Dataskydd
Vi på Helsingfors universitet värdesätter din integritet och rätt till skydd av personuppgifter. Var och en har rätt att veta vilka uppgifter om en som har sparats och hur uppgifterna behandlas. På denna sida samlar vi dataskyddsmeddelanden om hur personuppgifter behandlas vid Helsingfors universitet.

Kontaktpersonerna för frågor om behandlingen hittar du i de enskilda dataskyddsmeddelandena. Helsingfors universitets dataskyddsombud når du på adressen tietosuoja@helsinki.fi.

Studium och studietjänster

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

 registrar@helsinki.fi

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • studentantagning
  • undervisning och studierelaterade beslut
  • studierådgivning och -ledning
  • kursanmälningar
  • inlämnande, bedömning och registrering av studieprestationer
  • övervakning och hantering av eventuella studieavgifter
  • examensbevis

Universitetet kan dessutom behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • utveckling av undervisningen (bl.a. med hjälp av respons som samlas in hos studenterna)
  • vetenskaplig forskning
  • statistikföring och rapportering
  • marknadsföringskommunikation i anknytning till studierna
  • möjliggörande av säkerheten för studenter och andra medlemmar i universitetssamfundet och av den fysiska tryggheten och informationssäkerheten i studiemiljön
  • andra särskilda ändamål.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och organisationer verksamma inom universitetssamfundet. För vissa särskilda ändamål baserar den sig på studentens samtycke.

Universitetets rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter baserar sig på

  • utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning
  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
  • samt i vissa fall på avtal eller samtycke

Universitetet har i princip rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla känsliga uppgifter

  • när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse
  • samt i vissa fall när den registrerade uttryckligen har lämnat sitt samtycke

Huvudsakliga författningar och bestämmelser

Universitetslagen (558/2009 )
Statsrådets förordning om universitetsexamina (794/2004 )
Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)
Den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och de nationella författningar som kompletterar den
Personuppgiftslagen och den dataskyddslag (XXX/2018) som ersätter personuppgiftslagen
Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
Instruktionen för Helsingfors universitet
Examens- och rättssäkerhetsinstruktionen för Helsingfors universitet
Universitetets och rektorns olika beslut om undervisning och studier vid Helsingfors universitet
Permanenta föreskrifter för Helsingfors universitets fakulteter

Vilka uppgifter behandlar vi?

Helsingfors universitet behandlar personuppgifter på basis av vilka du kan identifieras direkt eller indirekt. Personbeteckning och studentnummer är exempel på uppgifter som kan användas för att identifiera dig direkt. Vi behandlar också dina namn- och kontaktuppgifter.  Dessutom behandlar universitetet sådana andra uppgifter om dina studier som kan kombineras på ett sätt som innebär att utomstående kan identifiera dig.

I samband med studier och studieprestationer behandlas oftast uppgifter om studentens namn och studentnummer, kontaktuppgifter samt uppgifter om innehållet i examina och studier.

Exempel på uppgifter som Helsingfors universitet behandlar:

  • personer som söker till universitetet (sökande), deras basuppgifter och ansökningsuppgifter
  • studenternas basuppgifter (bl.a. studentnummer, personbeteckning, namn och kontaktuppgifter)
  • uppgifter om studenternas studierätt
  • studenternas terminsanmälningar
  • uppgifter om studenternas studieprestationer, arbetspraktik och examensarbeten
  • uppgifter om lärarna och uppgifter om deras undervisning
  • studenternas anmälningar till undervisningen
  • uppgifter om respons från studenterna
  • uppgifter om studenternas karriär- och sysselsättningsservice och relaterade enkätuppgifter
  • medlemskap i Studentkåren och dess specialföreningar
  • uppgifter om stipendier
  • uppgifter om internationellt studentutbyte

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

En del av de personuppgifter som behövs härrör från dig själv, och då svarar du för att de är korrekta. Studierätten är personlig, och därför måste dina personuppgifter vara korrekta. 

Vissa uppgifter har samlats in hos andra än hos dig själv. Exempel på sådana uppgifter:

  • uppgifter om mottagande av studieplats, vilka fås från det riksomfattande antagningsregister som Utbildningsstyrelsen förvaltar (L 884/2017) och från de handlingar som studenten har lämnat in
  • namn- och kontaktuppgifter som kontrollerats hos Befolkningsregistercentralen.

Lagringstiderna

Den period under vilken personuppgifter lagrade i Helsingfors universitets system samt manuellt material bevaras baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.

Med stöd av lagstiftning som gäller universiteten (L 884/2017, 25 och 27 §) bevarar Helsingfors universitet följande undervisningsrelaterade personuppgifter permanent:

  • studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen
  • uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem
  • uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning.

Information om tiderna för bevarande av övriga uppgifter hittar du i Helsingfors universitets arkivbildningsplan https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833. Tiderna grundar sig på arkivlagen (831/1994) och annan lagstiftning.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Vid Helsingfors universitet behandlas uppgifterna endast av anställda vid universitetet eller på uppdrag av universitetet och för universitetets räkning av personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter. Tillträde till informationssystemen har begränsats genom behörigheter. Personuppgifter behandlas i huvudsak av Undervisnings- och studentservicens personal och av undervisningspersonal. Dessutom kan personuppgifter behandlas vid IT-centret och enheterna Personaltjänster, Ekonomitjänster samt Kommunikation och samhällsrelationer.

Helsingfors universitet kan också anlita utomstående för att behandla personuppgifter, exempelvis företag som tillhandahåller systemtjänster och som behandlar personuppgifter för universitetets räkning på basis av uppdragsavtal.

Helsingfors universitet lämnar ut behövliga personuppgifter om studerande till de mottagare som nämns i det följande:

  • Studenternas hälsovårdsstiftelse
  • undervisnings- och kulturministeriet
  • Utbildningsstyrelsens internationaliseringstjänster
  • antagningsregistret
  • Utbildningsstyrelsens tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter
  • Folkpensionsanstalten
  • Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira)
  • Statistikcentralen
  • arbetskraftsmyndigheterna
  • Utbildningsfonden
  • migrationsmyndigheterna
  • Studentkåren vid Helsingfors universitet
  • Helsingfors universitets studentnationer
  • uppföljningsenkäter som genomförs på uppdrag av Aarresaari – nätverket för universitetens arbetslivs- och karriärtjänster.

Dessutom kan Helsingfors universitet lämna ut studenternas personuppgifter som följer:

  • för vetenskaplig forskning
  • för uppfyllande av förpliktelser enligt offentlighetslagen (621/1999) eller enligt annan lagstiftning
  • till andra finländska högskolor för behandling av ärenden som gäller studierätt och för överföring av uppgifter om studieprestationer bl.a. i samband med undervisningssamarbete
  • till utländska högskolor även i länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för genomförande av utbytesstudier och utbildning för dubbel eller gemensam examen eller för överföring av uppgifter om studieprestationer
  • med studentens samtycke kontaktuppgifter till instanser utanför universitet för avgränsade ändamål som stöder studierna och för andra särskilda ändamål.

Studieförvaltningssystemet Sisu och mobilitetssystemet Mobility Online utgör de primära källorna till de uppgifter som lämnas ut. Studentuppgifter som ska bevaras permanent och studentmobilitetens mobilitetsperioder överförs till högskolornas riksomfattande datalager Virta.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Enligt universitetets dataskyddspolicy gäller det att vara särskilt omsorgsfull när personuppgifter överförs till sådana länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.

När personuppgifter överförs till länder utanför EU och EES-området ska kraven i dataskyddsförordningen uppfyllas

Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter

specialneeds@helsinki.fi

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna ge en rekommendation om individuella arrangemang och/eller genomföra individuella arrangemang som hänför sig till undervisning eller tentamina. Behandlingen av uppgifter grundar sig på de uppgifter som du gett universitetet (exempelvis läkarintyg och/eller övriga expertutlåtanden).

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på en uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning, rättslig förpliktelse samt i vissa fall på samtycke.

Huvudsakliga författningar är

  • universitetslagen 558/2009 och förordningar som utfärdats med stöd av den
  • statsrådets förordning
  • om universitetsexamina 794/2004 med ändringar
  • lagen om nationella studie- och examensregister 884/2017 (5 kap.)
  • den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och nationella kompletterande författningar
  • lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999
  • förvaltningslagen 434/2003
  • diskrimineringslagen 1325/2014
  • lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården 559/1994.

Vilka uppgifter behandlas?

förnamn, efternamn, personbeteckning, kön, fakultet, utbildningsprogram, året de nuvarande studierna inleddes, studentnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, uppgifter som studenten eventuellt lämnat i samband med tidsbeställningen, uppgift om läsårsanmälan

Dessutom behandlar vi

  • beskrivningen av och motiveringarna för det arrangemang som behövs
  • de bilagor som du lämnat och som kan innehålla exempelvis en kopia av ett läkarintyg, samt dess förvaringsställe
  • rekommendationer från expertgruppen och kontaktpersonerna i tillgänglighetsfrågor samt rekommendationernas giltighetstid och förvaringsplats.

Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?

  • den sökande
  • studieförvaltningssystemet Sisu
  • Efecte (ärendehanteringssystemet för kunder)

Lagringstider

Lagringstiderna baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.

  • Expertutlåtanden och rekommendationer som beviljats en student lagras högst så länge studierna pågår, dock så att uppgifterna raderas halvårsvis. Uppgifterna lagras i ett pappersarkiv.
  • E-postmeddelanden som kommit in i Efecte lagras tills vidare i systemet. Stödbegäranden som skickas via Securemail lagras högst 30 dygn efter att de öppnats.

Vem lämnar vi ut dina uppgifter till?

Uppgifterna om individuella arrangemang är sekretessbelagda och behandlas vid universitetet endast av personer som behöver uppgifterna för att planera och/eller genomföra individuella arrangemang.

Med studentens samtycke får uppgifter lämnas ut till en myndighet med en lagstadgad rätt till information. Informationen får lämnas ut på myndighetens skriftliga begäran varav det framgår på vilken lag rätten till information grundar sig. Uppgifter får lämnas ut utan studentens samtycke, om det i lag föreskrivs särskilt om utlämnande av uppgifterna eller om rätten att få uppgifterna. Statistiska uppgifter där individer inte kan identifieras får lämnas vidare och användas till exempel i rapporter och presentationer om de individuella arrangemangens omfattning och art.

Överförs uppgifter utanför EU?

Uppgifter om studenter som beviljats individuella arrangemang överförs inte utanför EU eller EES.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

opintopsykologi@helsinki.fi 

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Personuppgifterna i kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer behandlas för att sköta studiepsykologernas kundrelationer.

Som yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården är psykologerna skyldiga att följa dessa lagar i individinriktat psykologarbete: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Dessutom används uppgifter om kontakter och anonyma statistiska uppgifter som lagras i registret för att kvalitetskontrollera och utveckla studiepsykologverksamheten. Uppgifter om gruppmöten som sker utanför studiepsykologernas individinriktade arbete registreras med studenternas samtycke.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Följande kunduppgifter samlas i registret: förnamn, efternamn, personbeteckning, kön, fakultet, utbildningsprogram, de nuvarande studiernas startår, studentnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, de uppgifter som studenten lämnat i samband med tidsbokningen, de bokade tiderna hos studiepsykologen och avbokningar av dessa, studiepsykologens registreringar av handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sammanfattning, rekommendation, utlåtande.

Behandling och skydd av känsliga personuppgifter

Studiepsykologerna vid Helsingfors universitet för ett kundregister över individuell handledning och därmed jämförbart arbete och registrerar handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa. Denna praxis bygger på att psykologer är yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och följer dessa lagar i sitt arbete som psykologer: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Registreringarna innehåller ofta uppgifter om hälsa.

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Hur personuppgifter samlas in: av den registrerade själv, psykologens registreringar om handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sammanfattning, rekommendation, utlåtande.

Lagringstiderna

Uppgifter som uppstår vid individuell handledning lagras i enlighet med lagar om patientuppgifter. Grupphandledningsrelaterade uppgifter som inte betraktas som patientuppgifter lagras i fyra år. Uppgifterna om tidsbokning som samlas in med tjänsterna E-lomake och Vihta raderas varje läsår. De tidsbokningsuppgifter för individuell handledning som är väsentliga med tanke på studiepsykologens handledning överförs till tidbokningssystemet i Diarium. Det kan till exempel vara studentens personuppgifter och andra förhandsuppgifter som hen angett. Vad gäller grupper raderas de uppgifter som inkommit via tidsbokningssystemet, och de väsentliga uppgifterna sparas i studiepsykologernas elektroniska arkiv

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Kunden kan begära att få sina uppgifter utlämnade till sig själv. Med kundens samtycke får uppgifter även lämnas ut till en myndighet med en lagstadgad rätt till information på myndighetens skriftliga begäran varav det framgår på vilken lag rätten till information grundar sig. Utan kundens samtycke får uppgifter lämnas ut, om lämnande av uppgifter eller rätten till information finns särskilt föreskrivet i lagen.

Statistiska uppgifter där individer inte kan identifieras får lämnas vidare och användas till exempel i rapporter och presentationer om studiepsykologverksamhetens karaktär och omfattning. Dessutom får uppgifter om de kunder som lämnat ett skriftligt forskningstillstånd användas i avidentifierad form för vetenskapliga forskningsstudier och publikationer.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU? 

Uppgifterna från kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer överförs inte utanför EU eller EES.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

tietosuoja@hy-norssit.fi  

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Övningsskolorna vid Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för följande ändamål:  

GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING  

  • För att ordna undervisning  
  • För elevantagning  
  • För att ordna klubbverksamhet  
  • För att ordna skolhälsovård 
  • För att ordna skolmåltiderna  
  • För att ordna elevvård (bl.a. skolkurator- och skolpsykologtjänster)  
  • För att ordna handledd lärarpraktik  
  • För att tillhandahålla lärmiljöer och andra digitala tjänster  

GYMNASIEUTBILDNING  

  • För att ordna undervisning  
  • För studentantagning  
  • För att ordna klubbverksamhet  
  • För att ordna studerandehälsovård  
  • För att ordna skolmåltiderna  
  • För att ordna studerandevård (bl.a. skolkurator- och skolpsykologtjänster)  
  • För att ordna studentskrivningarna  
  • För att ordna handledd lärarpraktik  
  • För att tillhandahålla lärmiljöer och andra digitala tjänster  

Vi lagrar uppgifter om elevernas och studenternas skolgång, undervisningsarrangemang och inlärningsresultat. Helsingfors universitets övningsskolor utgör en del av universitetet, och hos oss bedrivs även forskning, där deltagandet kräver ett tillstånd från vårdnadshavaren/studenten.  

Vilka uppgifter behandlar vi? 

GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING  

  • Elevens grund- och kontaktuppgifter (bl.a. personbeteckning, namn, kontaktuppgifter, specialkost, hälsouppgifter som rör undervisningsarrangemangen, Wilma-användarnamn)  
  • Elevens vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, vårdnadsuppgifter, Wilma-användarnamn  
  • Beslut som gäller eleven (bl.a. skolskjuts, specialundervisning, tillståndsansökningar och tillståndsbeslut)  
  • Uppgifter om skolgången (bl.a. skola, klass, årskurs)  
  • Uppgifter om elevens roll (bl.a. undervisningsform, F2-undervisning, språkprogram, livsåskådningsämne)  
  • Pedagogiska dokument gällande stöd till eleven (allmänt stöd, särskilt stöd, intensifierat stöd)  
  • Uppgifter om invandring (bl.a. datum för inresa till Finland)  
  • Uppgifter om betyg och utvärderingssamtal samt ämnes- och kursbedömningar  
  • Elevens lektionsanteckningar (bl.a. frånvaro)  

  

GYMNASIEUTBILDNING  

  • Studentens grund- och kontaktuppgifter (bl.a. personbeteckning, namn, kontaktuppgifter, specialkost, hälsouppgifter som rör utbildningsarrangemangen, Wilma-användarnamn)  
  • Studentens vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, vårdnadsuppgifter, Wilma-användarnamn  
  • Beslut som gäller studenten  
  • Uppgifter om studierna (bl.a. skola, grupp, årskurs)  
  • Uppgifter om studentens roll (bl.a. undervisningsform, språkprogram, livsåskådningsämne)  
  • Pedagogiska dokument gällande stöd till studenten  
  • Uppgifter om betyg och ämnes-/kurs-/studieavsnittsbedömningar  
  • Studentens lektionsanteckningar (bl.a. frånvaro)  

  

Som uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas  

  • religiös eller filosofisk övertygelse  
  • uppgifter om hälsa (bl.a. allergier).  

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter? 

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige. Övningsskolorna utgör en del av Helsingfors universitet, och personuppgifter kan också komma att behandlas för vetenskaplig forskning av allmänt intresse. Studenterna eller deras vårdnadshavare bes om samtycke för att delta i undersökningar.  

Lagstiftning om övningsskolornas verksamhet: 

Avseende grundläggande utbildning:  

  • Lagen om grundläggande utbildning (628/1998)   
  • Förordningen om grundläggande utbildning (852/1998)   
  • Grundskolelagen (467/1983) 
  • Statsrådets förordning om riksomfattande mål för utbildningen enligt lagen om grundläggande utbildning och om timfördelning i den grundläggande utbildningen (1435/2001)   
  • Lagen om elev- och studerandevård (1287/2013) 
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) 

Avseende gymnasieutbildning:  

  • Statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014) 
  • Gymnasielagen (629/1998)   
  • Gymnasieförordningen (810/1998)   
  • Statsrådets förordning om allmänna riksomfattande mål för gymnasieutbildningen och om timfördelningen i gymnasieundervisningen (955/2002)   
  • Lagen om studentexamen (502/2019) 
  • Statsrådets förordning om studentexamen (915/2005)   
  • Lagen om elev- och studerandevård (1287/2013) 
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) 

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Personuppgifter samlas in från eleverna och studenterna själva eller deras vårdnadshavare. Andra centrala informationskällor är  

  • Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (tidigare Befolkningsregistercentralen)  
  • informationsresursen Koski  
  • Studieinfo  
  • Studentexamensnämnden  
  • elevernas och studenternas tidigare läroanstalter.  

Lagringstiderna 

Vi följer Helsingfors universitets arkivbildningsplan. Exempel på de uppgifter som lagras och lagringstiderna:  

  • Avgångsbetyg och skiljebetyg lagras permanent.  
  • Material relaterat till elevens självbedömning och portfolio lagras under läropliktstiden.  
  • Listor avseende elevernas skola och klasser och motsvarande register lagras i 50 år.  

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Regelmässigt utlämnande av uppgifter sker till  

  • informationsresursen Koski (Den nationella centraliserade integrationstjänsten för studierätter och studieprestationer), där studieprestationer och studierätter samlas in  
  • Studentexamensnämnden när det gäller uppgifter om studentskrivningarna (bl.a. anmälningsuppgifter)  
  • Helsingfors stad för ordnande av skolhälsovården  
  • Statistikcentralen, Nationella centret för utbildningsutvärdering (KARVI), Folkpensionsanstalten (FPA), Utbildningsstyrelsen eller andra myndigheter när elevens eller studentens uppgifter behövs för att genomföra, följa upp och statistikföra studierna  
  • andra utbildningsarrangörer i samband med byte av läroanstalt.  

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Vi varken överför eller lämnar ut personuppgifter utanför EU. 

Forsking och forskingstjänster

Helsingfors universitet har till uppgift att främja den fria forskningen och samverka med det övriga samhället. I syfte att sköta denna uppgift behandlar universitetet sådana forskares och experters personuppgifter som är aktiva i universitetssamfundet.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

-

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • Vi ingår avtal med dig om att du är verksam i universitetssamfundet. Detta avtal kan vara ett avtal om att ingå anställningsförhållande eller ett gästforskar-, docent- eller professorsavtal. Ditt avtal binder dig till någon av universitetets enheter. Genom avtalet får du tillgång till ett användarnamn vid universitetet och dina personuppgifter överlämnas till informationssystem som stöder universitetets verksamhet.
  • Om du ansöker om konkurrensutsatt forskningsfinansiering kontrollerar vi att du är behörig att ansöka, vi hjälper dig att skriva ansökan och vi uppdaterar uppgifterna om dina viktigaste finansieringsalternativ. När du får finansieringsbeslut behandlar vi och följer upp de avtal i avtalsregistret som berör din verksamhet, samt din finansiering och hur den används i ekonomiförvaltningssystemet.
  • Vi skickar dig meddelanden om universitetets evenemang, verksamhetssätt och tjänster.
  • När du söker litteratur till stöd för ditt arbete kan du reservera material i bibliotekssystemet eller beställa material med en e-blankett. Du kan publicera material i universitetets öppna publiceringskanaler. I så fall administrerar vi dina personuppgifter både som användare av publiceringskanalen och som författare till materialet.
  • Vi administrerar ett register över uppgifter i anknytning till forskning och samverkan med samhället. Huvudparten av uppgifterna i registret har du själv lämnat, men vi kan söka publikationer i externa källor för din del. En del av denna rapportering är frivillig och en del är av undervisnings- och kulturministeriet fastställd obligatorisk datainsamling.
  • Dina uppgifter gällande forskning och samverkan med samhället är till stöd för vetenskapskommunikationen öppet tillgängliga via forskningsportalen och universitetets webbplats. Du kan skapa en egen webbplats för din gemenskap.
  • När vi utvärderar och utvecklar universitetets verksamhet kan vi använda uppgifterna om din verksamhet som material. Ofta granskas materialet endast på enhetsnivå.

Med hjälp av forskningsdata kommunicerar universitetet sin forskningsverksamhet i enlighet med god vetenskaplig praxis och förser undervisningsministeriet med forskningsrelaterad information som föreskrivs av det.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi bearbetar din information som beskriver dina aktiviteter som universitetsforskare eller expert, forskningsresurser och -utgångar och samhällsinteraktioner. Direkt identifierbar information inkluderar personliga identifierare i universitetets informationssystem och internationella forskaridentifierare. Vi behandlar också ditt namn, enhet, disciplin (ämne) och kontaktinformation.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och för vissa särskilda ändamål baserar den sig på ditt samtycke.

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

En del av de personuppgifter som behövs har du själv lämnat.

Vissa uppgifter har samlats in av andra än av dig själv. Sådana uppgifter är bland annat en del av uppgifterna om publikationer och samhällssamverkan.

Lagringstiderna

Information om tiderna för bevarande av arkiverade uppgifter hittar du i Helsingfors universitets arkivbildningsplan: https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Information om forskningsverksamhet är offentlig, exklusive t.ex. konfidentiella forskningsplaner eller information som avtalats separat med finansieraren.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Normalt förvarar vi alla uppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Överföringen av personuppgifter utanför EU och EES sker i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen, dvs med hjälp av exempelvis modellavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen eller ber om ditt samtycke. Detta kan till exempel vara fallet när du skickar in din ansökan om forskningsfinansiering till en finansierare utanför EES.

Kommunikation och samhällsrelationer

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi

 

Syftet med behandlingen av personuppgifter?

Helsingfors universitet behandlar uppgifter om universitetets alumner, donatorer och samarbetspartner så att universitetets lagstadgade tredje uppgift, dvs. växelverkan med samhället, kan ordnas.

Vi behandlar dina personuppgifter för att producera och utveckla kundorienterad verksamhet och tjänster, till exempel för att förstå alumners, donatorers och andra partners behov, förbättra verksamhetens kvalitet och utveckla nya tjänster, förbättra kundservicen samt informera om vår verksamhet och våra tjänster. På så sätt främjar universitetet verksamhetens samhälleliga genomslagskraft.

 

Vilka uppgifter behandlas?

Vi behandlar dina namn- och kontaktuppgifter samt andra uppgifter om dig som en utomstående kan identifiera dig genom att kombinera uppgifterna. Sådana uppgifter är bland annat:

  • Alumnstatus och registreringsuppgifter
  • Alumnernas examensuppgifter
  • Uppgifter om alumnernas karriär
  • Alumnernas intresse för alumnverksamhet
  • Donationernas belopp och objekt per person
  • Information om donationen (bankförbindelse, betalningssätt, meddelandefältets uppgifter)
  • Personbeteckning (privata donatorer som uppger sin personbeteckning i samband med en nätdonation samt donationer på minst 850 euro per år)
  • Modersmål och prefererat språk
  • Deltagande i evenemang
  • Kontakt med alumner, donatorer och partner

 

Vilken är den lagenliga grunden för behandlingen?

Personuppgifterna påverkas i första hand av lagen om Helsingfors universitet och universitetssamfundet samt i vissa specialsyften av ditt samtycke som du givit till oss. 

Alumnernas och mentorernas uppgifter behandlas med samtycke. Du har lämnat dina uppgifter i alumnregistret eller anslutit dig till mentornätverket.

Vi behandlar donatorernas uppgifter på basis av uppfyllande av den lagstadgade skyldigheten.

Vi behandlar partnernas uppgifter på basis av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse samt för att utföra en lagstadgad uppgift.

Vi behandlar  uppgifter om personer som anmält sig till evenemang på basis av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

 

Källor från vilka personuppgifterna samlas in, dvs. vad är uppgifternas ursprung?

En del av de nödvändiga personuppgifterna kommer från dig själv.

För att öka kundförståelsen kan Helsingfors universitet också söka information om dig i offentliga källor. Sådana uppgifter är bland annat:

  • Dina kontaktuppgifter
  • Din utbildningsbakgrund och karriär

Våra informationskällor är bland annat Befolkningsregistercentralen, Helsingfors universitets studieregister, Helsingfors universitets evenemangshanteringssystem och kontaktuppgiftstjänsterna.

 

Lagringstider

Följande personuppgifter i anslutning till vår verksamhet lagras permanent med stöd av lagstiftningen om universiteten:

  • Donationer till Helsingfors universitet

Övriga lagringstider för personuppgifter är:

  • Alumnernas uppgifter: uppgifterna raderas när alumnerna själva begär att de raderas ur alumnregistret.
  • Uppgifter om samarbetspartner: uppgifterna raderas när partnerskapet upphör
  • Uppgifter om deltagande i evenemang: uppgifterna sparas för alumner, donatorer och samarbetspartner. Om du vill kan du be universitetet radera uppgifterna. 

Lagringstiderna för övriga uppgifter finns i Helsingfors universitets arkivbildningsplan. 

 

Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?

Vi lämnar i regel inte ut uppgifter utanför Helsingfors universitet, med undantag för behandlingen av eventuella begäran om uppgifter enligt offentlighetslagen. Informationen kan också publiceras som en del av universitetets kommunikation på det sätt som man kommit överens om med alumnen, partnern eller donatorn.

 

Överförs uppgifter utanför EU? 

Universitetets dataskyddspolicy är att iaktta särskild noggrannhet om personuppgifter överförs till länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte erbjuder dataskydd enligt EU:s dataskyddsförordning.

Vid frågor angående behandlingen av personuppgifter

kan du kontakta helsinkiunievents@helsinki.fi. Om du vill använda dina rättigheter, skicka en skriftlig begäran till evenemangets kontaktperson.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi samlar in de personuppgifter som behövs för att ordna evenemanget och för att informera om evenemanget. Vi samlar endast in personuppgifter som är ändamålsenliga.

Personuppgifterna används endast i de syften som bestämts på förhand, och de är:

  • För att arrangera evenemanget och för att tillmötesgå specialbehov
  • För att informera om evenemanget
  • För att fakturera för evenemanget
  • För att samla in respons om evenemanget
  • För att marknadsföra liknande evenemang

Hurudana uppgifter behandlar vi?

Uppgifterna samlas in personligen i samband med anmälan till evenemanget. Dessa uppgifter är namn, allmänna kontaktuppgifter samt information om deltagande i evenemanget. Vilka uppgifter som samlas in kan variera beroende på evenemang, men endast nödvändiga och ändamålsenliga uppgifter samlas in.  Uppgifterna samlas in i samband med anmälan till evenemanget på evenemangsspecifika blanketter. Även uppgifter som uppgetts via e-post, per telefon eller på plats kan lagras, ifall de behövs för arrangemanget.

Dessutom lagras uppgifter om personens betalningar och betalningssätt ifall evenemanget är avgiftsbelagt.

Lagenliga informationskällor är uppgifter som deltagaren uppgett, kundinformationssystem, faktureringsdatabaser och offentliga källor.

Fotografering vid evenemang

Det är tillåtet att fotografera och/eller filma vid Helsingfors universitets evenemang. Fotografier/filmer kan publiceras på Helsingfors universitets webbsidor, sociala medier eller i andra publikationer om universitet. Materialet används inte i kommersiellt syfte.

På vilka lagenliga grunder sker behandlingen?

Personuppgifterna behandlas för att tillgodose den personuppgiftsansvariges berättigade intressen utifrån anmälan till evenemanget.

Lagringstider

Evenemangspecifika uppgifter raderas när de inte längre behövs för evenemangets genomförande eller efterföljande åtgärder. Kontaktuppgifterna kan användas för information om kommande evenemang inom samma område efter att evenemanget avslutats, varefter de insamlade uppgifterna lagras, vid behov anonymiserade, i statistikföringssyfte. Bokföringsmaterial lagras i enlighet med bokföringslagen.

Till vem överlämnar vi uppgifter?

Personalen vid Helsingfors universitet har rätt att behandla personuppgifter i enlighet med den gällande dataskyddslagstiftningen. Vi kan också delvis outsourca behandlingen av personuppgifter till en tredje part, så som en evenemangsarrangör, och då garanterar vi med våra avtalsarrangemang att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddslagstiftningen och på ett i övrigt korrekt sätt. Tredje part kan vara till exempel en aktör som ansvarar för evenemangets lokaler, säkerhet eller traktering.

Överförs uppgifter till länder utanför EU?

Det ingår i universitetets dataskyddspolicy att iaktta särskild omsorg om personuppgifter överförs till länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) om dessa inte erbjuder dataskydd i linje med EU:s dataskyddsförordning.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU eller EES-området, och EU-kommissionen inte har konstaterat att landet i fråga har adekvat dataskyddsnivå, säkerställs dataskyddet genom standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen.

Bibliotek, Arkiv och Registratur, Universitetsmuseum

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

Helsingfors universitetsmuseum och ritsalen: yo-museo@helsinki.fi 

Observatoriets kundtjänst: observatorio@helsinki.fi 

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Ändamålen för behandling av personuppgifter vid universitetsmuseet 

Kunder och samarbetspartner 

  • för att arrangera evenemang och tillställningar på museet (t.ex. guidningar, evenemang för allmänheten, workshoppar, föreläsningar, läger) och ta emot anmälningar till dem 
  • för att ta emot och arrangera lokalbokningar 
  • för att administrera användaravtal för arkivet 
  • för att behandla fotobeställningar 
  • för fakturering 
  • för att anordna tävlingar och utlottningar 
  • för att informera om museets tjänster och verksamhet samt för annan kommunikation (t.ex. för att skicka julkort) 
  • för att ta emot respons samt utarbeta och ta emot svar på opinionsenkäter 
  • för att administrera forskningstillstånd. 

Museets samlingar 

  • för att administrera museets samlingar (t.ex. ägare, fotografer, personer som förekommer i samlingarna) 
  • för att administrera uppgifter om samlingarnas donatorer och utlånare 
  • för att administrera användare i samlingsförvaltningssystemet. 

Museets personal 

  • för att rekrytera personal och korttidsanställda, bestämma arbetspass och betala ut arvoden (medarbetare på arvodesbasis, praktikanter). 

Vilka uppgifter behandlar vi?

Kunder och samarbetspartner 

  • namn 
  • eventuell arbetsgivare och titel 
  • kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-post 
  • evenemang: uppgifter om allergier och specialkost, avseende barn ålder och vårdnadshavarens kontaktuppgifter. 

Museets samlingar 

Uppgifter relaterade till samlingarna, bland annat: 

  • namn 
  • födelsedatum, dödsdatum, andra viktiga datum i personens liv 
  • kön 
  • foton, videor och annat material om personen 
  • utbildning, yrke 
  • studieorter, arbetsorter, bostadsorter[PE1] [TJM2]  
  • familjemedlemmarnas namn samt födelse- och dödsdatum 
  • uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter (till exempel personens hälsotillstånd, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse). 

Uppgifter om donatorer och utlånare: 

  • namn 
  • yrkestitel, examen, pensionär 
  • arbetsplats (om donationen sker i arbetsgivarens namn) 
  • kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-post 
  • donatorns relation till materialets ursprungliga ägare (t.ex. släktskapsförhållande). 

Samlingsförvaltningssystemets användaruppgifter: 

  • namn, användarnamn, arbetsgivare, födelsedatum och andra uppgifter som lämnats av användaren. 

Museets personal 

  • namn  
  • kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-post. 

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Behandlingen av kundernas och samarbetspartnernas personuppgifter grundar sig på samtycke, avtalsförhållande eller berättigat intresse. 

För samlingarnas del är behandlingen av personuppgifter nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse. 

För personalens del grundar sig behandlingen av personuppgifter på samtycke eller avtalsförhållande. 

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Museets kund, samarbetspartner eller donator lämnar sina uppgifter själv (t.ex. genom att fylla i ett formulär eller via e-post). 

Samlingsrelaterade uppgifter kan också fås från andra arkiv, kunder, samarbetspartner eller offentliga källor. Donatorerna ger uppgifter om personer som det donerade materialet tillhört. 

Lagringstiderna

Kontaktuppgifter till korttidsanställda samt avseende evenemang och tillställningar, utlottningar, respons, kommunikation, lokalbokningar och fakturering lagras så länge som de är nödvändiga för att planera och arrangera verksamheten. 

Uppgifter relaterade till samlingarna lagras permanent. 

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Uppgifter om kunder och samarbetspartner lämnas i regel inte ut utanför museet. Uppgifter kan komma att lämnas ut till samarbetspartner till exempel för att arrangera gemensamma evenemang. 

Uppgifter om samlingar och donatorer lämnas ut i enlighet med den allmänna praxisen inom museiverksamheten. Donatorns kontaktuppgifter kan med hens samtycke lämnas ut för forskningsändamål eller till en annan aktör som önskar ytterligare information. 

Korttidsanställdas namn och kontaktuppgifter (telefonnummer) kan komma att lämnas ut till andra korttidsanställda. 

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Personuppgifter överförs i regel inte utanför EU. Personuppgifter kan komma att överföras utanför EU när en extern tjänsteleverantör används till exempel för enkäter eller anmälningar. När uppgifter överförs ser vi till att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder (t.ex. att vi använder oss av standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen). 

Kopior av samlingsmaterialet och uppgifter relaterade till samlingarna kan komma att överföras även utanför EU. 

Personaltjänster

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

tuuli.siren-niskanen@helsinki.fi

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för att sköta personaladministrations- och anställningsärenden samt för att fullgöra sina uppgifter och förpliktelser som arbetsgivare. Helsingfors universitet använder uppgifterna i registret för att utföra de uppgifter gällande de registrerade som ankommer universitetet enligt lagar, tjänste- och arbetskollektivavtal samt separata beslut och bestämmelser. Sådana uppgifter är

  • personalplanering och budgetering av personalkostnader
  • extern och intern rekrytering
  • intern kommunikation
  • introduktion, förvaltning av arbetsredskap och arbetslokaler
  • tidsredovisning och arbetstidsallokering, arbetsplaner för anställda med totalarbetstid
  • administration av anställningsuppgifter
  • bestämning av lön och utvärdering av individuell arbetsprestation
  • utbetalning av löner, arvoden och stipendier
  • kompetensutveckling och utbildning
  • utvecklingssamtal
  • företagshälsovård och främjande av arbetshälsan
  • arbetarskyddsuppgifter (jämlikhet, likabehandling, arbetsolycksfall)
  • belöning av medarbetare (förtjänsttecken osv.)
  • administration av resor och utlandsuppdrag, reseräkningar
  • uppgifter i samband med avslutande av anställning
  • statistikföring och rapportering
  • sparande av uppgifter för forskningsändamål om sökande till professurer.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Anställda vid Helsingfors universitet

  • personuppgifter: namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress till arbetet, arbetstelefon
  • utbildningsuppgifter, uppgifter om förtjänst- och utmärkelsetecken
  • anställnings- och löneuppgifter, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
  • utvärdering av arbetets svårighetsgrad och individuell arbetsprestation
  • tidsredovisnings- och frånvarouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Arvodestagare och stipendiater, forskare, docenter, gästprofessorer samt professorer emeriti

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress
  • utbildningsuppgifter
  • uppgifter om arvodesgrunder och löner, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Civiltjänstgörare och inhyrd personal

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, arbetsenhet
  • tidsredovisnings- och frånvarouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Externa personer som deltar i utbildningar

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress, telefonnummer
  • utbildningsuppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Särskilda (känsliga) personuppgifter: I personalsystemen behandlas uppgifter om hälsa samt uppgifter om medlemskap i fackförening.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Anställda vid Helsingfors universitet

  • genomförande av ett avtal i vilket den registrerade är part
  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
    • Lagstiftning som behandlingen grundar sig på: Arbetsavtalslagen Arbetarskyddslagen
    • Kollektivavtal
  • en uppgift av allmänt intresse/som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning: vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistikföring
  • den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen vilket slags berättigat intresse det handlar om: rapportering som krävs av finansiärerna, kompetenskartläggning
  • samtycke från den registrerade

Andra än anställda, till exempel stipendieforskare, docenter, arvodestagare:

  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
  • genomförande av ett avtal i vilket den registrerade är part
  • samtycke från den registrerade

Särskilda (känsliga) personuppgifter: Uppgifter om medlemskap i fackförening används med personens samtycke för att bära upp medlemsavgifter och uppgifter om hälsa behandlas för att Helsingfors universitet ska kunna fullgöra sina skyldigheter och de anställda ska kunna utöva sina särskilda rättigheter (som företagshälsovård).

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

  • den registrerade själv
  • myndigheter och försäkringsbolag
  • beslut inom personaladministration
  • datasystem för Studieadministration
  • Om användarhanteringssystemet vid Helsingfors universitet

Lagringstiderna

Lagringstiderna för uppgifterna har fastställts i Helsingfors universitets arkivbildningsplan: https://flamma.helsinki.fi/content/res/pri/HY358990 

Lagringstiderna grundar sig på arkivlagen och övrig lagstiftning samt Helsingfors universitetets riktlinjer och arkivbildningsplan. Personuppgifterna lagras endast så länge som de behövs. De vanligaste lagringstiderna: Uppgifterna om de anställdas anställningsavtal lagras i minst 10 år efter avslutad anställning, lönekortsuppgifterna 50 år men till exempel tidsredovisningsuppgifterna i endast 2 år. Ansökningsdokumenten för personer som ansökt om en professorstjänst och som man begärt en sakkunnigutlåtande om lagras permanent för vetenskaplig forskning.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Informationen kan göras tillgänglig för andra universitetsenheter vid behov. Personuppgifter vid Helsingfors universitet kan samlas in och behandlas av dem vars arbetsuppgifter kräver det, t.ex. handledare och personaltjänstemän, informationshantering

Informationen lämnas ut till myndigheter, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, försäkringsbolag, banker, underleverantörer och konsulter i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag, i den utsträckning som tillhandahållandet av tjänster krävs, t.ex. Pedagogiska arbetsgivarförening.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Uppgifter överförs utanför EU/EES endast i de fall där arbetsgivarskyldigheter som gäller den anställda enligt lagstiftningen, skatteavtal eller överenskommelser om social trygghet ska skötas utanför EU/EES.

Allmän förvaltning

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

lakipalvelut-yleishallinto@helsinki.fi, tel. 0294140855

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för följande ändamål: val av medlemmar till organ vid Helsingfors universitet.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter? 

Grunden för behandling av personuppgifter är fullgörande av en rättslig förpliktelse för Helsingfors universitet. Känsliga personuppgifter behandlas i fall de offentliggjorts av den registrerade.

I kapitel 3 universitetslagen stadgas om universitetets organ och val av medlemmar till dem. I universitetets instruktion och valinstruktion som utfärdats enligt 13, 15, 27, 28 och 29 § universitetslagen stadgas närmare om val. Därtill anordnar universitetet val med stöd av lag om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen.

 

Vilka uppgifter behandlar vi?

Helsingfors universitet behandlar följande personuppgifter:

  • namn
  • e-postadress (för entydig identifiering av den registrerade)
  • uppgifter om personalgrupp, arbetsuppgifter, arbetsavtal eller avtal om forskningsverksamhet
  • registrering av anställda i Universitetsservicens lokala team på campusen som valberättigade i val av fakultetsråd
  • kandidatur eller nominering av kandidat i universitetsval
  • uppgifter om personens valrätt i vallängden
  • uppgifter om rättelseyrkande angående vallängd
  • beslut om rättelseyrkande angående vallängd
  • kandidaternas presentationer
  • uppgifter om kandidatens röstetal

Som känsliga personuppgifter kan uppgifter om politiska åsikter eller medlemskap i fackförening behandlas, då kandidater kan inkludera dessa uppgifter i sina presentationer om de så önskar.

Listan är inte uttömmande, utan även övriga personuppgifter kan behandlas vid behov för anordnande av val.

Varifrån kommer personuppgifterna, dvs. vilket ursprung har de?

Av personen själv kommer följande uppgifter

  • registrering av anställd i Universitetsservicens lokala team på campusen som valberättigade i val av fakultetsråd
  • kandidatur eller nominering av kandidat i universitetsval
  • uppgifter om rättelseyrkande angående vallängd
  • kandidatpresentation

Från universitetets personalsystem kommer följande uppgifter för vallängd och kandidatlista

  • namn
  • e-postadress (för entydig identifiering av den registrerade)
  • uppgifter om personalgrupp, arbetsuppgifter, arbetsavtal eller avtal om forskningsverksamhet

Från vallängden kommer följande information

  • uppgifter om personens valrätt

Ur centralvalnämndens protokoll kommer följande uppgifter

  • beslut om rättelseyrkande angående vallängd

Från universitetets valsystem Vakka kommer följande uppgifter

  • uppgifter om kandidatens röstetal

Lagringstiderna 

Lagringstider för dokument fastställs i Helsingfors universitets arkivbildningsplan (AMS). Arkivverket bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt. I enlighet med Arkivverkets bestämmelse har det i arkivbildningsplanen fastställts att valhandlingar förvaras varaktigt.

Överföring eller utlämning av uppgifter

Uppgifter om de invalda i organen publiceras på Helsingfors universitets externa webbsidor (namn, den grupp personen företräder). Valresultatet (namn, den grupp personen företräder, röstetal) samt uppgifter om de invalda i organen publiceras på universitets interna webbsidor.

Publicering av uppgifterna grundar sig på

  • universitetets rättsliga förpliktelse att informera om sin verksamhet samt om de rättigheter och skyldigheter som enskilda människor och sammanslutningar har i ärenden som anknyter till dess verksamhetsområde
  • universitetets rättsliga förpliktelse att ordna sin förvaltning genom organ

 

 

Dina Rättigheter

Du har rätt att återkalla ditt samtycke om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

Du har rätt att få veta om dina personuppgifter behandlas och vilka personuppgifter om dig som behandlas. Om du vill kan du även begära en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som är under behandling och som rör dig rättade eller kompletterade.

Du har rätt att kräva att dina personuppgifter raderas i följande fall:

 

  • personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats
  • du återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen (rätten att göra invändningar beskrivs längre fram) och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre
  • personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt
  • personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av.

Rätt till radering gäller dock inte om:

  • radering av uppgifterna omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med behandlingen vid vetenskaplig forskning
  • behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller enligt en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av
  • behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige.

Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att vi lagrar dina uppgifter men inte behandlar dem på något annat sätt.

 

Du har denna rätt i följande fall:

  • du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger universitetet möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta
  • behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället kräver en begränsning av deras användning
  • universitetet behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
  • du har invänt mot behandling (se närmare nedan) i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit universitetet i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att universitetet hindrar detta, om

  • den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke eller ett avtal
  • behandlingen sker automatiserat.

När du utövar din rätt till dataportabilitet har du rätt till överföring av personuppgifterna direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan, när detta är tekniskt möjligt.

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig på allmänt eller berättigat intresse. Då får universitetet inte behandla dina personuppgifter förutom om det kan visa att det finns ett tvingande och motiverat skäl som väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Universitetet kan dessutom fortsätta behandla dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Du har rätt att inge klagomål till dataombudsmannens byrå om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

 

Kontaktuppgifter:

 

Dataombudsmannens byrå

Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors

Växel: 029 566 6700

Fax: 029 566 6735

E-post: tietosuoja@om.fi

Begäran om utlämnande av uppgifter i enlighet med offentlighetslagen

Uppgifterna i studieförvaltningssystemet (Sisu/Oodi) omfattas av det som i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) avses med offentliga handlingar som kan utlämnas på begäran. Offentliga handlingar utlämnas på begäran i enlighet med 13 § ja 16 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. 

Den som begär om utlämnande av studentuppgifter ska meddela till den personuppgiftsansvariga för vilket ändamål uppgifterna ska användas, lämna upplysningar om övriga omständigheter som behövs för att kunna utreda förutsättningarna för utlämnandet av uppgifterna samt vid behov meddela hur uppgifterna kommer att skyddas.

Begäran om utlämnande av studentuppgifter görs med denna ansökan:
Ansökan om utlämnande av uppgifter

 Mer information: Chef  Sari Zitting.

Utlämnande av studentens namn- och adressuppgifter med studentens samtycke

 

Med samtycke av den registrerade utlämnar universitetet studenternas adressuppgifter till föreningar, stiftelser och myndigheter för begränsade syften som stöder studierna. Samtycket kan ges och återkallas i Sisu eller via Studentservicen. Studenten kan ge sitt samtycke till utlämnande av sina namn- och adressuppgifter

  1. för syften som stöder studierna till föreningar och stiftelser, fackliga organisationer och i första hand regionala myndigheter för att posta sådan information som
    1. är relaterad till studentens uppgifter eller rättigheter som medlem av universitetet eller som
    2. har som syfte att främja studier, yrkesskicklighet eller placering i ett yrke
    3. har som syfte att förbättra studie- eller arbetsförhållandena eller
    4. har som syfte att främja studentens kontakter till sin hembygd;
  2. Helsingfors universitets bibliotek
  3. Helsingfors universitets motionstjänster
  4. andra syften som stöder studierna, till exempel korta enkäter eller opinionsmätningar och
  5. karriär- och rekryteringssyften
  6. till direkt marknadsföring i de fall där ansvarspersonen för studeranderegistret efter övervägande anser det vara möjligt
  7. kan förbjuda utlämnande av uppgifter till Ylioppilaslehti för postning av tidningen.

Personbeteckningen kan utlämnas (dataskyddslagen 1050/2018 4 §) för datahantering som behövs för att uppdatera adressuppgifter eller för att undvika flerdubbel postning om den som mottar den utlämnade personbeteckningen redan har tillgång till personbeteckningen.

Universitetet följer god registreringspraxis och förutsätter att den som ansöker om utlämnande har en saklig relation till den målgrupp vars uppgifter man ber om.

Debiteringsgrunder för Studeranderegistrets informationstjänst

1. Universitetet uppbär en avgift för uppgifter som utlämnas i form av massutlämnande från studeranderegistret enligt debiteringsgrunderna per personenhet om man inte föreskrivit eller kommit överens om något annat för en specifik prestation. Med personenhet avses de uppgifter som införts i studeranderegistret om en person eller en del av dem. Med utlämnande av uppgifter avses att uppgifter från studeranderegistret levereras för något annat ändamål än för studeranderegistret.

2. Avgift per personenhet är 28 cent (+ moms). Avgiften är dock 6 cent (+ moms) per personenhet för Helsingfors universitets studentkår och för nationerna och fakultetsföreningarna för uppgifter som behövs för deras verksamhet, med undantag av affärs- och näringsverksamhet.

3. Förutom den avgift som uppbärs per personenhet uppbärs en avgift för arbetstid 42,05 €/timme + moms.

4. Avgift per personenhet uppbärs inte

  • av sådana statliga ämbetsverk eller inrättningar som har en lagstadgad rätt att få uppgifter om avgiftsfriheten grundar sig på ömsesidighet eller allmän praxis.
  • universitetets institutioner
  • när de utlämnade uppgifterna används för ett lärdomsprov, för att utföra vetenskaplig forskning eller för undervisningssyfte
  • när en betydlig mängd uppgifter utlämnas samtidigt till stiftelser som arbetar för studenternas hälsa eller bostadstjänster
  • när någon beställer utredningar, statistik och eller andra uppgifter utifrån vilka man inte kan identifiera en specifik personenhet.

5. I de fall när en betydlig mängd uppgifter utlämnas för ett syfte där den som mottar uppgifterna samtidigt binder sig till att regelbundet skaffa nya uppgifter i och med att de uppdateras kan avgiften uppbäras som lägre än vad som anges i punkt 2.

6. I de fall när totalkostnaderna för prestationen är mindre än marknadspriset för likadana tjänster som andra erbjuder kan man för prestationen uppbära en avgift som motsvarar marknadspriset.

7. Universitetet kan uppbära avgifter i form av förskotts- och delbetalningar. Den slutliga avgiften uppbärs som fakturering efter att prestationen genomförts.

Anvisningar för att lämna ut uppgifter till tredje part

 

Du kan be studeranderegistret intyga riktigheten av en students eller en tidigare students studieuppgifter genom att skriva till registrar(at)helsinki.fi. För att uppgifterna ska kunna lämnas ut skriftligt ska du bifoga studentens eller den tidigare studentens samtycke till utlämning av uppgifterna. Samtycket ska ha underskrift av studenten eller den tidigare studenten.

Hanteringen av personuppgifterna i studieförvaltningssystemet regleras av EU:s dataskyddsförordning (2016/679) och annan dataskyddslagstiftning som kan tillämpas i sammanhanget, till exempel dataskyddslagen (1050/2018) och lagen om offentligheten i myndigheternas verksamhet (621/1999).