TIETOSUOJASELOSTE
Helsingin yliopiston rekrytointi, 1.11.2020
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: HELSINGIN YLIOPISTO
Osoite: Fabianinkatu 32, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriä koskevat yhteydenotot osoitteeseen: rekrytointi@helsinki.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: hakemusten käsittely, soveltuvuuden arviointi ja henkilövalintaan liittyvä yhteydenpito.
Haluamme myös edistää yhdenvertaisuuden toteutumista rekrytoinneissamme sekä varmistaa ulkomailta saapuvien työnhakijoiden sujuvan maahan asettautumisen. Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Henkilötietoja voivat käsitellä vain Helsingin yliopistoon työsuhteessa olevat, rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä tarvittaessa yliopiston ulkopuoliset asiantuntijat.
5. Rekisterin tietosisältö
Työnhakijan henkilötiedot (nimi, sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus)
Osoite- ja yhteystiedot (katuosoite, maa, paikkakunta, postinumero, sähköposti ja puhelinnumero)
Internet-osoitteet (esim. hakijan LinkedIn-profiili)
Hakijan koulutustiedot
Hakijan aikaisempi työkokemus
Hakijan kielitaito, IT-taito sekä muu haettavan tehtävän kannalta oleellinen osaaminen
Avoimet työpaikkatoiveet
Hakuun liittyvät liitteet (esim. cv, julkaisuluettelo)
Muut tehtävän täyttämisen kannalta olennaiseksi katsomasi tiedot.
Osa tiedoista on pakollisia täytettäväksi toimivien prosessien ja yhteydenpidon vuoksi. Loput vapaaehtoisesti antamasi tiedot auttavat meitä arvioimaan soveltuvuuttasi tehtävään.
Rekrytointiin osallistuvista Helsingin yliopiston ulkopuolisista asiantuntijoista järjestelmään tallennetaan henkilön nimi ja sähköpostiosoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen kerääminen tapahtuu rekisteröidyltä itseltään.
Helsingin yliopistoon työsuhteessa olevien henkilöiden osalta henkilöiden nimi, syntymäaika ja yhteystiedot siirtyvät järjestelmään Helsingin yliopiston SAP HR –henkilötietojärjestelmästä.
Tietyissä rekrytointiprosesseissa tietoja kerätään suostumuksellasi myös erillisiltä ulkoisilta asiantuntijoilta, kuten soveltuvuusarvioinnit tai professorirekrytoinneissa ulkoiset akateemiset asiantuntijat.
7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Emme käsittele arkaluonteisia henkilötietoja rekrytointitarkotuksiin.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Yliopiston ulkopuolisten työnhakijoiden hakijaprofiilin tietoja säilytetään 24 kk viimeisestä sisäänkirjautumisesta. Hakemusasiakirjoja (liitteet ja oma profiili) säilytetään pääsääntöisesti 24 kk valintapäätöksestä, lukuun ottamatta professorin tehtävän kärkihakijoiden hakemuksia, jotka säilytetään pysyvästi arkistointitarkoituksiin. Helsingin yliopistoon työsuhteessa olevien hakijoiden tietoja säilytetään työsuhteen keston ajan, kuitenkin enintään 12 kk työsuhteen päättymisestä.
Rekisteröity pääsee tarkistamaan järjestelmään tallentamansa itseään koskevat tiedot. Rekisteröity voi päivittää ja korjata oman hakijaprofiilinsa tietoja koska tahansa.
9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
10. Tietojen luovutukset
Mikäli rekrytointiprosessiin kuuluu soveltuvuus- tai muu asiantuntija-arviointimenettely, henkilötietoja voidaan luovuttaa prosessiin osallistuville asiantuntijoille. Tällöin tietoja voidaan käsitellä asiantuntijoiden toimesta Euroopan unionin alueella tai sen ulkopuolella.
Julkisoikeudellisena laitoksena yliopiston rekrytoinnit ovat julkisia. Tämä tarkoittaa sitä, että hakijoiden tietoja pyydettäessä yliopisto on julkisuuslain nojalla velvollinen luovuttamaan hakua koskevat tiedot sekä hakuasiakirjat.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilörekisterin tiedot sijaitsevat EU:n alueella, eikä niitä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena asiantuntija-arviointimenettely, jolloin henkilötietoja voidaan käsitellä asiantuntijoiden toimesta myös EU:n ulkopuolella. Luovutettaessa tietoja EU:n ulkopuolelle käytämme lainsäädännön vaatimia suojatoimia kuten EU:n komission mallisopimuslausekkeet.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Suostumuksen peruuttaminen ja oikeus saada tiedot poistetuksi
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Rekrytoinnin kannalta tämä merkitsee sitä, että peruutat hakemuksesi hakemaasi tehtävään. Tämä ei vielä automaattisesti merkitse sitä, että tietosi poistuisivat järjestelmästä (ks. Oikeus tietojen poistamiseen).
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit kirjautua rekrytointijärjestelmään omilla käyttäjätunnuksillasi ja tarkistaa hakijaprofiilisi sisältämät tiedot, ml. liitteet ja hakuhistoria. Muiden tietojen osalta, kuin mihin sinulla on pääsy järjestelmän kautta, voit tehdä tarkastuspyynnön lähettämällä yksilöidyn pyynnön sähköpostitse: rekrytointi@helsinki.fi.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus saada tietosi oikaistuksi tai täydennetyksi. Saat tietosi korjatuksi ja täydennetyksi kirjautumalla sisään rekrytointijärjestelmään (https://rekry.helsinki.fi/start).
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi seuraavissa tapauksissa:
1) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
2) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
3) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Voit poistaa hakijaprofiilisi rekrytointijärjestelmässä (https://rekry.helsinki.fi/start), jonka jälkeen tietojasi ei käsitellä rekrytointitarkoituksiin. Huomioithan, että poistamalla tietosi, emme ota hakemustasi huomioon käynnissä olevissa tai tulevissa rekrytoinneissa.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muilla tavoin. Voit rajoittaa tietojesi käsittelyä vetäytymällä rekrytointirprosessista. Voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn halutettasi vapauttamalla hakuprofiilisi käytettäväksi myös muissa avoimissa tehtävissä yliopiston sisällä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Voit toteuttaa tämän kirjautumalla rekrytointijärjestelmään (https://rekry.helsinki.fi/start) ja luomalla hakemuksestasi pdf tiedoston.
Valitusoikeus
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä voit olla yhteydessä osoitteeseen rekrytointi@helsinki.fi Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi