I den här beskrivningen av handlingars offentlighet berättar vi vilka dokument som uppkommer vid universitetet och hur du kan be att få dem till påseende. Syftet med beskrivningen är också att hjälpa dig att så entydigt som möjligt redogöra för vilka handlingar eller vilket informationsmaterial som ditt informationsbehov gäller.
Överlägg först vilket ämne din begäran gäller och för vilken tidsperiod du behöver informationen. Kontrollera under den underrubrik i Universitetets informationslager (undervisning och studier, forskning, stödtjänster) som ditt ärende gäller om det finns en direktadress till informationstjänsten. Adresser finns till exempel för intygskopior och rekryteringsärenden. Mer information om vilka och hurudana handlingar som har uppkommit vid universitetet under dess nästan 400-åriga historia kan du se i beskrivningens sista del ”Universitetets uppgifter”.
Om det inte finns någon direktadress för det du söker kan du skicka din begäran om information till registraturens adress registratur@helsinki.fi eller ringa 02941 22222.
I din begäran ska du utöver ämnet och tidsperioden inkludera specificerande och identifierande uppgifter som påskyndar informationstjänsten. Undvik emellertid att skicka särskilda typer av personuppgifter (t.ex. som har att göra med hälsa eller privatlivet).
Universitetets informationslager och tillhörande informationmaterial uppdateras med underkapitel för respektive ämnen.
Vissa dokument och viss information är konfidentiella. Kriterierna för sekretess definieras i offentlighetslagen. När du begär information om en konfidentiell handling eller handlingar som endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, måste du ange syftet med informationen och kunna styrka din identitet. Vi kan också be dig om annan ytterligare information om detta är nödvändigt för att klargöra villkoren för utlämnande. Begäran om konfidentiella handlingar måste göras skriftligen. Du kan göra det med hjälp av en formulär (uppdateras här snart).
Universitetet uppbär en avgift för uppgifter som utlämnas i form av massutlämnande från studeranderegistret enligt debiteringsgrunderna per personenhet om man inte föreskrivit eller kommit överens om något annat för en specifik prestation. Med personenhet avses de uppgifter som införts i studeranderegistret om en person eller en del av dem. Med utlämnande av uppgifter avses att uppgifter från studeranderegistret levereras för något annat ändamål än för studeranderegistret.
Avgift per personenhet är 28 cent (+ moms). Avgiften är dock 6 cent (+ moms) per personenhet för Helsingfors universitets studentkår och för nationerna och fakultetsföreningarna för uppgifter som behövs för deras verksamhet, med undantag av affärs- och näringsverksamhet.
Förutom den avgift som uppbärs per personenhet uppbärs en avgift för arbetstid 42,05 €/timme + moms.
Avgift per personenhet uppbärs inte
- av sådana statliga ämbetsverk eller inrättningar som har en lagstadgad rätt att få uppgifter om avgiftsfriheten grundar sig på ömsesidighet eller allmän praxis.
- universitetets institutioner
- när de utlämnade uppgifterna används för ett lärdomsprov, för att utföra vetenskaplig forskning eller för undervisningssyfte
- när en betydlig mängd uppgifter utlämnas samtidigt till stiftelser som arbetar för studenternas hälsa eller bostadstjänster
- när någon beställer utredningar, statistik och eller andra uppgifter utifrån vilka man inte kan identifiera en specifik personenhet.
I de fall när en betydlig mängd uppgifter utlämnas för ett syfte där den som mottar uppgifterna samtidigt binder sig till att regelbundet skaffa nya uppgifter i och med att de uppdateras kan avgiften uppbäras som lägre än vad som anges i punkt 2.
I de fall när totalkostnaderna för prestationen är mindre än marknadspriset för likadana tjänster som andra erbjuder kan man för prestationen uppbära en avgift som motsvarar marknadspriset.
Universitetet kan uppbära avgifter i form av förskotts- och delbetalningar. Den slutliga avgiften uppbärs som fakturering efter att prestationen genomförts.
Informationslagret av anmälan till undervisning innehåller basuppgifter om studenten samt annan information om anmälan till undervisning och studieplaner.
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, information om anmälan till undervisning, studieplaner
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, EduWeb, Kurssidan, Sisu studieförvaltningssystemet, Studieutbudet
Informationslagret av ansökan och antagning till utbildning som leder till examen omfattar ansökningsanvisningar, uppgifter om ansökningar och antagningar till kandidat-, magister- och doktorandprogram samt begäran om omprövning i anslutning till dessa.
Informationsmaterial: ansökningar till utbildningsprogrammen, antagning till utbildningsprogram
Datasystem: REDCap, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Vallu urvalsprovssystemet
Informationslagret av ansökan och antagning till utbildning som inte leder till examen omfattar ansökningsanvisningar, uppgifter om ansökningar och antagningar till fristående studier, specialiseringsutbildningar och utbildningar som leder till formella kvalifikationer samt begäran om omprövning i anslutning till dessa.
Informationsmaterial: anvisningar och rådgivning i anslutning till ansökningen, basuppgifter om den sökande, begäran om omprövning av antagningsbeslut, uppgifter om ansökningar till utbildningar som inte leder till examen., uppgifter om antagningar till utbildningar som inte leder till examen.
Datasystem: Studieinfo, Universitetets webbplats, Yliopistovalinnat.fi/sv webbplatsen, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet, E-lomake, P-diskenheten, Ulappa ansökningssystemet
Informationslagret av antagningsgrunder till utbildning som leder till och som inte leder till examen omfattar helheten av antagningsgrunder som tillämpas vid universitetets studentantagning.
Informationsmaterial: antagningsgrunder till utbildning som leder till och som inte leder till examen
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet
Informationslagret av begäran om omprövning innehåller information om och handlingar i anslutning till studenternas begäran om omprövning.
Informationsmaterial: handlingar i anslutning till begäran om omprövning
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet
Uppgifter om misstanke om och behandling av brott mot studiereglerna samt om disciplinära åtgärder (Universitetslagen 45 §) som föreslagits eller vidtagits med anledning av dessa.
Informationsmaterial: uppgifter om hantering av brott mot studiereglerna
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Sisu studieförvaltningssystemet
Uppgifter och handlingar om anpassat arrangemang kring undervisning och handledning. Innehåller sekretessbelagda uppgifter (MyndOffL 24 § 25 punkten).
Informationsmaterial: uppgifter om arrangemang kring individuellt stöd för studenter
Datasystem: Flamma arbetsgrupperna på intranätet, Hyllor, skåp eller kassaskåp, REDCap, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Vihta-tidsbokningssystemet, P-diskenheten
Informationslagret av studenthandledningen omfattar uppgifter om handledning av studentens akademiska arbete och inkluderar uppgifter om handledning i anslutning till kurser, examensarbeten och forskning. Informationslagret består av uppgifter om information, rådgivning, handledning och specialiserad handledning. Med handledning avses här stöd för studenternas och doktorandernas lärprocess, för deras utveckling, förkovran och möjligheter att växa in i rollen som experter.
Informationsmaterial: information om studierådgivning innehållande isp-handledningen, information om studierådgivningen, lärarnas stödmaterial för handledning av studenter, modeller för handledning av studenter, studenternas stödmaterial för handledningen, studierådgivning i anslutning till examina, uppgifter om anordnande av studenttutorutbildning , uppgifter om arrangemang av studerandetutorering, uppgifter om handledning av examensarbetet eller avhandlingen, uppgifter om hur studierna framskrider (handledningens synvinkel)
Datasystem: Sisu studieförvaltningssystemet, Instruktioner för studerande, Instruktioner för undervisningsarbetet, Moodle, Flamma Intranätet, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Vihta-tidsbokningssystemet, Lyyti - evenemangshanteringssystem, E-lomake, Ulappa ansökningssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet, Oodikone
Informationslagret av studentmobilitet omfattar uppgifter om studenternas internationella mobilitet och mobilitet inom landet.
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, uppgifter om studenternas internationella mobilitet , uppgifter om studenternas mobilitet inom landet, joo-studier
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Beneficiary Module – rapporteringssystemet för Erasmus+-programmet, Riihi ärendehanteringssystemet, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Mobility Online, Sisu studieförvaltningssystemet, E-lomake, P-diskenheten
Informationslagret av studentrespons innehåller all den respons som sam-lats in av studenterna vid universitet i olika skeden av studierna, inklusive efter övergången till arbetslivet efter examen.
Informationsmaterial: basuppgifter om alumner, basuppgifter om studenten, beslut som anknyter till studentresponsen, kandidatrespons, respons från internationella studenter om lärandet och lärandemiljöerna, respons på lärande och lärandemiljöer, respons på sysselsättning samt karriäruppföljningen, respons på undervisningen
Datasystem: Efecte-tjänstehanteringssystemet, Helsinki Alumni Hub, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, UniHow, HU kursrespons
Informationslagret av studierättsförvaltningen för utbildning som inte leder till examen
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, studierätter för utbildning som inte leder till examen
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Riihi ärendehanteringssystemet, EduWeb, E-lomake, Sisu studieförvaltningssystemet, Oili, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Turvalomake
Informationslagret av studierättsförvaltning för utbildning som leder till examen.
Informationsmaterial: ansökningar om studierätt, beslut om studierätt, studierätter för utbildning som leder till examen
Datasystem: Studieinfo
Information om allmän studierådgivning och studierådgivning i anslutning till examina.
Informationsmaterial: information om studierådgivningen, statistik om studierådgivningens telefontjänst, studieförvaltningens anvisningar, studierådgivning i anslutning till examina, uppgifter om den allmänna studierådgivningen
Datasystem: Instruktioner för studerande, Förvaltning av telefonanslutningar, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Vihta-tidsbokningssystemet, GetJenny chatbotten
Informationslagret innehåller uppgifter om tentamenstillfällen och tentamina.
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, tentamensfrågor och tentamenssvar, uppgifter om tentamenstillfällen
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Exam, Moodle, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Mirasys, EduWeb, Sisu studieförvaltningssystemet
Universitetets undervisningsplan består av fakulteternas undervisningsplaner som i sin tur består av treåriga undervisningsplaner för de utbildningsprogram som respektive fakultet ansvarar för. Utöver universitetets undervisningsplan ingår övriga studier och information relaterade till studierna på universitetsnivå.
Informationsmaterial: beslut på universitetsnivå om studier och examina, fakulteternas undervisningsplaner, språkcentrums undervisningsplaner
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Sisu studieförvaltningssystemet
Innehåller information om den undervisning som erbjuds vid universitetet.
Informationsmaterial: närvarolistor vid undervisning, specialiseringsutbildningar, språkcentrums undervisningsprogram, uppgifter om undervisning, utbildningar som leder till formella kvalifikationer, utbildningsprogrammens undervisningsprogram
Datasystem: Moodle, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Sisu studieförvaltningssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, P-diskenheten
Informationslagret av uppföljning av studierna innehåller den information som behövs för att ordna och statistikföra undervisningen samt besvara studenternas begäran om stöd.
Informationsmaterial: information om hur studierna fortskrider (ur studieförvaltningens synvinkel)
Datasystem: Oodikone, Rapo, Sisu studieförvaltningssystemet
Informationslagret av utbildningsutbudet som inte leder till examen innehåller universitetets utbildningsutbud av studier som inte leder till en examen.
Informationsmaterial: den öppna universitetsundervisningen och fristående studier, specialiseringsutbildningar, utbildningar som leder till formella kvalifikationer
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Sisu studieförvaltningssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, P-diskenheten
Informationslagret av utbildningsutbudet som leder till examen innehåller universitetets studieutbud för kandidat-, magister- och doktorsprogrammen samt övrig examensutbildning.
Informationsmaterial: Utbildningsprogrammen
Datasystem: Universitetets webbplats, Sisu studieförvaltningssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet, Studieinfo
Marknadsföring av utbildningsutbudet omfattar all utbildning, både den utbildning som leder till examen och den som inte leder till examen.
Informationsmaterial: basuppgifter om den sökande, frågor och enkäter riktade till den sökande, kommunikation mellan sökanden och Helsingfors universitet, marknadsföring riktad till den sökande
Datasystem: Creamailer-nyhetsbrevsplattformen, Excel, Lyyti - evenemangshanteringssystem, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Unibuddy - chat-alusta, Flamma Intranätet, Studieinfo, Studieutbudet i Studietjänsten, Universitetets webbplats, Zoom (FUNET Miitti)
Uppgifter om karriärvägledning individuellt och i grupp samt uppgifter om mentorprogram. Uppgifter om karriär- och sysselsättningsrelaterade informationsmöten, workshoppar, arbetsplatsportalen och evenemang. Uppgifter om arbetsgivarsamarbetet som stöder studenternas sysselsättning.
Informationsmaterial: administration av partnerskap som gäller arbetsgivarsamarbete, anmälningsuppgifter för mentorprogram, basuppgifter om studenten, kommunikation om individuell karriärvägledning, uppgifter i arbetsplatsportalen , uppgifter om arbetsgivarsamarbetets evenemang och programmet UniTalent, uppgifter om individuell karriärvägledning , uppgifter om karriärservicens evenemang , uppgifter om mentorprogram , uppgifter om självvärdering av karriärfärdigheter , uppgifter om tidsbokningar för individuell karriärvägledning
Datasystem: Creamailer-nyhetsbrevsplattformen, Salesforce, Lyyti - evenemangshanteringssystem, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Efecte-tjänstehanteringssystemet, M365: Outlook, JobTeaser - karriärportalen, E-lomake, JobTeaser, M365: Teams, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, Universitetets webbplats, Kudin-applikationen för karriärvägledning, Vihta-tidsbokningssystemet
Uppgifter om administration, organisering och utförande av understödd praktik och praktik inom professionen. I alla lägre högskoleexamina vid Helsingfors universitet ingår ett obligatoriskt arbetslivsavsnitt som kan genomföras till exempel som praktik eller projekt. Vidare omfattar till exempel utbildningsprogrammen inom medicin, logopedi och pedagogik kortare och längre praktikperioder inom professionen. Praktikperioderna förbereder studenten för arbetslivet och för ett yrke. Studenten kan också genomföra annan praktik för vilken hen kan få studiepoäng under vissa förutsättningar.
Informationsmaterial: kontroller av straffregisterutdrag, uppgifter om administration av och rådgivning för understödd praktik , uppgifter om administration och rådgivning för praktik inom professionen , uppgifter om annan praktik som hänför sig till studierna
Datasystem: Sisu studieförvaltningssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet, E-lomake, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Vihta-tidsbokningssystemet, P-diskenheten, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Moodle, M365: Outlook
Informationslagret innehåller administration av stipendier för läsårsavgiftsskyldiga studenter samt administration av stipendiet Gradut valmiiksi för slutförande av magisteravhandling. Administrationen av stipendier för doktorander och stipendier ur Helsingfors universitets fonder har beskrivits i andra förmågor.
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, gradut valmiiksi-stipendier, stipendier för läsårsavgiftsskyldiga
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, E-lomake, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, Studieinfo, Sisu studieförvaltningssystemet, SAP Ekonomi
Med studieprestation avses tentamina, övningsarbeten, essäer, inlärningsdagböcker, fristående prov och andra prestationssätt som fastställts i undervisningsplanen samt kombinationer av dem. Med studieprestation avses dessutom doktorsavhandling, licentiatavhandling, avhandling som ingår i högre eller lägre högskoleexamen samt tillgodoräknade studieprestationer och andra prestationer som förutsätts i undervisningsplanen.
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, bedömningar av examensarbeten, bedömningar av studieprestationer, delprestationer i studierna, examensarbeten, tillgodoräknanden av studier och kompetens
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Riihi ärendehanteringssystemet, Kurssidan, Exam, Moodle, Sisu studieförvaltningssystemet, Efecte-tjänstehanteringssystemet, HELDA
Uppgifter om fakulteters och utbildningsprograms pedagogiska stöd, uppgifter om undervisningsinnovationer och uppgifter om Lärarakademins verksamhet.
Informationsmaterial: lärarakademin - underlag för självvärdering , lärarakademin - uppgifter om arbetsgrupper , lärarakademin - uppgifter om evenemang , lärarakademin - uppgifter om förberedelser inför evenemang , lärarakademin - uppgifter om grundandet , lärarakademin - uppgifter om kommunikation , lärarakademin - uppgifter om val av medlemmar , lärarakademins medlemsuppgifter , uppgifter om fakulteters och utbildningsprograms pedagogiska stöd och utveckling , uppgifter om lärarakademins verksamhet , uppgifter om undervisningsinnovationer
Datasystem: P-diskenheten, Moodle, Riihi ärendehanteringssystemet, Universitetets webbplats, SAP eRekry, Ulappa ansökningssystemet, M365: Teams, Flamma Intranätet, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Instruktioner för undervisningsarbetet, UniHow
Informationslagret innehåller åtgärder som gäller administration av uppdragsutbildning.
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, uppdragsutbildning som leder till examen
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Riihi ärendehanteringssystemet, Sisu studieförvaltningssystemet
Dokument om utfärdande av examen, till exempel ansökningar om utexaminering samt examensbevis
Informationsmaterial: basuppgifter om studenten, bedömningar av studieprestationer, uppgifter om studentens utexaminering
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Kurssidan, Exam, Moodle, Sisu studieförvaltningssystemet, Efecte-tjänstehanteringssystemet
Informationslagret av forskarutbildning omfattar uppgifter om resursfördelningen vid forskarskolan och doktorandprogrammen och information som anknyter till det stöd som erbjuds doktoranderna och uppföljningen av dem.
Informationsmaterial: ansökningar och beslut om resestipendier, ansökningar och beslut om stipendium för färdigställande av doktorsavhandling, basuppgifter om arbetssökande, beslut om finansiering av forskarskolan, forskarskolans löneplatser, information som anknyter till det stöd som erbjuds doktoranderna och uppföljningen av dem
Datasystem: E-lomake, P-diskenheten, SAP SuccessFactors Rekrytering, Riihi ärendehanteringssystemet, Instruktioner för studerande, Thessa, Sisu studieförvaltningssystemet
Informationslagret av forskningsdata för långsiktigt digitalt bevarande.
Informationsmaterial: beslut om långsiktigt digitalt bevarande (ldb), forskningsdata som ska förvaras varaktigt
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, LDB-tjänsten Fairdata
Material från forskningsetiska nämnder, bland annat begäran om utlåtanden, föredragningslistor, protokoll och utlåtanden.
Informationsmaterial: basuppgifter om forskaren, etikprövningar, material om handläggning av etiska avvikelser
Datasystem: E-lomake, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet
Forskningsresultat som referensdata och när det gäller publikationer även fulltextversionerna. Uppgifter om informationskällor och informationshanteringen. Forskningsprojektens slutrapporter ingår i informationslagret av projekt.
Informationsmaterial: annan vetenskaplig verksamhet (aktiviteter, pris, media), basuppgifter om forskare och om parter som är delaktig i att bedriva forskningen, basuppgifter om forskaren, forskningens organisationsuppgifter, metadata om forskningsdata, patent och uppfinningsanmälningar, publikationer
Datasystem: Pure (Tuhat), Datacloud, DMPTuuli, Kataloger över forskningsdatans metadata (administreras av andra än Helsingfors universitet), Qvain, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Digi-databasen, e-friexemplarsamlingen, E-thesis system för bedömning och lagring av avhandlingar, Finna - SFX, HELDA, Publikationsarkivtjänsten Doria, Webbarkivet - kopia för användning, Webbarkivet verkkoharava, Aleph (Melinda), Bibliotekets tjänsteplattform Helka/Alma, BookWhere, Finna - VuFind, Fonte, HUP, Koha bibliotekssystemet, Medic, SAP SuccessFactors Rekrytering
Informationslagret av projekt innehåller samtliga projekt, inklusive forsknings- och byggprojekt.
Informationsmaterial: basuppgifter om byggprojekt, basuppgifter om forskare och om parter som är delaktig i att bedriva forskningen, basuppgifter om forskaren, basuppgifter om forskningsprojekt, basuppgifter om projektet för att utveckla universitetets verksamhet och tjänster, projektens risker och riskhanteringsåtgärder, beslut och promemorior av projektägaren och styrgruppen, projektdokument: forskningsprojekt, projekthandlingar i anslutning till utvecklingsprojekt för universitetets verksamhet och tjänster
Datasystem: Projektportföljen, P-diskenheten, SAP Projekthantering, XWiki, Riihi ärendehanteringssystemet, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, SAP SuccessFactors Rekrytering
Informationslagret av uppgifter om projekts ekonomiförvaltning
Informationsmaterial: arbetstid och lön som allokeras till projekt, basuppgifter om anställda, basuppgifter om forskningsprojekt, informationsmaterial om stöd för projektkoordinering, material från projektets gång, projektets bokföring, uppgifter om ansökningsskedet
Datasystem: SAP HR, SAP tidsredovisning, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Flamma Intranätet, P-diskenheten, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, SAP Projekthantering, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP Ekonomi, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, SAP SuccessFactors Rekrytering
Informationslagret för forskningsfinansieringsutlysningar innehåller ansökningsanvisningar, preliminära ansökningar, forskningsplaner, finansieringsplaner och uppgifter om forskare och samarbetspartner.
Informationsmaterial: basuppgifter om forskaren, informationsmaterial om bedömningsfasen vid utlysning av och ansökan om forskningsfinansiering, informationsmaterial om finansieringsutlysningar för forskare, informationsmaterial om finansieringsutlysningar för forskningsgrupper, informationsmaterial om finansieringsutlysningar för forskningsorganisationer, partner i forskningssamarbete – basuppgifter, uppgifter om ansökningsskedet
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, SAP SuccessFactors Rekrytering, SAP Projekthantering, Forskningsfinansiärernas system, Forskningsfinansiärernas webbplatser, Flamma Intranätet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet
Informationslagret för laboratorieverksamhet innehåller anvisningar och registeruppgifter som gäller laboratorieverksamheten samt tillståndsdokument som gäller forskning.
Informationsmaterial: anvisningar, dokument och register som gäller laboratorieverksamheten, forskningsrelaterade myndighetstillstånd
Datasystem: Kemikalieregistret, Flamma Intranätet, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande
Informationslager för utvärdering och utveckling av forskningsverksamheten.
Informationsmaterial: enheternas utvärderingsgruppers (sab) responsrapporter, färdplaner för forskningsteman
Datasystem: P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet
Informationslagret för öppen vetenskap innehåller anvisningar och material om öppen vetenskap
Informationsmaterial: anvisningar och material om öppen vetenskap
Datasystem: Flamma arbetsgrupperna på intranätet
Rekryteringsärenden: Frågor om lediga anställningar vid universitetet kan du skicka till personalförvaltningen på e-postadressen rekrytointi@helsinki.fi.
Informationslager av ekonomiplanering och ekonomianalyser innehåller uppgifter från budgeterings-, prognostiserings- och analysprocesser som stöder universitetets ekonomiska situation och strategi.
Informationsmaterial: ekonomiska prognoser och budgetar, uppgifter om det ekonomiska utfallet
Datasystem: SAP Projekthantering, P-diskenheten, SAP budgetering (BPC), SAP Ekonomi, SAP tidsredovisning
Informationslager av utveckling och underhåll av applikationer innehåller dokumentation om applikationen under hela dess livscykel.
Informationsmaterial: administrativa uppgifter om den agila utvecklingen, anvisningar för applikationsutveckling, applikationsdokumentation, felobservationer i applikationen, krav och kravspecifikationer, källkoder, tekniska planer, testfall och testresultat, öppna källkoder
Datasystem: Jira-uppgiftshanteringsprogrammet, M365: Teams, Slack - pikaviestin (Ohtu), Slack (gemensam med it-centret), Slack meddelandetjänsten (Nationalbiblioteket), Trello, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, Helsingfors universitets designsystem, XWiki, P-diskenheten, Kiwi.fi wikiplattformen (Nationalbiblioteket), Hyllor, skåp eller kassaskåp, GitHub (HY), Github (Nationalbiblioteket), Github (OPA), GOGS versionshanteringsprogramet, Graveyard (Nationalbiblioteket), version.helsinki.fi - GitLab-versionshantering
Uppgifter och handlingar om förvaltningen av Vetenskapsmuseet Lågan och Naturhistoriska centralmuseet Luomus samlingar.
Informationsmaterial: förteckning över metadata för naturvetenskapliga samlingar och artdata, förvarning om iakttagelser av främmande arter, handlingar om datahantering vid Vetenskapsmuseet Lågan, handlingar som berör datahantering vid Luomus, publikationer från artdatacentret, ringmärkningstillstånd, tillstånd som krävs enligt naturvårds- och djurskyddslagen, uppgifter om artobservationer, uppgifter om naturvetenskapliga nationalsamlingar, uppgifter om nedladdningar av Luomus material om observationer och prover, uppgifter om Vetenskapsmuseet Lågans samlingar
Datasystem: Artdatacentret – Kotka samlingsförvaltning, M365: Outlook, Systemet för samlingsförvaltning Collecte, Hyllor, skåp eller kassaskåp, P-diskenheten, Artdatacentret – info.laji.fi, TIPU ringmärkningsdatabasen, Artdatacentret – observationsdatasystemet Vihko, CSC:s server
Informationslagret av avtal innehåller samtliga av universitetets avtal. En del av avtalen har även beskrivits i ett annat informationslager enligt det ämnesområde det gäller. Hur informationen behandlas har vi strävat till att beskriva i sammanhanget av dess substans (t.ex. arbetsavtal i anslutning till ämnet Workforce Relations Management).
Informationsmaterial: arbetsavtal och tillhörande handlingar, avtal för alumnsamarbete, avtal för arbetspraktik och inlärning i arbetet, avtal för entreprenad och planering, avtal för forskningsinfrastrukturer, , avtal för företagssamarbete, avtal för förvaltning av samlingar, avtal för lokaler och fastigheter, avtal för lärar- och studentutbyte, avtal för placeringsverksamhet, avtal för regionalt samarbete och samarbete med organisationer, avtal för strukturell utveckling, avtal för tjänster för allmänheten, avtal i anslutning till arbetsförhållanden, avtal i anslutning till bedrift av forskning, avtal i anslutning till donationer, avtal i anslutning till utrustningsanskaffningar, avtal i anslutning till utställningar, avtal med Undervisnings- och kulturministeriet, avtal om anordnande av praktik, avtal relaterade till digital verksamhet (Nationalbiblioteket), avtal som berör Nagoya-protokollet (användning av genreserv; Luomus), avtal som gäller upphandling och tjänster i anslutning till lokaler och fastigheter, , fastighetsavtal, förbindelse till användarvillkoren för IT-miljön, företagshälsovårdens och arbetarskyddets avtal , hyresavtal, konkurrensutsättning av upphandlingar (när tröskelvärdet för upphandlingen överskrids), licensieringsavtal för digitalt och elektroniskt material, ramavtal, samarbetsavtal, samarbetsavtal för biblioteksverksamheten, samarbetsavtal för forskning, samarbetsavtal för undervisning, samarbetsavtal inom it, tjänsteavtal, upphandlingsavtal, övriga hr-avtal
Datasystem: SAP HR, Avtalsregistret, Personec FV, Siilo det elektroniska arkivet, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, Mobility Online, SAP Projekthantering, Artdatacentret – Kotka samlingsförvaltning, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Cloudia, M365: OneDrive, Enkora
Informationslagret av beskattningsuppgifter består av uppgifter som berör beskattningen, till exempel skattedeklarationer.
Informationsmaterial: deklarationer till skattemyndigheten och skattekonto, handlingar från skattemyndigheten, uppgifter om universitetets fastigheter
Datasystem: SAP Ekonomi, SAP hantering av inköpsfakturor, Skatteförvaltningens system, Personec FV, SAP Travel, P-diskenheten, Lokalregistret (Optimaze.net)
Information om universitetet betalningsrörelse.
Informationsmaterial: behörighet för betalning, inkommande och utgående betalningar
Datasystem: Avalo, SAP Ekonomi, Siilo det elektroniska arkivet, Siilo
Informationslagret av bibliotekets kundtjänst. Informationslagret innehåller uppgifter om användningen av bibliotekets material, särskilt om det tryckta materialet. Uppgifterna omfattar reglerna för användningen av tryckt material, användningen av tryckt material, kundkontakter angående användningen av tryckt material och kundrespons.
Informationsmaterial: anvisningar för användning (biblioteket), användarenkäter och användarundersökningar, basuppgifter om bibliotekets användare, beviljade användartillstånd för material, bibliotekets responsenkäter, bibliotekets statistikuppgifter, handlingar som gäller fjärrlåneservicen, Nationalbibliotekets kund- och låneregister, regler för användningen (biblioteket), regler och anvisningar för användning av Nationalbiblioteket, Universitetsbibliotekets kundregister, uppgifter om bibliotekets kundkontakter , uppgifter om biblioteksbesök, uppgifter om inkassobrev, uppgifter om Nationalbibliotekets kundkontakter
Datasystem: Bibliotekets tjänsteplattform Helka/Alma, Finna - VuFind, P-diskenheten, Universitetets webbplats, E-lomake, Nationalbibliotekets KITT2, Efecte-tjänstehanteringssystemet, SAP Ekonomi, Webkake fjärrlånesystemet, Koha bibliotekssystemet, Nationalbibliotekets webbplats
Informationslagret av biproduktförsäljning innehåller försäljningsrapporter från avtalsleverantörer.
Informationsmaterial: rapporter över den affärsverksamhet som relaterar till biprodukterna
Datasystem: P-diskenheten
Informationslagret av donatorrelationer omfattar uppgifter om donatorer och möjliga donatorer samt om kommunikationen mellan dem och universitetet, donationer, förvaltningen och användningen av donationer och om de system som används.
Informationsmaterial: basuppgifter om donatorer, basuppgifter om möjliga donatorer, donatorns intressen, enkätsvar och respons från donatorer, kommunikation med möjliga donatorer, kontakten mellan donatorer och Helsingfors universitet, marknadsföring som riktar sig till donatorer, principer för donation, uppgifter om förvaltningen och användningen av donationer och motfinansiering
Datasystem: Salesforce, Lyyti - evenemangshanteringssystem, M365: Outlook, Mailchimp-nyhetsbrevsplattformen, LinkedIn, P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, E-lomake, Helsingin yliopiston lahjoitusrahastojen apurahajärjestelmä Aspicore
Informationslagret av evenemangsförvaltning innehåller uppgifter som anknyter till universitetets olika typer av evenemang. Informationen är grupperad så att det för varje evenemang anges bl.a. program, deltagarinformation, budget och respons.
Informationsmaterial: arrangemang: evenemang som är öppna för alla, arrangemang: konferenser, basuppgifter: alumnevenemang, basuppgifter: disputationer, basuppgifter: enheters evenemang, basuppgifter: evenemang för hela universitetet, basuppgifter: evenemang för samarbetspartner, basuppgifter: examnsfester, basuppgifter: konferenser, basuppgifter: promotioner, budget: alumnevenemang, budget: disputationer, budget: enheters evenemang, budget: evenemang för samarbetspartner, budget: evenemang som är öppna för alla, budget: examensfester, budget: konferenser, budget: promotioner, deltagaravgifter: konferenser, deltagaravgifter: promotioner, deltagarinformation: alumnevenemang, deltagarinformation: enheters evenemang, deltagarinformation: evenemang för hela universitetet, deltagarinformation: evenemang för samarbetspartner, deltagarinformation: evenemang som är öppna för alla, deltagarinformation: examensfester, deltagarinformation: konferenser, deltagarinformation: promotioner, evenemangsmaterial: alumnevenemang, evenemangsmaterial: enheters evenemang, evenemangsmaterial: evenemang för hela universitetet, evenemangsmaterial: evenemang för samarbetspartner, evenemangsmaterial: examensfester, evenemangsmaterial: konferenser, evenemangsmaterial: promotioner, promotionsfotografier, respons: alumnevenemang, respons: enheters evenemang, respons: evenemang för hela universitetet, respons: evenemang för samarbetspartner, respons: evenemang som är öppna för alla, respons: konferenser, respons: promotioner
Datasystem: Efecte-tjänstehanteringssystemet, Mailchimp-nyhetsbrevsplattformen, Optime, P-diskenheten, Universitetets webbplats, Hailer - stödsystem för arrangemang av konferenser, Flamma Intranätet, Helsinki Alumni Hub, Luomus Sharepoint, Lyyti - evenemangshanteringssystem, M365: Teams, Plandisc - planeringsverktyg, Salesforce, Zoom (FUNET Miitti), E-lomake, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP budgetering (BPC), SAP Ekonomi, Nätbetalningslösningen Ceepos, Facebook, Opencast det vill säga bakgrundssystemet för Unitube, YouTube, Icareus-streamingsapplikationen, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Siilo det elektroniska arkivet, M365: Outlook, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, M365: Forms
Informationslagret av försäljning innehåller uppgifter om försäljningsfakturering, förvaltning av försäljningsreskontran och kundfordringar.
Informationsmaterial: faktureringskund - basuppgifter, försäljningsfakturering, försäljningsreskontra, indrivning, inkommande betalningar, kontantkassor, nätbetalningar
Datasystem: E-lomake, Enkora, iLab Core Facility Management, Optime, Provet, SAP Ekonomi, SAP SA-fakturering, Telia eCenter/CGI dokumenthantering, Nomentia Finance, Avalo, Kassasystemet Ceepos, Nätbetalningslösningen Ceepos, Paytrail
Informationslagret av förvaltning av tillgångar innehåller både anläggningstillgångar och basuppgifter om utrustningen.
Informationsmaterial: anläggningstillgångar, basuppgifter om anställda, basuppgifter om arbetsmaskin, basuppgifter om av-utrustning, basuppgifter om it-utrustning, basuppgifter om laboratorieutrustning, basuppgifter om mobila verktyg, basuppgifter om motionsanläggningar, basuppgifter om personer som står i avtalsförhållande, basuppgifter om städredskap, transportmedel
Datasystem: SAP Ekonomi, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, DMPTuuli
Information och handlingar som angår universitets informationstjänst: Den information och de handlingar som förmedlas till kunden via informationstjänsten beskrivs enligt ämnesområde.
Informationsmaterial: handlingar som gäller informationstjänsten i enlighet med offentlighetslagen
Datasystem: Efecte-tjänstehanteringssystemet, Riihi ärendehanteringssystemet
Informationslagret av inköpsreskontra innehåller uppgifter som behövs för administrering av inköpsreskontran – inköpsfakturor med tillhörande status och utgående betalningar.
Informationsmaterial: basuppgifter om leverantören, basuppgifter om resenären, inköpsreskontra, utgående betalningar
Datasystem: Avtalsregistret, SAP hantering av inköpsfakturor, SAP Ekonomi, SAP Travel, Telia eCenter/CGI dokumenthantering, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Avalo
Informationslagret av intern kontroll innehåller dokumentation om interna revisioner (årsplaner, årsrapporter, revisionsplaner, revisionsrapporter, uppföljningsrapporter).
Informationsmaterial: uppgifter om interna revisioner
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet
Informationslagret av kampanjer samlar information och material om förvaltning av kampanjer, såsom planering, genomförande och uppföljning samt om rapporter över kampanjer.
Informationsmaterial: kampanjrapporter, uppgifter om planering och genomförande av kampanjen, uppgifter om uppföljningen av kampanjen
Datasystem: P-diskenheten, Uni Material Bank, Universitetets webbplats, Gredi bildbank, Creamailer-nyhetsbrevsplattformen, Goin’ - chat-alusta, Google Ads, Matomo-analysverktyget, Systemet Falcon för hantering av sociala medier, Unibuddy - chat-alusta
Informationslagret innehåller uppgifter om kassahantering.
Informationsmaterial: anvisningar för kassahantering, kassaprognos, kontogränser, likviditetsinvesteringar
Datasystem: P-diskenheten, Avalo, SAP Ekonomi, Siilo det elektroniska arkivet
Identifiering av karriärvägar för de anställda, kompetensutveckling, introduktioner, personalutbildning, mentorskap och coaching.
Informationsmaterial: introduktionsmaterial, uppgifter om kompetensutveckling på gruppnivå – planering, genomförande och utvärdering , uppgifter om kompetensutvecklingsåtgärder – planering, genomförande och utvärdering , uppgifter om personlig kompetensutveckling – planering, genomförande och utvärdering , uppgifter om planeringen av introduktion, uppgifter om strategisk och operativ planering samt utvärdering av helheten kompetensutveckling
Datasystem: P-diskenheten, Suffeli Learning – Utbildningsadministration och introduktion, Suffeli – Mål- och utvecklingssamtal, Flamma Intranätet, Riihi ärendehanteringssystemet
Informationslagret av kvalitetsledningen innehåller utvärderingsrapporter och uppgifter som har att göra med styrning av kvalitetsledningen
Informationsmaterial: styrning av kvalitetsledningen, utvärderingsrapporter för kvalitetsledningen
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, Flamma Intranätet, M365: OneDrive, P-diskenheten, Nulägesblanketten
Informationslagret innehåller uppgifter som hänför sig till de anställda, arvodestagare och stipendiater samt till utbetalningen av löner.
Informationsmaterial: basuppgifter om anställda, basuppgifter om arvodestagare, basuppgifter om stipendiaten, uppgifter om löneadministration, uppgifter om löneutbetalning, uppgifter om utbetalning av arvoden, uppgifter om utbetalning till stipendiaten
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Siilo det elektroniska arkivet, P-diskenheten, Hyllor, skåp eller kassaskåp, SAP HR, FPA:s elektroniska transaktionstjänst, Personec FV, YPJ (Suffeli och SAP Fiori), Skatteförvaltningens nationella inkomstregister, Skatteförvaltningens system, Folkpensionsanstaltens e-tjänst
Informationslagret av marknadsundersökningar omfattar rapporter över marknadsundersökningar.
Informationsmaterial: rapporter över marknadsundersökningar
Datasystem: Creamailer-nyhetsbrevsplattformen, P-diskenheten
Motionstjänsternas kunduppgifter och marknadsföring av tjänsten samt uppgifter i anslutning till tjänsteproduktionen.
Informationsmaterial: basuppgifter om kunden, basuppgifter om motionstjänsternas organisationskunder, information om marknadsföring av motionstjänsterna och förvaltning av kundrelationerna, inspelningar av virtuella motionstjänster, kundrespons på motionstjänsterna, träningsprogram för personlig träning, uppgifter om användningen av motionstjänsterna, uppgifter om besättningen av motionstjänsterna
Datasystem: Enkora, Active campaign, Mailchimp-nyhetsbrevsplattformen, Mywellness, Surveypal (Unisport), PT-Studio, Visma, Nepton arbetstidsuppföljning
Informationslagret av personalplanering innehåller fokusområden för utveckling av personalstrukturen och personalplaneringen.
Informationsmaterial: uppgifter om fokusområdena för personalstrukturen, uppgifter om personalplaneringen
Datasystem: P-diskenheten, Suunta
Uppgifter om genomförandet av universitetets strategi och uppföljande av dess verksamhet (en del av handlingar är sekretessbelagda, MyndOffL 24 § 17 punkten).
Informationsmaterial: avtal med Undervisnings- och kulturministeriet, planer för precisering av strategin och genomförandeplanerna, universitetets genomförandeplaner, universitetets strategiska planer, universitetets verksamhetsberättelser, uppföljningar och utvärderingar av strategin
Datasystem: Riihi ärendehanteringssystemet, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, M365: OneDrive, P-diskenheten, Suunta, Clausion FPM, Rapo, SAP Ekonomi, Universitetets webbplats
Informationslagret av projekt innehåller samtliga projekt, inklusive forsknings- och byggprojekt.
Informationsmaterial: basuppgifter om byggprojekt, basuppgifter om forskare och om parter som är delaktig i att bedriva forskningen, basuppgifter om forskaren, basuppgifter om forskningsprojekt, basuppgifter om projektet för att utveckla universitetets verksamhet och tjänster, projektens risker och riskhanteringsåtgärder, beslut och promemorior av projektägaren och styrgruppen, projektdokument: forskningsprojekt, projekthandlingar i anslutning till utvecklingsprojekt för universitetets verksamhet och tjänster
Datasystem: Projektportföljen, P-diskenheten, SAP Projekthantering, XWiki, Riihi ärendehanteringssystemet, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, SAP SuccessFactors Rekrytering
Informationslagret av uppgifter om projekts ekonomiförvaltning
Informationsmaterial: arbetstid och lön som allokeras till projekt, basuppgifter om anställda, basuppgifter om forskningsprojekt, informationsmaterial om stöd för projektkoordinering, material från projektets gång, projektets bokföring, uppgifter om ansökningsskedet
Datasystem: SAP HR, SAP tidsredovisning, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Flamma Intranätet, P-diskenheten, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, SAP Projekthantering, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP Ekonomi, Finlands Akademis e-tjänst SARA, Forskningsfinansiärernas system, SAP SuccessFactors Rekrytering
Informationslagret innehåller uppgifter som rör arbetsansökningar och anställningar.
Informationsmaterial: anteckningar från nyanställningsundersökningar, basuppgifter om arbetssökande, uppgifter om rekrytering av chefer, experter och stödpersonal, uppgifter om rekrytering av undervisnings- och forskningspersonal
Datasystem: SAP HR, P-diskenheten, SAP SuccessFactors Rekrytering, Riihi ärendehanteringssystemet, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Aleph (Melinda), Bibliotekets tjänsteplattform Helka/Alma, BookWhere, Digi-databasen, e-friexemplarsamlingen, Finna - SFX, Finna - VuFind, Fonte, HELDA, HUP, Koha bibliotekssystemet, Medic, Pure (Tuhat), Webbarkivet - kopia för användning, Forskningsfinansiärernas system
Uppgifter om arbetsresor som gjorts av universitetets personal, gäster och personer som inte är anställda vid universitetet. Resmål och kostnader, uppgifter om resebokningar, reseprofiler samt statistik- och riskhanteringsuppgifter.
Informationsmaterial: basuppgifter om resenären, försäkringar för personalen, reseansökningar och reseräkningar, reseanvisningar, uppgifter om resan
Datasystem: P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, SAP Ekonomi, SAP Travel, Flamma Intranätet, CWT-portalen, GBT-reseportalen
Informationslagret av samarbetsarrangemang omfattar principerna för samarbete, uppgifter om planer och genomförande samt om de förtroendevaldas verksamhet.
Informationsmaterial: basuppgifter om förtroendevalda, uppgifter om de förtroendevaldas organisation, uppgifter om samarbete
Datasystem: P-diskenheten, Riihi ärendehanteringssystemet, Siilo
Informationslagret av studentrespons innehåller all den respons som sam-lats in av studenterna vid universitet i olika skeden av studierna, inklusive efter övergången till arbetslivet efter examen.
Informationsmaterial: basuppgifter om alumner, basuppgifter om studenten, beslut som anknyter till studentresponsen, kandidatrespons, respons från internationella studenter om lärandet och lärandemiljöerna, respons på lärande och lärandemiljöer, respons på sysselsättning samt karriäruppföljningen, respons på undervisningen
Datasystem: Efecte-tjänstehanteringssystemet, Helsinki Alumni Hub, Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Databasen Dawa, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, UniHow, HU kursrespons
Informationslagret av upphandlingar innehåller uppgifter om konkurrensutsättning och upphandling. Arbetsfördelningen mellan leverantörreskontran och upphandlingar är definierad så att beställningen ingår i informationslagret av upphandligar men den faktura som uppstått på basis av beställningen ingår i leverantörsreskontran.
Informationsmaterial: anvisning för upphandlingar, basuppgifter om beställaren, basuppgifter om leverantören, direktupphandlingsbeslut, konkurrensutsättning av små upphandlingar (som inte överstiger tröskelvärdet), konkurrensutsättning av upphandlingar (när tröskelvärdet för upphandlingen överskrids), minikonkurrensutsättning vid upphandling av datorer och annan utrustning, produkt- och servicepaket för datorer och annan utrustning, uppgifter om beställningen
Datasystem: Flamma Intranätet, Avtalsregistret, Cloudia, Riihi ärendehanteringssystemet, M365: OneDrive, P-diskenheten, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Onify-gränssnittet, SAP register över utrustning
Informationslagret innehåller uppgifter om behov av att utveckla och förändra verksamhet och tjänster.
Informationsmaterial: beslut och anteckningar av projektidéns ägare och projektportföljens ledningsgrupp, utvecklings- och förändringsbehov
Datasystem: Projektportföljen, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Riihi ärendehanteringssystemet
Informationslagret innehåller beskrivningar av övergripande arkitekturens nuläge och målsättningar
Informationsmaterial: basuppgifter om ägare av element som ingår i övergripande arkitekturen, beskrivningar av målsättningar, beskrivningar av nuläget
Datasystem: M365: Power BI, QPR Enterprise Architect
Informationslagret för avlöning och belöning innehåller bedömningar av anställningens kravnivå och individuell prestationsnivå samt uppgifter om personlig belöning.
Informationsmaterial: basuppgifter om anställda, uppgifter om bedömning av anställningens kravnivå, uppgifter om bedömning av individuell prestationsnivå, uppgifter om personlig belöning
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, SAP HR, YPJ (Suffeli och SAP Fiori), P-diskenheten, Personec FV
Bokföringens informationslager innehåller alla uppgifter som ingår i bokföringen.
Informationsmaterial: basuppgifter om resenären, bokslutsmaterial, uppgifter om ekonomins organisation, uppgifter om styrning av bokföringen, verifikationsmaterial för bokföring och underbokföring
Datasystem: Clausion FPM, Rapo, Riihi ärendehanteringssystemet, Universitetets webbplats, SAP Ekonomi, Lohju – hantering av universitetets it-behörigheter och IT-centrets faktureringsbehörigheter, SAP Projekthantering
Uppgifter och dokument som berör uthyrning av universitetets lokaler till externa hyresgäster.
Informationsmaterial: hyresgäst - basuppgifter, uppgifter om externa hyresgästers lokaler, uppgifter om uppsägning av externa hyresförhållanden, uppgifter under giltighetstiden för externa hyresförhållanden
Datasystem: Lokalregistret (Optimaze.net), Hyllor, skåp eller kassaskåp, P-diskenheten, M365: Teams, Riihi ärendehanteringssystemet
Uppgifter om planerad arbetstid, faktisk arbetstid och frånvaro
Informationsmaterial: basuppgifter om anställda, frånvarouppgifter, uppgifter om faktisk arbetstid, uppgifter om planerad arbetstid
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, SAP HR, SAP tidsredovisning, P-diskenheten, Suffeli – Mål- och utvecklingssamtal, Provet
Informationslagret för intressentverksamhet innehåller uppgifter om planering av intressentverksamhet, intressenter, kontakten mellan intressenter och universitetet samt tillhörande material, dokument och kommunikation.
Informationsmaterial: aktör som styr Helsingfors universitets verksamhet – basuppgifter, beslutspartner inom offentlig förvaltning – basuppgifter, intressentkommunikation, kontakter mellan intressenter och Helsingfors universitet, material om intressentverksamhet, nätverk och allians – basuppgifter, partner - basuppgifter, partner i forskningskommersialisering – basuppgifter, partner i samhällssamverkan – basuppgifter, universitetspartner – basuppgifter, utvecklings- och påverkanspartner inom offentlig förvaltning – basuppgifter
Datasystem: Mailchimp-nyhetsbrevsplattformen, M365: OneDrive, P-diskenheten, Salesforce, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Riihi ärendehanteringssystemet, Suunta, Avtalsregistret
Innehåller uppgifter om kompetensutveckling, prestationsledning och personlig belöning.
Informationsmaterial: basuppgifter om anställda, uppgifter om bedömning av individuell prestationsnivå, uppgifter om personlig belöning, uppgifter om personlig kompetensutveckling – planering, genomförande och utvärdering
Datasystem: Administration av användarrättigheter: behörighetsdatabasen Master, SAP HR, YPJ (Suffeli och SAP Fiori), P-diskenheten, Personec FV, Suffeli – Mål- och utvecklingssamtal
Informationslagret för partnerskapsverksamhet innehåller uppgifter om modellen för partnerskapsverksamheten, valet av partner, partnerna, om att bygga upp och förvalta partnerskap, kommunikationen mellan universitetet och partnerna samt tillhörande material.
Informationsmaterial: beslutspartner inom offentlig förvaltning – basuppgifter, finansiär - basuppgifter, kontakter mellan partner och HU, material om partnerskapssamarbete, partner i forskningssamarbete – basuppgifter, partner i företagssamarbete – basuppgifter, partner i samhällssamverkan – basuppgifter, partner i undervisnings- och studentsamarbete – basuppgifter, partnerskap – etablerings- och förvaltningsmodell, universitetspartner – basuppgifter, utvecklings- och påverkanspartner inom offentlig förvaltning – basuppgifter
Datasystem: Avtalsregistret, M365: OneDrive, Salesforce, P-diskenheten, M365: Teams
Uppgifter om administrationen av posttjänster som produceras av universitetets postcentral.
Informationsmaterial: extern post, intern post, kurirpost
Datasystem: P-diskenheten, Azolver, Hyllor, skåp eller kassaskåp
Dokument som gäller lokalplanering och byggprojekt.
Informationsmaterial: byggprojektets berednings- och beslutshandlinga, kartläggningar, undersökningar och utredningar i samband med byggprojektet , myndighetstillstånd för byggande och tillhörande handlingar , protokoll och rapporter i byggprojektets planerings- och genomförandefas , universitetets anvisningar i samband med byggprojektet , uppgifter om serviceböcker och överlåtelse
Datasystem: P-diskenheten, Gredi projektbank, M365: Teams, Projektportföljen, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Servicebok/Granlund Manager
Uppgifter om bildande och förvaltning av bibliotekets samlingar
Informationsmaterial: anvisningar om samlingsarbete, dokument och inspelningar om digitalisering och mikrofotografering av material, dokument om konditionsbedömning, reparation, bindning och konservering av material, dokument som gäller katalogisering, innehållsbeskrivning och indexering, dokument som gäller överföring av handlingar och material (accessionskataloger), forskningsdatabasens material, katalogiseringsuppgifter för bibliotekets samlingar, katalogiseringsuppgifter för Nationalbibliotekets arkivmaterial och småtryck, statistik över samlingsförvaltning, statistik över överlåtelse av friexemplar, uppföljning av anslagen för materialförvärv, uppgifter om bibliotekets materialdatabaser, uppgifter om bibliotekets samlingsförvaltning, uppgifter om förvaltning av Nationalbibliotekets friexemplarsmaterial
Datasystem: P-diskenheten, XWiki, Användargränssnitt för mikrofilmsökning, Digitointi-DocWorks-RITv3, Digitointi-Äänite-NOA-digitaliseringssystemet, HELDA, Kons-databasens användargränssnitt (konserveringsuppgifter), Universitetets webbplats, Pure (Tuhat), Aleph (Melinda), Bibliotekets tjänsteplattform Helka/Alma, BookWhere, Digi-databasen, e-friexemplarsamlingen, Finna - SFX, Finna - VuFind, Fonte, HUP, Koha bibliotekssystemet, Medic, SAP SuccessFactors Rekrytering, Webbarkivet - kopia för användning, Nationalbibliotekets KITT2, SAP Ekonomi, E-thesis system för bedömning och lagring av avhandlingar, Publikationsarkivtjänsten Doria, Webbarkivet verkkoharava, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Hyllor, skåp eller kassaskåp
Uppgifter om skötsel av utomhusområden, halkbekämpning och hantering av taksnö.
Informationsmaterial: halkbekämpning, hantering av taksnö, skötsel av utomhusområden
Datasystem: GS Group Finland oy, Servicebok/Granlund Manager, SAP register över utrustning
Tjänsterna för skötsel och underhåll av fastigheter administrerar och underhåller byggnader och lokaler.
Informationsmaterial: ekonomi för fastigheter och underhåll, fastighetsdata, fastighetsdokumentation, långsiktig underhållsplan (PTS) och underhållsprogram
Datasystem: SAP Ekonomi, ScudoPro, Adair byggnadsautomation, Airthings, Caverion Drive byggnadsautomation, Cinos Xpider byggnadsautomation, DEOS OPENweb byggnadsautomation, Fidelix webVision byggnadsautomation, KONEonline, Regin Arrigo byggnadsautomation, Siemens Desigo CC byggnadsautomation, Siemens Desigo Insight byggnadsautomation, Siemens Visonik byggnadsautomation, Sunnyportal, Telcont Secure-larmöverföringssystemet, Gredi projektbank, IMS, Lokalregistret (Optimaze.net), P-diskenheten, SokoPro, Servicebok/Granlund Manager
Uppgifter om städning och avfallshantering i byggnader som ägs av universitetet.
Informationsmaterial: avfallshantering, städning
Datasystem: Efecte-tjänstehanteringssystemet, Andra leverantörer av avfallshantering, OmaEncore-tjänster, P-diskenheten, SAP hantering av inköpsfakturor, Sortera, Flamma Intranätet, Universitetets webbplats, M365: Teams, Fortum recycling & waste customer portal, Verdis e-tjänster, Oma L&T-tjänsten, Urbaser Globes, Servicebok/Granlund Manager, Lokalregistret (Optimaze.net), Städningssystem (ATOP)
I informationslagret för tjänsteledarskap beskrivs informationsmaterial och dokument som skapas för och i samband med tjänsteledarskapet, i det första skedet från stora tjänsteproducenter som Universitetsservicen, IT-centret, universitetets bibliotek och Nationalbiblioteket.
Informationsmaterial: förändringar i tjänstehanteringen: IT-centret, förändringar i tjänstehanteringen: nationalbiblioteket, förändringar i tjänstehanteringen: Universitetsbiblioteket, tjänstebeskrivningar, tjänsteledarskapets beslut och promemorior, tjänstens basuppgifter: IT-centrets tjänster, tjänstens basuppgifter: Nationalbibliotekets tjänster, tjänstens basuppgifter: Universitetsbibliotekets tjänster, tjänstens basuppgifter: universitetsservicens tjänster
Datasystem: M365: Teams, Kupoli, XWiki, Efecte-tjänstehanteringssystemet, Nationalbibliotekets webbplats, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande
Informationslagret för upprätthållande och utveckling av företagshälsovården, arbetssäkerheten och arbetshälsan innehåller: Informationsmaterial om företagshälsovård, arbetshälsa, arbetarskydd och arbetssäkerhet och försäkringar för personalen.
Informationsmaterial: anteckningar om utlåtanden om lagstadgade hälsoundersökningar, forskningsrelaterade myndighetstillstånd, försäkringar för personalen, informationsmaterial om arbetarskyddets samarbete , informationsmaterial om arbetshälsa , informationsmaterial om arbetssäkerhet , informationsmaterial om företagshälsovården , informationsmaterial om olycksfall och yrkessjukdomar
Datasystem: SAP HR, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Riihi ärendehanteringssystemet, P-diskenheten, Flamma arbetsgrupperna på intranätet, Projektportföljen, Suunta, Kemikalieregistret, Suffeli Learning – Utbildningsadministration och introduktion, FPA:s elektroniska transaktionstjänst, Personec FV, Företagshälsovårdsleverantörens system, Pensionsförsäkrarens system, Flamma Intranätet, Hyllor, skåp eller kassaskåp, Rapo, E-lomake
Informationslagret för utställnings- och museiverksamhet: Uppgifter om utställningsproduktioner och om utställningarnas kringprogram (föreläsningar, guidningar, expertbesök). Uppgifter om publikarbetet i den övriga museiverksamheten: uppgifter om evenemang, lokalbokningar och andra guidningar och workshoppar. Uppgifter om museibutiksverksamheten.
Informationsmaterial: dokument som gäller utställningsproduktioner och utställningselement, marknadsföringsmaterial för museiverksamheten, Naturhistoriska centralmuseet bokningsuppgifter, statistik över museiverksamhet, universitetsmuseets bokningsuppgifter, uppgifter om museernas butiksverksamhet, uppgifter om Naturhistoriska centralmuseet Luomus utställningsansökningar
Datasystem: P-diskenheten, Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande, Naturhistoriska centralmuseets guidningsbokningar, Riihi ärendehanteringssystemet, M365: Outlook
Innehåller kontinuitetshanteringens principer, riktlinjer och planer.
Informationsmaterial: kontinuitets- och beredskapsplaner
Datasystem: Nätverksenhet eller annan digital lagringsplattform eller motsvarande
Universitetet har tre huvuduppgifter: vetenskaplig forskning, forskningsbaserad undervisning och samhällssamverkan.
Verksamheten är uppdelad i elva fakulteter och nio fristående institutioner. Dessutom har Helsingfors universitet riksomfattande specialuppgifter såsom verksamheten vid Konsumentforskningscentralen och Universitetsdjursjukhuset, undervisning i sällsynta språk i Finland, samt svenskspråkig undervisning i samhällsvetenskaper. Av de riksomfattande specialuppgifterna sker bevarandet av det nationella tryckta kulturarvet vid Nationalbiblioteket, som är en av universitetets fristående institutioner. Naturhistoriska centralmuseet är också en av universitetets fristående institutioner som i sin tur svarar för den naturvetenskapliga nationalsamlingen. Dessutom finns det flera olika forskningsenheter och två övningsskolor som fungerar som en del av eller i samarbete med universitetet.
Läs mer om universitetets fakulteter och enheter.
Läs mer om universitetets specialuppgifter.
Vårt informationslager uppstår i samband med dessa uppgifter, och innehållet i handlingarna återspeglar våra fakulteters verksamhet och processer.
Helsingfors universitet är Finlands äldsta universitet. Det grundades i Åbo den 26 mars 1640 vid den tid som drottning Kristina var regent. Vi har tjänat det finländska samhället som del av både Sverige och Ryssand och har fortsatt med det under Finlands självständighet, även om namnet och orten har ändrat under årens lopp. Universitetets historia kan delas in i tre huvudskeden:
Kungliga Akademien i Åbo var ett av fyra svenska universitet under stormaktstiden.
När Finland införlivades med Ryssland år 1809 ändrades univesitetets namn till Kejserliga Akademien i Åbo. Helsingfors universitet flyttades år 1828 till Helsingfors och fick namnet Finlands Kejserliga Alexanders Universitet.
Det tredje skedet i historien började när Finland blev självständigt. Universitetets namn ändrades till Helsingfors universitet år 1919.
Läs mer om Helsingfors universitets historia (på engelska).
Handlingar och information har samlats in i universitetets arkiv och informationssystem under hela dess närmare 400-åriga historia.
Du kan ta del av innehållet i arkiven med hjälp av arkivkataloger i databasen Arkki 1640, där du också kan begära information om katalogiserade handlingar. Du kan själv söka i arkivet efter den information du behöver genom att bläddra i arkivens namnlista. Med sökfunktionen är det möjligt att söka information med fritextsökning, eller genom att använda arkivets namn eller det förvaltningsområde sökningen gäller.
Handlingar överförs från enheterna till universitetets arkiv med ungefär fem till tio års mellanrum. Överföringsfrekvensen påverkas till exempel av utrymmesfrågor och organisatoriska förändringar. En del dokument från åren 2010–2021 finns därför ännu inte arkiverade i de enheter som hanterar dem. Om du inte hittar den information du söker i databasen Arkki 1640 kan du skicka din begäran om information till arkivet och registraturens adress hy-arkki@helsinki.fi eller ringa numret 02941 22390.
Elektronisk dokumenthantering inleddes vid universitetet när Notes-diariet togs i bruk år 1995. Diariet förnyades och dess användning utvidgades år 2003. Avtalen började registreras i avtalsregistret år 2006. Det är möjligt att söka efter avtal i registret efter till exempel ämne eller avtalsparter.
Förvaltningens elektroniska arkiv HASA infördes år 2011. Sedermera har dess uppgifter, inklusive Notes-diariet, överförts till det elektroniska arkivet Silo, som varit i användning sedan år 2017. Det går att bläddra i uppgifterna i Silo som arkivhelheter och enskilda handlingar kan sökas med hjälp av fritextsökning eller den metadata som indexerats för de olika typerna av informationsmaterial.
Registreringen av handlingar i universitetets nuvarande ärendehanteringssystem, Riihi, inleddes i oktober år 2016. I Riihi går det att söka information till exempel utifrån ämne, uppgiftsklass eller datum när informationen initierats. Skicka din förfrågan om offentliga handlingar som registrerats i ärendehanteringssystemet till registraturens adress registratur@helsinki.fi eller ring numret 02941 22222.
Har du frågor? Ta kontakt med arkivet eller registraturen på adressen registratur@helsinki.fi eller per telefon på numret 02941 22222.
Begäran om kontroll av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen: Se anvisningarna här.