Helsingin yliopiston henkilöstöpalveluiden asiantuntijat ottavat uuden kansainvälisen henkilöstön jäsenen siipiensä suojaan jo ennen kuin tämä on edes ehtinyt saapua yliopistolle. Asettautumispalveluiden tarkoituksena on helpottaa tulokkaiden maahanmuuttoon liittyviä järjestelyitä, töiden aloitusta ja muutenkin laskeutumista sujuvasti suomalaiseen yhteiskuntaan.
– Ensinnäkin autamme oleskelulupa-asioissa. Tukeemme sisältyy erittäin tärkeä apu esimerkiksi perheasiakirjojen, kuten avioliittotodistusten ja lasten syntymätodistusten, käännös- ja laillistamisprosessissa. Lisäksi autamme sosiaaliturvaan liittyvissä asioissa, asunnon hankkimisessa, pankkitilin avaamisessa, verotuksessa ja monessa muussa. Neuvomme myös keneen tulee ottaa yhteyttä, jos asia ei kuulu meidän erityisosaamisemme piiriin, sanoo yliopiston asettautumispalveluissa työskentelevä koordinaattori Eleanor Suovilla.
Tuki räätälöidään jokaisen tarpeiden mukaan
Saapuvan kansainvälisen henkilöstön tukiprosessia on kehitetty jo yli vuoden ajan jatkuvassa yhteistyössä kampuksilla sijaitsevien henkilöstöpalveluiden lähiyksiköiden kanssa. Paketti on haluttu muokata mahdollisimman monipuoliseksi ja sujuvaksi, mutta samalla myös tasapuoliseksi.
– Asettautumispalvelut ovat kaikille samanlaisia riippumatta siitä, mihin yliopiston yksikköön uusi kansainvälinen tulija on tulossa tai onko hän työntekijä, vieraileva tutkija vai apurahatutkija, toteaa koordinaattori Petra Mallinen.
Tukitoimet käynnistyvät heti, kun yliopiston henkilöstöpalvelut saa tiedon kansainvälisen työntekijän saapumisesta. Asettautumispalveluiden asiantuntija kutsuu tulevan työntekijän henkilökohtaiseen etätapaamiseen. Kartoitettuaan saapujan henkilökohtaisen tilanteen kansainvälisten HR-palveluiden tiimi tarjoaa kullekin tilanteeseen soveltuvaa tukea ja ohjeistusta.
Asettautumispalvelut järjestää myös yhteisiä infotilaisuuksia, joista osa on tarkoitettu vielä ulkomailla oleville uusille työntekijöille ja osa jo Suomeen saapuneille. Näitä pre- ja post-arrival-tapaamisiksi kutsuttuja tilausuuksia järjestetään kerran kuukaudessa. Tapaamisissa käydään läpi kussakin vaiheessa tärkeimpiä seikkoja, ja osallistujat voivat saada vastauksia vielä avoimiin asioihin.
Apua ja vertaistukea myös perheelle
Asiantuntijat auttavat myös mukana muuttavaa kumppania ja lapsia heidän asettautumiseensa ja arkielämäänsä liittyvissä asioissa, kuten päiväkodin ja koulun valinnassa. Puolisoiden asettautumista tuetaan esimerkiksi sosiaalisia kontakteja tarjoavan verkoston avulla.
Jo yliopistolle saapunutta työntekijää tukee kaveritoiminta UniBuddy – kansainvälisen saapujan kaveritoiminta. Lisäksi suomen kielen oppimisessa tuetaan ja annetaan tähän vinkkejä. Yliopistolla on myös kansainvälisten yliopistolaisten ylläpitämä aktiivinen vertaisverkosto International Staff Network.
Pilotista koko yliopiston laajuiseksi
Asettautumispalveluiden sujuvan kansainvälisten työntekijöiden palveluketjun taustalla on pilotti, jossa oli aluksi mukana osa yksiköitä. Sen jälkeen palvelua laajennettiin. Oppia otettiin niiltä yksiköiltä, joilla toimet olivat arkipäivää, ja niitä muokattiin asettautumispalveluiden omalla asiantuntemuksella. Nyt kaikki yliopiston yksiköt ovat palvelun piirissä.
– Lähdimme aluksi yksittäisistä asioista. Aivan ensimmäiseksi lisäsimme listalle tuen oleskeluluvan saamisessa, mutta sitten ymmärsimme, että pystymme tukemaan enemmänkin. Nykyinen palveluketju toimii hyvin ja on kaikille selkeä.
Kun toimintoja muokataan sujuvammiksi ja yhdenmukaisemmiksi, ei voida välttyä pilotti- ja prosessipuheelta. Asettautumistiimiläiset haluavat kuitenkin korostaa lopputulosta ja nimenomaan tukitoiminnan ihmisläheisyyttä.
– Uuteen maahan asettautuminen on iso päätös, ja se vaatii paljon myös henkilöltä itseltään. Haluamme tällä palvelulla helpottaa Suomeen saapumista ja asettautumista, jotta tutkija, opettaja tai asiantuntijatyötä yliopistolle tekemään tullut pääsee keskittymään mahdollisimman nopeasti ja sujuvasti siihen työhön, mihin hänet on palkattu, Petra Mallinen sanoo.
– Me teemme täällä työtä ihmisenä ihmiselle. Jokaisen tilanne on erilainen, ja haluamme välittää tunteen, että kohtaamme kunkin saapujan ja heidän henkilökohtaiseen tilanteensa ja olemme tukena. Ja lisäksi tämä on itsellekin todella palkitsevaa, kun näkee asioiden sujuvan ja ja saapujan löytävän paikkansa akateemisessa yhteisössämme.