Dataskydd

Vi på Helsingfors universitet värdesätter din integritet och rätt till skydd av personuppgifter. Var och en har rätt att veta vilka uppgifter om en som har sparats och hur uppgifterna behandlas. På denna sida samlar vi dataskyddsmeddelanden om hur personuppgifter behandlas vid Helsingfors universitet.

Information om cookies och behandling av personuppgifter på vår webbplats finns på sidan Webbplatser och cookies.

 

Kontaktpersonerna för frågor om behandlingen hittar du i de enskilda dataskyddsmeddelandena. 

 

Helsingfors universitets dataskyddsombud når du på adressen tietosuoja@helsinki.fi.

Studium och studietjänster

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

hakijapalvelut@helsinki.fi

Varför behandlar vi personuppgifter?

Helsingfors universitet behandlar sökandes personuppgifter för att studentantagningen ska kunna genomföras. När du ansöker om studierätt behandlas dina personuppgifter för följande ändamål:

  • för att informera om studier och studentantagning
  • för arrangemang i samband med studentantagningen
  • för vetenskaplig forskning och
  • för marknadskommunikation med anknytning till utbildningsutbudet eller
  • för eventuella begäranden om omprövning och behandling av rättsfall i förvaltningsdomstolen
  • för andra ändamål med anknytning till studentantagningen.

Individuella arrangemang

Vi behandlar de personuppgifter som du meddelar oss för att vi ska kunna genomföra individuella arrangemang i urvalsprovet. Behandlingen av uppgifterna grundar sig på den information som du anger i samband med ansökan om individuella arrangemang och i dess bilaga (till exempel läkarintyg och/eller andra expertutlåtanden). Utifrån ditt samtycke kan dina uppgifter användas även för planering av individuella arrangemang i studierna efter att du tagit emot en studieplats.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning, rättslig förpliktelse samt i vissa fall på samtycke.

Huvudsakliga författningar är

  • universitetslagen 558/2009 och förordningar som utfärdats med stöd av den
  • statsrådets förordning om universitetsexamina 794/2004 med ändringar 
  • lagen om nationella studie- och examensregister 884/2017 (5 kap.)
  • den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och nationella kompletterande författningar
  • lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999
  • förvaltningslagen 434/2003
  • diskrimineringslagen 1325/2014
  • lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården 559/1994.

Vilka uppgifter behandlas?

Helsingfors universitet behandlar följande personuppgifter:

  • identifikationsuppgifter (namn, personbeteckning, födelsetid, ansökan/sökandenummer)
  • bakgrundsuppgifter (nationalitet, kön, modersmål)
  • kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress)
  • ansökningsönskemål
  • information om ansökan till utbildningen
  • uppgifter i enlighet med antagningsgrunderna och grunderna för att beviljas studierätt
  • uppgifter om den sökandes utbildning, examen och arbetserfarenhet
  • uppgifter om den sökandes hälsa som inverkar på studentantagningen (ja/nej-uppgifter), i antagningarna till specialistläkarutbildningarna också antalet sjukdagar (om det påverkar beräkningen av arbetserfarenhet)
  • svaren i urvalsprovet
  • eventuella motivationsbrev eller test eller videointervjuer som bandas som ingår i antagningen
  • uppgifter om resultat i antagningen (resultat i urvalsprovet och andra uppgifter med anknytning till antagningen, till exempel antagningspoäng)
  • uppgifter om mottagande av studieplats
  • den sökandes samtycke till eller förbud mot att publicera antagningsresultat
  • eventuella andra uppgifter med anknytning till studentantagningen.

Individuella arrangemang

Om du ansöker om individuella arrangemang behandlar vi förutom de uppgifter som redan nämnts följande personuppgifter som du angett i ansökan och i dess bilagor:

  • uppgifter om den sökande,
  • beskrivning av och motiveringar för det arrangemang som behövs
  • annat relevant.

Bilagorna kan därtill exempelvis bestå av en kopia av ett läkarintyg. Ansökningar och beslut om individuella arrangemang är sekretessbelagda och enbart ett begränsat antal personer inom personalen vid universitetet behandlar dem.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

 

Uppgifter om de sökande insamlas från följande informationskällor:

  • den sökande
  • Studieinfo, studieregistret (SURE), studieinformationstjänsten VIRTA och befolkningsdatasystemet.
  • internationella ansöknings- och examenssystem eller tjänster som förmedlar dokument om utbildningsbakgrund
  • nationella och internationella arrangörer för språkprov
  • inhemska och utländska högskolor
  • nätbetalnings- och anmälningstjänster
  • personer som bedömer ansökningarna och urvalsproven vid universitetet
  • centralregistret över yrkesutbildade personer inom socialvården och hälso- och sjukvården JulkiTerhikki

Uppgifterna kan ha inhämtats och härletts i samband med att den sökande har använt it-tjänster och apparatur som erbjuds av universitetet. De kan också vara insamlade inom ramen för de kontroll- och övervakningstjänster som används vid universitetet (till exempel kameraövervakning).

Lagringstider

Lagringstiderna baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.

Uppgifter som förvaras permanent är:

  • antagna sökande: studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen
  • antagna sökande: uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen samt uppgifter om mottagande av en studieplats
  • beslut om begäranden om omprövning i samband med en studentantagning.

Därtill är det möjligt att genom Riksarkivets beslut lagra också andra personuppgifter om en sökande permanent.

Lagringstider för andra uppgifter än personuppgifter som lagras permanent: 

  • svar i urvalsprovet 6 mån.
  • tabeller över poäng minst 1 år
  • avslagna ansökningar 2 år
  • godkända ansökningar 10 år
  • listor över de sökande 10 år
  • begäranden om omprövning i samband med studentantagning 10 år.

Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?

Personuppgifter utlämnas till följande mottagare:

  • högskolornas register inom nationella och internationella gemensamma program
  • Undervisnings- och kulturministeriets KOTA-databas
  • Utbildningsstyrelsens internationaliseringstjänster
  • Folkpensionsanstalten
  • tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira) genom högskolornas nationella datalager
  • Arbetskraftsmyndigheten
  • Migrationsmyndighetens utlänningsregister
  • Utbildningsstyrelsens Studieinfo
  • TE-byrån (förfrågningar).

Dessutom kan Helsingfors universitet lämna ut de sökandes personuppgifter

  • för vetenskaplig forskning av allmänt intresse 
  • för uppfyllande av förpliktelser i enlighet med offentlighetslagen (621/1999) eller annan lagstiftning
  • när utbildningsbakgrund och/eller språkkunskaper intygas för arrangörer av språkprov eller när dokument över utbildningsbakgrund beviljas för motsvarande organisationer
  • när kontaktuppgifter utanför universitetet lämnas ut för marknadskommunikation och andra särskilda ändamål med den sökandes samtycke

Information med anknytning till individuella arrangemang behandlas på universitetet enbart av personer som genomför de individuella arrangemangen.  Vi lämnar inte ut ansökningsuppgifter utanför Helsingfors universitet. Om det är fråga om urvalsprovssamarbete med andra universitet kan vi vid behov informera de andra universiteten som deltar i samarbetet om beviljade individuella arrangemang.

 

Utlämnas uppgifter utanför EU?

Personuppgifter kan överföras utanför EU till exempel vid säkerställande av riktigheten av examensbevis som beviljats den sökande utanför EU.

Universitetet iakttar särskild försiktighet om personuppgifter överförs utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) till länder som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Personuppgifter överförs utanför EU och ESS-området enbart vid behov och det görs i enlighet med dataskyddsförordningens krav genom att till exempel tillämpa standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen.

 

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

 registrar@helsinki.fi

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • studentantagning
  • undervisning och studierelaterade beslut
  • studierådgivning och -ledning
  • kursanmälningar
  • inlämnande, bedömning och registrering av studieprestationer
  • övervakning och hantering av eventuella studieavgifter
  • examensbevis

Universitetet kan dessutom behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • utveckling av undervisningen (bl.a. med hjälp av respons som samlas in hos studenterna)
  • vetenskaplig forskning
  • statistikföring och rapportering
  • marknadsföringskommunikation i anknytning till studierna
  • möjliggörande av säkerheten för studenter och andra medlemmar i universitetssamfundet och av den fysiska tryggheten och informationssäkerheten i studiemiljön
  • andra särskilda ändamål.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och organisationer verksamma inom universitetssamfundet. För vissa särskilda ändamål baserar den sig på studentens samtycke.

Universitetets rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter baserar sig på

  • utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning
  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
  • samt i vissa fall på avtal eller samtycke

Universitetet har i princip rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla känsliga uppgifter

  • när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse
  • samt i vissa fall när den registrerade uttryckligen har lämnat sitt samtycke

Huvudsakliga författningar och bestämmelser

Universitetslagen (558/2009 )

Statsrådets förordning om universitetsexamina (794/2004 )

Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)

Den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och de nationella författningar som kompletterar den

Personuppgiftslagen och den dataskyddslag (XXX/2018) som ersätter personuppgiftslagen

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)

Instruktionen för Helsingfors universitet

Examens- och rättssäkerhetsinstruktionen för Helsingfors universitet

Universitetets och rektorns olika beslut om undervisning och studier vid Helsingfors universitet

Permanenta föreskrifter för Helsingfors universitets fakulteter

Vilka uppgifter behandlar vi?

Helsingfors universitet behandlar personuppgifter på basis av vilka du kan identifieras direkt eller indirekt. Personbeteckning och studentnummer är exempel på uppgifter som kan användas för att identifiera dig direkt. Vi behandlar också dina namn- och kontaktuppgifter.  Dessutom behandlar universitetet sådana andra uppgifter om dina studier som kan kombineras på ett sätt som innebär att utomstående kan identifiera dig.

I samband med studier och studieprestationer behandlas oftast uppgifter om studentens namn och studentnummer, kontaktuppgifter samt uppgifter om innehållet i examina och studier.

Exempel på uppgifter som Helsingfors universitet behandlar:

  • personer som söker till universitetet (sökande), deras basuppgifter och ansökningsuppgifter
  • studenternas basuppgifter (bl.a. studentnummer, personbeteckning, namn och kontaktuppgifter)
  • uppgifter om studenternas studierätt
  • studenternas terminsanmälningar
  • uppgifter om studenternas studieprestationer, arbetspraktik och examensarbeten
  • uppgifter om lärarna och uppgifter om deras undervisning
  • studenternas anmälningar till undervisningen
  • uppgifter om respons från studenterna
  • uppgifter om studenternas karriär- och sysselsättningsservice och relaterade enkätuppgifter
  • medlemskap i Studentkåren och dess specialföreningar
  • uppgifter om stipendier
  • uppgifter om internationellt studentutbyte

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

En del av de personuppgifter som behövs härrör från dig själv, och då svarar du för att de är korrekta. Studierätten är personlig, och därför måste dina personuppgifter vara korrekta. 

Vissa uppgifter har samlats in hos andra än hos dig själv. Exempel på sådana uppgifter:

  • uppgifter om mottagande av studieplats, vilka fås från det riksomfattande antagningsregister som Utbildningsstyrelsen förvaltar (L 884/2017) och från de handlingar som studenten har lämnat in
  • namn- och kontaktuppgifter som kontrollerats hos Befolkningsregistercentralen.

Lagringstiderna

Den period under vilken personuppgifter lagrade i Helsingfors universitets system samt manuellt material bevaras baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.

Med stöd av lagstiftning som gäller universiteten (L 884/2017, 25 och 27 §) bevarar Helsingfors universitet följande undervisningsrelaterade personuppgifter permanent:

  • studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen
  • uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem
  • uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning.

Information om tiderna för bevarande av övriga uppgifter hittar du i Helsingfors universitets arkivbildningsplan https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833. Tiderna grundar sig på arkivlagen (831/1994) och annan lagstiftning.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Vid Helsingfors universitet behandlas uppgifterna endast av anställda vid universitetet eller på uppdrag av universitetet och för universitetets räkning av personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter. Tillträde till informationssystemen har begränsats genom behörigheter. Personuppgifter behandlas i huvudsak av Undervisnings- och studentservicens personal och av undervisningspersonal. Dessutom kan personuppgifter behandlas vid IT-centret och enheterna Personaltjänster, Ekonomitjänster samt Kommunikation och samhällsrelationer.

Helsingfors universitet kan också anlita utomstående för att behandla personuppgifter, exempelvis företag som tillhandahåller systemtjänster och som behandlar personuppgifter för universitetets räkning på basis av uppdragsavtal.

Helsingfors universitet lämnar ut behövliga personuppgifter om studerande till de mottagare som nämns i det följande:

  • Studenternas hälsovårdsstiftelse
  • undervisnings- och kulturministeriet
  • Utbildningsstyrelsens internationaliseringstjänster
  • antagningsregistret
  • Utbildningsstyrelsens tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter
  • Folkpensionsanstalten
  • Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira)
  • Statistikcentralen
  • arbetskraftsmyndigheterna
  • Utbildningsfonden
  • migrationsmyndigheterna
  • Studentkåren vid Helsingfors universitet
  • Helsingfors universitets studentnationer
  • uppföljningsenkäter som genomförs på uppdrag av Aarresaari – nätverket för universitetens arbetslivs- och karriärtjänster.

Dessutom kan Helsingfors universitet lämna ut studenternas personuppgifter som följer:

  • för vetenskaplig forskning
  • för uppfyllande av förpliktelser enligt offentlighetslagen (621/1999) eller enligt annan lagstiftning
  • till andra finländska högskolor för behandling av ärenden som gäller studierätt och för överföring av uppgifter om studieprestationer bl.a. i samband med undervisningssamarbete
  • till utländska högskolor även i länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för genomförande av utbytesstudier och utbildning för dubbel eller gemensam examen eller för överföring av uppgifter om studieprestationer
  • med studentens samtycke kontaktuppgifter till instanser utanför universitet för avgränsade ändamål som stöder studierna och för andra särskilda ändamål.

Studieförvaltningssystemet Sisu och mobilitetssystemet Mobility Online utgör de primära källorna till de uppgifter som lämnas ut. Studentuppgifter som ska bevaras permanent och studentmobilitetens mobilitetsperioder överförs till högskolornas riksomfattande datalager Virta.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Enligt universitetets dataskyddspolicy gäller det att vara särskilt omsorgsfull när personuppgifter överförs till sådana länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.

När personuppgifter överförs till länder utanför EU och EES-området ska kraven i dataskyddsförordningen uppfyllas

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

specialneeds@helsinki.fi

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna ge en rekommendation om individuella arrangemang och/eller genomföra individuella arrangemang som hänför sig till undervisning eller tentamina. Behandlingen av uppgifter grundar sig på de uppgifter som du gett universitetet (exempelvis läkarintyg och/eller övriga expertutlåtanden).

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på en uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning, rättslig förpliktelse samt i vissa fall på samtycke.

Huvudsakliga författningar är

  • universitetslagen 558/2009 och förordningar som utfärdats med stöd av den
  • diskrimineringslagen 1325/2014

Vilka uppgifter behandlas?

förnamn, efternamn, personbeteckning, kön, fakultet, utbildningsprogram, året de nuvarande studierna inleddes, studentnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, uppgifter som studenten eventuellt lämnat i samband med tidsbeställningen, uppgift om läsårsanmälan

Dessutom behandlar vi

  • beskrivningen av och motiveringarna för det arrangemang som behövs
  • de bilagor som du lämnat och som kan innehålla exempelvis en kopia av ett läkarintyg, samt dess förvaringsställe
  • rekommendationer från expertgruppen och kontaktpersonerna i tillgänglighetsfrågor samt rekommendationernas giltighetstid och förvaringsplats.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

  • den sökande
  • studieförvaltningssystemet Sisu
  • Efecte (ärendehanteringssystemet för kunder)

Lagringstider

Lagringstiderna baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.

  • Expertutlåtanden och rekommendationer som beviljats en student lagras högst så länge studierna pågår, dock så att uppgifterna raderas halvårsvis. Uppgifterna lagras i ett pappersarkiv.
  • E-postmeddelanden som kommer till Efecte sparas i systemet i två år efter att ärendet har behandlats.

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Uppgifterna om individuella arrangemang är sekretessbelagda och behandlas vid universitetet endast av personer som behöver uppgifterna för att planera och/eller genomföra individuella arrangemang.

Med studentens samtycke får uppgifter lämnas ut till en myndighet med en lagstadgad rätt till information. Informationen får lämnas ut på myndighetens skriftliga begäran varav det framgår på vilken lag rätten till information grundar sig. Uppgifter får lämnas ut utan studentens samtycke, om det i lag föreskrivs särskilt om utlämnande av uppgifterna eller om rätten att få uppgifterna. Statistiska uppgifter där individer inte kan identifieras får lämnas vidare och användas till exempel i rapporter och presentationer om de individuella arrangemangens omfattning och art.

Överförs uppgifter utanför EU?

Uppgifter om studenter som beviljats individuella arrangemang överförs inte utanför EU eller EES.

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter:

digitutkielmat@helsinki.fi.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Helsingfors universitet behandlar personuppgifter om studenter och personer som deltar i bedömningen av examensarbeten i samband med inlämningen, bedömningen, lagringen och publiceringen av avhandlingar för lägre och högre högskoleexamen (kandidatavhandlingar, magisteravhandlingar, veterinärmedicine licentiatavhandlingar, avhandlingar som hör till fördjupade studier inom medicin och odontologi). 

Under bedömnings- och publiceringsprocessen behandlas personuppgifter i samband med

  • inlämningen av avhandlingen
  • bedömningen av avhandlingen och tillhörande administration
  • lagringen av avhandlingen och dess sammandrag
  • överföringen av avhandlingens metadata och filer till det öppna publikationsarkivet Helda
  • publiceringen av avhandlingens sammanfattning i Helsingfors universitets öppna publikationsarkiv Helda, där de är öppet tillgängliga
  • publiceringen av avhandlingen i Helsingfors universitets öppna publikationsarkiv Helda (med studentens samtyckte/på basis av publikationsavtalet).

Vilka uppgifter behandlas?

  • Författarens för- och efternamn, användarnamn, e-postadress, Sisu-id, studentnummer, telefonnummer, utbildningsprogram, studieinriktning och fakultet.
  • Avhandlingens titel, avhandlingen i fulltext, sammandrag och andra bibliografiska uppgifter.
  • Bedömningen av avhandlingen.
  • Avtalet som ingåtts om publicering av avhandlingen.
  • För- och efternamn samt e-postadress (information som studenten gett) till handledaren för avhandlingen.
  • För- och efternamn, Sisu-id, e-postadress, användarnamn och telefonnummer till granskaren för avhandlingen. 
  • För- och efternamn, Sisu-id, e-postadress, användarnamn och telefonnummer till handläggarna inom studieförvaltningen som administrerar systemet. 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på universitetets lagstadgade uppgifter och uppgifter av allmänt intresse (Universitetslagen 2 §). 

När det gäller publicering av avhandlingar i fulltext grundar sig behandlingen på ett avtal som ingås mellan universitetet och studenten i tjänsten E-thesis.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, det vill säga vilket ursprung har uppgifterna?

När användare loggar in i systemet hämtas användarens för- och efternamn, studentnummer, Sisu-id, telefonnummer och primära e-postadress från studieförvaltningssystemet Sisu. 

Användarnamn, för- och efternamn, fullständigt namn, e-postadress, Sisu-id, roll, fakultet och studentnummer fås från det centraliserade inloggningssystemet (Shibboleth).

Andra uppgifter som lagras i E-thesis eller som behandlas i systemet i övrigt erhålls av de registrerade själva, det vill säga

  • studenter som lämnar in sin avhandling i systemet
  • lärare som är granskare för avhandlingar
  • handläggare inom studieförvaltningen som administrerar arbetsförloppet för bedömningen.

Lagringstider

Avhandlingar, bedömningen av dem och tillhörande personuppgifter lagras varaktigt i enlighet med universitetets arkivbildningsplan. 

Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?

De uppgifter och handlingar som hänför sig till avhandlingar och bedömningen av dem är i regel sådana offentliga myndighetshandlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), det vill säga offentlighetslagen, och som på begäran lämnas ut till påseende. Metadata (inkl. sammandrag) om alla avhandlingar överförs till Helsingfors universitets öppna publikationsarkiv som är tillgängligt för alla.

Offentlighetslagen tillämpas också på avhandlingar som lämnats in och lagrats i systemet och vars publicering Helsingfors universitet har ingått avtal om med studenten och i fråga om vilka det i avtalet om publicering har inkluderats ett så kallat villkor om fördröjd publicering, det vill säga embargo.

En avhandling som lämnats in och godkänts i E-thesis skickas tillsammans med dess metadata och sammandrag till Helsingfors universitets bibliotek, som lagrar uppgifterna om avhandlingen i bibliotekssystemet. Biblioteket gör de bibliografiska uppgifterna offentligt tillgängliga. Avhandlingar vars tillgänglighet är begränsad (utan tillstånd till öppen publicering) kan läsas i publikationsarkivet Helda på vissa kunddatorer på biblioteket. Om författaren till en avhandling har ingått ett avtal med universitetet om publicering av sin avhandling, är avhandlingen öppet tillgänglig i det öppna publikationsarkivet.

Utlämnas eller överförs uppgifter utanför EU?

Personuppgifter som lagras i E-thesis lämnas inte ut utanför EU, men uppgifterna om avhandlingar publiceras på den öppna webben i Helsingfors universitets öppna publikationsarkiv (Helda), och det är möjligt att metadata skördas och körs in i andra tjänster som innehåller publikationsuppgifter.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

opintopsykologi@helsinki.fi 

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Personuppgifterna i kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer behandlas för att sköta studiepsykologernas kundrelationer.

Som yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården är psykologerna skyldiga att följa dessa lagar i individinriktat psykologarbete: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Dessutom används uppgifter om kontakter och anonyma statistiska uppgifter som lagras i registret för att kvalitetskontrollera och utveckla studiepsykologverksamheten. Uppgifter om gruppmöten som sker utanför studiepsykologernas individinriktade arbete registreras med studenternas samtycke.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Uppgifter som samlas från studenten är förnamn, efternamn, personbeteckning, kön, fakultet, utbildningsprogram, de nuvarande studiernas startår, studentnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, de uppgifter som studenten lämnat i samband med tidsbokningen, de bokade tiderna hos studiepsykologen och avbokningar av dessa, studiepsykologens registreringar av handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sammanfattning, rekommendation, utlåtande. IP-adressen för den enhet som studenten använder samlas också in när bokningen görs.

Behandling och skydd av känsliga personuppgifter

För individuell handledningar är grunden för behandling av personuppgifter en rättslig förpliktelse. Denna praxis bygger på att psykologer är yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och följer dessa lagar i sitt arbete som psykologer: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar.

Anteckningar om gruppmöten utanför studiepsykologens individuella arbete baseras på studentens samtycke.

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Av den registrerade själv, och vidare psykologens anteckningar om handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sosåm sammanfattning, rekommendation och utlåtande.

Lagringstiderna

Uppgifter som uppstår vid individuell handledning lagras i enlighet med lagar om patientuppgifter. Uppgifterna om tidsbokning som samlas in raderas varje läsår utanför IP-addressen som behålls tills vidare. De tidsbokningsuppgifter för individuell handledning (Vihta tjänste av Netorek Ab) som är väsentliga med tanke på studiepsykologens handledning överförs till tidbokningssystemet  Diarium av Nordhalth Finland Ab, det kan till exempel vara studentens personuppgifter och andra förhandsuppgifter som hen angett.

Grupphandledningsrelaterade uppgifter som inte betraktas som patientuppgifter lagras i fyra år. Vad gäller grupper raderas de uppgifter som inkommit via tidsbokningssystemet, och de väsentliga uppgifterna sparas i studiepsykologernas elektroniska arkiv.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Kunden kan begära att få sina uppgifter utlämnade till sig själv. Med kundens samtycke får uppgifter även lämnas ut till en myndighet med en lagstadgad rätt till information på myndighetens skriftliga begäran varav det framgår på vilken lag rätten till information grundar sig. Utan kundens samtycke får uppgifter lämnas ut, om lämnande av uppgifter eller rätten till information finns särskilt föreskrivet i lagen.

Statistiska uppgifter där individer inte kan identifieras får lämnas vidare och användas till exempel i rapporter och presentationer om studiepsykologverksamhetens karaktär och omfattning. Dessutom får uppgifter om de kunder som lämnat ett skriftligt forskningstillstånd användas i avidentifierad form för vetenskapliga forskningsstudier och publikationer.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU? 

Uppgifterna från kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer överförs inte utanför EU eller EES. Connect-systemet som används för fjärrmöten använder amerikanska Twilio-systemet. Detta system lagrar inte någon information som identifierar studenten.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

tietosuoja@hy-norssit.fi  

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Övningsskolorna vid Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för följande ändamål:  

GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING  

  • För att ordna undervisning  
  • För elevantagning  
  • För att ordna klubbverksamhet  
  • För att ordna skolhälsovård 
  • För att ordna skolmåltiderna  
  • För att ordna elevvård (bl.a. skolkurator- och skolpsykologtjänster)  
  • För att ordna handledd lärarpraktik  
  • För att tillhandahålla lärmiljöer och andra digitala tjänster  

GYMNASIEUTBILDNING  

  • För att ordna undervisning  
  • För studentantagning  
  • För att ordna klubbverksamhet  
  • För att ordna studerandehälsovård  
  • För att ordna skolmåltiderna  
  • För att ordna studerandevård (bl.a. skolkurator- och skolpsykologtjänster)  
  • För att ordna studentskrivningarna  
  • För att ordna handledd lärarpraktik  
  • För att tillhandahålla lärmiljöer och andra digitala tjänster  

Vi lagrar uppgifter om elevernas och studenternas skolgång, undervisningsarrangemang och inlärningsresultat. Helsingfors universitets övningsskolor utgör en del av universitetet, och hos oss bedrivs även forskning, där deltagandet kräver ett tillstånd från vårdnadshavaren/studenten.  

Vilka uppgifter behandlar vi? 

GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING  

  • Elevens grund- och kontaktuppgifter (bl.a. personbeteckning, namn, kontaktuppgifter, specialkost, hälsouppgifter som rör undervisningsarrangemangen, Wilma-användarnamn)  
  • Elevens vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, vårdnadsuppgifter, Wilma-användarnamn  
  • Beslut som gäller eleven (bl.a. skolskjuts, specialundervisning, tillståndsansökningar och tillståndsbeslut)  
  • Uppgifter om skolgången (bl.a. skola, klass, årskurs)  
  • Uppgifter om elevens roll (bl.a. undervisningsform, F2-undervisning, språkprogram, livsåskådningsämne)  
  • Pedagogiska dokument gällande stöd till eleven (allmänt stöd, särskilt stöd, intensifierat stöd)  
  • Uppgifter om invandring (bl.a. datum för inresa till Finland)  
  • Uppgifter om betyg och utvärderingssamtal samt ämnes- och kursbedömningar  
  • Elevens lektionsanteckningar (bl.a. frånvaro)  

  

GYMNASIEUTBILDNING  

  • Studentens grund- och kontaktuppgifter (bl.a. personbeteckning, namn, kontaktuppgifter, specialkost, hälsouppgifter som rör utbildningsarrangemangen, Wilma-användarnamn)  
  • Studentens vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, vårdnadsuppgifter, Wilma-användarnamn  
  • Beslut som gäller studenten  
  • Uppgifter om studierna (bl.a. skola, grupp, årskurs)  
  • Uppgifter om studentens roll (bl.a. undervisningsform, språkprogram, livsåskådningsämne)  
  • Pedagogiska dokument gällande stöd till studenten  
  • Uppgifter om betyg och ämnes-/kurs-/studieavsnittsbedömningar  
  • Studentens lektionsanteckningar (bl.a. frånvaro)  

  

Som uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas  

  • religiös eller filosofisk övertygelse  
  • uppgifter om hälsa (bl.a. allergier).  

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter? 

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige. Övningsskolorna utgör en del av Helsingfors universitet, och personuppgifter kan också komma att behandlas för vetenskaplig forskning av allmänt intresse. Studenterna eller deras vårdnadshavare bes om samtycke för att delta i undersökningar.  

Lagstiftning om övningsskolornas verksamhet: 

Avseende grundläggande utbildning:  

  • Lagen om grundläggande utbildning (628/1998)   
  • Förordningen om grundläggande utbildning (852/1998)   
  • Grundskolelagen (467/1983) 
  • Statsrådets förordning om riksomfattande mål för utbildningen enligt lagen om grundläggande utbildning och om timfördelning i den grundläggande utbildningen (1435/2001)   
  • Lagen om elev- och studerandevård (1287/2013) 
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) 

Avseende gymnasieutbildning:  

  • Statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014) 
  • Gymnasielagen (629/1998)   
  • Gymnasieförordningen (810/1998)   
  • Statsrådets förordning om allmänna riksomfattande mål för gymnasieutbildningen och om timfördelningen i gymnasieundervisningen (955/2002)   
  • Lagen om studentexamen (502/2019) 
  • Statsrådets förordning om studentexamen (915/2005)   
  • Lagen om elev- och studerandevård (1287/2013) 
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) 

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Personuppgifter samlas in från eleverna och studenterna själva eller deras vårdnadshavare. Andra centrala informationskällor är  

  • Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (tidigare Befolkningsregistercentralen)  
  • informationsresursen Koski  
  • Studieinfo  
  • Studentexamensnämnden  
  • elevernas och studenternas tidigare läroanstalter.  

Lagringstiderna 

Vi följer Helsingfors universitets arkivbildningsplan. Exempel på de uppgifter som lagras och lagringstiderna:  

  • Avgångsbetyg och skiljebetyg lagras permanent.  
  • Material relaterat till elevens självbedömning och portfolio lagras under läropliktstiden.  
  • Listor avseende elevernas skola och klasser och motsvarande register lagras i 50 år.  

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Regelmässigt utlämnande av uppgifter sker till  

  • informationsresursen Koski (Den nationella centraliserade integrationstjänsten för studierätter och studieprestationer), där studieprestationer och studierätter samlas in  
  • Studentexamensnämnden när det gäller uppgifter om studentskrivningarna (bl.a. anmälningsuppgifter)  
  • Helsingfors stad för ordnande av skolhälsovården  
  • Statistikcentralen, Nationella centret för utbildningsutvärdering (KARVI), Folkpensionsanstalten (FPA), Utbildningsstyrelsen eller andra myndigheter när elevens eller studentens uppgifter behövs för att genomföra, följa upp och statistikföra studierna  
  • andra utbildningsarrangörer i samband med byte av läroanstalt.  

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Vi varken överför eller lämnar ut personuppgifter utanför EU. 

Forsking och forskingstjänster

Helsingfors universitet har till uppgift att främja den fria forskningen och samverka med det övriga samhället. I syfte att sköta denna uppgift behandlar universitetet sådana forskares och experters personuppgifter som är aktiva i universitetssamfundet.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

Du kan kontakta den enhet som betjänade di angående data behandling relaterad till tjänsterna.

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • Vi ingår avtal med dig om att du är verksam i universitetssamfundet. Detta avtal kan vara ett avtal om att ingå anställningsförhållande eller ett gästforskar-, docent- eller professorsavtal. Ditt avtal binder dig till någon av universitetets enheter. Genom avtalet får du tillgång till ett användarnamn vid universitetet och dina personuppgifter överlämnas till informationssystem som stöder universitetets verksamhet.
  • Om du ansöker om konkurrensutsatt forskningsfinansiering kontrollerar vi att du är behörig att ansöka, vi hjälper dig att skriva ansökan och vi uppdaterar uppgifterna om dina viktigaste finansieringsalternativ. När du får finansieringsbeslut behandlar vi och följer upp de avtal i avtalsregistret som berör din verksamhet, samt din finansiering och hur den används i ekonomiförvaltningssystemet.
  • Vi skickar dig meddelanden om universitetets evenemang, verksamhetssätt och tjänster.
  • När du söker litteratur till stöd för ditt arbete kan du reservera material i bibliotekssystemet eller beställa material med en e-blankett. Du kan publicera material i universitetets öppna publiceringskanaler. I så fall administrerar vi dina personuppgifter både som användare av publiceringskanalen och som författare till materialet.
  • Vi administrerar ett register över uppgifter i anknytning till forskning och samverkan med samhället. Huvudparten av uppgifterna i registret har du själv lämnat, men vi kan söka publikationer i externa källor för din del. En del av denna rapportering är frivillig och en del är av undervisnings- och kulturministeriet fastställd obligatorisk datainsamling.
  • Dina uppgifter gällande forskning och samverkan med samhället är till stöd för vetenskapskommunikationen öppet tillgängliga via forskningsportalen och universitetets webbplats. Du kan skapa en egen webbplats för din gemenskap.
  • När vi utvärderar och utvecklar universitetets verksamhet kan vi använda uppgifterna om din verksamhet som material. Ofta granskas materialet endast på enhetsnivå.

Med hjälp av forskningsdata kommunicerar universitetet sin forskningsverksamhet i enlighet med god vetenskaplig praxis och förser undervisningsministeriet med forskningsrelaterad information som föreskrivs av det.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi bearbetar din information som beskriver dina aktiviteter som universitetsforskare eller expert, forskningsresurser och -utgångar och samhällsinteraktioner. Direkt identifierbar information inkluderar personliga identifierare i universitetets informationssystem och internationella forskaridentifierare. Vi behandlar också ditt namn, enhet, disciplin (ämne) och kontaktinformation.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet, behandlingen är nödvändig för att utföra enn uppgift av allmänt intresse: universitetets uppgift är att främja fri forsking oc vetenskaplig och konstnärlig kultur.  För vissa särskilda ändamål baserar den sig på ditt samtycke.

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

En del av de personuppgifter som behövs har du själv lämnat.

Vissa uppgifter har samlats in av andra än av dig själv. Sådana uppgifter är bland annat en del av uppgifterna om publikationer och samhällssamverkan.

Lagringstiderna

Vi följer Helsingfors universitets arkivbildningsplan. Vi behåller information om våra forskare permanent för arkivändamål. Lagringsperioder berskrivs mer i detalj i andra dataskyddsmeddekanden (t.ex. personaladministration).

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Information om forskningsverksamhet är offentlig, exklusive t.ex. konfidentiella forskningsplaner eller information som avtalats separat med finansieraren.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Normalt förvarar vi alla uppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Överföringen av personuppgifter utanför EU och EES sker i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen, dvs med hjälp av exempelvis modellavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen eller ber om ditt samtycke. Detta kan till exempel vara fallet när du skickar in din ansökan om forskningsfinansiering till en finansierare utanför EES.

Kommunikation och samhällsrelationer

Vid frågor angående behandlingen av personuppgifter

kan du kontakta helsinkiunievents@helsinki.fi. Om du vill använda dina rättigheter, skicka en skriftlig begäran till evenemangets kontaktperson.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi samlar in de personuppgifter som behövs för att ordna evenemanget och för att informera om evenemanget. Vi samlar endast in personuppgifter som är ändamålsenliga.

Personuppgifterna används endast i de syften som bestämts på förhand, och de är:

  • För att arrangera evenemanget och för att tillmötesgå specialbehov
  • För att informera om evenemanget
  • För att fakturera för evenemanget
  • För att samla in respons om evenemanget
  • För att marknadsföra liknande evenemang

Hurudana uppgifter behandlar vi?

Uppgifterna samlas in personligen i samband med anmälan till evenemanget. Dessa uppgifter är namn, allmänna kontaktuppgifter samt information om deltagande i evenemanget. Vilka uppgifter som samlas in kan variera beroende på evenemang, men endast nödvändiga och ändamålsenliga uppgifter samlas in.  Uppgifterna samlas in i samband med anmälan till evenemanget på evenemangsspecifika blanketter. Även uppgifter som uppgetts via e-post, per telefon eller på plats kan lagras, ifall de behövs för arrangemanget.

Dessutom lagras uppgifter om personens betalningar och betalningssätt ifall evenemanget är avgiftsbelagt.

Lagenliga informationskällor är uppgifter som deltagaren uppgett, kundinformationssystem, faktureringsdatabaser och offentliga källor.

Fotografering vid evenemang

Det är tillåtet att fotografera och/eller filma vid Helsingfors universitets evenemang. Fotografier/filmer kan publiceras på Helsingfors universitets webbsidor, sociala medier eller i andra publikationer om universitet. Materialet används inte i kommersiellt syfte.

På vilka lagenliga grunder sker behandlingen?

Personuppgifterna behandlas för att tillgodose den personuppgiftsansvariges berättigade intressen utifrån anmälan till evenemanget.

Lagringstider

Evenemangspecifika uppgifter raderas när de inte längre behövs för evenemangets genomförande eller efterföljande åtgärder. Kontaktuppgifterna kan användas för information om kommande evenemang inom samma område efter att evenemanget avslutats, varefter de insamlade uppgifterna lagras, vid behov anonymiserade, i statistikföringssyfte. Bokföringsmaterial lagras i enlighet med bokföringslagen.

Till vem överlämnar vi uppgifter?

Vi kan delvis outsourca behandlingen av personuppgifter till en tredje part, så som en evenemangsarrangör, och då garanterar vi med våra avtalsarrangemang att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddslagstiftningen och på ett i övrigt korrekt sätt. Tredje part kan vara till exempel en aktör som ansvarar för evenemangets lokaler, säkerhet eller traktering.

Överförs uppgifter till länder utanför EU?

Åersonuppgifter överförs inte utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

alumni@helsinki.fi  

 

För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

Behandlingen av uppgifter om våra utexaminerade studenter, utbytesstuderande samt tidigare och nuvarande arbetstagare (alumner) härrör sig till universitetets uppgift enligt universitetslagen: samverkan med samhället.

Vi behandlar våra alumners personuppgifter för följande ändamål:

  • rekrytering av alumner
  • administrering av alumnernas uppgifter i syfte att möjliggöra annan verksamhet
  • skötsel av alumnrelationer, kundtjänst och förbättring av denna
  • produktion av alumnevenemang och tillställningar
  • kommunikation (såsom meddelanden om evenemang, alumnbrev)
  • hågkomst och belöning av frivilligarbetare
  • planering av alumnverksamheten, det vill säga utveckling av kundorienterad verksamhet, till exempel att förstå alumnernas behov, förbättra verksamhetens kvalitet och utveckla nya tjänster.

 

Vilka uppgifter behandlas?

  • Alumnstatus, namn och kontaktuppgifter
  • Kontaktspråk
  • Studentnummer och studieuppgifter
  • Arbetshistoria och nuvarande arbetsplats (om du själv har uppgett informationen)
  • Kommunikation med alumnerna
  • Frivilligarbete till förmån för universitetet (t.ex. arbete som mentor eller talare vid ett evenemang) samt en uppskattning av antalet timmar frivilligarbete
  • Deltagande i evenemang som riktar sig till Helsingfors universitets alumner
  • Eventuell respons eller svar på kundnöjdhetsenkäter
  • Intressen i fråga om alumnverksamheten som alumnerna själv uppgett

 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna uppfylla de uppgifter av allmänt intresse som nämns i universitetslagen (2 § i universitetslagen, artikel 6 punkt 1 e i dataskyddsförordningen). Medlemmarna ansluter sig frivilligt till alumngemenskapen.

 

Från vilka källor samlas personuppgifter in, vilket ursprung har uppgifterna?

För dem som gett sitt samtycke överförs uppgifter från studeranderegistret till alumngemenskapen. Även alumnerna själva fungerar som källor till personuppgifter. (Adress)uppgifter kan kontrolleras i offentliga källor.

 

Hur lång är lagringstiden?

Vi lagrar uppgifter om personer som anslutit sig till alumngemenskapen tills vidare, det innebär att vi raderar uppgifter på begäran eller när vi har fått information om att en person gått bort.

 

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Vi lämnar inte ut uppgifter till aktörer utanför Helsingfors universitet, med undantag av eventuella samarbetspartner i produktionen av evenemang eller kommunikationskampanjer.

Vi använder följande tjänsteleverantörer för att behandla uppgifterna:

  • Lyyti (anmälningar till evenemang)
  • Salesforce (administration av alumndata)
  • Fluido (konsultering gällande Salesforce)
  • Mailchimp (distribution av nyhetsbrev)

Lämnas uppgifter ut utanför EU? 

Vi använder tjänsten Mailchimp för att skicka nyhetsbrev. Tjänsteleverantören är belägen i USA och uppgifterna behandlas även i USA. Mailchimp har förbundit sig till att följa de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen. Du kan läsa mer på Mailchimps webbplats (på engelska).   

Vi använder Salesforces kundhanteringssystem för att hantera personuppgifter. Tjänsteleverantören är belägen i USA och Salesforce har också dotterbolag i andra länder utanför EU. Dessutom använder Salesforce underleverantörer som även de delvis är belägna utanför EU. Dessa länder utanför EU erbjuder inte nödvändigtvis samma nivå av dataskydd som inom EU. Som en säkerhetsåtgärd erbjuder Salesforce så kallade bindande regler för företaget som godkänts av tillsynsmyndigheterna (de är juridiskt bindande regler för överföring av personuppgifter till tredje länder inom koncernen). I fråga om underleverantörer som inte ingår i koncernen används standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen som en säkerhetsåtgärd. Du kan läsa mer på Salesforces webbplats (på engelska).  

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi

För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

Vi behandlar dina personuppgifter för att förstå nuvarande och potentiella nya donatorers behov, förbättra kvaliteten på verksamheten, utveckla nya tjänster, förbättra kundservicen och kommunicera om vår verksamhet. På så sätt främjar universitetet sin verksamhets genomslag i samhället.

När det gäller gjorda donationer behandlar vi dina uppgifter för bokföringsbehov, kommunikation, myndighetsrapportering och arkiveringsändamål.

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar dina namn- och kontaktuppgifter och andra uppgifter relaterade till dig. Genom att kombinera dem kan utomstående identifiera dig. Dessa uppgifter kan vara till exempel

  • donationssummor och donationsmål enligt person
  • uppgifter om donationer (bankförbindelse, betalningssätt, uppgifter i meddelandefältet)
  • födelsedatum och/eller personbeteckning för de privata donatorer som uppger sitt födelsedatum och/eller sin personbeteckning i samband med en donation på webben eller har donerat minst 850 euro per år
  • kontakt med donatorer och samarbetspartner
  • examen och studieuppgifter
  • uppgifter om karriären
  • intresset för alumnverksamheten vid Helsingfors universitet
  • intressen
  • modersmål och föredraget språk
  • deltagande i evenemang vid universitetet
  • andra eventuella uppgifter som personen gjort tillgängliga för allmänheten.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och för vissa särskilda ändamål baserar den sig på ditt samtycke (t.ex. för kommunikationsändamål och prenumeration av nyhetsbrev). 

Donatorernas uppgifter behandlar vi på grundval av fullgörande av en rättslig förpliktelse.

Vi behandlar partnernas uppgifter på grundval av ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvariga.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, det vill säga vilket ursprung har uppgifterna?

En del av de nödvändiga uppgifterna härrör från dig själv. I syfte att öka kundförståelsen kan Helsingfors universitet också söka information i offentliga källor. De informationskällor vi använder är bland annat sökmotortjänster på webben, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Helsingfors universitets studie- och alumnregister, Helsingfors universitets evenemangshanteringssystem och kontaktuppgiftstjänster.

Lagringstider

Vi lagrar uppgifterna om gjorda donationer varaktigt. Övriga uppgifter lagrar vi under den tid som är nödvändig för att upprätthålla och bygga upp Helsingfors universitets partnerskap. 

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Vi lämnar i regel inte ut uppgifter utanför Helsingfors universitet med undantag av myndighetsrapportering (t.ex. Undervisnings- och kulturministeriet, Skatteförvaltningen, Polisstyrelsen) och behandlingen av eventuella begäranden om information enligt offentlighetslagen. Uppgifterna kan också publiceras som en del av universitetets kommunikation på det sätt som överenskommits med donatorn.

Tjänsteleverantörer vi använder för att behandla uppgifterna är

  • Mailchimp (distribution av nyhetsbrev)
  • Salesforce (underhåll av uppgifter)
  • Lyyti (mottagande av anmälningar till evenemang).

 

Lämnas uppgifter ut utanför EU? 

Vi använder tjänsten Mailchimp för att skicka nyhetsbrev. Tjänsteleverantören är belägen i USA och uppgifterna behandlas även i USA. Mailchimp har förbundit sig till att följa de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen. Du kan läsa mer på Mailchimps webbplats (på engelska). 

Vi använder Salesforces kundhanteringssystem för att hantera personuppgifter. Tjänsteleverantören är belägen i USA och Salesforce har också dotterbolag i andra länder utanför EU. Dessutom använder Salesforce underleverantörer som även de delvis är belägna utanför EU. Dessa länder utanför EU erbjuder inte nödvändigtvis samma nivå av dataskydd som inom EU. Som en säkerhetsåtgärd erbjuder Salesforce så kallade bindande regler för företaget som godkänts av tillsynsmyndigheterna (de är juridiskt bindande regler för överföring av personuppgifter till tredje länder inom koncernen). I fråga om underleverantörer som inte ingår i koncernen används standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen som en säkerhetsåtgärd. Du kan läsa mer på Salesforces webbplats (på engelska).

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

tanja.remes@helsinki.fi

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vid påverkansarbete och universitetets intressebevakning behandlar vi beslutsfattarnas uppgifter och uppgifter om de personer vid universitetet som deltagit i påverkansarbetet.

Vi behandlar personuppgifter för att förstå samhällets behov, för att övervaka universitetets intressen, för att utveckla relationerna till beslutsfattare, för att förbättra verksamhetens kvalitet och för att kommunicera om vår verksamhet. På så sätt främjar universitetet sin verksamhets genomslag i samhället.

Vi behandlar också uppgifter för myndighetsrapportering (öppenhetsregistret).

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna uppfylla de uppgifter av allmänt intresse som nämns i universitetslagen (2 § i universitetslagen, artikel 6 punkt 1 e i dataskyddsförordningen) och för att iaktta en rättslig förpliktelse (lagen om öppenhetsregister).

Vilka uppgifter behandlas?

När det gäller beslutsfattares personuppgifter behandlar universitetet deras

  • kontaktuppgifter
  • Helsingfors universitets kontakt och möten med beslutsfattarna samt orsak till kontakten
  • uppgifter om karriären
  • modersmål och föredraget språk.

När det gäller uppgifter om personer som deltagit i universitetets påverkansarbete behandlas

  • namn och titel
  • Helsingfors universitets kontakt och möten med beslutsfattarna samt orsak till kontakten.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, det vill säga vilket ursprung har uppgifterna?

Informationskällor som uppgifterna samlas in från är

  • offentliga källor
  • personerna själva
  • de personer som deltagit i universitetets påverkansarbete.

Lagringstider

Vi lagrar uppgifterna permanent eller minst under den tid som är nödvändig för att upprätthålla och bygga upp Helsingfors universitets påverkarrelationer. 

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Vi rapporterar uppgifter till öppenhetsregistret: https://www.avoimuusrekisteri.fi/sv.

Den tjänsteleverantör som används för att behandla personuppgifter är

  • Salesforce (CRM-system). 

Överlåts uppgifter utanför EU?

Vi använder Salesforces kundhanteringssystem för att hantera personuppgifter. Tjänsteleverantören är belägen i USA och Salesforce har också dotterbolag i andra länder utanför EU. Dessutom använder Salesforce underleverantörer som även de delvis är belägna utanför EU. Dessa länder utanför EU erbjuder inte nödvändigtvis samma nivå av dataskydd som inom EU. Som en säkerhetsåtgärd erbjuder Salesforce så kallade bindande regler för företaget som godkänts av tillsynsmyndigheterna (de är juridiskt bindande regler för överföring av personuppgifter till tredje länder inom koncernen). I fråga om underleverantörer som inte ingår i koncernen används standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen som en säkerhetsåtgärd. Ytterligare information finns på Salesforce egen webbplats (på engelska).

Center för informationsteknologi

IT-centret är en fristående institution vid Helsingfors universitet som ansvarar för att producera universitetets gemensamma IT-tjänster.

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

helpdesk@helsinki.fi 

Varför behandlar vi personuppgifter?

För att vi ska kunna tillhandahålla dig IT-tjänster måste vi behandla olika uppgifter som kan användas för att identifiera dig. Sådana tjänster omfattar, men är inte begränsade till: inloggning, internetanslutningar, programvara, datorer, lagringsutrymmen, e-post, Microsoft 365, Wiki, Unitube, Moodle, tentamensakvariet och konsultation.

Se alla våra centraliserade tjänster i IT-centrets tjänstekatalog.

Ändamålen med behandlingen är att

  • behandla och lösa kundserviceärenden
  • hantera användarnamn och e-postadresser till Helsingfors universitets datasystem
  • elektroniskt identifiera användare
  • hantera behörigheter
  • ta hand om arbetsdatorers tillgänglighet
  • underhålla och utveckla datanät
  • dela installationsfiler och licensnycklar för applikationer (inkl. att kontrollera att användarvillkoren godkänts)
  • utföra kontroller av licenshanteringen
  • allokera kostnader till universitetets enheter
  • utreda eventuella fel och eventuellt missbruk
  • förvalta de ansvariga och administratörsrollerna för datasystemen
  • ha kontroll över leverantörer
  • säkerställa datasäkerheten.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att möjliggöra uppgifterna enligt 2 § i universitetslagen samt för att fullgöra skyldigheterna enligt avtalet (arbetsavtal, studierätt eller annat avtal) mellan dig och universitetet. Behandlingen av personuppgifter är dessutom nödvändig för att vi ska kunna sköta våra lagstadgade uppgifter (till exempel skyldigheterna enligt dataskyddslagstiftningen och informationshanteringslagen att sörja för en tillräcklig datasäkerhet). 

Vilka uppgifter behandlas?

För att kunna tillhandahålla IT-tjänster behöver Helsingfors universitet behandla uppgifter som gör det möjligt att direkt eller indirekt identifiera dig. Uppgifter som behandlas beror på vilken tjänst som används.

Exempel på uppgifter som behandlas av Helsingfors universitet:

  • studenternas kontaktuppgifter, användarnamn och studentnummer
  • studentens målexamen, utbildningsprogram, inriktningsalternativ, huvudämne och fakultet
  • de anställdas kontaktuppgifter, användarnamn och personnummer
  • uppgifter om de anställdas enhet, anställningens start- och slutdatum, uppgifter om organisationsstrukturen
  • namn och kontaktuppgifter till leverantörernas kontaktpersoner
  • uppgifter om arbetsdatorer (dvs. bärbar eller stationär dator)
  • användningsstatistik över applikationer som installerats via hanteringssystemet för arbetsdatorer
  • personer som använt arbetsdatoren
  • de uppgifter om enheter och inloggningar som sparas i loggfilerna i gästnätverken Eduroam och HUPnet
  • uppgifter om studenter och de anställda avseende genomförandet av Helsingfors universitets datasäkerhetstest
  • eventuella administratörsroller i datasystemen

För mer information om de personuppgifter som behandlas, se IT-centrets dataskyddsbeskrivningarna.

 

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

En del av de nödvändiga uppgifterna härrör från dig själv. Till exempel:

  • ditt namn
  • kontaktspråk

En del av personuppgifterna anknyter till de identifierare som Helsingfors universitet direkt eller indirekt gett dig. Några exempel:

  • användarnamn
  • den enhetsspecifika koden för nätkortet i din arbetsstation.

En del av personuppgifterna anknyter direkt till dina studier eller ditt arbete. Till exempel:

  • inloggningstidpunkt
  • IP-adress

 

Mer information hittar du i IT-centrets dataskyddsbeskrivningarna.

 

Lagringstider

Behoven av datalagring varierar från system till system och beroende på i vilket syfte uppgifterna används. 

Mer information finns i IT-centrets dataskyddsbeskrivningarna.

 

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Vid Helsingfors universitet behandlas personuppgifter endast av de anställda vid Helsingfors universitet eller de personer som på uppdrag av Helsingfors universitet och för dess räkning behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter. Åtkomsten till datasystemen begränsas genom behörigheter. 

Helsingfors universitet kan också anlita utomstående personuppgiftsbiträden, till exempel företag som tillhandahåller systemtjänster, som behandlar personuppgifter för Helsingfors universitets räkning utifrån ett uppdragsavtal.

Helsingfors universitet lämnar ut personuppgifter utanför universitetet eller behandlar dem endast i de situationer som anges i den gällande lagen.

 

Lämnas uppgifter ut utanför EU?

I princip kommer personuppgifter som behandlas i IT-centrets centraliserade tjänster inte att överföras utanför EU. Om personuppgifter undantagsvis överförs, kommer de endast att överföras till länder som av Europeiska kommissionen har erkänts som länder som tillhandahåller en adekvat nivå av dataskydd. Alternativt kan överföringen av uppgifter ske med hjälp av standardavtalsklausuler som godkänts av kommissionen.

Bibliotek, Arkiv och Registratur, Vetenskapsmuseet Lågan

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

 kirjasto@helsinki.finicola.nykopp@helsinki.fi

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Helkabiblioteken använder kundregistret för att övervaka utlåningen, inklusive indrivning och kommunikation gällande övervakning av utlåningen, och för att föra statistik. Till övervakningen av utlåningen hör också att utreda eventuella fel som uppstår. Kontaktuppgifter kan också användas för att begära återkoppling på den tjänst som tillhandahålls.
 

Vilka uppgifter behandlas?

Följande uppgifter om kunderna sparas i registret:

  • namn
  • personbeteckning
  • adress
  • e-postadress
  • telefonnummer (frivilligt att uppge)
  • kundnummer
  • PIN-kod
  • kontaktspråk
  • för universitetets studenter och personal användarnamnet och när användarnamnet går ut
  • kundgrupp (t.ex. student, personal, internationell gäst, utomstående)
  • statistisk grupp (t.ex. fakultet)
  • kommentarer enligt behov, till exempel beviljad specialservice, överenskommelser om att ersätta böcker
  • uppgifter om transaktioner, dvs. lån och avgifter.

 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av uppgifter grundar sig på avtal mellan kunden och biblioteket (lån) eller kundens samtycke (kunden lämnar själv sina uppgifter eller samtycker till att uppgifterna överförs från universitetets bakgrundssystem). Vi kan också skicka dig förfrågningar om återkoppling baserat på vårt legitima intresse i avtalsförhållandet.  

 

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

Nya kunder: Uppgifterna fås direkt av kunden eller via uppdatering från universitetets bakgrundssystem (se närmare beskrivning nedan).

Uppdatering av befintliga kunders uppgifter: Om en kund har ouppfyllda förpliktelser (lån som inte returnerats eller obetalda avgifter) kan felaktiga kontaktuppgifter uppdateras via universitetets system eller med hjälp av uppgifter från indrivningsföretag eller Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Laglig grund: avtal mellan biblioteket och kunden.

När det gäller universitetets studenter och personal uppdateras uppgifterna från universitetets bakgrundssystem (kunden ger sitt samtycke vid första inloggningen). När kunden första gången loggar in på bibliotekets kundgränssnitt med sitt användarnamn vid universitetet och godkänner överföringen av uppgifter, sparas följande uppgifter i bibliotekssystemet:

Under nästkommande dygn överförs följande uppgifter från universitetets system (Oodi, Sisu, SAP):

  • adress
  • adress till arbetsplatsen vid universitetet
  • om personen tillhör personalen eller är student
  • fakultet
  • kontaktspråk (finska, svenska eller engelska)
  • när användarnamnet går ut.

Alla dessa uppgifter administreras i andra system vid universitetet, och de kan inte ändras i bibliotekssystemet. Ändrade uppgifter uppdateras i bibliotekssystemet en gång per dygn.

Lagringstider

Systemet rensas en gång per år på uppgifter om kunder som inte har några ouppfyllda förpliktelser och som varken lånat eller reserverat någonting på tre år.

Kunder vars uppgifter uppdateras från universitetets bakgrundssystem raderas ett år efter att deras användarnamn gått ut, om kunden inte dessförinnan meddelat att hen vill fortsätta som kund eller om hen har ouppfyllda förpliktelser (lån som inte returnerats, obetalda avgifter).

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Uppgifter lämnas inte ut utanför de system som behövs för att producera bibliotekets tjänster.

Helkas tjänster produceras på plattformarna Alma (bakgrundssystemet) och Primo (kundgränssnittet) som tillhandahålls av företaget Ex Libris.

Uppgifter om lån som inte returnerats, obetalda avgifter och relaterade kunduppgifter kan komma att lämnas ut till ett indrivningsföretag.

Uppgifter lämnas ut till finländska myndigheter i enlighet med gällande lagar och förordningar.

Dataskyddsbeskrivning för Ex Libris (på engelska)

Lämnas uppgifter ut utanför EU? 

Inga uppgifter lämnas ut till länder utanför EU eller EES.

 

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

Vetenskapsmuseet Lågan, Observatoriet och Ritsalen: liekki@helsinki.fi

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Ändamålen för behandling av personuppgifter vid universitetsmuseet 

Kunder och samarbetspartner 

  • för att arrangera evenemang och tillställningar på museet (t.ex. guidningar, evenemang för allmänheten, workshoppar, föreläsningar, läger) och ta emot anmälningar till dem 
  • för att ta emot och arrangera lokalbokningar 
  • för att administrera användaravtal för arkivet 
  • för att behandla fotobeställningar 
  • för fakturering 
  • för att anordna tävlingar och utlottningar 
  • för att informera om museets tjänster och verksamhet samt för annan kommunikation (t.ex. för att skicka julkort) 
  • för att ta emot respons samt utarbeta och ta emot svar på opinionsenkäter 
  • för att administrera forskningstillstånd. 

Museets samlingar 

  • för att administrera museets samlingar (t.ex. ägare, fotografer, personer som förekommer i samlingarna) 
  • för att administrera uppgifter om samlingarnas donatorer och utlånare 
  • för att administrera användare i samlingsförvaltningssystemet. 

Museets personal 

  • för att rekrytera personal och korttidsanställda, bestämma arbetspass och betala ut arvoden (medarbetare på arvodesbasis, praktikanter). 

Vilka uppgifter behandlar vi?

Kunder och samarbetspartner 

  • namn 
  • eventuell arbetsgivare och titel 
  • kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-post 
  • evenemang: uppgifter om allergier och specialkost, avseende barn ålder och vårdnadshavarens kontaktuppgifter. 

Museets samlingar 

Uppgifter relaterade till samlingarna, bland annat: 

  • namn 
  • födelsedatum, dödsdatum, andra viktiga datum i personens liv 
  • kön 
  • foton, videor och annat material om personen 
  • utbildning, yrke 
  • studieorter, arbetsorter, bostadsorter[PE1] [TJM2]  
  • familjemedlemmarnas namn samt födelse- och dödsdatum 
  • uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter (till exempel personens hälsotillstånd, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse). 

Uppgifter om donatorer och utlånare: 

  • namn 
  • yrkestitel, examen, pensionär 
  • arbetsplats (om donationen sker i arbetsgivarens namn) 
  • kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-post 
  • donatorns relation till materialets ursprungliga ägare (t.ex. släktskapsförhållande). 

Samlingsförvaltningssystemets användaruppgifter: 

  • namn, användarnamn, arbetsgivare, födelsedatum och andra uppgifter som lämnats av användaren. 

Museets personal 

  • namn  
  • kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-post. 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av kundernas och samarbetspartnernas personuppgifter grundar sig på samtycke, avtalsförhållande eller berättigat intresse. 

För samlingarnas del är behandlingen av personuppgifter nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse. 

För personalens del grundar sig behandlingen av personuppgifter på samtycke eller avtalsförhållande. 

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Museets kund, samarbetspartner eller donator lämnar sina uppgifter själv (t.ex. genom att fylla i ett formulär eller via e-post). 

Samlingsrelaterade uppgifter kan också fås från andra arkiv, kunder, samarbetspartner eller offentliga källor. Donatorerna ger uppgifter om personer som det donerade materialet tillhört. 

Lagringstiderna

Kontaktuppgifter till korttidsanställda samt avseende evenemang och tillställningar, utlottningar, respons, kommunikation, lokalbokningar och fakturering lagras så länge som de är nödvändiga för att planera och arrangera verksamheten. 

Uppgifter relaterade till samlingarna lagras permanent. 

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Uppgifter om kunder och samarbetspartner lämnas i regel inte ut utanför museet. Uppgifter kan komma att lämnas ut till samarbetspartner till exempel för att arrangera gemensamma evenemang. 

Uppgifter om samlingar och donatorer lämnas ut i enlighet med den allmänna praxisen inom museiverksamheten. Donatorns kontaktuppgifter kan med hens samtycke lämnas ut för forskningsändamål eller till en annan aktör som önskar ytterligare information. 

Korttidsanställdas namn och kontaktuppgifter (telefonnummer) kan komma att lämnas ut till andra korttidsanställda. 

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Personuppgifter överförs i regel inte utanför EU. Personuppgifter kan komma att överföras utanför EU när en extern tjänsteleverantör används till exempel för enkäter eller anmälningar. När uppgifter överförs ser vi till att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder (t.ex. att vi använder oss av standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen). 

Kopior av samlingsmaterialet och uppgifter relaterade till samlingarna kan komma att överföras även utanför EU. 

Nationalbiblioteket är en separat institution vid Helsingfors universitet. Du kan läsa mer om behandlingen av personuppgifter på Nationalbiblioteket på deras egna sidor: Länk till Nationalbibliotekets dataskyddsida.

Personaltjänster

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

rekrytointi@helsinki.fi 

Om den sökande själv vill ändra eller radera sina uppgifter:
https://jobs.helsinki.fi/?locale=sv_SE.

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Ändamål för behandling av personuppgifter:
behandling av ansökningar, lämplighetsbedömning och kontakt i samband med valet av person.

Dessutom vill vi bidra till likabehandling i våra rekryteringar och se till att arbetssökande från utlandet snabbt finner sig till rätta i Finland. 

Uppgifterna får behandlas för statistiska ändamål, och vid utlysningen av professurer förvaras uppgifter om de främsta sökandena permanent för arkivändamål av allmänt intresse.

Vilka uppgifter behandlar vi?

  • den arbetssökandes personuppgifter (namn, kön, födelsedatum, medborgarskap)
  • adress- och kontaktuppgifter (gatuadress, land, ort, postnummer, e-post och telefonnummer)
  • internetadresser (till exempel den sökandes LinkedIn-profil)
  • den sökandes utbildningsuppgifter
  • den sökandes tidigare arbetserfarenhet
  • den sökandes språkkunskaper, IT-kunskaper och andra kunskaper och färdigheter som är relevanta för den lediga anställningen
  • öppna önskemål gällande arbete
  • ansökningsbilagor (till exempel cv, publikationsförteckning)
  • andra uppgifter som är väsentliga för tillsättning av anställningen.

En del av uppgifterna är obligatoriska att för att processerna och kommunikationen ska fungera. De övriga uppgifterna som frivilligt meddelas hjälper vid bedömning av den sökandes lämplighet för en anställning.

För de experter utanför Helsingfors universitet som deltar i rekryteringen lagras namnet och e-postadressen i systemet.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Den sökande meddelar sina uppgifter och lämnar in sin ansökan frivilligt. Den rättsliga grunden för behandlingen av informationen är följande:

  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås (artikel 6, punkt 1b i dataskyddsförordningen).
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige (artikel 6, punkt 1c i dataskyddsförordningen).
  • Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 6, punkt 1e i dataskyddsförordningen, 4 §, 1 mom., punkt 3 i dataskyddslagen).
  • Den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse: rättsskydd (artikel 6, punkt 1f i dataskyddsförordningen).

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Uppgifterna samlas in från de registrerade själva.

När det gäller personer som är anställda vid Helsingfors universitet överförs namn, födelsedatum och kontaktuppgifter från Helsingfors universitets personalsystem.

I vissa rekryteringsprocesser samlas uppgifter med den sökandes samtycke även in från fristående externa experter, till exempel vid lämplighetsbedömningar eller när externa akademiska experter anlitas i samband med professorsrekryteringar.

Lagringstiderna

Vi lagrar anställningsspecifika ansökningsuppgifter i ungefär två år från rekryteringsbeslutet, varefter den sökandes direkta identifikationsuppgifter och bilagor till ansökan raderas. Undantag från detta är uppgifter om de sökande som blir valda samt om de främsta sökandena till biträdande professurer och professurer. De uppgifterna förvaras permanent för arkiveringsändamål. Allmänna uppgifter om de sökande, såsom födelsedatum, kön, medborgarskap, examensdatum samt uppgifter om examen, lagras permanent och används endast för rapportering, och de sökande kan inte identifieras i uppgifterna.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

I rekryteringsprocesser där en lämplighetsbedömning eller ett annat expertbedömningsförfarande ingår kan personuppgifter lämnas ut till de medverkande experterna. Då kan uppgifterna behandlas av experter inom eller utanför EU. 

Eftersom universitetet är en offentligrättslig institution är universitetets rekryteringar offentliga. Det betyder att om någon begär om att få ta del av sökandenas uppgifter är universitetet i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet skyldig att lämna ut uppgifterna om ansökningen och ansökningsdokumenten (med de sekretessbelagda uppgifterna dolda i enlighet med offentlighetslagen).

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Uppgifterna i personregistret finns inom EU och överförs inte utanför EU eller EES. Undantag från detta är expertbedömningar, där personuppgifter även kan komma att behandlas av experter utanför EU. När uppgifter lämnas ut utanför EU använder vi oss av de skyddsåtgärder som krävs enligt lag, till exempel Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

tuuli.siren-niskanen@helsinki.fi

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för att sköta personaladministrations- och anställningsärenden samt för att fullgöra sina uppgifter och förpliktelser som arbetsgivare. Helsingfors universitet använder uppgifterna i registret för att utföra de uppgifter gällande de registrerade som ankommer universitetet enligt lagar, tjänste- och arbetskollektivavtal samt separata beslut och bestämmelser. Sådana uppgifter är

  • personalplanering och budgetering av personalkostnader
  • extern och intern rekrytering
  • intern kommunikation
  • introduktion, förvaltning av arbetsredskap och arbetslokaler
  • tidsredovisning och arbetstidsallokering, arbetsplaner för anställda med totalarbetstid
  • administration av anställningsuppgifter
  • bestämning av lön och utvärdering av individuell arbetsprestation
  • utbetalning av löner, arvoden och stipendier
  • kompetensutveckling och utbildning
  • utvecklingssamtal
  • företagshälsovård och främjande av arbetshälsan
  • arbetarskyddsuppgifter (jämlikhet, likabehandling, arbetsolycksfall)
  • belöning av medarbetare (förtjänsttecken osv.)
  • administration av resor och utlandsuppdrag, reseräkningar
  • uppgifter i samband med avslutande av anställning
  • statistikföring och rapportering
  • sparande av uppgifter för forskningsändamål om sökande till professurer.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Anställda vid Helsingfors universitet

  • personuppgifter: namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress till arbetet, arbetstelefon
  • utbildningsuppgifter, uppgifter om förtjänst- och utmärkelsetecken
  • anställnings- och löneuppgifter, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
  • utvärdering av arbetets svårighetsgrad och individuell arbetsprestation
  • tidsredovisnings- och frånvarouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Arvodestagare och stipendiater, forskare, docenter, gästprofessorer samt professorer emeriti

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress
  • utbildningsuppgifter
  • uppgifter om arvodesgrunder och löner, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Civiltjänstgörare och inhyrd personal

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, arbetsenhet
  • tidsredovisnings- och frånvarouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Externa personer som deltar i utbildningar

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress, telefonnummer
  • utbildningsuppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Särskilda (känsliga) personuppgifter: I personalsystemen behandlas uppgifter om hälsa samt uppgifter om medlemskap i fackförening.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Anställda vid Helsingfors universitet

  • genomförande av ett avtal i vilket den registrerade är part
  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
    • Lagstiftning som behandlingen grundar sig på: Arbetsavtalslagen Arbetarskyddslagen
    • Kollektivavtal
  • en uppgift av allmänt intresse/som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning: vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistikföring
  • den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen vilket slags berättigat intresse det handlar om: rapportering som krävs av finansiärerna, kompetenskartläggning
  • samtycke från den registrerade

Andra än anställda, till exempel stipendieforskare, docenter, arvodestagare:

  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
  • genomförande av ett avtal i vilket den registrerade är part
  • samtycke från den registrerade

Särskilda (känsliga) personuppgifter: Uppgifter om medlemskap i fackförening används med personens samtycke för att bära upp medlemsavgifter och uppgifter om hälsa behandlas för att Helsingfors universitet ska kunna fullgöra sina skyldigheter och de anställda ska kunna utöva sina särskilda rättigheter (som företagshälsovård).

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

  • den registrerade själv
  • myndigheter och försäkringsbolag
  • beslut inom personaladministration
  • datasystem för Studieadministration
  • Om användarhanteringssystemet vid Helsingfors universitet

Lagringstiderna

Lagringstiderna grundar sig på arkivlagen och övrig lagstiftning samt Helsingfors universitetets riktlinjer och arkivbildningsplan. Personuppgifterna lagras endast så länge som de behövs. De vanligaste lagringstiderna: Uppgifterna om de anställdas anställningsavtal lagras i minst 10 år efter avslutad anställning, lönekortsuppgifterna 50 år men till exempel tidsredovisningsuppgifterna i endast 2 år. Ansökningsdokumenten för personer som ansökt om en professorstjänst och som man begärt en sakkunnigutlåtande om lagras permanent för vetenskaplig forskning.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Informationen kan göras tillgänglig för andra universitetsenheter vid behov. Personuppgifter vid Helsingfors universitet kan samlas in och behandlas av dem vars arbetsuppgifter kräver det, t.ex. handledare och personaltjänstemän, informationshantering

Informationen lämnas ut till myndigheter, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, försäkringsbolag, banker, underleverantörer och konsulter i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag, i den utsträckning som tillhandahållandet av tjänster krävs, t.ex. Fpa, leverantörer av företagshälsovårdstjänster och resebyråtjänster, Bildningsbranschen rf.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Uppgifter överförs utanför EU/EES endast i de fall där arbetsgivarskyldigheter som gäller den anställda enligt lagstiftningen, skatteavtal eller överenskommelser om social trygghet ska skötas utanför EU/EES.

Ekonomi och betalningstrafik

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

Jere.reinikainen@helsinki.fi

 

Varför behandlar vi personuppgifter?

Enheten Ekonomitjänster vid universitetet behandlar personuppgifter

  • för att hantera inköpsfakturor (verifiering och godkännande)
  • för att hantera faktureringen (verifiering)
  • för att ta emot nätbetalningar
  • för att skicka betalningspåminnelser
  • för att hantera reseansökningar och reseräkningar
  • för att hantera extern finansiering (bl.a. Finlands Akademi)
  • för allokering av arbetstiden (allokering av arbetstimmar på rätt projekt och resultatenhet)
  • för rapportering (interna rapporter och rapporter till finansiärer)
  • för bokföringsändamål.

I fråga om resehantering är vår partner CWT. Du kan läsa mer om hur företaget behandlar dina personuppgifter här: CWT:s globala dataskyddspraxis och dataskyddsmeddelande.

 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandling av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla lagstadgade skyldigheter (hantering av fakturor och betalningspåminnelser, bokföring). Behandling av personuppgifter kan också behövas för att genomföra ett avtal där du är part (resehantering, hantering av extern finansiering och allokering av arbetstid).

 

Vilka uppgifter behandlas?

Personuppgifter som behandlas är följande:

  • arbetstagarens namn, kontaktuppgifter, arbetsuppgifter/titel och enhet samt wbs-kod och bankuppgifter
  • vid behov födelseår, medborgarskap, kön, högsta forskarkarriärsteg samt personbeteckning.

Personuppgifter som behandlas i fråga om andra än arbetstagare är

  • namn, kontaktuppgifter, titel och organisation, bankuppgifter.

 

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

Personuppgifter samlas in från personerna själva och i fråga om arbetstagare även från personalförvaltningssystem.

 

Förvaringstider

Uppgifterna förvaras i enlighet med redovisningslagstiftningen och andra förpliktelser, till exempel finansiärernas krav.

 

Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?

Vi lämnar ut uppgifter till Skatteförvaltningen, revisorerna och finansiärerna.

 

Lämnas uppgifter ut utanför EU?

Uppgifterna behandlas inom EU och lämnas i regel inte ut utanför EU. Ett undantag är resehantering om du ska resa utanför EU. Då är det nödvändigt att lämna ut personuppgifter för att ordna resan. Uppgifter kan också lämnas ut till finansiärer utanför EU om du deltar i ett projekt vars finansiering kommer från länder utanför EU. 

Allmän förvaltning

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

iImoituskanava@helsinki.fi

 

Varför behandlar vi personuppgifter?

Personuppgifter behandlas för att utreda och behandla ärenden som anmälts via visselblåsarkanalen. 

 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Helsingfors universitet har en lagstadgad skyldighet att behandla anmälningar om eventuella överträdelser eller verksamhet som strider mot lagen som kommit in via visselblåsarkanalen.

Till den del som särskilda personuppgifter (såsom hälsotillstånd, religiös övertygelse, politiska åsikter) måste behandlas, är behandling nödvändig för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse med stöd av lagstiftningen om visselblåsarkanaler.

Lagstiftning om skydd för personer som rapporterar om överträdelser:

  • Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen (1171/2022)
  • Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser (1771/2022)

 

Vilka uppgifter behandlas?

För anmälarens del: namn och kontaktuppgifter (om anmälaren har lämnat dem). Anmälaren kan göra en anmälan under sitt eget namn eller anonymt.

För den som är föremål för anmälan: de uppgifter som getts i samband med anmälan och som framkommit vid utredning av ärendet och som gäller verksamhet som antingen strider mot lagen eller är oetisk.

Uppgifter om anmälningar som inte är relevanta för att utreda ärendet behandlas inte.

 

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

Uppgifterna fås från anmälningar till visselblåsarkanalen och, i samband med utredning av ärendet, av de personer som deltar i behandlingen av ärendet samt av andra parter som är nödvändiga för att utreda ärendet.

 

Lagringstider

De uppgifter som erhållits via visselblåsarkanalen lagras i regel i högst fem år.

Uppgifterna kan lagras längre om det är nödvändigt för att fullgöra de rättigheter och skyldigheter som föreskrivs i lagstiftningen eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

 

Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?

Uppgifterna behandlas av en på förhand fastställd grupp vid Helsingfors universitet. Uppgifter om misstanke om överträdelser överlåts till den expertgrupp som utreder ärendet samt till förvaltningsdirektören och rektorn.

Beroende på fallet kan uppgifter överlåtas utanför universitetet, om utredning av ärendet kräver kontakt med en myndighet, till exempel att en brottsanmälan görs till polisen.

 

Överlåts uppgifter utanför EU?

Personuppgifter överlåts i regel inte utanför EU.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

lakipalvelut-yleishallinto@helsinki.fi, tel. 0294140855

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för följande ändamål: val av medlemmar till organ vid Helsingfors universitet.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter? 

Grunden för behandling av personuppgifter är fullgörande av en rättslig förpliktelse för Helsingfors universitet. Känsliga personuppgifter behandlas i fall de offentliggjorts av den registrerade.

I kapitel 3 universitetslagen stadgas om universitetets organ och val av medlemmar till dem. I universitetets instruktion och valinstruktion som utfärdats enligt 13, 15, 27, 28 och 29 § universitetslagen stadgas närmare om val. Därtill anordnar universitetet val med stöd av lag om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen.

 

Vilka uppgifter behandlar vi?

Helsingfors universitet behandlar följande personuppgifter:

  • namn
  • e-postadress (för entydig identifiering av den registrerade)
  • uppgifter om personalgrupp, arbetsuppgifter, arbetsavtal eller avtal om forskningsverksamhet
  • registrering av anställda i Universitetsservicens lokala team på campusen som valberättigade i val av fakultetsråd
  • kandidatur eller nominering av kandidat i universitetsval
  • uppgifter om personens valrätt i vallängden
  • uppgifter om rättelseyrkande angående vallängd
  • beslut om rättelseyrkande angående vallängd
  • kandidaternas presentationer
  • uppgifter om kandidatens röstetal

Som känsliga personuppgifter kan uppgifter om politiska åsikter eller medlemskap i fackförening behandlas, då kandidater kan inkludera dessa uppgifter i sina presentationer om de så önskar.

Listan är inte uttömmande, utan även övriga personuppgifter kan behandlas vid behov för anordnande av val.

Varifrån kommer personuppgifterna, dvs. vilket ursprung har de?

Av personen själv kommer följande uppgifter

  • registrering av anställd i Universitetsservicens lokala team på campusen som valberättigade i val av fakultetsråd
  • kandidatur eller nominering av kandidat i universitetsval
  • uppgifter om rättelseyrkande angående vallängd
  • kandidatpresentation

Från universitetets personalsystem kommer följande uppgifter för vallängd och kandidatlista

  • namn
  • e-postadress (för entydig identifiering av den registrerade)
  • uppgifter om personalgrupp, arbetsuppgifter, arbetsavtal eller avtal om forskningsverksamhet

Från vallängden kommer följande information

  • uppgifter om personens valrätt

Ur centralvalnämndens protokoll kommer följande uppgifter

  • beslut om rättelseyrkande angående vallängd

Från universitetets valsystem Vakka kommer följande uppgifter

  • uppgifter om kandidatens röstetal

Lagringstiderna 

Lagringstider för dokument fastställs i Helsingfors universitets arkivbildningsplan (AMS). Arkivverket bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt. I enlighet med Arkivverkets bestämmelse har det i arkivbildningsplanen fastställts att valhandlingar förvaras varaktigt.

Överföring eller utlämning av uppgifter

Uppgifter om de invalda i organen publiceras på Helsingfors universitets externa webbsidor (namn, den grupp personen företräder). Valresultatet (namn, den grupp personen företräder, röstetal) samt uppgifter om de invalda i organen publiceras på universitets interna webbsidor.

Publicering av uppgifterna grundar sig på

  • universitetets rättsliga förpliktelse att informera om sin verksamhet samt om de rättigheter och skyldigheter som enskilda människor och sammanslutningar har i ärenden som anknyter till dess verksamhetsområde
  • universitetets rättsliga förpliktelse att ordna sin förvaltning genom organ

 

 

Helsingfors universitet, som är personuppgiftsansvarig och utgivare, har lagt ut insamlingen och behandlingen av personuppgifter till förläggaren, Alma Talent Oy.

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

pekka.launonen@helsinki.fi

Varför behandlar vi personuppgifter?

Helsingfors universitet svarar för utgivningen av Finlands statskalender och har med stöd av universitetslagen rätt att av statliga myndigheter få de uppgifter som behövs för statskalendern. Statskalendern ger en helhetsbild av den offentliga förvaltningens uppbyggnad i Finland och de personer som utövar offentlig makt eller på annat sätt fattar beslut som är viktiga för medborgarna.

Boken har getts ut sedan 1811. Statskalendern används som uppslagsverk inom den offentliga och privata sektorn såväl i Finland som utomlands. Vid redaktionsarbetet tas också hänsyn till statskalenderns uppgift att tillkännage utländska utmärkelsetecken.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att fullgöra en rättslig förpliktelse och att utföra en uppgift av allmänt intresse (73 § i universitetslagen 558/2009, 4 § i dataskyddslagen 1050/2018).

Vilka personuppgifter publiceras i statskalendern?

I kalendern publiceras uppgifter om de högre tjänstemännen vid statliga ämbetsverk och inrättningar samt tjänstemän i arbetsavtalsförhållande som innehar ledande befattningar. När det gäller privata företag och organisationer presenteras endast den högsta ledningen.

Följande personuppgifter publiceras i statskalendern:

  • för- och efternamn
  • titel eller befattning
  • adelstitel
  • högskoleexamina och lärda grader
  • hederstitlar och utmärkelsetecken
  • födelseår
  • året då personen inledde sin tjänst eller befattning
  • tjänsteledighet som varat i minst 6 månader.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

Uppgifterna samlas in från statliga ämbetsverk och inrättningar, kommuner och centrala föreningar. Organisationernas uppdateringsansvariga lämnar personuppgifter om personerna i sin organisation genom statskalenderns nättjänst en gång per år.

Lagringstider

Uppgifterna ges ut som en tryckt publikation och som en elektronisk publikation på statskalenderns webbplats. Uppgifterna uppdateras årligen för den nya statskalendern.

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Alma Talent samlar årligen in uppgifter för statskalendern. Alma Talent kan vid behov lämna ut uppgifterna för layoutarbete av boken till det företag som tar hand om layouten.

Lämnas uppgifter ut utanför EU?

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES under arbetet med publikationen.

 

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

Laura Karppinen, tel. 0294140855, e-post laura.j.karppinen@helsinki.fi (vänligen observera mellanbokstaven)

Varför behandlar vi personuppgifter?

För val av externa medlemmar till universitetets styrelse för perioden 2026 – 2029. Enligt universitetslagen ska minst 40 % av medlemmarna i styrelsen vara andra personer än representanter för universitetssamfundets medlemmar. Universitetskollegiet vid Helsingfors universitet väljer de nya externa medlemmarna bland dem som anmält sitt intresse. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter:

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige, enligt 14 – 15 § och 22 § i universitetslagen

Vilka uppgifter behandlar vi?

Helsingfors universitet behandlar följande personuppgifter om dig:

  • individualisering av personer (namn, födelsedatum, kontaktuppgifter)
  • uppgifter om utbildning samt arbetserfarenhet och övrig erfarenhet
  • intresse och motivation för styrelsearbete och expertis som personen tillför styrelsearbetet
  • för kontroll av valbarhet uppgifter om personens ställning i förhållande till universitetssamfundet

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

Uppgifterna kommer direkt från den registrerade. För kontroll av valbarhet kan universitetet även be om ytterligare uppgifter av den registrerade samt erhålla ytterligare information i sina egna datasystem (uppgifter om anställda, uppgifter om studerande).

Lagringstider

Personuppgifterna arkiveras permanent i universitetets centralarkiv i enlighet med universitetets arkiveringsinstruktion som grundar sig på en bestämmelse av Nationalarkivet.

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Helsingfors universitet är en offentligrättslig inrättning och på all dess verksamhet tillämpas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen). Det innebär att vid förfrågan om uppgifter om dem som anmält sitt intresse är universitetet på grundval av offentlighetslagen skyldigt att lämna ut anmälningshandlingarna (utom eventuella sekretessbelagda uppgifter). Namnen på dem som väljs in i styrelsen publiceras på universitetets hemsida och i ett pressmeddelande.

Lämnas uppgifter ut utanför EU?

Inga uppgifter överförs till länder utanför EU eller EES.

Lokaler och säkerhet

Kontaktuppgifter för frågor som gäller behandling av uppgifter

Undervisningslokaler: tilavaraus@helsinki.fi 

Festlokaler och andra evenemangslokaler för uthyrning: helsinkiunivenues@helsinki.fi 

Varför behandlar vi personuppgifter?  

Vi samlar in de uppgifter av arrangören som behövs för att ordna evenemanget. Uppgifterna behandlas för följande ändamål:  

  • Reservation av lokalen  
  • Tillhandahållande av evenemangstjänster och beaktande av särskilda behov 
  • Kommunikation om tjänster och verksamhet samt annat, såsom mottagande av respons 
  • Fakturering av reservationer och tjänster 
  • Insamling av kunddata för statistiska ändamål 

Vilken är den rättsliga grunden för behandlingen?  

Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal. Personuppgifterna behövs för att vi ska kunna reservera lokalen för önskat ändamål och tillhandahålla andra tjänster i anslutning till bokningen.

Vilka uppgifter behandlas?

De uppgifter vi begär kan variera beroende på evenemang, men endast nödvändiga uppgifter samlas in. Följande uppgifter behandlas:

  • namn  
  • eventuella uppgifter om arbetsgivaren eller annan information om organisationen (den organisation som bokar lokalen)  
  • kontaktuppgifter, t.ex. telefonnummer, e-postadress och postadress 
  • faktureringsuppgifter 

Fotografering i hyrda lokaler

Fotografering och/eller videoinspelning vid evenemang som ordnas i Helsingfors universitets lokaler är tillåten enligt separat överenskommelse. Dessa bilder/videor kan dessutom enligt separat överenskommelse publiceras på Helsingfors universitets webbplats samt på konton i sociala medier eller andra publikationsplattformar som har anknytning till universitetet. Materialet får inte användas i kommersiellt syfte.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. varifrån kommer uppgifterna?

Uppgifterna samlas in från personen själv eller arrangören med en skriftlig blankett som gäller evenemangslokalen. Även uppgifter som personen eller arrangören uppger per e-post, telefon eller under ett möte kan lagras om de har betydelse för arrangemangen. Den som bokar lokalen lämnar uppgifter om den person som ansvarar för arrangemangen, till exempel med bokningsblanketten eller per e-post.  

Lagringstider

Kontaktuppgifterna som gäller lokalbokningar, evenemang, tillställningar och fakturering lagras så länge de behövs för planeringen och genomförandet av verksamheten. 

Bokföringsmaterial lagras enligt bokföringslagen. 

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Vi kan också delvis utkontraktera behandlingen av personuppgifter till tredje part, till exempel en leverantör av evenemangstjänster. I ett sådant fall garanterar vi genom avtal att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddslagstiftningen och på ett i övrigt korrekt sätt. Tredje parter kan till exempel vara sådana som ansvarar för evenemangets lokaler, säkerhet eller servering. 

Kommer uppgifterna att lämnas ut utanför EU? 

Uppgifter om personer som bokat en av Helsingfors universitets lokaler behandlas företrädesvis inom EU-området.

Enligt universitetets dataskyddspolicy ska särskild omsorg iakttas om personuppgifter överförs utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) till länder som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. 

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU eller EES-området, och EU-kommissionen inte har konstaterat att landet i fråga har tillräcklig dataskyddsnivå, säkerställs dataskyddet genom standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen.

 

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

turvallisuusvalvomo@helsinki.fi

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Vid Helsingfors universitet sker passerkontroll och kameraövervakning för att skydda egendom, förebygga brottslig verksamhet och missbruk, utreda brott och missbruk som har begåtts samt för att trygga arbetsron för personal och studenter.

Helsingfors universitets system för passerkontroll samlar in och lagrar den information som registreras i systemet om innehavare av passernycklar och de dörrar de öppnar med nycklarna. På så sätt minskas och begränsas möjligheterna för obehöriga personer att röra sig i universitetets lokaler, en fri och ändamålsenlig passage möjliggörs för behöriga personer och lokalerna för arbete, studier och forskning hålls trygga och trivsamma.

 

Vilka uppgifter behandlas?

  • namn
  • födelsedatum
  • befattning
  • telefonnummer
  • arbetsrummets nummer/byggnad
  • beviljade nycklar och passernycklar samt datum när de beviljats och hämtats
  • logguppgifter för beviljade passernycklar
  • returnerade nycklar och datum när nycklarna återlämnats
  • digitala videoinspelningar där personer som finns i bildfältet kan identifieras

 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på den lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och på berättigat intresse. Helsingfors universitet har enligt universitetslagen (24.7.2009/558) 41a § skyldighet att erbjuda sina studenter en trygg studiemiljö och enligt arbetarskyddslagen (23.8.2002/738) skyldighet att erbjuda sina anställda en trygg arbetsmiljö.

 

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

De personuppgifter om personalen som används för passerkontrollen kommer endera från Personaltjänster och/eller från blanketten som ifyllts av personen själv eller hens chef. Personuppgifter om studenterna fås från studieförvaltningssystemet SISU. De bilder som kameraövervakningen har tillgång till kommer från det digitala bildmaterial som inspelats av övervakningskameror som finns i eller i omedelbar närhet av Helsingfors universitets lokaler.  

 

Lagringstider

Personuppgifterna raderas från passerkontrollens användning tidigast när personen i fråga har återlämnat nycklarna som leder till universitetets lokaler. Uppgifterna för passerkontrollen (logguppgifter) lagras i systemen i genomsnitt i ett år. 

Hur länge inspelningar från kameraövervakning lagras beror på systemets kapacitet. En grundad misstanke om brott eller missbruk kan leda till att uppgifter lagras en längre tid. 

 

Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?

Uppgifterna lämnas i regel inte ut utanför Helsingfors universitet eller Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy.

Till exempel vid brottsutredning kan uppgifter i systemet lämnas ut till myndigheter.

 

Lämnas uppgifter ut utanför EU? 

Vi förvarar alla uppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). 

 

Dina Rättigheter

Du kan skicka en begäran om information om dina personuppgifter till tietosuoja@helsinki.fi

När det gäller utövandet av andra rättigheter varierar praxis beroende på i vilket sammanhang dina uppgifter behandlas och du kan ta direkt kontakt med den enhet som behandlar dina uppgifter eller, i vissa fall, till exempel radera, lägga till eller redigera dina uppgifter själv. I tveksamma fall kan du kontakta ovanstående adress.

Du har rätt att återkalla ditt samtycke om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

Du har rätt att få veta om dina personuppgifter behandlas och vilka personuppgifter om dig som behandlas. Om du vill kan du även begära en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som är under behandling och som rör dig rättade eller kompletterade.

Du har rätt att kräva att dina personuppgifter raderas i följande fall:

 

  • personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats
  • du återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen (rätten att göra invändningar beskrivs längre fram) och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre
  • personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt
  • personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av.

Rätt till radering gäller dock inte om:

  • radering av uppgifterna omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med behandlingen vid vetenskaplig forskning
  • behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller enligt en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av
  • behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige.

Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att vi lagrar dina uppgifter men inte behandlar dem på något annat sätt.

 

Du har denna rätt i följande fall:

  • du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger universitetet möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta
  • behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället kräver en begränsning av deras användning
  • universitetet behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
  • du har invänt mot behandling (se närmare nedan) i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit universitetet i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att universitetet hindrar detta, om

  • den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke eller ett avtal
  • behandlingen sker automatiserat.

När du utövar din rätt till dataportabilitet har du rätt till överföring av personuppgifterna direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan, när detta är tekniskt möjligt.

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig på allmänt eller berättigat intresse. Då får universitetet inte behandla dina personuppgifter förutom om det kan visa att det finns ett tvingande och motiverat skäl som väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Universitetet kan dessutom fortsätta behandla dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Du har rätt att inge klagomål till dataombudsmannens byrå om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

 

Kontaktuppgifter:

 

Dataombudsmannens byrå

Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors

Växel: 029 566 6700

Fax: 029 566 6735

E-post: tietosuoja@om.fi

Begäran om utlämnande av uppgifter i enlighet med offentlighetslagen

Vill du ha information om handlingar eller uppgifter som finns hos universitetet? Du kan lämna in en begäran om information till universitetet i enlighet med offentlighetslagen. Vänligen ta del av handlingarsbeskrivningen och gör en begäran om information enligt riktlinjerna. 

Länk till utlämnande av handling