Arkistopalvelut ja kirjaaminen

Avoinna:                                     ma-pe klo 10.00 - 14.00 (muut ajat sovittava erikseen)

Käyntiosoite:                             Porthania, Yliopistonkatu 3, 3.krs

Postiosoite:                               Arkisto ja kirjaamo, PL 4, 00014 Helsingin yliopisto

Ota yhteyttä:                             hy-arkki@helsinki.fi

Palvelunumerot:                       02941 22222 (kirjaamo)

                                                     02941 22390 (arkisto)

Henkilökunta

• Annamme tietopalvelua yliopiston asianhallintajärjestelmään ja arkistoon tallennetuista asiakirjoista.
• HUOM! Päärakennuksen remontin vuoksi kaikkien aineistojen saanti ei ole mahdollinen toistaiseksi. Tiedustelut aineistojen tilanteesta voi lähettää osoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi
• Sujuvan palvelun takaamiseksi pyydämme lähettämään tietopyynnöt sähköpostitse osoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi tai soittamaan 02941 22390. Yhteydenotto ensisijaisesti sähköpostilla.
• Pyydettäessä salassapidettäviä asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa vain tietyin edellytyksin, pitää pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytensä.
• Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei pyyntöä tarvitse perustella.
• Mikäli kyseessä on hyvin laaja tilaus, pitää sopia etukäteen aineiston toimittamisen yksityiskohdista.
• Täytä, tulosta ja lähetä meille käyttösitoumuslomake, kun teet tietopyynnön.
• Aineistot ovat luettavissa asiakastiloissamme (ei kotilainamahdollisuutta).
• Tutkintotodistusten virallisia kopioita voit pyytää meiltä (HUOM! Noutaessasi todistusta valmistaudu todistamaan henkilöllisyytesi.). Normaalisti toimitusaika on 2 arkipäivää. Huhti-toukokuussa kopioiden toimituksessa on kuitenkin viivästyksiä. Muuton vuoksi tutkintotodistuskopioiden saanti ei ole lainkaan mahdollista 29.4.-5.5.2019, jolloin yksikkö on suljettu.
• Jos tarvitset englannin- tai ruotsinkielisiä käännöksen suomenkielisestä tutkintotodistuksesta (tai englannin- tai suomenkielistä käännöstä ruotsinkielisestä tutkintotodistuksesta), joudut itse käännättämään todistuksen.
• Nimikirjaotteita voit tilata samaan tapaan kuin tutkintotodistusten kopioita (HUOM! Nimikirjaotteita on pidetty yliopistolla vuoteen 2009 saakka.).

• Kirjaamo vastaanottaa ja rekisteröi yliopistolle tulevat asiakirjat.
• Julkisuusnäkökohdat huomioiden asiakirjoihin voi perehtyä kirjaamossa (Sovi käynnistäsi etukäteen henkilökunnan kanssa.).
• Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon:
  • sähköpostitse (hy-arkki@helsinki.fi)
  • henkilökohtaisesti
  • toisen henkilön välityksellä
  • postitse (HUOM! Asiakirjojen lähettäminen postitse on lähettäjän vastuulla.)
• Huomioi määräajat (Asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä kirjaamoon siten, että se on käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä määräajan kuluessa. Paperipostina toimitettujen asiakirjojen on oltava kirjaamossa sen sulkemisaikaan mennessä, viimeistään klo 14.).
• Sähköistä asiakirjaa ei katsota saapuneeksi, jos sen lähettäjää ei saada selville tai jos sen sisältöä ei pystytä avaamaan (Käytä yleisimpiä tiedostoformaatteja esim. word, excel, power point, html tai pdf.).
• Avointen tehtävien hakuun liittyvät tietopyynnöt lähetetään osoitteeseen rekrytointi@helsinki.fi
• Opiskelijoiden oikaisupyynnöt oikeusturvalautakunnalle, ks. Opiskelijan oikeusturva
• Tietosuojaselosteet

Arkki1640-järjestelmään on tallennettu luettelotiedot Helsingin yliopiston arkiston säilyttämästä arkistoaineistosta. Arkki1640-järjestelmä sisältää myös digitoituja asiakirjoja mm. Helsingin yliopiston vuosikertomukset vuosilta 1875 - 1994 ja painetut ylioppilasluettelot vuosilta 1828 - 1916. Tietokantaa täydennetään ja päivitetään jatkuvasti.

Voit selailla tietoja joko hakulomakkeen (Haku) tai puunäkymän (Selaus) kautta.
Ohjeet järjestelmän käyttämisestä löydät käyttöohje-painikkeella.
Järjestelmää koskevan palautteen voit lähettää  sähköpostiosoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi.

Pääset Arkki1640-järjestelmään tästä.

Yliopiston keskusarkistossa säilytetään yliopiston historiallisia asiakirjoja yliopiston perustamisesta alkaen. Yksi keskeinen ja paljon tutkimuksessa käytetty asiakirjasarja ovat yliopiston opiskelijaluettelot, joista löytyvät perustiedot kaikista yliopistossa opiskelleista, yliopistoon kirjoittautuneista henkilöistä. Turun akatemian ajan tietoja ei ole säilynyt kattavasti, mutta niistä on koostettu alla löytyvä tietokanta, Ylioppilasmatrikkeli 1640 - 1852. Myös sitä seuraava ylioppilasmatrikkelin ajanjakso 1853 - 1899 on toteutettu tietokantamuotoisena. Vuodesta 1900 vuoteen 1907 yltävät matrikkelit ovat pdf-tiedostoja.

1800-luvun opiskelijaluettelot ovat kiintoisia sukututkijoiden lisäksi kohde muunkin kulttuuri- ja sivistyshistorian kannalta: luetteloihin sisältyy ikään kuin mikrohistoriallista tietoa suomalaisen kulttuurin nousun ajoilta, minkä lisäksi useat kansalliset merkkimiehemme ovat luetteloissa mukana.

Valtiokalenteri sisältää perustiedot noin 40 000 viranomaisesta ja virkamiehestä ja tarjoaa kattavan ja ajantasaisen kuvan valtionhallinnosta. Kirjassa esitellään myös diplomaattikunta ja Euroopan unionin varsinaiset toimielimet. Lisäksi teoksessa on laaja luettelo tutkinnoista ja oppiarvoista sekä suomalaisista ja ulkomaisista kunniamerkeistä. Tutustu valtiokalenteriin verkossa 

Ota yhteyttä: valtiokalenteri@helsinki.fi