littyvät lähtökohdat jo suunnitteluvaiheessa. Jos dataa ei voida esimerkiksi sen sensitiivisyyden vuoksi julkaista, pelkän metadatan julkaiseminen on kuitenkin usein mahdollista. Tutkimusjulkaisussa tulee olla maininta mahdollisen tutkimusdatan tai metadatan säilytyspaikasta ja jatkokäyttöoikeuksista. 

Huomaa kuitenkin, että onnistunut aineistonhallinta alkaa heti tutkimusprosessin alussa ja jatkuu myös projektin päätyttyä. Aineiston / datanhallintaan liittyviin asioihin kannattaa tutustua tarkemmin yliopiston datatuen sivuilla. Voit myös olla yhteydessä yliopiston datatukeen: datasupport@helsinki.fi

Rahoitushakemuksen läpimeno saattaa edellyttää tutkimustulosten avointa julkaisemista ja toisinaan rinnakkaistallennus on paras vaihtoehto avoimen julkaisemisen toteuttamiselle. Avoimien julkaisukanavien käyttö on useimmiten tuotava esiin jo julkaisusuunnitelmassa, jossa voidaan mainita, että julkaistut tallennetaan Helsingin yliopiston avoimeen julkaisuarkistoon, Heldaan.

Unituben ohjevideo auttaa, kun haluat itse hakea Tuhatista ne julkaisut, joihin ei ole vielä liitetty rinnakkaistallennetta tiedostona. Voit myös samalla tallettaa tekemäsi haun.