Dataskydd
Vi på Helsingfors universitet värdesätter din integritet och rätt till skydd av personuppgifter. Var och en har rätt att veta vilka uppgifter om en som har sparats och hur uppgifterna behandlas. På denna sida samlar vi dataskyddsmeddelanden om hur personuppgifter behandlas vid Helsingfors universitet.

Kontaktpersonerna för frågor om behandlingen hittar du i de enskilda dataskyddsmeddelandena. Helsingfors universitets dataskyddsombud når du på adressen tietosuoja@helsinki.fi.

Studium och studietjänster

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

 registrar@helsinki.fi

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • studentantagning
  • undervisning och studierelaterade beslut
  • studierådgivning
  • kursanmälningar
  • inlämnande, bedömning och registrering av studieprestationer
  • övervakning och hantering av eventuella studieavgifter
  • examensbevis

Universitetet kan dessutom behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • utveckling av undervisningen (bl.a. med hjälp av respons som samlas in hos studenterna)
  • vetenskaplig forskning eller statistikföring
  • marknadsföringskommunikation i anknytning till studierna
  • möjliggörande av säkerheten för studenter och andra medlemmar i universitetssamfundet och av den fysiska tryggheten och informationssäkerheten i studiemiljön
  • andra särskilda ändamål.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och organisationer verksamma inom universitetssamfundet. För vissa särskilda ändamål baserar den sig på studentens samtycke.

Universitetets rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter baserar sig på

  • utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning
  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
  • samt i vissa fall på avtal eller samtycke

Universitetet har i princip rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla känsliga uppgifter

  • när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse
  • samt i vissa fall när den registrerade uttryckligen har lämnat sitt samtycke

Huvudsakliga författningar och bestämmelser

Universitetslagen (558/2009 )
Statsrådets förordning om universitetsexamina (794/2004 )
Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)
Den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och de nationella författningar som kompletterar den
Personuppgiftslagen och den dataskyddslag (XXX/2018) som ersätter personuppgiftslagen
Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
Instruktionen för Helsingfors universitet
Examens- och rättssäkerhetsinstruktionen för Helsingfors universitet
Universitetets och rektorns olika beslut om undervisning och studier vid Helsingfors universitet
Permanenta föreskrifter för Helsingfors universitets fakulteter

Vilka uppgifter behandlar vi?

Helsingfors universitet behandlar personuppgifter på basis av vilka du kan identifieras direkt eller indirekt. Personbeteckning och studentnummer är exempel på uppgifter som kan användas för att identifiera dig direkt. Vi behandlar också dina namn- och kontaktuppgifter.  Dessutom behandlar universitetet sådana andra uppgifter om dina studier som kan kombineras på ett sätt som innebär att utomstående kan identifiera dig.

I samband med studier och studieprestationer behandlas oftast uppgifter om studentens namn och studentnummer, kontaktuppgifter samt uppgifter om innehållet i examina och studier.

Exempel på uppgifter som Helsingfors universitet behandlar:

  • personer som söker till universitetet (sökande), deras basuppgifter och ansökningsuppgifter
  • studenternas basuppgifter (bl.a. studentnummer, personbeteckning, namn och kontaktuppgifter)
  • uppgifter om studenternas studierätt
  • studenternas terminsanmälningar
  • uppgifter om studenternas studieprestationer, arbetspraktik och examensarbeten
  • uppgifter om lärarna och uppgifter om deras undervisning
  • studenternas anmälningar till undervisningen
  • uppgifter om respons från studenterna
  • uppgifter om studenternas karriär- och sysselsättningsservice och relaterade enkätuppgifter
  • medlemskap i Studentkåren och dess specialföreningar
  • uppgifter om stipendier
  • uppgifter om internationellt studentutbyte

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

En del av de personuppgifter som behövs härrör från dig själv, och då svarar du för att de är korrekta. Studierätten är personlig, och därför måste dina personuppgifter vara korrekta. 

Vissa uppgifter har samlats in hos andra än hos dig själv. Exempel på sådana uppgifter:

  • uppgifter om mottagande av studieplats, vilka fås från det riksomfattande antagningsregister som Utbildningsstyrelsen förvaltar (L 884/2017) och från de handlingar som studenten har lämnat in
  • namn- och kontaktuppgifter som kontrollerats hos Befolkningsregistercentralen.

Lagringstiderna

Den period under vilken personuppgifter lagrade i Helsingfors universitets system samt manuellt material bevaras baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.

Med stöd av lagstiftning som gäller universiteten (L 884/2017, 25 och 27 §) bevarar Helsingfors universitet följande undervisningsrelaterade personuppgifter permanent:

  • studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen
  • uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem
  • uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning.

Information om tiderna för bevarande av övriga uppgifter hittar du i Helsingfors universitets arkivbildningsplan https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833. Tiderna grundar sig på arkivlagen (831/1994) och annan lagstiftning.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Vid Helsingfors universitet behandlas uppgifterna endast av anställda vid universitetet eller på uppdrag av universitetet och för universitetets räkning av personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter. Tillträde till informationssystemen har begränsats genom behörigheter. Personuppgifter behandlas i huvudsak av Undervisnings- och studentservicens personal och av undervisningspersonal. Dessutom kan personuppgifter behandlas vid IT-centret och enheterna Personaltjänster, Ekonomitjänster samt Kommunikation och samhällsrelationer.

Helsingfors universitet kan också anlita utomstående för att behandla personuppgifter, exempelvis företag som tillhandahåller systemtjänster och som behandlar personuppgifter för universitetets räkning på basis av uppdragsavtal.

Helsingfors universitet lämnar ut behövliga personuppgifter om studerande till de mottagare som nämns i det följande:

  • Studenternas hälsovårdsstiftelse
  • undervisnings- och kulturministeriet
  • Utbildningsstyrelsens internationaliseringstjänster
  • antagningsregistret
  • Utbildningsstyrelsens tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter
  • Folkpensionsanstalten
  • Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira)
  • Statistikcentralen
  • arbetskraftsmyndigheterna
  • Utbildningsfonden
  • migrationsmyndigheterna
  • Studentkåren vid Helsingfors universitet
  • Helsingfors universitets studentnationer
  • uppföljningsenkäter som genomförs på uppdrag av Aarresaari – nätverket för universitetens arbetslivs- och karriärtjänster.

Dessutom kan Helsingfors universitet lämna ut studenternas personuppgifter som följer:

  • för vetenskaplig forskning
  • för uppfyllande av förpliktelser enligt offentlighetslagen (621/1999) eller enligt annan lagstiftning
  • till andra finländska högskolor för behandling av ärenden som gäller studierätt och för överföring av uppgifter om studieprestationer bl.a. i samband med undervisningssamarbete
  • till utländska högskolor även i länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för genomförande av utbytesstudier och utbildning för dubbel eller gemensam examen eller för överföring av uppgifter om studieprestationer
  • med studentens samtycke kontaktuppgifter till instanser utanför universitet för avgränsade ändamål som stöder studierna och för andra särskilda ändamål.

Studieförvaltningssystemet Sisu och mobilitetssystemet Mobility Online utgör de primära källorna till de uppgifter som lämnas ut. Studentuppgifter som ska bevaras permanent och studentmobilitetens mobilitetsperioder överförs till högskolornas riksomfattande datalager Virta.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Enligt universitetets dataskyddspolicy gäller det att vara särskilt omsorgsfull när personuppgifter överförs till sådana länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.

När personuppgifter överförs till länder utanför EU och EES-området ska kraven i dataskyddsförordningen uppfyllas

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

opintopsykologi@helsinki.fi 

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Personuppgifterna i kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer behandlas för att sköta studiepsykologernas kundrelationer.

Som yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården är psykologerna skyldiga att följa dessa lagar i individinriktat psykologarbete: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Dessutom används uppgifter om kontakter och anonyma statistiska uppgifter som lagras i registret för att kvalitetskontrollera och utveckla studiepsykologverksamheten. Uppgifter om gruppmöten som sker utanför studiepsykologernas individinriktade arbete registreras med studenternas samtycke.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Följande kunduppgifter samlas i registret: förnamn, efternamn, personbeteckning, kön, fakultet, utbildningsprogram, de nuvarande studiernas startår, studentnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, de uppgifter som studenten lämnat i samband med tidsbokningen, de bokade tiderna hos studiepsykologen och avbokningar av dessa, studiepsykologens registreringar av handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sammanfattning, rekommendation, utlåtande.

Behandling och skydd av känsliga personuppgifter

Studiepsykologerna vid Helsingfors universitet för ett kundregister över individuell handledning och därmed jämförbart arbete och registrerar handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa. Denna praxis bygger på att psykologer är yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och följer dessa lagar i sitt arbete som psykologer: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Registreringarna innehåller ofta uppgifter om hälsa.

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Hur personuppgifter samlas in: av den registrerade själv, psykologens registreringar om handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sammanfattning, rekommendation, utlåtande.

Lagringstiderna

Uppgifter som uppstår vid individuell handledning lagras i enlighet med lagar om patientuppgifter. Grupphandledningsrelaterade uppgifter som inte betraktas som patientuppgifter lagras i fyra år. Uppgifterna om tidsbokning som samlas in med tjänsterna E-lomake och Vihta raderas varje läsår. De tidsbokningsuppgifter för individuell handledning som är väsentliga med tanke på studiepsykologens handledning överförs till tidbokningssystemet i Diarium. Det kan till exempel vara studentens personuppgifter och andra förhandsuppgifter som hen angett. Vad gäller grupper raderas de uppgifter som inkommit via tidsbokningssystemet, och de väsentliga uppgifterna sparas i studiepsykologernas elektroniska arkiv

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Kunden kan begära att få sina uppgifter utlämnade till sig själv. Med kundens samtycke får uppgifter även lämnas ut till en myndighet med en lagstadgad rätt till information på myndighetens skriftliga begäran varav det framgår på vilken lag rätten till information grundar sig. Utan kundens samtycke får uppgifter lämnas ut, om lämnande av uppgifter eller rätten till information finns särskilt föreskrivet i lagen.

Statistiska uppgifter där individer inte kan identifieras får lämnas vidare och användas till exempel i rapporter och presentationer om studiepsykologverksamhetens karaktär och omfattning. Dessutom får uppgifter om de kunder som lämnat ett skriftligt forskningstillstånd användas i avidentifierad form för vetenskapliga forskningsstudier och publikationer.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU? 

Uppgifterna från kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer överförs inte utanför EU eller EES.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter 

tietosuoja@hy-norssit.fi  

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Övningsskolorna vid Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för följande ändamål:  

GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING  

  • För att ordna undervisning  
  • För elevantagning  
  • För att ordna klubbverksamhet  
  • För att ordna skolhälsovård 
  • För att ordna skolmåltiderna  
  • För att ordna elevvård (bl.a. skolkurator- och skolpsykologtjänster)  
  • För att ordna handledd lärarpraktik  
  • För att tillhandahålla lärmiljöer och andra digitala tjänster  

GYMNASIEUTBILDNING  

  • För att ordna undervisning  
  • För studentantagning  
  • För att ordna klubbverksamhet  
  • För att ordna studerandehälsovård  
  • För att ordna skolmåltiderna  
  • För att ordna studerandevård (bl.a. skolkurator- och skolpsykologtjänster)  
  • För att ordna studentskrivningarna  
  • För att ordna handledd lärarpraktik  
  • För att tillhandahålla lärmiljöer och andra digitala tjänster  

Vi lagrar uppgifter om elevernas och studenternas skolgång, undervisningsarrangemang och inlärningsresultat. Helsingfors universitets övningsskolor utgör en del av universitetet, och hos oss bedrivs även forskning, där deltagandet kräver ett tillstånd från vårdnadshavaren/studenten.  

Vilka uppgifter behandlar vi? 

GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING  

  • Elevens grund- och kontaktuppgifter (bl.a. personbeteckning, namn, kontaktuppgifter, specialkost, hälsouppgifter som rör undervisningsarrangemangen, Wilma-användarnamn)  
  • Elevens vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, vårdnadsuppgifter, Wilma-användarnamn  
  • Beslut som gäller eleven (bl.a. skolskjuts, specialundervisning, tillståndsansökningar och tillståndsbeslut)  
  • Uppgifter om skolgången (bl.a. skola, klass, årskurs)  
  • Uppgifter om elevens roll (bl.a. undervisningsform, F2-undervisning, språkprogram, livsåskådningsämne)  
  • Pedagogiska dokument gällande stöd till eleven (allmänt stöd, särskilt stöd, intensifierat stöd)  
  • Uppgifter om invandring (bl.a. datum för inresa till Finland)  
  • Uppgifter om betyg och utvärderingssamtal samt ämnes- och kursbedömningar  
  • Elevens lektionsanteckningar (bl.a. frånvaro)  

  

GYMNASIEUTBILDNING  

  • Studentens grund- och kontaktuppgifter (bl.a. personbeteckning, namn, kontaktuppgifter, specialkost, hälsouppgifter som rör utbildningsarrangemangen, Wilma-användarnamn)  
  • Studentens vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, vårdnadsuppgifter, Wilma-användarnamn  
  • Beslut som gäller studenten  
  • Uppgifter om studierna (bl.a. skola, grupp, årskurs)  
  • Uppgifter om studentens roll (bl.a. undervisningsform, språkprogram, livsåskådningsämne)  
  • Pedagogiska dokument gällande stöd till studenten  
  • Uppgifter om betyg och ämnes-/kurs-/studieavsnittsbedömningar  
  • Studentens lektionsanteckningar (bl.a. frånvaro)  

  

Som uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas  

  • religiös eller filosofisk övertygelse  
  • uppgifter om hälsa (bl.a. allergier).  

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter? 

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige. Övningsskolorna utgör en del av Helsingfors universitet, och personuppgifter kan också komma att behandlas för vetenskaplig forskning av allmänt intresse. Studenterna eller deras vårdnadshavare bes om samtycke för att delta i undersökningar.  

Lagstiftning om övningsskolornas verksamhet: 

Avseende grundläggande utbildning:  

  • Lagen om grundläggande utbildning (628/1998)   
  • Förordningen om grundläggande utbildning (852/1998)   
  • Grundskolelagen (467/1983) 
  • Statsrådets förordning om riksomfattande mål för utbildningen enligt lagen om grundläggande utbildning och om timfördelning i den grundläggande utbildningen (1435/2001)   
  • Lagen om elev- och studerandevård (1287/2013) 
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) 

Avseende gymnasieutbildning:  

  • Statsrådets förordning om förfarandet vid ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen (294/2014) 
  • Gymnasielagen (629/1998)   
  • Gymnasieförordningen (810/1998)   
  • Statsrådets förordning om allmänna riksomfattande mål för gymnasieutbildningen och om timfördelningen i gymnasieundervisningen (955/2002)   
  • Lagen om studentexamen (502/2019) 
  • Statsrådets förordning om studentexamen (915/2005)   
  • Lagen om elev- och studerandevård (1287/2013) 
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) 

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

Personuppgifter samlas in från eleverna och studenterna själva eller deras vårdnadshavare. Andra centrala informationskällor är  

  • Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (tidigare Befolkningsregistercentralen)  
  • informationsresursen Koski  
  • Studieinfo  
  • Studentexamensnämnden  
  • elevernas och studenternas tidigare läroanstalter.  

Lagringstiderna 

Vi följer Helsingfors universitets arkivbildningsplan. Exempel på de uppgifter som lagras och lagringstiderna:  

  • Avgångsbetyg och skiljebetyg lagras permanent.  
  • Material relaterat till elevens självbedömning och portfolio lagras under läropliktstiden.  
  • Listor avseende elevernas skola och klasser och motsvarande register lagras i 50 år.  

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Regelmässigt utlämnande av uppgifter sker till  

  • informationsresursen Koski (Den nationella centraliserade integrationstjänsten för studierätter och studieprestationer), där studieprestationer och studierätter samlas in  
  • Studentexamensnämnden när det gäller uppgifter om studentskrivningarna (bl.a. anmälningsuppgifter)  
  • Helsingfors stad för ordnande av skolhälsovården  
  • Statistikcentralen, Nationella centret för utbildningsutvärdering (KARVI), Folkpensionsanstalten (FPA), Utbildningsstyrelsen eller andra myndigheter när elevens eller studentens uppgifter behövs för att genomföra, följa upp och statistikföra studierna  
  • andra utbildningsarrangörer i samband med byte av läroanstalt.  

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Vi varken överför eller lämnar ut personuppgifter utanför EU. 

Forsking och forskingstjänster

Helsingfors universitet har till uppgift att främja den fria forskningen och samverka med det övriga samhället. I syfte att sköta denna uppgift behandlar universitetet sådana forskares och experters personuppgifter som är aktiva i universitetssamfundet.

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

-

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:

  • Vi ingår avtal med dig om att du är verksam i universitetssamfundet. Detta avtal kan vara ett avtal om att ingå anställningsförhållande eller ett gästforskar-, docent- eller professorsavtal. Ditt avtal binder dig till någon av universitetets enheter. Genom avtalet får du tillgång till ett användarnamn vid universitetet och dina personuppgifter överlämnas till informationssystem som stöder universitetets verksamhet.
  • Om du ansöker om konkurrensutsatt forskningsfinansiering kontrollerar vi att du är behörig att ansöka, vi hjälper dig att skriva ansökan och vi uppdaterar uppgifterna om dina viktigaste finansieringsalternativ. När du får finansieringsbeslut behandlar vi och följer upp de avtal i avtalsregistret som berör din verksamhet, samt din finansiering och hur den används i ekonomiförvaltningssystemet.
  • Vi skickar dig meddelanden om universitetets evenemang, verksamhetssätt och tjänster.
  • När du söker litteratur till stöd för ditt arbete kan du reservera material i bibliotekssystemet eller beställa material med en e-blankett. Du kan publicera material i universitetets öppna publiceringskanaler. I så fall administrerar vi dina personuppgifter både som användare av publiceringskanalen och som författare till materialet.
  • Vi administrerar ett register över uppgifter i anknytning till forskning och samverkan med samhället. Huvudparten av uppgifterna i registret har du själv lämnat, men vi kan söka publikationer i externa källor för din del. En del av denna rapportering är frivillig och en del är av undervisnings- och kulturministeriet fastställd obligatorisk datainsamling.
  • Dina uppgifter gällande forskning och samverkan med samhället är till stöd för vetenskapskommunikationen öppet tillgängliga via forskningsportalen och universitetets webbplats. Du kan skapa en egen webbplats för din gemenskap.
  • När vi utvärderar och utvecklar universitetets verksamhet kan vi använda uppgifterna om din verksamhet som material. Ofta granskas materialet endast på enhetsnivå.

Med hjälp av forskningsdata kommunicerar universitetet sin forskningsverksamhet i enlighet med god vetenskaplig praxis och förser undervisningsministeriet med forskningsrelaterad information som föreskrivs av det.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi bearbetar din information som beskriver dina aktiviteter som universitetsforskare eller expert, forskningsresurser och -utgångar och samhällsinteraktioner. Direkt identifierbar information inkluderar personliga identifierare i universitetets informationssystem och internationella forskaridentifierare. Vi behandlar också ditt namn, enhet, disciplin (ämne) och kontaktinformation.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och för vissa särskilda ändamål baserar den sig på ditt samtycke.

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

En del av de personuppgifter som behövs har du själv lämnat.

Vissa uppgifter har samlats in av andra än av dig själv. Sådana uppgifter är bland annat en del av uppgifterna om publikationer och samhällssamverkan.

Lagringstiderna

Information om tiderna för bevarande av arkiverade uppgifter hittar du i Helsingfors universitets arkivbildningsplan: https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Information om forskningsverksamhet är offentlig, exklusive t.ex. konfidentiella forskningsplaner eller information som avtalats separat med finansieraren.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Normalt förvarar vi alla uppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Överföringen av personuppgifter utanför EU och EES sker i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen, dvs med hjälp av exempelvis modellavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen eller ber om ditt samtycke. Detta kan till exempel vara fallet när du skickar in din ansökan om forskningsfinansiering till en finansierare utanför EES.

Personaltjänster

Kontaktuppgifter för frågor om behandling av uppgifter

tuuli.siren-niskanen@helsinki.fi

Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter? 

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för att sköta personaladministrations- och anställningsärenden samt för att fullgöra sina uppgifter och förpliktelser som arbetsgivare. Helsingfors universitet använder uppgifterna i registret för att utföra de uppgifter gällande de registrerade som ankommer universitetet enligt lagar, tjänste- och arbetskollektivavtal samt separata beslut och bestämmelser. Sådana uppgifter är

  • personalplanering och budgetering av personalkostnader
  • extern och intern rekrytering
  • intern kommunikation
  • introduktion, förvaltning av arbetsredskap och arbetslokaler
  • tidsredovisning och arbetstidsallokering, arbetsplaner för anställda med totalarbetstid
  • administration av anställningsuppgifter
  • bestämning av lön och utvärdering av individuell arbetsprestation
  • utbetalning av löner, arvoden och stipendier
  • kompetensutveckling och utbildning
  • utvecklingssamtal
  • företagshälsovård och främjande av arbetshälsan
  • arbetarskyddsuppgifter (jämlikhet, likabehandling, arbetsolycksfall)
  • belöning av medarbetare (förtjänsttecken osv.)
  • administration av resor och utlandsuppdrag, reseräkningar
  • uppgifter i samband med avslutande av anställning
  • statistikföring och rapportering
  • sparande av uppgifter för forskningsändamål om sökande till professurer.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Anställda vid Helsingfors universitet

  • personuppgifter: namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress till arbetet, arbetstelefon
  • utbildningsuppgifter, uppgifter om förtjänst- och utmärkelsetecken
  • anställnings- och löneuppgifter, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
  • utvärdering av arbetets svårighetsgrad och individuell arbetsprestation
  • tidsredovisnings- och frånvarouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Arvodestagare och stipendiater, forskare, docenter, gästprofessorer samt professorer emeriti

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress
  • utbildningsuppgifter
  • uppgifter om arvodesgrunder och löner, beskattningsuppgifter, bankkontouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Civiltjänstgörare och inhyrd personal

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, arbetsenhet
  • tidsredovisnings- och frånvarouppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Externa personer som deltar i utbildningar

  • namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, arbetsplatsens adress, e-postadress, telefonnummer
  • utbildningsuppgifter
  • uppgifter som används för användaradministration och begränsning av behörigheter i systemen

Särskilda (känsliga) personuppgifter: I personalsystemen behandlas uppgifter om hälsa samt uppgifter om medlemskap i fackförening.

Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Anställda vid Helsingfors universitet

  • genomförande av ett avtal i vilket den registrerade är part
  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
    • Lagstiftning som behandlingen grundar sig på: Arbetsavtalslagen Arbetarskyddslagen
    • Kollektivavtal
  • en uppgift av allmänt intresse/som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning: vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistikföring
  • den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen vilket slags berättigat intresse det handlar om: rapportering som krävs av finansiärerna, kompetenskartläggning
  • samtycke från den registrerade

Andra än anställda, till exempel stipendieforskare, docenter, arvodestagare:

  • fullgörande av en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige
  • genomförande av ett avtal i vilket den registrerade är part
  • samtycke från den registrerade

Särskilda (känsliga) personuppgifter: Uppgifter om medlemskap i fackförening används med personens samtycke för att bära upp medlemsavgifter och uppgifter om hälsa behandlas för att Helsingfors universitet ska kunna fullgöra sina skyldigheter och de anställda ska kunna utöva sina särskilda rättigheter (som företagshälsovård).

Vilka källor samlas personuppgifter in från, dvs. vilket ursprung har de? 

  • den registrerade själv
  • myndigheter och försäkringsbolag
  • beslut inom personaladministration
  • datasystem för Studieadministration
  • Om användarhanteringssystemet vid Helsingfors universitet

Lagringstiderna

Lagringstiderna för uppgifterna har fastställts i Helsingfors universitets arkivbildningsplan: https://flamma.helsinki.fi/content/res/pri/HY358990 

Lagringstiderna grundar sig på arkivlagen och övrig lagstiftning samt Helsingfors universitetets riktlinjer och arkivbildningsplan. Personuppgifterna lagras endast så länge som de behövs. De vanligaste lagringstiderna: Uppgifterna om de anställdas anställningsavtal lagras i minst 10 år efter avslutad anställning, lönekortsuppgifterna 50 år men till exempel tidsredovisningsuppgifterna i endast 2 år. Ansökningsdokumenten för personer som ansökt om en professorstjänst och som man begärt en sakkunnigutlåtande om lagras permanent för vetenskaplig forskning.

Vilka lämnas dina uppgifter ut till? 

Informationen kan göras tillgänglig för andra universitetsenheter vid behov. Personuppgifter vid Helsingfors universitet kan samlas in och behandlas av dem vars arbetsuppgifter kräver det, t.ex. handledare och personaltjänstemän, informationshantering

Informationen lämnas ut till myndigheter, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, försäkringsbolag, banker, underleverantörer och konsulter i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag, i den utsträckning som tillhandahållandet av tjänster krävs, t.ex. Pedagogiska arbetsgivarförening.

Kommer uppgifter att överföras till länder utanför EU?  

Uppgifter överförs utanför EU/EES endast i de fall där arbetsgivarskyldigheter som gäller den anställda enligt lagstiftningen, skatteavtal eller överenskommelser om social trygghet ska skötas utanför EU/EES.

Dina Rättigheter

Du har rätt att återkalla ditt samtycke om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

Du har rätt att få veta om dina personuppgifter behandlas och vilka personuppgifter om dig som behandlas. Om du vill kan du även begära en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som är under behandling och som rör dig rättade eller kompletterade.

Du har rätt att kräva att dina personuppgifter raderas i följande fall:

 

  • personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats
  • du återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen (rätten att göra invändningar beskrivs längre fram) och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre
  • personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt
  • personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av.

Rätt till radering gäller dock inte om:

  • radering av uppgifterna omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med behandlingen vid vetenskaplig forskning
  • behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller enligt en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av
  • behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige.

Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att vi lagrar dina uppgifter men inte behandlar dem på något annat sätt.

 

Du har denna rätt i följande fall:

  • du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger universitetet möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta
  • behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället kräver en begränsning av deras användning
  • universitetet behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
  • du har invänt mot behandling (se närmare nedan) i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit universitetet i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att universitetet hindrar detta, om

  • den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke eller ett avtal
  • behandlingen sker automatiserat.

När du utövar din rätt till dataportabilitet har du rätt till överföring av personuppgifterna direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan, när detta är tekniskt möjligt.

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig på allmänt eller berättigat intresse. Då får universitetet inte behandla dina personuppgifter förutom om det kan visa att det finns ett tvingande och motiverat skäl som väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Universitetet kan dessutom fortsätta behandla dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Du har rätt att inge klagomål till dataombudsmannens byrå om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

 

Kontaktuppgifter:

 

Dataombudsmannens byrå

Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors

Växel: 029 566 6700

Fax: 029 566 6735

E-post: tietosuoja@om.fi

Published on
1 månad 2 veckor ago