Experterna vid Helsingfors universitets personaltjänster tar hand om den nya internationella medarbetaren redan innan hen har hunnit anlända till universitetet. Relocation-tjänsterna syftar till att hjälpa de nyanställda med immigrationsfrågor, arbetsstarten och etableringen i det finländska samhället i största allmänhet.
– För det första hjälper vi med frågor som gäller uppehållstillstånd. En mycket viktig del av vårt stöd gäller översättningen och legaliseringen av familjedokument, såsom äktenskapsintyg och barns födelseattester. Vi hjälper också i frågor som gäller social trygghet, att skaffa bostad, öppna bankkonto, beskattning och mycket annat. Om frågan inte hör till vårt specialområde hänvisar vi personen till rätt aktör, säger koordinator Eleanor Suovilla på universitetets relocation-tjänster.
Stödet skräddarsys efter behov
Arbetet med stödprocessen för inkommande internationell personal har pågått i över ett år i samarbete med de lokala HR-tjänsterna på campusen. Ambitionen har varit att skapa ett stödpaket som är så mångsidigt och flexibelt som möjligt men samtidigt också opartiskt.
– Relocation-tjänsterna är desamma för alla oavsett mottagande enhet och oavsett om den inkommande personen är en medarbetare, gästforskare eller stipendieforskare, säger koordinator Petra Mallinen.
Stödåtgärderna inleds genast när HR meddelas att en internationell medarbetare är på kommande. En expert från relocation-tjänsterna bjuder in den nyanställda till ett personligt distansmöte där medarbetarens personliga situation kartläggs. Därefter erbjuder teamet för internationella personaltjänster den nyanställda lämpliga stödåtgärder och vägledning.
Relocation-tjänsterna ordnar också gemensamma informationstillfällen, av vilka en del riktar sig till medarbetare som ännu befinner sig utomlands och en del till medarbetare som redan anlänt till Finland. Dessa evenemang (pre- och post-arrival meetings) ordnas en gång per månad. På träffarna går man igenom det som är viktigast för skedet i fråga, och deltagarna kan få svar på sådant som ännu är öppet.
Hjälp och kamratstöd också för familjen
Experterna hjälper också den nyanställdas medflyttande partner och barn med etableringen och med vardagsfrågor såsom valet av daghem och skola. Partnernas etablering stöds till exempel med hjälp av ett nätverk som erbjuder sociala kontakter.
De som redan anlänt till universitetet får stöd genom UniBuddy som är en kompisverksamhet för inkommande internationella medarbetare. De får också stöd och tips för att lära sig finska. Vid universitetet finns även International Staff Network, ett aktivt kamratnätverk för internationella medarbetare.
Från pilotförsök till allomfattande verksamhet
Relocation-tjänsternas tjänstekedja för internationella medarbetare startade som ett pilotförsök där en del enheter deltog. Efter det utvidgades tjänsten. Man tog modell av de enheter där åtgärderna redan var vardagsmat och omarbetade dem med hjälp av relocation-tjänsternas egen expertis. Nu omfattas alla enheter vid universitetet av tjänsten.
– Vi började med enstaka frågor. Som första punkt hade vi stödet med att få uppehållstillstånd, men snart förstod vi att vi kan stödja ännu mer. Den nuvarande tjänstekedjan fungerar bra och den är tydlig för alla.
När verksamheter omarbetas, görs smidigare och förenhetligas går det inte att undvika snack om pilot och process. Petra Mallinen och Eleanor Suovilla vill ändå lyfta fram slutresultatet och uttryckligen det människonära i stödverksamheten.
– Det är ett stort beslut att bosätta sig i ett annat land, och det kräver också mycket av personen själv. Med denna tjänst vill vi göra det lättare att komma till Finland och etablera sig här, så att forskaren, läraren eller experten så snabbt och smidigt som möjligt kan koncentrera sig på det arbete som hen anställts att utföra, säger Petra Mallinen.
– Vi arbetar som människor till människor. Varje människas situation är unik, och vi vill att inkommande anställda ska känna att vi bemöter dem som individer och stöder dem. Det är också verkligt givande för en själv att se hur saker löper och den nyanställda hittar sin plats i vår akademiska gemenskap.