Beskrivning av handlingars offentlighet vid Helsingfors universitet

Helsingfors universitet är en vetenskapshögskola, vars verksamhet baserar sig på universitetslagen. De handlingar som uppkommer i vår verksamhet är därför i huvudsak offentliga enligt offentlighetslagen.

I den här beskrivningen av handlingars offentlighet berättar vi vilka dokument som uppkommer vid universitetet och hur du kan be att få dem till påseende. Syftet med beskrivningen är också att hjälpa dig att så entydigt som möjligt redogöra för vilka handlingar eller vilket informationsmaterial som ditt informationsbehov gäller. 

Överlägg först vilket ämne din begäran gäller och för vilken tidsperiod du behöver informationen. Kontrollera under den underrubrik i Universitetets informationslager (undervisning och studier, forskning, stödtjänster) som ditt ärende gäller om det finns en direktadress till informationstjänsten. Adresser finns till exempel för intygskopior och rekryteringsärenden. Mer information om vilka och hurudana handlingar som har uppkommit vid universitetet under dess nästan 400-åriga historia kan du se i beskrivningens sista del ”Universitetets uppgifter”.

Om det inte finns någon direktadress för det du söker kan du skicka din begäran om information till registraturens adress hy-arkki@helsinki.fi eller ringa 02941 22222.

I din begäran ska du utöver ämnet och tidsperioden inkludera specificerande och identifierande uppgifter som påskyndar informationstjänsten. Undvik emellertid att skicka särskilda typer av personuppgifter (t.ex. som har att göra med hälsa eller privatlivet).

Universitetets informationslager och tillhörande informationmaterial uppdateras med underkapitel för respektive ämnen.

Begäran om information om konfidentiell eller diskretionär information

Vissa dokument och viss information är konfidentiella. Kriterierna för sekretess definieras i offentlighetslagen. När du begär information om en konfidentiell handling eller handlingar som endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, måste du ange syftet med informationen och kunna styrka din identitet. Vi kan också be dig om annan ytterligare information om detta är nödvändigt för att klargöra villkoren för utlämnande. Begäran om konfidentiella handlingar måste göras skriftligen. Du kan göra det med hjälp av en formulär (uppdateras här snart).

Direktadresser för begäranden om information

  • Officiellt styrkta kopior av examensbevis (studenter som har utexaminerats från Helsingfors universitet): Begär en kopia från din fakultets lokala tjänster enligt den här anvisningen.
  • Studieintyg och studieutdrag (för närvaroanmälda examensstudenter vid Helsingfors universitet): Du kan ladda ner de här handlingarna själv från studieförvaltningssystemet Sisu. Vid problem kan du kontakta Studentservicen.

  • Du kan be studeranderegistret intyga riktigheten av en students eller en tidigare students studieuppgifter genom att skriva till registrar(at)helsinki.fi.  (För att uppgifterna ska kunna lämnas ut skriftligt ska du bifoga studentens eller den tidigare studentens samtycke till utlämning av uppgifterna. Samtycket ska ha underskrift av studenten eller den tidigare studenten.)

  • Begäran om utlämnande av uppgifter i enlighet med offentlighetslagen: fylla in ansökan (blanketten ska uppdateras här snart) och lämna den in antingen till addressen studentdata@helsinki.fi eller Undervisnings- och studentservicen, Begäran om information, PB 59 (Unionsgatan 38), 00014 Helsingfors universitet.

Debiteringsgrunder för Studeranderegistrets informationstjänst

Universitetet uppbär en avgift för uppgifter som utlämnas i form av massutlämnande från studeranderegistret enligt debiteringsgrunderna per personenhet om man inte föreskrivit eller kommit överens om något annat för en specifik prestation. Med personenhet avses de uppgifter som införts i studeranderegistret om en person eller en del av dem. Med utlämnande av uppgifter avses att uppgifter från studeranderegistret levereras för något annat ändamål än för studeranderegistret.

Avgift per personenhet är 28 cent (+ moms). Avgiften är dock 6 cent (+ moms) per personenhet för Helsingfors universitets studentkår och för nationerna och fakultetsföreningarna för uppgifter som behövs för deras verksamhet, med undantag av affärs- och näringsverksamhet.

Förutom den avgift som uppbärs per personenhet uppbärs en avgift för arbetstid 42,05 €/timme + moms.

Avgift per personenhet uppbärs inte
- av sådana statliga ämbetsverk eller inrättningar som har en lagstadgad rätt att få uppgifter om avgiftsfriheten grundar sig på ömsesidighet eller allmän praxis.
- universitetets institutioner
- när de utlämnade uppgifterna används för ett lärdomsprov, för att utföra vetenskaplig forskning eller för undervisningssyfte
- när en betydlig mängd uppgifter utlämnas samtidigt till stiftelser som arbetar för studenternas hälsa eller bostadstjänster
- när någon beställer utredningar, statistik och eller andra uppgifter utifrån vilka man inte kan identifiera en specifik personenhet.

I de fall när en betydlig mängd uppgifter utlämnas för ett syfte där den som mottar uppgifterna samtidigt binder sig till att regelbundet skaffa nya uppgifter i och med att de uppdateras kan avgiften uppbäras som lägre än vad som anges i punkt 2.

I de fall när totalkostnaderna för prestationen är mindre än marknadspriset för likadana tjänster som andra erbjuder kan man för prestationen uppbära en avgift som motsvarar marknadspriset.

Universitetet kan uppbära avgifter i form av förskotts- och delbetalningar. Den slutliga avgiften uppbärs som fakturering efter att prestationen genomförts.

Informationslagret av anmälan till undervisning

Informationslagret av anmälan till undervisning innehåller basuppgifter om studenten samt annan information om anmälan till undervisning och studieplaner.

Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, information om anmälan till undervisning, studieplaner

Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, EduWeb, Sisu studieförvaltningssystemet, Studieutbudet

Informationslagret av ansökan och antagning som leder till examen

Informationslagret av ansökan och antagning till utbildning som leder till examen omfattar ansökningsanvisningar, uppgifter om ansökningar och antagningar till kandidat-, magister- och doktorandprogram samt begäran om omprövning i anslutning till dessa.

Informationsmaterial: ansökningar till annan utbildning som leder till en examen, ansökningar till utbildningsprogrammen, antagning till annan utbildning som leder till en examen, antagning till utbildningsprogram

Datasystem: REDCap, UHMA, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Vallu urvalsprovssystemet

Informationslagret av ansökan och antagning till utbildning som inte leder till examen

Informationslagret av ansökan och antagning till utbildning som inte leder till examen omfattar ansökningsanvisningar, uppgifter om ansökningar och antagningar till fristående studier, specialiseringsutbildningar och utbildningar som leder till formella kvalifikationer samt begäran om omprövning i anslutning till dessa.

Informationsmaterial: anvisningar och rådgivning i anslutning till ansökningen, basuppgifter om den sökande, begäran om omprövning av antagningsbeslut, uppgifter om ansökningar till utbildningar som inte leder till examen., uppgifter om antagningar till utbildningar som inte leder till examen.

Datasystem: Studieinfo, Universitetets nya webbplats (D9), Yliopistovalinnat.fi/sv webbplatsen, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, Ulappa ansökningssystemet, E-lomake

Informationslagret av antagningsgrunder till utbildning som leder till och till utbildning som inte leder till examen

Informationslagret av antagningsgrunder till utbildning som leder till och som inte leder till examen omfattar helheten av antagningsgrunder som tillämpas vid universitetets studentantagning.

Informationsmaterial: antagningsgrunder till utbildning som leder till och som inte leder till examen

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet

Informationslagret av begäran om omprövning

Informationslagret av begäran om omprövning innehåller information om och handlingar i anslutning till studenternas begäran om omprövning.

Informationsmaterial: handlingar i anslutning till begäran om omprövning

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet

Informationslagret av brott mot studiereglerna

Uppgifter om misstanke om och behandling av brott mot studiereglerna samt om disciplinära åtgärder (Universitetslagen 45 §) som föreslagits eller vidtagits med anledning av dessa.

Informationsmaterial: uppgifter om hantering av brott mot studiereglerna

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Sisu studieförvaltningssystemet

Informationslagret av individuella stödarrangemang för studenter

Uppgifter och handlingar om anpassat arrangemang kring undervisning och handledning. Innehåller sekretessbelagda uppgifter (MyndOffL 24 § 25 punkten).

Informationsmaterial: uppgifter om arrangemang kring individuellt stöd för studenter

Datasystem: Flamma arbetsgrupperna på intranätet, Hyllor, skåp eller kassaskåp, REDCap, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, P-diskenheten

Informationslagret av studenthandledning

Informationslagret av studenthandledningen omfattar uppgifter om handledning av studentens akademiska arbete och inkluderar uppgifter om handledning i anslutning till kurser, examensarbeten och forskning. Informationslagret består av uppgifter om information, rådgivning, handledning och specialiserad handledning. Med handledning avses här stöd för studenternas och doktorandernas lärprocess, för deras utveckling, förkovran och möjligheter att växa in i rollen som experter.

Informationsmaterial: information om studierådgivning i anslutning till examensarbetet eller avhandlingen, information om studierådgivning innehållande isp-handledningen, information om studierådgivningen, lärarnas stödmaterial för handledning av studenter, modeller för handledning av studenter, opiskelijatuutoroinnin koulutusten järjestämisen tiedot, studenternas stödmaterial för handledningen, studierådgivning i anslutning till examina, uppgifter om arrangemang av studerandetutorering, uppgifter om hur studierna framskrider (handledningens synvinkel)

Datasystem: Instruktioner för undervisningsarbetet, Moodle, Sisu studieförvaltningssystemet, Anvisningar, Flamma Intranätet, Lyyti, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, E-lomake, Ulappa ansökningssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet, Oodikone

Informationslagret av studentmobilitet

Informationslagret av studentmobilitet omfattar uppgifter om studenternas internationella mobilitet och mobilitet inom landet.

Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, uppgifter om studenternas internationella mobilitet , uppgifter om studenternas mobilitet inom landet, joo-studier

Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Beneficiary Module - Erasmus+ -ohjelmien raportointijärjestelmä, Riihi ärendehanteringssystemet, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Mobility Online, Sisu studieförvaltningssystemet, E-lomake, P-diskenheten

Informationslagret av studentrespons

Informationslagret av studentrespons innehåller all den respons som sam-lats in av studenterna vid universitet i olika skeden av studierna, inklusive efter övergången till arbetslivet efter examen.

Informationsmaterial: basuppgifter om alumner, basuppgifter om studenten, beslut som anknyter till studentresponsen, kandidatrespons, respons från internationella studenter om lärandet och lärandemiljöerna, respons på lärande och lärandemiljöer, respons på sysselsättning samt karriäruppföljningen, respons på undervisningen

Datasystem: Alumni Hub, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, UniHow, HU kursrespons

Informationslagret av studierättsförvaltning för utbildning som inte leder till examen

Informationslagret av studierättsförvaltningen för utbildning som inte leder till examen

Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, studierätter för utbildning som inte leder till examen

Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Riihi ärendehanteringssystemet, EduWeb, E-lomake, Sisu studieförvaltningssystemet, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Oili

Informationslagret av studierättsförvaltningen för utbildning som leder till examen

Informationslagret av studierättsförvaltning för utbildning som leder till examen.

Informationsmaterial: ansökningar om studierätt, beslut om studierätt, studierätter för utbildning som leder till examen

Datasystem: Pdf-blanketter, Studieinfo

Informationslagret av studierådgivning

Information om allmän studierådgivning och studierådgivning i anslutning till examina.

Informationsmaterial: information om studierådgivningen, statistik om studierådgivningens telefontjänst, studieförvaltningens anvisningar, studierådgivning i anslutning till examina, uppgifter om den allmänna studierådgivningen

Datasystem: Anvisningar, Förvaltning av telefonanslutningar, Confluence wiki, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, GetJenny chatbotten

Informationslagret av tentamensförvaltning

Informationslagret innehåller uppgifter om tentamenstillfällen och tentamina.

Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, tentamensfrågor och tentamenssvar, uppgifter om tentamenstillfällen

Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Exam, Moodle, Mirasys, EduWeb, Sisu studieförvaltningssystemet

Informationslagret av universitetets undervisningsplaner

Universitetets undervisningsplan består av fakulteternas undervisningsplaner som i sin tur består av treåriga undervisningsplaner för de utbildningsprogram som respektive fakultet ansvarar för. Utöver universitetets undervisningsplan ingår övriga studier och information relaterade till studierna på universitetsnivå.

Informationsmaterial: beslut på universitetsnivå om studier och examina, fakulteternas undervisningsplaner, språkcentrums undervisningsplaner

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Sisu studieförvaltningssystemet

Informationslagret av universitetsundervisningen

Innehåller information om den undervisning som erbjuds vid universitetet.

Informationsmaterial: närvarolistor vid undervisning, specialiseringsutbildningar, språkcentrums undervisningsprogram, uppgifter om undervisning, utbildningar som leder till formella kvalifikationer, utbildningsprogrammens undervisningsprogram, övriga utbildningar som leder till examen

Datasystem: Moodle, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Sisu studieförvaltningssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, Universitetets nya webbplats (D9)

Informationslagret av uppföljning av studierna

Informationslagret av uppföljning av studierna innehåller den information som behövs för att ordna och statistikföra undervisningen samt besvara studenternas begäran om stöd.

Informationsmaterial: information om hur studierna fortskrider (ur studieförvaltningens synvinkel)

Datasystem: Oodikone, Rapo, Sisu studieförvaltningssystemet

Informationslagret av utbildningsutbudet som inte leder till examen

Informationslagret av utbildningsutbudet som inte leder till examen innehåller universitetets utbildningsutbud av studier som inte leder till en examen.

Informationsmaterial: den öppna universitetsundervisningen och fristående studier, specialiseringsutbildningar, utbildningar som leder till formella kvalifikationer

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Sisu studieförvaltningssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, P-diskenheten

Informationslagret av utbildningsutbudet som leder till examen

Informationslagret av utbildningsutbudet som leder till examen innehåller universitetets studieutbud för kandidat-, magister- och doktorsprogrammen samt övrig examensutbildning.

Informationsmaterial: utbildningsprogrammen, övriga utbildningar som leder till examen

Datasystem: Sisu studieförvaltningssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet, Universitetets nya webbplats (D9)

Informationslagret av utbildningsutbudets marknadsföring

Marknadsföring av utbildningsutbudet omfattar all utbildning, både den utbildning som leder till examen och den som inte leder till examen.

Informationsmaterial: basuppgifter om den sökande, frågor och enkäter riktade till den sökande, kommunikation mellan sökanden och Helsingfors universitet, marknadsföring riktad till den sökande

Datasystem: Creamailer-uutiskirjealusta, Excel, Lyyti, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Unibuddy, Flamma Intranätet, Studieinfo, Studieutbudet i Studietjänsten, Universitetets nya webbplats (D9), Zoom (FUNET Miitti)

Informationslagret av forskarutbildning

Informationslagret av forskarutbildning omfattar uppgifter om resursfördelningen vid forskarskolan och doktorandprogrammen och information som anknyter till det stöd som erbjuds doktoranderna och uppföljningen av dem.

Informationsmaterial: ansökningar och beslut om resestipendier, ansökningar och beslut om stipendium för färdigställande av doktorsavhandling, basuppgifter om arbetssökande, beslut om finansiering av forskarskolan, forskarskolans löneplatser, information som anknyter till det stöd som erbjuds doktoranderna och uppföljningen av dem

Datasystem: E-lomake, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP SuccessFactors Rekrytering, SAP eRekry, Anvisningar, Thessa, Sisu studieförvaltningssystemet

Informationslagret av forskningsdata för långsiktigt digitalt bevarande

Informationslagret av forskningsdata för långsiktigt digitalt bevarande.

Informationsmaterial: beslut om långsiktigt digitalt bevarande (ldb), forskningsdata som ska förvaras varaktigt

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, LDB-tjänsten Fairdata

Informationslagret av forskningsetik

Material från forskningsetiska nämnder, bland annat begäran om utlåtanden, föredragningslistor, protokoll och utlåtanden.

Informationsmaterial: basuppgifter om forskaren, material om handläggning av misstankar om avvikelser från god vetenskaplig praxis, etikprövningar 

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, E-lomake, P-diskenheten

Informationslagret av forskningsresultat

Forskningsresultat som referensdata och när det gäller publikationer även fulltextversionerna. Uppgifter om informationskällor och informationshanteringen. Forskningsprojektens slutrapporter ingår i informationslagret av projekt.

Informationsmaterial: annan vetenskaplig verksamhet (aktiviteter, pris, media), basuppgifter om forskare och om parter som är delaktig i att bedriva forskningen, basuppgifter om forskaren, forskningens organisationsuppgifter, metadata om forskningsdata, patent och uppfinningsanmälningar, publikationer

Datasystem: Pure (Tuhat), Datacloud, DMPTuuli, Kataloger över forskningsdatans metadata (administreras av andra än Helsingfors universitet), Qvain, Sophia, Digi-databasen, e-friexemplarsamlingen, E-thesis system för bedömning och lagring av avhandlingar, HELDA, Publikationsarkivtjänsten Doria, Webbarkivet verkkoharava, Aleph (Melinda), Bibliotekets tjänsteplattform Helka/Alma, Finna - VuFind, Fonte, Koha bibliotekssystemet, Medic, SAP SuccessFactors Rekrytering

Informationslagret av projekt

Informationslagret av projekt innehåller samtliga projekt, inklusive forsknings- och byggprojekt.

Informationsmaterial: basuppgifter om byggprojekt, basuppgifter om forskare och om parter som är delaktig i att bedriva forskningen, basuppgifter om forskaren, basuppgifter om forskningsprojekt, basuppgifter om projektet för att utveckla universitetets verksamhet och tjänster, projektens risker och riskhanteringsåtgärder, beslut och promemorior av projektägaren och styrgruppen, projektdokument: forskningsprojekt, projekthandlingar i anslutning till utvecklingsprojekt för universitetets verksamhet och tjänster

Datasystem: Projektportföljen, SAP Projekthantering, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, SAP SuccessFactors Rekrytering

Informationslagret av projekts ekonomiförvaltning

Informationslagret av uppgifter om projekts ekonomiförvaltning

Informationsmaterial: arbetstid och lön som allokeras till projekt, basuppgifter om anställda, basuppgifter om forskningsprojekt, material från projektets gång, projektets bokföring, informationsmaterial om projekt koordinations stöd, uppgifter om ansökningsskedet

Datasystem: SAP HR, SAP tidsredovisning, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, SAP Projekthantering, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP Ekonomi, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, Flamma Intranätet, P-diskenheten

Direktadresser för begäranden om information

  • Rekryteringsärenden: Frågor om lediga anställningar vid universitetet kan du skicka till personalförvaltningen på e-postadressen rekrytointi@helsinki.fi.

Informationslager av ekonomiplanering och ekonomianalyser

Informationslager av ekonomiplanering och ekonomianalyser innehåller uppgifter från budgeterings-, prognostiserings- och analysprocesser som stöder universitetets ekonomiska situation och strategi.

Informationsmaterial: ekonomiska prognoser och budgetar, uppgifter om det ekonomiska utfallet

Datasystem: SAP Projekthantering, P-diskenheten, SAP budgetering (BPC), SAP Ekonomi, SAP tidsredovisning

Informationslager av utveckling och underhåll av applikationer

Informationslager av utveckling och underhåll av applikationer innehåller dokumentation om applikationen under hela dess livscykel.

Informationsmaterial: administrativa uppgifter om den agila utvecklingen, anvisningar för applikationsutveckling, applikationsdokumentation, felobservationer i applikationen, krav och kravspecifikationer, källkoder, tekniska planer, testfall och testresultat, öppna källkoder

Datasystem: JIRA, M365: Teams, Slack - pikaviestin (Ohtu), Slack (gemensam med it-centret), Slack meddelandetjänsten (Nationalbiblioteket), Trello, Confluence wiki, Design system, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, P-diskenheten, Kiwi.fi wikiplattformen (Nationalbiblioteket), Hyllor, skåp eller kassaskåp, GitHub (HY), Github (Nationalbiblioteket), Github (OPA), GOGS versionshanteringsprogramet, Graveyard (Nationalbiblioteket), version.helsinki.fi

Informationslagret av artefakter och samlingar

Uppgifter och handlingar om förvaltningen av Vetenskapsmuseet Lågans och Naturhistoriska centralmuseet Luomus samlingar.

Informationsmaterial: förteckning över metadata för naturvetenskapliga samlingar och artdata, förvarning om iakttagelser av främmande arter, handlingar om datahantering vid Vetenskapsmuseet Lågan, handlingar som berör datahantering vid Luomus, publikationer från artdatacentret, ringmärkningstillstånd, tillstånd som krävs enligt naturvårds- och djurskyddslagen, uppgifter om artobservationer, uppgifter om naturvetenskapliga nationalsamlingar, uppgifter om nedladdningar av Luomus material om observationer och prover, uppgifter om Vetenskapsmuseet Lågans samlingar

Datasystem: Artdatacentret – Kotka samlingsförvaltning, M365: Outlook, Systemet för samlingsförvaltning Collecte, Hyllor, skåp eller kassaskåp, P-diskenheten, Artdatacentret – info.laji.fi, TIPU ringmärkningsdatabasen, Artdatacentret – observationsdatasystemet Vihko, CSC:s server

Informationslagret av avtal

Informationslagret av avtal innehåller samtliga av universitetets avtal. En del av avtalen har även beskrivits i ett annat informationslager enligt det ämnesområde det gäller. Hur informationen behandlas har vi strävat till att beskriva i sammanhanget av dess substans (t.ex. arbetsavtal i anslutning till ämnet Workforce Relations Management).

Informationsmaterial: arbetsavtal och tillhörande handlingar, avtal för alumnsamarbete, avtal för arbetspraktik och inlärning i arbetet, avtal för entreprenad och planering, avtal för forskningsinfrastrukturer, , avtal för företagssamarbete, avtal för förvaltning av samlingar, avtal för lokaler och fastigheter, avtal för lärar- och studentutbyte, avtal för placeringsverksamhet, avtal för regionalt samarbete och samarbete med organisationer, avtal för strukturell utveckling, avtal för tjänster för allmänheten, avtal i anslutning till arbetsförhållanden, avtal i anslutning till bedrift av forskning, avtal i anslutning till donationer, avtal i anslutning till utrustningsanskaffningar, avtal i anslutning till utställningar, avtal med undervisnings- och kulturministeriet, avtal om anordnande av praktik, avtal relaterade till digital verksamhet (nationalbiblioteket), avtal som berör nagoya-protokollet (användning av genreserv; luomus), avtal som gäller upphandling och tjänster i anslutning till lokaler och fastigheter, , fastighetsavtal, förbindelse till användarvillkoren för it-miljön, hyresavtal, konkurrensutsättning av upphandlingar (när tröskelvärdet för upphandlingen överskrids), licensieringsavtal för digitalt och elektroniskt material, ramavtal, samarbetsavtal, samarbetsavtal för biblioteksverksamheten, samarbetsavtal för forskning, samarbetsavtal för undervisning, samarbetsavtal inom it, tjänsteavtal, upphandlingsavtal, övriga hr-avtal

Datasystem: SAP HR, Avtalsregistret, Personec FV, Siilo det elektroniska arkivet, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, Mobility Online, SAP Projekthantering, Proha, Halti, Artdatacentret – Kotka samlingsförvaltning, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Cloudia, M365: OneDrive, Enkora

Informationslagret av beskattningsuppgifter

Informationslagret av beskattningsuppgifter består av uppgifter som berör beskattningen, till exempel skattedeklarationer.

Informationsmaterial: deklarationer till skattemyndigheten och skattekonto, handlingar från skattemyndigheten, uppgifter om universitetets fastigheter

Datasystem: SAP Ekonomi, SAP hantering av inköpsfakturor, Skatteförvaltningens system, Personec FV, SAP Travel, P-diskenheten, Lokalregistret (Optimaze.net)

Informationslagret av betalningsrörelse

Information om universitetet betalningsrörelse.

Informationsmaterial: behörighet för betalning, inkommande och utgående betalningar

Datasystem: Nomentia betalningsrörelsen, SAP Ekonomi, Siilo det elektroniska arkivet, Siilo

Informationslagret av bibliotekets kundtjänst

Informationslagret av bibliotekets kundtjänst. Informationslagret innehåller uppgifter om användningen av bibliotekets material, särskilt om det tryckta materialet. Uppgifterna omfattar reglerna för användningen av tryckt material, användningen av tryckt material, kundkontakter angående användningen av tryckt material och kundrespons.

Informationsmaterial: regler och anvisningar för användning av Nationalbiblioteket, handlingar som gäller fjärrlåneservicen, uppgifter om bibliotekets kundkontakter, uppgifter om biblioteksbesök, basuppgifter om bibliotekets användare, bibliotekets responsenkäter, bibliotekets statistikuppgifter, Nationalbibliotekets kund- och låneregister, användarenkäter och användarundersökningar, regler för användningen (biblioteket), anvisningar för användning (biblioteket), uppgifter om inkassobrev, beviljade användartillstånd för material, universitetsbibliotekets kundregister

Datasystem: Nationalbibliotekets webbplats, tjänstehanteringssystemet Efecte, bibliotekets tjänsteplattform Helka/Alma, SAP Ekonomi, fjärrlånesystemet Webkake, diskenheten P, e-blankett, Nationalbibliotekets KITT2, bibliotekssystemet Koha, Finna – Vu Find, universitetets nya webbplats (D9)

Informationslagret av biproduktförsäljning

Informationslagret av biproduktförsäljning innehåller försäljningsrapporter från avtalsleverantörer.

Informationsmaterial: rapporter över den affärsverksamhet som relaterar till biprodukterna

Datasystem: P-diskenheten

Informationslagret av donatorrelationer

Informationslagret av donatorrelationer omfattar uppgifter om donatorer och möjliga donatorer samt om kommunikationen mellan dem och universitetet, donationer, förvaltningen och användningen av donationer och om de system som används.

Informationsmaterial: basuppgifter om donatorer, basuppgifter om möjliga donatorer, donatorns intressen, enkätsvar och respons från donatorer, kommunikation med möjliga donatorer, kontakten mellan donatorer och Helsingfors universitet, lahjoittamisen periaatteet, marknadsföring som riktar sig till donatorer, uppgifter om förvaltningen och användningen av donationer och motfinansiering

Datasystem: Salesforce, Lyyti, M365: Outlook, Mailchimp-uutiskirjealusta, LinkedIn, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, E-lomake, Ulappa ansökningssystemet

Informationslagret av evenemangsförvaltning

Informationslagret av evenemangsförvaltning innehåller uppgifter som anknyter till universitetets olika typer av evenemang. Informationen är grupperad så att det för varje evenemang anges bl.a. program, deltagarinformation, budget och respons.

Informationsmaterial: arrangemang: evenemang som är öppna för alla, arrangemang: konferenser, basuppgifter: alumnevenemang, basuppgifter: disputationer, basuppgifter: enheters evenemang, basuppgifter: evenemang för hela universitetet, basuppgifter: evenemang för samarbetspartner, basuppgifter: examnsfester, basuppgifter: konferenser, basuppgifter: promotioner, budget: alumnevenemang, budget: disputationer, budget: enheters evenemang, budget: evenemang för samarbetspartner, budget: evenemang som är öppna för alla, budget: examensfester, budget: konferenser, budget: promotioner, deltagaravgifter: konferenser, deltagaravgifter: promotioner, deltagarinformation: alumnevenemang, deltagarinformation: enheters evenemang, deltagarinformation: evenemang för hela universitetet, deltagarinformation: evenemang för samarbetspartner, deltagarinformation: evenemang som är öppna för alla, deltagarinformation: examensfester, deltagarinformation: konferenser, deltagarinformation: promotioner, evenemangsmaterial: alumnevenemang, evenemangsmaterial: enheters evenemang, evenemangsmaterial: evenemang för hela universitetet, evenemangsmaterial: evenemang för samarbetspartner, evenemangsmaterial: examensfester, evenemangsmaterial: konferenser, evenemangsmaterial: promotioner, respons: alumnevenemang, respons: enheters evenemang, respons: evenemang för hela universitetet, respons: evenemang för samarbetspartner, respons: evenemang som är öppna för alla, respons: konferenser, respons: promotioner

Datasystem: Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Mailchimp-uutiskirjealusta, Optime, P-diskenheten, Universitetets nya webbplats (D9), Hailer, Alumni Hub, Flamma Intranätet, Luomus Sharepoint, Lyyti, M365: Teams, Plandisc, Salesforce, Zoom (FUNET Miitti), E-lomake, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP budgetering (BPC), SAP Ekonomi, Nätbetalningslösningen Ceepos, Facebook, Opencast det vill säga bakgrundssystemet för Unitube, YouTube, Icareus, Siilo det elektroniska arkivet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, M365: Forms

Informationslagret av försäljning

Informationslagret av försäljning innehåller uppgifter om försäljningsfakturering, förvaltning av försäljningsreskontran och kundfordringar.

Informationsmaterial: försäljningsfakturering, försäljningsreskontra, indrivning, inkommande betalningar, kontantkassor, nätbetalningar

Datasystem: Enkora, iLab Core Facility Management, Optime, Provet, SAP Ekonomi, SAP SA-fakturering, Telia eCenter/CGI dokumenthantering, Nomentia Finance, Nomentia betalningsrörelsen, Kassasystemet Ceepos, Lyyti, Nätbetalningslösningen Ceepos, Paytrail

Informationslagret av förvaltning av tillgångar

Informationslagret av förvaltning av tillgångar innehåller både anläggningstillgångar och basuppgifter om utrustningen.

Informationsmaterial: anläggningstillgångar, basuppgifter om anställda, basuppgifter om arbetsmaskin, basuppgifter om av-utrustning, basuppgifter om it-utrustning, basuppgifter om laboratorieutrustning, basuppgifter om mobilitetshjälpmedel, basuppgifter om motionsanläggningar, basuppgifter om personer som står i avtalsförhållande, basuppgifter om städredskap, transportmedel

Datasystem: SAP Ekonomi, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, DMPTuuli

Informationslagret av informationstjänsten

Information och handlingar som angår universitets informationstjänst: Den information och de handlingar som förmedlas till kunden via informationstjänsten beskrivs enligt ämnesområde.

Informationsmaterial: handlingar som gäller informationstjänsten i enlighet med offentlighetslagen

Datasystem: Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Riihi ärendehanteringssystemet

Informationslagret av inköpsreskontra

Informationslagret av inköpsreskontra innehåller uppgifter som behövs för administrering av inköpsreskontran – inköpsfakturor med tillhörande status och utgående betalningar.

Informationsmaterial: basuppgifter om leverantören, basuppgifter om resenären, inköpsreskontra, utgående betalningar

Datasystem: Avtalsregistret, SAP hantering av inköpsfakturor, SAP Ekonomi, SAP Travel, Telia eCenter/CGI dokumenthantering, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Nomentia betalningsrörelsen

Informationslagret av intern revision

Informationslagret av intern kontroll innehåller dokumentation om interna revisioner (årsplaner, årsrapporter, revisionsplaner, revisionsrapporter, uppföljningsrapporter).

Informationsmaterial: uppgifter om interna revisioner

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet

Informationslagret av kampanjer

Informationslagret av kampanjer samlar information och material om förvaltning av kampanjer, såsom planering, genomförande och uppföljning samt om rapporter över kampanjer.

Informationsmaterial: kampanjrapporter, uppgifter om planering och genomförande av kampanjen, uppgifter om uppföljningen av kampanjen

Datasystem: P-diskenheten, Facebook, Instagram, LinkedIn, Uni Material Bank, Universitetets nya webbplats (D9), Gredi-kuvapankki, X (Twitter), YouTube, Creamailer-uutiskirjealusta, Goin’, Google Ads, Google Analytics, Systemet Falcon för hantering av sociala medier, Unibuddy

Informationslagret av kassahantering

Informationslagret innehåller uppgifter om kassahantering.

Informationsmaterial: anvisningar för kassahantering, kassaprognos, kontogränser, likviditetsinvesteringar

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, Nomentia betalningsrörelsen, SAP Ekonomi, Siilo det elektroniska arkivet

Informationslagret av kompetensutveckling

Identifiering av karriärvägar för de anställda, kompetensutveckling, introduktioner, personalutbildning, mentorskap och coaching.

Informationsmaterial: henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin tiedot, introduktionsmaterial, osaamisen kehittämisen kokonaisuuden strategisen ja operatiivisen suunnittelun sekä arvioinin tiedot, osaamisen kehittämisen toimenpiteiden suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin tiedot, ryhmätasoisen osaamisen kehittämisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin tiedot, uppgifter om planeringen av introduktion

Datasystem: P-diskenheten, Suffeli - Tavoite- ja kehityskeskustelut, Riihi ärendehanteringssystemet, Suffeli Learning - Koulutusten hallinta ja perehdytykset, Flamma Intranätet

Informationslagret av kvalitetsledning

Informationslagret av kvalitetsledningen innehåller utvärderingsrapporter och uppgifter som har att göra med styrning av kvalitetsledningen

Informationsmaterial: styrning av kvalitetsledningen, utvärderingsrapporter för kvalitetsledningen

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, Flamma Intranätet, M365: OneDrive, P-diskenheten, Nulägesblanketten

Informationslagret av löneutbetalning

Informationslagret innehåller uppgifter som hänför sig till de anställda, arvodestagare och stipendiater samt till utbetalningen av löner.

Informationsmaterial: basuppgifter om anställda, basuppgifter om arvodestagare, basuppgifter om stipendiaten, uppgifter om löneutbetalning, uppgifter om utbetalning av arvoden, uppgifter om utbetalning av stipendiaten

Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Hyllor, skåp eller kassaskåp, P-diskenheten, SAP HR, FPA:s elektroniska transaktionstjänst, Personec FV, YPJ (Suffeli och SAP Fiori), Verohallinnon kansallinen tulorekisteri, Siilo det elektroniska arkivet, Skatteförvaltningens system, Folkpensionsanstaltens e-tjänst 

Informationslagret av marknadsundersökningar

Informationslagret av marknadsundersökningar omfattar rapporter över marknadsundersökningar.

Informationsmaterial: rapporter över marknadsundersökningar

Datasystem: Creamailer-uutiskirjealusta, P-diskenheten

Informationslagret av motionstjänsternas kundrelationer

Motionstjänsternas kunduppgifter och marknadsföring av tjänsten samt uppgifter i anslutning till tjänsteproduktionen.

Informationsmaterial: basuppgifter om kunden, basuppgifter om motionstjänsternas organisationskunder, information om marknadsföring av motionstjänsterna och förvaltning av kundrelationerna, inspelningar av virtuella motionstjänster, kundrespons på motionstjänsterna, träningsprogram för personlig träning, uppgifter om användningen av motionstjänsterna, uppgifter om besättningen av motionstjänsterna

Datasystem: Enkora, Active Campaign, Mailchimp-uutiskirjealusta, Mywellness, Surveypal -Unisport, PT-Studio, Visma, Nepton Työteho

Informationslagret av personalplanering

Informationslagret av personalplanering innehåller fokusområden för utveckling av personalstrukturen och personalplaneringen.

Informationsmaterial: uppgifter om fokusområdena för personalstrukturen, uppgifter om personalplaneringen

Datasystem: P-diskenheten, Suunta

Informationslagret av planering och uppföljning av universitetets verksamhet

Uppgifter om genomförandet av universitetets strategi och uppföljande av dess verksamhet (en del av handlingar är sekretessbelagda, MyndOffL 24 § 17 punkten).

Informationsmaterial: avtal med undervisnings- och kulturministeriet, planer för precisering av strategin och genomförandeplanerna, universitetets genomförandeplaner, universitetets strategiska planer, universitetets verksamhetsberättelser, uppföljningar och utvärderingar av strategin

Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, M365: OneDrive, P-diskenheten, Suuna, Clausion FPM, Rapo, SAP Ekonomi, Universitetets nya webbplats (D9)

Informationslagret av projekt

Informationslagret av projekt innehåller samtliga projekt, inklusive forsknings- och byggprojekt.

Informationsmaterial: basuppgifter om byggprojekt, basuppgifter om forskare och om parter som är delaktig i att bedriva forskningen, basuppgifter om forskaren, basuppgifter om forskningsprojekt, basuppgifter om projektet för att utveckla universitetets verksamhet och tjänster, projektens risker och riskhanteringsåtgärder, beslut och promemorior av projektägaren och styrgruppen, projektdokument: forskningsprojekt, projekthandlingar i anslutning till utvecklingsprojekt för universitetets verksamhet och tjänster

Datasystem: Projektportföljen, SAP Projekthantering, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, SAP SuccessFactors Rekrytering

Informationslagret av projekts ekonomiförvaltning

Informationslagret av uppgifter om projekts ekonomiförvaltning

Informationsmaterial: arbetstid och lön som allokeras till projekt, basuppgifter om anställda, basuppgifter om forskningsprojekt, material från projektets gång, projektets bokföring, projektikoordinaation tuen tietoaineisto, uppgifter om ansökningsskedet

Datasystem: SAP HR, SAP tidsredovisning, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, SAP Projekthantering, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP Ekonomi, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, Flamma Intranätet, P-diskenheten

Informationslagret av rekrytering

Informationslagret innehåller uppgifter som rör arbetsansökningar och anställningar.

Informationsmaterial: anteckningar från nyanställningsundersökningar, basuppgifter om arbetssökande, uppgifter om rekrytering av chefer, experter och stödpersonal, uppgifter om rekrytering av undervisnings- och forskningspersonal

Datasystem: SAP HR, SAP SuccessFactors Rekrytering, Hyllor, skåp eller kassaskåp, E-lomake, SAP eRekry, Aleph (Melinda), Bibliotekets tjänsteplattform Helka/Alma, Digi-databasen, Finna - VuFind, Fonte, HELDA, Koha bibliotekssystemet, Medic, Publikationsarkivtjänsten Doria, Pure (Tuhat), Forskningsfinansiärernas system

Informationslagret av reseadministration

Uppgifter om arbetsresor som gjorts av universitetets personal, gäster och personer som inte är anställda vid universitetet. Resmål och kostnader, uppgifter om resebokningar, reseprofiler samt statistik- och riskhanteringsuppgifter.

Informationsmaterial: basuppgifter om resenären, försäkringar för personalen, reseansökningar och reseräkningar, reseanvisningar, uppgifter om resan

Datasystem: P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP Ekonomi, SAP Travel, Flamma Intranätet, CWT-portalen

Informationslagret av samarbetsarrangemang

Informationslagret av samarbetsarrangemang omfattar principerna för samarbete, uppgifter om planer och genomförande samt om de förtroendevaldas verksamhet.

Informationsmaterial: basuppgifter om förtroendevalda, uppgifter om de förtroendevaldas organisation, uppgifter om samarbete

Datasystem: P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, Siilo

Informationslagret av upphandlingar

Informationslagret av upphandlingar innehåller uppgifter om konkurrensutsättning och upphandling. Arbetsfördelningen mellan leverantörreskontran och upphandlingar är definierad så att beställningen ingår i informationslagret av upphandligar men den faktura som uppstått på basis av beställningen ingår i leverantörsreskontran.

Informationsmaterial: anvisning för upphandlingar, basuppgifter om beställaren, basuppgifter om leverantören, direktupphandlingsbeslut, konkurrensutsättning av små upphandlingar (som inte överstiger tröskelvärdet), konkurrensutsättning av upphandlingar (när tröskelvärdet för upphandlingen överskrids), minikonkurrensutsättning vid upphandling av datorer och annan utrustning, produkt- och servicepaket för datorer och annan utrustning, uppgifter om beställningen

Datasystem: Flamma Intranätet, Avtalsregistret, Cloudia, Riihi ärendehanteringssystemet, M365: OneDrive, P-diskenheten, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Onify, SAP Ekonomi, SAP Travel, SAP hantering av inköpsfakturor, Telia eCenter/CGI dokumenthantering, SAP register över utrustning

Informationslagret av utvecklingsbehov

Informationslagret innehåller uppgifter om behov av att utveckla och förändra verksamhet och tjänster.

Informationsmaterial: beslut och anteckningar av projektidéns ägare och projektportföljens ledningsgrupp, utvecklings- och förändringsbehov

Datasystem: Projektportföljen, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Riihi ärendehanteringssystemet

Informationslagret av övergripande arkitektur

Informationslagret innehåller beskrivningar av övergripande arkitekturens nuläge och målsättningar

Informationsmaterial: basuppgifter om ägare av element som ingår i övergripande arkitekturen, beskrivningar av målsättningar, beskrivningar av nuläget

Datasystem: M365: Power BI, QPR Enterprise Architect, Riihi ärendehanteringssystemet

Universitetets uppgifter

Universitetet har tre huvuduppgifter: vetenskaplig forskning, forskningsbaserad undervisning och samhällssamverkan.

Verksamheten är uppdelad i elva fakulteter och nio fristående institutioner. Dessutom har Helsingfors universitet riksomfattande specialuppgifter såsom verksamheten vid Konsumentforskningscentralen och Universitetsdjursjukhuset, undervisning i sällsynta språk i Finland, samt svenskspråkig undervisning i samhällsvetenskaper. Av de riksomfattande specialuppgifterna sker bevarandet av det nationella tryckta kulturarvet vid Nationalbiblioteket, som är en av universitetets fristående institutioner. Naturhistoriska centralmuseet är också en av universitetets fristående institutioner som i sin tur svarar för den naturvetenskapliga nationalsamlingen. Dessutom finns det flera olika forskningsenheter och två övningsskolor som fungerar som en del av eller i samarbete med universitetet.

Läs mer om universitetets fakulteter och enheter.

Läs mer om universitetets specialuppgifter.

Vårt informationslager uppstår i samband med dessa uppgifter, och innehållet i handlingarna återspeglar våra fakulteters verksamhet och processer. 

Bakgrund

Helsingfors universitet är Finlands äldsta universitet. Det grundades i Åbo den 26 mars 1640 vid den tid som drottning Kristina var regent. Vi har tjänat det finländska samhället som del av både Sverige och Ryssand och har fortsatt med det under Finlands självständighet, även om namnet och orten har ändrat under årens lopp. Universitetets historia kan delas in i tre huvudskeden:

Kungliga akademien i Åbo 1640–1808

Kungliga Akademien i Åbo var ett av fyra svenska universitet under stormaktstiden.

Kejserliga Alexanders Universitet 1809–1917

När Finland införlivades med Ryssland år 1809 ändrades univesitetets namn till Kejserliga Akademien i Åbo. Helsingfors universitet flyttades år 1828 till Helsingfors och fick namnet Finlands Kejserliga Alexanders Universitet.

Helsingfors universitet 1917–

Det tredje skedet i historien började när Finland blev självständigt. Universitetets namn ändrades till Helsingfors universitet år 1919.

Läs mer om Helsingfors universitets historia (på engelska).

Handlingar och information har samlats in i universitetets arkiv och informationssystem under hela dess närmare 400-åriga historia.

Arkiverade pappershandlingar och andra analoga resurser 1640–2010

Du kan ta del av innehållet i arkiven med hjälp av arkivkataloger i databasen Arkki 1640, där du också kan begära information om katalogiserade handlingar. Du kan själv söka i arkivet efter den information du behöver genom att bläddra i arkivens namnlista. Med sökfunktionen är det möjligt att söka information med fritextsökning, eller genom att använda arkivets namn eller det förvaltningsområde sökningen gäller.

Handlingar överförs från enheterna till universitetets arkiv med ungefär fem till tio års mellanrum. Överföringsfrekvensen påverkas till exempel av utrymmesfrågor och organisatoriska förändringar. En del dokument från åren 2010–2021 finns därför ännu inte arkiverade i de enheter som hanterar dem. Om du inte hittar den information du söker i databasen Arkki 1640 kan du skicka din begäran om information till arkivet och registraturens adress hy-arkki@helsinki.fi eller ringa numret 02941 22390.

Elektronisk dokumenthantering 1995–

Elektronisk dokumenthantering inleddes vid universitetet när Notes-diariet togs i bruk år 1995. Diariet förnyades och dess användning utvidgades år 2003. Avtalen började registreras i avtalsregistret år 2006. Det är möjligt att söka efter avtal i registret efter till exempel ämne eller avtalsparter.

Förvaltningens elektroniska arkiv HASA infördes år 2011. Sedermera har dess uppgifter, inklusive Notes-diariet, överförts till det elektroniska arkivet Silo, som varit i användning sedan år 2017. Det går att bläddra i uppgifterna i Silo som arkivhelheter och enskilda handlingar kan sökas med hjälp av fritextsökning eller den metadata som indexerats för de olika typerna av informationsmaterial.

Registreringen av handlingar i universitetets nuvarande ärendehanteringssystem, Riihi, inleddes i oktober år 2016. I Riihi går det att söka information till exempel utifrån ämne, uppgiftsklass eller datum när informationen initierats. Skicka din förfrågan om offentliga handlingar som registrerats i ärendehanteringssystemet till registraturens adress hy-arkki@helsinki.fi eller ring numret 02941 22222.

Har du frågor? Ta kontakt med arkivet eller registraturen på adressen hy-arkki@helsinki.fi eller per telefon på numret 02941 22222.

Begäran om kontroll av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen: Se anvisningarna här.