Långtidsbevaringen är en kuraterad tjänst, och datamaterial som lagras i tjänsten måste genomgå en urvalsprocess. I processen bedöms bland annat materialets värde och huruvida det i tekniskt avseende lämpar sig för långtidsbevarande.
I tjänsten för långtidsbevarande är datamaterialet i ett statiskt tillstånd. När det gäller material som uppdateras kan datamaterial som redan finns i tjänsten kompletteras med nya dataversioner som laddas upp vid sidan av de gamla.
Kontakta universitetets datastöd i frågor som gäller långtidsbevarande: datasupport@helsinki.fi
Forskaren erbjuder datamaterial för långtidsbevaring genom att skicka e-post till datastödet på adressen datasupport@helsinki.fi. I meddelandet beskriver forskaren materialet i korthet. Av beskrivningen ska framgå till exempel följande:
Alternativt kan uppgifterna meddelas med en e-blankett. Därefter kommer man överens om ett första möte.
Datastödet utreder dataskyddsfrågorna. Vid behov konsulteras juristerna. Helsingfors universitet är personuppgiftsansvarig för material som överförs till långtidsbevaring.
Rättigheterna avtalas skriftligen. Om datamaterialet inte har gjorts tillgängligt på annat håll, ges Helsingfors universitet parallella rättigheter genom ett avtal om överföring av rättigheter. Genom överföring av rättigheter säkerställs att underhåll och förvaltning av datamaterial kan skötas även efter årtionden när de ursprungliga innehavarna av datamaterialet inte längre är tillgängliga.
Forskaren presenterar dokumentationen av datamaterialet och materialets metadata för datastödet.
Datamaterial som lagras i långtidsbevaring ska vara självförklarande. Forskarna och datastödets experter inom metadata kontrollerar tillsammans om materialets metadata är tillräckliga. Som rättesnöre i kontrollen används guiden Making a research project understandable - Guide for data documentation (på engelska): https://doi.org/10.5281/zenodo.1914401
Det är fakulteternas forskningskommittéer som bedömer materialets nationella betydelse och fattar beslut om bevaringen. Den som föreslår att datamaterialet ska bevaras presenterar materialet i korthet för forskningskommittén.
Kompletteringen av metadata för datamaterial som godkänts för långtidsbevaring utförs av de forskare som ansvarar för materialet. Datastödet vägleder forskarna i hur kompletteringen går till. Därefter överförs datamaterialet till tjänsten.