Beskrivning av handlingars offentlighet vid Helsingfors universitet

Helsingfors universitet är en vetenskapshögskola, vars verksamhet baserar sig på universitetslagen. De handlingar som uppkommer i vår verksamhet är därför i huvudsak offentliga enligt offentlighetslagen.

I den här beskrivningen av handlingars offentlighet berättar vi vilka dokument som uppkommer vid universitetet och hur du kan be att få dem till påseende. Syftet med beskrivningen är också att hjälpa dig att så entydigt som möjligt redogöra för vilka handlingar eller vilket informationsmaterial som ditt informationsbehov gäller. 

Överlägg först vilket ämne din begäran gäller och för vilken tidsperiod du behöver informationen. Kontrollera under den underrubrik i Universitetets informationslager (undervisning och studier, forskning, stödtjänster) som ditt ärende gäller om det finns en direktadress till informationstjänsten. Adresser finns till exempel för intygskopior och rekryteringsärenden. Mer information om vilka och hurudana handlingar som har uppkommit vid universitetet under dess nästan 400-åriga historia kan du se i beskrivningens sista del ”Universitetets uppgifter”.

Om det inte finns någon direktadress för det du söker kan du skicka din begäran om information till registraturens adress hy-arkki@helsinki.fi eller ringa 02941 22222.

I din begäran ska du utöver ämnet och tidsperioden inkludera specificerande och identifierande uppgifter som påskyndar informationstjänsten. Undvik emellertid att skicka särskilda typer av personuppgifter (t.ex. som har att göra med hälsa eller privatlivet).

Universitetets informationslager och tillhörande informationmaterial kompletteras efter hand med underkapitel för respektive ämnen.

Direktadresser för begäranden om information

  • Officiellt styrkta kopior av examensbevis (studenter som har utexaminerats från Helsingfors universitet): Begär en kopia från din fakultets lokala tjänster enligt den här anvisningen.
  • Studieintyg och studieutdrag (för närvaroanmälda examensstudenter vid Helsingfors universitet): Du kan ladda ner de här handlingarna själv från studieförvaltningssystemet Sisu. Vid problem kan du kontakta Studentservicen.

Informationslagret av studentrespons 

Informationslagret av studentrespons innehåller all den respons som samlats in av studenterna vid universitet i olika skeden av studierna, inklusive efter övergången till arbetslivet efter examen.

Det material som ingår i informationslagret är följande:
Alumner – basuppgifter, kandidatrespons, respons från internationella studenter om lärandet och lärandemiljöerna.
Studenter – basuppgifter, beslut som anknyter till studentresponsen, respons på undervisningen, respons på lärande och lärandemiljöer, respons på examina och sysselsättning.

Datasystem: Alumni Hub, Efecte ITSM, diskenheten P, informationslagret Dawa, ärendehanteringssystemet Riihi, HU kursrespons, UniHow, Kompetensradar, Statistikcentralens material, karriäruppföljningsenkäter

Informationslagret av utbildningsutbudet som inte leder till examen

Informationslagret av utbildningsutbudet som inte leder till examen innehåller universitetets utbildningsutbud av studier som inte leder till en examen.

Informationsmaterial: den öppna universitetsundervisningen och fristående studier, specialiseringsutbildningar, utbildningar som leder till formella kvalifikationer

Datasystem: ärendehanteringssystemet Riihi, studieförvaltningssystemet Sisu, arbetsgrupperna på intranätet Flamma

Informationslagret av utbildningar som leder till examen

Informationslagret av utbildningsutbudet som leder till examen innehåller universitetets studieutbud för kandidat-, magister- och doktorsprogrammen samt övrig examensutbildning.

Informationsmaterial: utbildningsprogrammen, övriga utbildningar som leder till examen

Datasystem: studieförvaltningssystemet Sisu, ärendehanteringssystemet Riihi

Informationslagret av universitetsundervisningen

Innehåller information om den undervisning som erbjuds vid universitetet.

Informationsmaterial: specialiseringsutbildningar, utbildningar som leder till formella kvalifikationer, Språkcentrums undervisningsprogram, utbildningsprogrammens undervisningsprogram, andra utbildningar som leder till examen

Datasystem: studieförvaltningssystemet Sisu, ärendehanteringsystemet Riihi

Informationslagret av universitetets undervisningsplaner

Universitetets undervisningsplan består av fakulteternas undervisningsplaner som i sin tur består av treåriga undervisningsplaner för de utbildningsprogram som respektive fakultet ansvarar för. Utöver universitetets undervisningsplan ingår övriga studier och information relaterade till studierna på universitetsnivå.

Informationsmaterial: fakulteternas läroplaner, Språkcentrums undervisningsplan, beslut på universitetsnivå om studier och examina

Datasystem: studieförvaltningssystemet Sisu, ärendehanteringsystemet Riihi

Kompletteras senare.

Direktadresser för begäranden om information

  • Rekryteringsärenden: Frågor om lediga anställningar vid universitetet kan du skicka till personalförvaltningen på e-postadressen rekrytointi@helsinki.fi.

Informationslagret av arkitektur

Beskrivning av nuläget och målsättningen för helhetsarkitekturen.

Informationsmaterial: beskrivning av nuläget, beskrivning av målsättningen

Datasystem: QPR Enterprise Architect

Informationslagret av upphandlingar

Informationslagret av upphandlingar innehåller uppgifter om konkurrensutsättning och upphandling. Arbetsfördelningen mellan leverantörreskontran och upphandlingar är definierad så att beställningen ingår i informationslagret av upphandligar men den faktura som uppstått på basis av beställningen ingår i leverantörsreskontran.

Informationsmaterial: anvisning för upphandlingar, konkurrensutsättning av upphandlingar (när tröskelvärdet för upphandligen överskrids), små upphandlingar (som inte överstiger tröskelvärdet), direktupphandlingsbeslut, minikonkurensutsättning vid upphandling av datorer och annan utrustning, produkt- och servicepaket för datorer och annan utrustning, uppgifter om beställaren – basuppgifter, uppgifter om beställningen, uppgifter om leverantören – basuppgifter

Datasystem: intranätet Flamma, ärendehanteringssystemet Riihi, Cloudia, avtalsregistret, Efecte ITSM, Onify, SAP Ekonomi, SAP Travel, SAP hantering av inköpsfakturor, Telia eCenter/CGI dokumenthantering, SAP register över utrustning

Informationslagret av kvalitetsledning

Informationslagret av kvalitetsledningen innehåller utvärderingsrapporter och uppgifter som har att göra med styrning av kvalitetsledningen.

Informationsmaterial: utvärderingsrapporter för kvalitetsledning, styrning av kvalitetsledningen

Datasystem: ärendehanteringssystemet Riihi, arbetsgrupperna på intranätet Flamma, nulägesformuläret

Informationslagret av reseadministration

Uppgifter om arbetsresor som gjorts av universitetets personal, gäster och personer som inte är anställda vid universitetet. Resmål och kostnader, uppgifter om resebokningar, reseprofiler samt statistik- och riskhanteringsuppgifter.

Informationsmaterial: försäkringar för personalen, reseansökningar och reseräkningar, uppgifter om resan, resenären – basuppgifter, reseanvisningar

Datasystem: SAP Ekonomi, SAP Travel, CWT-portalen, intranätet Flamma

Informationslagret av projekt

Informationslagret av projekt innehåller samtliga projekt, inklusive forsknings- och byggprojekt.

Informationsmaterial: konsekvensbedömning av behandlingen av personuppgifter, projektdokument: utvecklingsprojekt för universitetets verksamhet och tjänster, projektdokument: forskningsprojekt, beslut och promemorior av projektägaren och styrgruppen, projektens basuppgifter: byggprojekt, projektens basuppgifter: utvecklingsprojekt för universitetets verksamhet och tjänster, projektens risker och riskhanteringsåtgärder, projektens basuppgifter: forskningsprojekt

Datasystem: projektportföljen, ärendehanteringssystemet Riihi, SAP SuccessFactors Rekrytering, forskningsfinansiärernas system, Confluence wiki, arbetsgrupperna på intranätet Flamma (Circulus)

Informationslagret av informationstjänsten

Information och handlingar som angår universitets informationstjänst: Den information och de handlingar som förmedlas till kunden via informationstjänsten beskrivs enligt ämnesområde.

Informationsmaterial: handlingar som gäller informationstjänsten i enlighet med offentlighetslagen

Datasystem: tjänstehanteringsystemen Efecte, ärendehanteringssystemet Riihi

Informationslagret av planering och uppföljning av universitetets verksamhet

Uppgifter om genomförandet av universitetets strategi och uppföljande av dess verksamhet (en del av handlingar är sekretessbelagda, MyndOffL 24 § 17 punkten).

Informationsmaterial: avtal med undervisnings- och kulturministeriet, planer för precisering av strategin och genomförandeplanerna, uppföljningar och utvärderingar av strategin, universitetets strategiska planer, universitetets genomförandeplaner, universitetets verksamhetsberättelser

Datasystem: ärendehanteringssystemet Riihi, arbetsgrupperna på intranätet Flamma

O365: OneDrive, systemet Suunta, universitetets externa webbplats

Universitetets uppgifter

Universitetet har tre huvuduppgifter: vetenskaplig forskning, forskningsbaserad undervisning och samhällssamverkan.

Verksamheten är uppdelad i elva fakulteter och nio fristående institutioner. Dessutom har Helsingfors universitet riksomfattande specialuppgifter såsom verksamheten vid Konsumentforskningscentralen och Universitetsdjursjukhuset, undervisning i sällsynta språk i Finland, samt svenskspråkig undervisning i samhällsvetenskaper. Av de riksomfattande specialuppgifterna sker bevarandet av det nationella tryckta kulturarvet vid Nationalbiblioteket, som är en av universitetets fristående institutioner. Naturhistoriska centralmuseet är också en av universitetets fristående institutioner som i sin tur svarar för den naturvetenskapliga nationalsamlingen. Dessutom finns det flera olika forskningsenheter och två övningsskolor som fungerar som en del av eller i samarbete med universitetet.

Läs mer om universitetets fakulteter och enheter.

Läs mer om universitetets specialuppgifter.

Vårt informationslager uppstår i samband med dessa uppgifter, och innehållet i handlingarna återspeglar våra fakulteters verksamhet och processer. 

Bakgrund

Helsingfors universitet är Finlands äldsta universitet. Det grundades i Åbo den 26 mars 1640 vid den tid som drottning Kristina var regent. Vi har tjänat det finländska samhället som del av både Sverige och Ryssand och har fortsatt med det under Finlands självständighet, även om namnet och orten har ändrat under årens lopp. Universitetets historia kan delas in i tre huvudskeden:

Kungliga akademien i Åbo 1640–1808

Kungliga Akademien i Åbo var ett av fyra svenska universitet under stormaktstiden.

Kejserliga Alexanders Universitet 1809–1917

När Finland införlivades med Ryssland år 1809 ändrades univesitetets namn till Kejserliga Akademien i Åbo. Helsingfors universitet flyttades år 1828 till Helsingfors och fick namnet Finlands Kejserliga Alexanders Universitet.

Helsingfors universitet 1917–

Det tredje skedet i historien började när Finland blev självständigt. Universitetets namn ändrades till Helsingfors universitet år 1919.

Läs mer om Helsingfors universitets historia (på engelska).

Handlingar och information har samlats in i universitetets arkiv och informationssystem under hela dess närmare 400-åriga historia.

Arkiverade pappershandlingar och andra analoga resurser 1640–2010

Du kan ta del av innehållet i arkiven med hjälp av arkivkataloger i databasen Arkki 1640, där du också kan begära information om katalogiserade handlingar. Du kan själv söka i arkivet efter den information du behöver genom att bläddra i arkivens namnlista. Med sökfunktionen är det möjligt att söka information med fritextsökning, eller genom att använda arkivets namn eller det förvaltningsområde sökningen gäller.

Handlingar överförs från enheterna till universitetets arkiv med ungefär fem till tio års mellanrum. Överföringsfrekvensen påverkas till exempel av utrymmesfrågor och organisatoriska förändringar. En del dokument från åren 2010–2021 finns därför ännu inte arkiverade i de enheter som hanterar dem. Om du inte hittar den information du söker i databasen Arkki 1640 kan du skicka din begäran om information till arkivet och registraturens adress hy-arkki@helsinki.fi eller ringa numret 02941 22390.

Elektronisk dokumenthantering 1995–

Elektronisk dokumenthantering inleddes vid universitetet när Notes-diariet togs i bruk år 1995. Diariet förnyades och dess användning utvidgades år 2003. Avtalen började registreras i avtalsregistret år 2006. Det är möjligt att söka efter avtal i registret efter till exempel ämne eller avtalsparter.

Förvaltningens elektroniska arkiv HASA infördes år 2011. Sedermera har dess uppgifter, inklusive Notes-diariet, överförts till det elektroniska arkivet Silo, som varit i användning sedan år 2017. Det går att bläddra i uppgifterna i Silo som arkivhelheter och enskilda handlingar kan sökas med hjälp av fritextsökning eller den metadata som indexerats för de olika typerna av informationsmaterial.

Registreringen av handlingar i universitetets nuvarande ärendehanteringssystem, Riihi, inleddes i oktober år 2016. I Riihi går det att söka information till exempel utifrån ämne, uppgiftsklass eller datum när informationen initierats. Skicka din förfrågan om offentliga handlingar som registrerats i ärendehanteringssystemet till registraturens adress hy-arkki@helsinki.fi eller ring numret 02941 22222.

Har du frågor? Ta kontakt med arkivet eller registraturen på adressen hy-arkki@helsinki.fi eller per telefon på numret 02941 22222.

Begäran om kontroll av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen: Se anvisningarna här.