Arkistopalvelut ja kirjaaminen

Yliopiston arkisto ja kirjaamo, Arkki, vastaa yliopistoon saapuvien ja sieltä lähtevien asiakirjojen kirjaamisesta. Arkisto toimii yliopiston asiakirjojen ja historiallisten aineistojen päätearkistona. Arkki tarjoaa asiakirjoihin liittyvää tietopalvelua.

Arkisto ja kirjaamo palvelee asiakkaitaan 14.5.2020 alkaen sähköisesti. Kirjaamo Porthanian tietopalvelupisteessä (Yliopistonkatu 3, 3. krs.) avataan asiakkaille 1.6.2020, mutta arkistopalvelu jatkuu edelleen vain sähköisenä.

  • Avoinna: ma–pe klo 10.00–14.00 (muut ajat sovittava erikseen)
  • Käyntiosoite: Porthania, Yliopistonkatu 3, 3.krs
  • Postiosoite:  Arkisto ja kirjaamo, PL 4, 00014 Helsingin yliopisto
  • Ota yhteyttä:  hy-arkki@helsinki.fi
  • Palvelunumerot:  02941 22222 (kirjaamopalvelut) ja 02941 22390 (arkistopalvelut)
  • Annamme tietopalvelua yliopiston asianhallintajärjestelmään ja arkistoon tallennetuista asiakirjoista.
  • Sujuvan palvelun takaamiseksi pyydämme lähettämään tietopyynnöt sähköpostitse osoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi tai soittamaan palvelunumeroihin. Yhteydenotto ensisijaisesti sähköpostilla.
  • Pyydettäessä asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa vain tietyin edellytyksin (henkilötietosuoja ja julkisuusnäkökohdat huomioiden), tulee pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todistaa oma henkilöllisyytensä.
  • Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei pyyntöä tarvitse perustella.
  • Mikäli kyseessä on hyvin laaja tilaus, pitää sopia etukäteen aineiston toimittamisen yksityiskohdista.
  • Täytä, tulosta ja lähetä meille käyttösitoumuslomake, kun teet tietopyynnön.
  • Aineistot ovat luettavissa asiakastiloissamme (ei kotilainamahdollisuutta).
  • Tutkintotodistusten virallisia kopioita pyydetään ao. tiedekunnan lähipalveluista.
  • Nimikirjaotteita voit tilata meiltä vuoteen 2009 saakka. Sen jälkeen nimikirjaa ei ole pidetty.
  • Kirjaamo vastaanottaa ja rekisteröi yliopistolle tulevat asiakirjat.
  • Julkisuusnäkökohdat huomioiden asiakirjoihin voi perehtyä kirjaamossa. Sovi käynnistäsi etukäteen henkilökunnan kanssa.
  • Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon:
    • sähköpostitse osoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi
    • henkilökohtaisesti tai
    • toisen henkilön välityksellä
    • postitse.
  • Asiakirjan lähettäminen on lähettäjän vastuulla.
  • Huomioi määräajat. Asiakirja on lähetettävä kirjaamoon siten, että se on saapunut kirjaamoon määräaikaan mennessä. Henkilökohtaisesti toimitettujen asiakirjojen on oltava kirjaamossa sen sulkemisaikaan mennessä, viimeistään klo 14.
  • Sähköistä asiakirjaa ei katsota saapuneeksi, jos sen lähettäjää ei saada selville tai jos sen sisältöä ei pystytä avaamaan. Käytä yleisimpiä tiedostoformaatteja esim. Word, Excel, PowerPoint, html tai pdf.
  • Avointen tehtävien hakuun liittyvät tietopyynnöt lähetetään osoitteeseen rekrytointi@helsinki.fi.
  • Opiskelijoiden oikaisupyynnöt osoitetaan oikeusturvalautakunnalle, ks. Opiskelijan oikeusturva
  • Tietosuojaselosteet

Arkki1640-järjestelmään on tallennettu luettelotiedot Helsingin yliopiston arkiston säilyttämästä arkistoaineistosta. Arkki1640-järjestelmä sisältää myös digitoituja asiakirjoja,  kuten Helsingin yliopiston vuosikertomukset vuosilta 1875–1994 ja painetut ylioppilasluettelot vuosilta 1828–1916. Sinne on viety myös esim. digitoituja alkuperäisiä tiedekuntamatrikkeleita. Tietokantaa täydennetään ja päivitetään.

Voit selailla tietoja joko hakulomakkeen (Haku) tai puunäkymän (Selaus) kautta.
Ohjeet järjestelmän käyttämisestä löydät käyttöohje-painikkeella.
Järjestelmää koskevan palautteen voit lähettää  sähköpostiosoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi.

Siirry Arkki1640-järjestelmään

Keskeinen ja paljon tutkimuksessa käytetty yliopiston asiakirjasarja ovat opiskelijamatrikkelit, joihin sisältyvät perustiedot kaikista yliopistossa opiskelleista, yliopistoon kirjoittautuneista henkilöistä. Turun akatemian ajan tietoja ei ole säilynyt kattavasti, mutta niistä on koostettu tietokanta, Ylioppilasmatrikkeli 1640–1852. Myös sitä seuraava ylioppilasmatrikkelin ajanjakso 1853–1899 on toteutettu tietokantamuotoisena. Vuodesta 1900 vuoteen 1907 yltävät matrikkelit ovat Pdf-tiedostoja. Viimeksi mainitut löytyvät Arkki1640-järjestelmästä.

1800-luvun opiskelijaluettelot ja -matrikkelit ovat kiintoisia sukututkimuksen lähteitä ja antoisa kohde muunkin kulttuuri- ja sivistyshistorian kannalta: luetteloihin sisältyy mikrohistoriallista tietoa suomalaisen kulttuurin nousun ajoilta, minkä lisäksi useat kansalliset merkkimiehemme ovat niissä mukana.

Valtiokalenteri sisältää perustiedot noin 40 000 viranomaisesta ja virkamiehestä ja tarjoaa kattavan ja ajantasaisen kuvan valtionhallinnosta. Kirjassa esitellään myös diplomaattikunta ja Euroopan unionin varsinaiset toimielimet. Lisäksi teoksessa on laaja luettelo tutkinnoista ja oppiarvoista sekä suomalaisista ja ulkomaisista kunniamerkeistä. Tutustu valtiokalenteriin verkossa 

Ota yhteyttä: valtiokalenteri@helsinki.fi