Vi utvecklar samhället genom projekt, därför måste projekten utvecklas

13.8.2019
Den offentliga sektorn i Norden utvecklas i allt högre grad genom projektdrivna innovationer. Men projekt blir lätt isolerade företeelser och de nya idéerna och framstegen som nås i projekten kanske aldrig blir verklighet. Hur kan offentliga organisationer innovera bättre och hur kan kunskaperna bättre tas tillvara och spridas? Ett Soc&kom-lett samnordiskt projekt har sett närmare på projektdrivet innovationsarbete i offentliga organisationer.

Inno-Nord-projektet fick sin början 2017 och går nu i mål i och med att antologin ”Innovation och projektifiering – att styra och leda handlingskapacitet i moderna offentliga organisationer” (Nordic Academic press) getts ut. Professor Stefan Sjöblom och universitetslektor Sebastian Godenhjelm från Svenska social- och kommunalhögskolan vid Helsingfors universitet har tillsammans med universitetslektor Christian Jensen från Göteborgs universitet axlat ett stort ansvar i att leda forskningsprojektet. Vid sidan om dem har också universitetslektor Beata Segercrantz från Soc&kom och doktorand Isak Vento från statsvetenskapliga fakulteten deltagit i projektet, samt forskare från flera universitet i Sverige, Norge och Danmark.

Projektifieringen, det vill säga att uppgifter allt oftare verkställs i form av projekt eller andra tillfälliga former, har brett ut sig allt mer i alla sektorer, även den offentliga. Förändringen bottnar i insikten om att det offentliga inte ensamt kan hantera dagens komplexa och svårlösta problem, och projekt är ett naturligt sätt att sammanföra olika aktörer över organisatoriska gränser. Det svåra här är när organisationer med olika kultur, olika sätt att arbeta och olika slags beslutsprocesser ska interagera framgångsrikt.

– När det handlar om riktigt stora projekt räcker det inte med tekniska kunskaper om hur projekt leds. Utan det krävs interkulturell kompetens, säger Sebastian Godenhjelm.

Det gäller alltså att kunna förstå andra organisationers traditioner, värderingar och intressen. Men ofta sker det krockar – inte bara när det privata och offentliga möts utan till och med när olika myndigheter ska samarbeta med varandra.

Det som ytterligare ökar på svårighetsgraden är mångfalden av projekt på flera olika nivåer – EU-nivå, statlig nivå, regional nivå och den lokala nivån – samt helt enkelt mängden program och projekt.

– Tidigare var många projektfrälsta. Men nu finns en viss projekttrötthet på grund av mängden och mångfalden av projekt.

– Enskilda tjänstemän ansvarar ofta för otaliga projekt. Jag har själv intervjuat en tjänsteman som personligen ansvarade för 60 projekt. Att då föra en genuin dialog med varje enskilt projekt och koppla dem samman med övergripande strategier är utan tvekan utmanande.

Isolerade på gott och ont

En stor fördel med projektformen är att komplexa problem kan avgränsas i mindre delhelheter vilket gör det lättare att greppa dem och utveckla konkreta lösningar.

Ett projekt har ett klart fastslaget start- och slutdatum. Ett projekt har en budget och ett ramverk. Ett projekt har ett tydligt fastslaget mål som deltagarna jobbar mot. Och för den ordinarie verksamheten är det naturligtvis tacksamt om enskilda problem utlokaliseras till projektgrupper så att arbetsbördan minskar.

Dessutom är det ofta relativt lätt att få finansiering för projekt och till exempel EU, som är en betydande finansiär, kräver ofta att utvecklingsinsatserna sker i projektform.

Nackdelen med projekten är att de lätt blir isolerade från övrig verksamhet. Det är lättare att arbeta effektivt om man bara har de egna projektmålen för ögonen och inte behöver ta andra projekt och annan verksamhet i beaktande. Men om projekt lever sitt eget liv med egna mål och en egen handlingslogik går det lätt så att lärdomarna aldrig implementeras utan rinner ut i sanden.

– Därför bör man styra mot vilka långsiktiga effekter ett projekt kommer att ha, i stället för att bara styra mot projektmål, säger Sebastian Godenhjelm.

Ofta är det lättare att starta nya projekt än att tillvara erfarenheter från projekt som nyss avslutats. Implementeringen av resultaten ingår oftast inte i projektbeskrivningen, utan många gånger får den permanenta organisationen ta itu med den utmaningen och det i sin tur kräver tillräckliga resurser.

Ett förbättringsförslag som forskarna kommer med är att man måste beakta kontexten inom vilken projekten agerar. Det lönar sig att satsa tid, kompetens och uppmärksamhet på att så att säga överföra kunskapen som nåtts i projekt till den ordinarie verksamheten och se till att resultaten faktiskt implementeras.

En annan rekommendation är att vidga på tidsperspektivet.

– Det gäller att titta både bakåt och framåt. Å ena sidan borde man i högre grad beakta tidigare erfarenheter och å andra sidan sätta ner mer energi på att analysera möjliga konsekvenser av projekten, såväl positiva som negativa.

Samtidigt bör man komma ihåg att både tidsmässiga och kontextuella faktorer påverkar strategiska val. Det handlar alltså inte bara om hur projekten leds, utan också om hur myndigheter på olika nivåer fungerar i olika roller och i samarbete med varandra.

Projekten sammanför det privata och det offentliga

Innovationer uppstår ofta då aktörer med olika bakgrund möts och skapar nya sätt att tänka. I viss mån är samarbete mellan offentliga, privata och ideella aktörer en förutsättning för offentlig förnyelse och projektformen möjliggör att organisationer av olika karaktär kan samarbeta. Men lätt är det inte.

– Samarbetet är alltid utmanande i viss mån. Målet med företagsverksamhet är att generera vinst, medan den offentliga sektorn är mycket mer komplex. I det offentliga har man bland annat ett medborgerligt och samhälleligt perspektiv på nyttan som inte alltid är samma sak som att generera vinst eller att uppnå inbesparingar, säger Sebastian Godenhjelm.

– Men det här betyder inte att de två inte kan samarbeta. I dagens samhälle är det ett måste att samarbeta och den offentliga sektor vi har i dag klarar sig inte utan andra aktörer.

I fråga om innovationer i den offentliga sektorn visar olika index att Norden är världsledande. Ett speciellt framträdande drag är våra starka institutioner och den betydelse de har för innovationsmiljön. Det gynnar i allra högsta grad även den privata sektorn.

– Många kanske tänker sig att staten står i vägen för innovationer. Men våra institutioner verkar tvärtom bidra till att innovationer kan uppstå.

Samtidigt är det på sin plats att förhålla sig kritisk till innovationsbegreppet och komma ihåg att det utvecklats med tanke på konkurrensutsatta marknader – därför fungerar det inte alltid inom kontexten av den nordiska offentliga sektorn. Begreppet används i viss mån också i retoriskt syfte, till exempel kan verksamhet som i grund och botten handlar om nedskärning, uppdatering av datasystem eller sedvanlig utveckling rubriceras som innovationsprojekt. I verkligheten är många innovationsprojekt inte alls särskilt banbrytande till sin karaktär.

– När vi tittat på vilka typer av projekt som får finansiering, handlar det i Finland oftast om att förbättra arbetsprocesser. Innovationsprojekten är mycket mer vardagliga än många kan tänka sig och kunde lika gärna gå under rubriken ”förbättrande av en arbetsprocess”.

Det nordiska på uppgång

I projektet deltog forskare från fyra nordiska länder: Finland, Sverige, Norge och Danmark. Förutom forskare deltog även praktiker – i praktiken ledande tjänstemän från de nordiska innovationsmyndigheterna. De hade bland annat rollen som kritiskt bollplank och forskarna fick pröva sina antaganden på dem.

Även om syftet med projektet var att ge verktyg för hur man i offentliga miljöer kan bli bättre på att innovera, var tanken aldrig att ge absoluta svar om hur man bör agera. Med tanke på hur komplex och omfattande frågan är hade det i praktiken varit en omöjlighet, och snudd på arrogant, säger Godenhjelm. Han minns väl rådet forskarna fick av Hanne Harmsen, vice direktör på Innovationsfonden i Danmark.

– Hon sa: ”Kom ihåg, vi är inte dumma. Vi vill inte ha kokboksrecept som säger exakt vad vi ska göra, för vi vet att det kräver mer än så. Vad vi vill ha är tankeväckande aspekter som kan hållas i bakhuvudet när det handlar om innovationer och projektifiering”.

I och med projektet har ett nytt nordiskt nätverk uppstått som inkluderar såväl forskare som praktiker. Därmed är projektet ett av många färska exempel på att det nordiska samarbetet är på uppgång igen.

På politisk nivå har Finlands nya regering lyft upp det nordiska, inte bara i regeringsprogrammet, utan också genom att utse en minister med ansvar för det nordiska samarbetet. Godenhjelm tolkar det här som en mycket viktig signal.

– När Finland gick med i EU kändes det som att man ville fokusera på EU som en helhet och tog ett steg bakåt i det nordiska samarbetet. Men EU och Norden utesluter ju inte varandra, och i dagens läge verkar vi igen ha insett det mervärde som det nordiska samarbetet erbjuder.

– Jag tror personligen att vi kunde ha mycket mer informationsutbyte över de nordiska gränserna och utnyttja andras kunskap, så vi inte uppfinner hjulet på nytt om och om igen. Till exempel inom lagberedningen kunde vi gott samarbeta mera. Det betyder inte att allt ska strömlinjeformas, utan de nationella särdragen kan mycket väl bevaras.

Läs också: Innovationsoptimismen skapar ångest i äldreomsorgen