Digitalisaatiosta toivottiin tuottavuusloikkaa – miksi asiantuntijoiden aika menee tietojärjestelmien kanssa tappelemiseen?

Artikkeli on julkaistu Yliopisto-lehdessä 4/2023.

Digitalisaation piti johtaa tehokkuuteen, tuottavuuteen ja talouskasvuun. Työajan piti lyhentyä, tyytyväisyyden kasvaa.

Viime vuonna kirjailija Roope Lipasti kirjoitti Ylen verkkosivuille kolumnin otsikolla Sihteerit, tulkaa takaisin. Se käynnisti monipolvisen verkkokeskustelun, jossa lääkärit, hoitajat, opettajat ja diplomi-insinöörit valittivat tietojärjestelmistä, joiden käyttö rohmuaa leijonanosan heidän työajastaan.

Oman toimen ohella hoidetut tehtävät tuntuivat haittaavan lähes joka asiantuntijan omaa toimea melkoisesti.

Joillain työpaikoilla taistellaan sihteereiltä siirtyneiden hallintotehtävien kanssa. Toisaalla taas kirjaamisen ja raportoimisen määrä on kasvanut, eikä siihen ole varattu tarpeeksi aikaa.

Hyvin monessa paikassa tietojärjestelmät ja ohjelmistot eivät yksinkertaisesti toimi, kaatuvat, jumittavat tai ovat käsittämättömiä.

Miksi tietotekniikka aiheuttaa näin paljon ärtymystä?

— Perussyy on se, että tietojärjestelmä ei aina tue työntekijää. Lähtökohtana pitäisi olla työn prosessi, jossa järjestelmä auttaa. Jos se ei sitä tee, työntekijä turhautuu, sanoo ohjelmistotuotannon professori Tomi Männistö.

Tuskaa ei lasketa

Turhautumista lisää se, että ihmiset näkevät vapaa-ajallaan, miten kätevää tietotekniikka voi olla. Moni käyttää mielellään vaikkapa verkkopankkia, mutta työpaikan taloushallinto-ohjelmisto saa hien nousemaan otsalle. Laskujen maksusta on kyse molemmissa, mutta miksi sen pitää olla töissä vaikeampaa?

Asiakkaat äänestävät jaloillaan, jos järjestelmä on liian hankala, Männistö sanoo.

— Kuluttajamarkkina on raaka. Työpaikalle hankittavaa ohjelmistoa harvemmin pääsee valitsemaan sen käyttäjä.

Vaikka ohjelmisto toimisi teknisesti hyvin, toinen kysymys on, tekeekö se oikeita asioita.

Männistön mukaan organisaatioiden sisällä on usein ristivetoa siinä, mitä tietojärjestelmältä oikeastaan halutaan. Johto toivoo yleensä raportointia ja dataa, ja johto on se, jolle järjestelmä myydään. Ei heillä ole välttämättä hyvää käsitystä siitä, mikä käytännön tasolla tuottaa tuskaa.

— Pitäisi lähteä selvittämään käyttäjän kanssa työn vaiheita ja tutkia, miten niissä voi auttaa. Jos näin ei tehdä, järjestelmä rakennetaan luulojen tai epärealististen kehitystoiveiden pohjalta.

Loppuvaiheessa tehtävä käyttäjätestaus ei riitä, vaan käyttäjän pitäisi olla mukana alusta asti.

Ohjelmistojen kompastuskivet

Ohjelmistojen määrä ja monimutkaisuus on kasvanut. Kun järjestelmään halutaan lisätä uusi toiminto, se pitää integroida kaikkeen muuhun.

Järjestelmät kasataan yleensä valmiista komponenteista, jotka tulevat toisista organisaatioista ja kulttuureista. Tietoturvan ja ylläpidon takia useimmiten ostetaan isoja kokonaisuuksia isoilta valmistajilta. Se rajaa tarjontaa.

— Siinä sitten tasapainoillaan sen kanssa, kuinka paljon on varaa räätälöidä ja miten tämä tukee omaa toimintamallia. Usein mennään ostetun palikan ehdoilla ja periaatteilla, Männistö kuvaa.

Markkinoille tuodaan myös keskeneräisiä ohjelmistoja jopa tietoisesti. Virheet viilataan pois vasta, kun niistä on valitettu riittävästi. Tietoturva ja käytettävyys ovat lähes aina vastakkain, ja työpaikoilla painotetaan tietoturvaa.

Hometalojakin syntyy yhä

Maailmassa on silti valtava määrä varsin käyttökelpoisia järjestelmiä, Männistö muistuttaa. Julkisuuteen päätyvät vain katastrofitapaukset, kuten Helsingin kaupungin palkanlaskentaohjelma Sarastia, joka on jättänyt monet kaupungin työntekijät ilman palkkaa kuukausien ajan.

— Taloja on rakennettu aika paljon pidempään kuin tietojärjestelmiä. Silti välillä syntyy homekouluja.

Uutisissa ovat esiintyneet Sarastian lisäksi HUSin potilastietojärjestelmä Apotti ja poliisin tietojärjestelmien hankintavaikeudet. Julkisella puolella on kuitenkin myös onnistumisia.

— Vero.fi on hyvä. Luulen, että siinä on mietitty, miten asiakkaan polku saadaan sujumaan mahdollisimman tehokkaasti, Männistö toteaa.

Datan kerääjät

Kirjaaminen on monilla työpaikoilla lisääntynyt ja muuttunut. Asiantuntijat valjastetaan keräämään dataa johdolle.

Usein uusi tietojärjestelmä ei merkitsekään helpotusta töihin, vaan lisää vaatimuksia kirjata ja raportoida.

— Järjestelmää ei myydä johdolle helppokäyttöisyydellä, vaan sillä, että saatte tietoja ja voitte säästää kuluja. Jos haluaa johtaa tiedolla, sen pitää olla automaattisesti käsiteltävissä ja jonkun on se sellaisessa muodossa syötettävä, Männistö selittää.

Esimerkiksi lääkärit ovat perinteisesti kirjanneet potilastiedot vapaamuotoisesti. Niitä on toisen lääkärin helppo lukea. Tietokone ei kuitenkaan ymmärrä lääkärin merkintöjä. Jos halutaan tehdä potilastietojärjestelmästä raportteja ja kaavioita hoitojen määristä ja kustannuksista, tiedot on syötettävä rakenteisesti kirjaamalla. Se tarkoittaa ruutujen klikkailua ja monivalintoja.

— Rakenteinen kirjaaminen ei ole voima lääkärille, vaan sairaalahallinnolle. Sen avulla voi puuttua esimerkiksi kalliisiin toimenpiteisiin. Lääkärille se on huono käyttöliittymä sekä tietojen syöttämiseen että hoidon suunnitteluun.

Männistö näkee isoja vaaroja tiedolla johtamisessa. Jos kirjaamisesta ei ole hyötyä työntekijän kannalta, hänen motivaationsa — ja tarkkuutensa — heikkenee. Silloin tieto ei välttämättä pidä paikkaansa ja päätökset rakentuvat huteralle pohjalle.

Kallis säästökohde

Hallinnolliset ohjelmat ja kirjaamisjärjestelmät tuntuvat vaikeilta satunnaisille käyttäjille, joiden työssä ne ovat ylimääräistä sälää. On kuitenkin ammattiryhmä, joka on erikoistunut niiden käyttöön: sihteerit.

Miksi assistentit irtisanottiin monilta työpaikoilta tarpeettomina, kun ilmeisesti juuri heidän työlleen on mitä suurin tarve?

— Erinomainen kysymys. Sihteereistä ei haluta maksaa. Kun asiantuntija tekee sihteerin työt, kustannukset hukkuvat organisaatioon. Jostain se on silti pois, joko asiantuntijan omasta työstä tai jaksamisesta, Männistö sanoo.

Sihteereiden ja assistenttien irtisanominen alkoi jo 1990-luvulla. Ajatuksena oli, että uusien tietojärjestelmien avulla heidän työnsä hoituisivat ilmaiseksi, lähes automaattisesti. Näin ei käynyt, sen sijaan sihteerin töitä hoidellaan nyt moninkertaisesti isommilla palkoilla.

Työnjaon ongelma

Paljon avustavaa henkilökuntaa on heitetty pihalle säästöjen nimissä, ja heidän tehtävänsä on sälytetty asiantuntijaportaalle, toteaa Suomen historian professori Juha Siltala.

— Sihteereitä on työttöminä ja lääkäreistä on pulaa. Työnjako yhteiskunnassa on mennyt väärin, jos lääkäri käyttää aikansa tietojärjestelmän kanssa kamppailuun, hän huomauttaa.

Säästöjen tausta on 1980-luvun lopulla tehdyssä pääomien liikkuvuuden vapauttamisessa, Siltala arvioi. Sen jälkeen niin valtiot kuin yritykset ovat joutuneet kilpailemaan sijoitetusta pääomasta, mikä on johtanut organisaatioiden laihdutusvimmaan.

Julkista sektoria alettiin tehostaa yksityistämällä, tilaaja-tuottajamalleilla ja tulosjohtamisella. Uudeksi julkisjohtamiseksi kutsuttu toimintamalli pakotti kunnan ja valtion henkilöstön kilpailemaan kuin pörssiyhtiössä. Avustavaa henkilökuntaa ulkoistettiin ja irtisanottiin.

Tehokas vai tehoton?

Siltalan mukaan uusi julkisjohtaminen toi järjestelmän, jossa kaikki kirjataan ja dokumentoidaan juridista vastuuta korostaen ja oikeudenkäyntiin varautuen.

Vanha ammattietiikka luotti siihen, että asiat hoidetaan kunnolla ilman, että niistä kirjoitetaan jatkuvasti raportteja.

— Paljon on turhaa kirjaamista, auditointiteollista teatteria, joka tuottaa vain näennäistä tulosta. Todellisuus jaetaan tulosyksiköihin ja tilastomagialla todistetaan, että numeroiden valossa asiat ovat hallussa, Siltala sanoo.

Entä onko julkisen sektorin tehokkuus kasvanut?

— Asiantuntijoiden huomion suuntaaminen tuottavasta työstä lomakkeisiin on tuskin lisännyt kustannustehokkuutta aivan sillä tavalla kuin uuden julkisjohtamisen edistäjät olisivat toivoneet.

Loikka pysähtyi

Agraariyhteiskunnassa kaikki tekivät kaikkea, mutta moderni maailma on perustunut erikoistumiseen. Kukin tekee, mitä parhaiten osaa ja myy sitä toisille.

Tavallisesti talous ja tuottavuus kasvavat, kun väkeä siirretään tuottavampiin töihin. Näin kävi suuren maaltamuuton ja sittemmin toimihenkilöistymisen yhteydessä. Se mitä nyt tapahtuu, avustavien tehtävien valuminen asiantuntijoille, on kuitenkin päinvastainen suunta.

— Digitalisaatiosta odotettiin neljättä tai viidettä suurta tuottavuusloikkaa, mutta niin ei käynyt. Tekninen tuottavuuskasvu näyttää pysähtyneen Suomessa vielä pahemmin kuin muualla, Siltala sanoo.

Suomalaisyritykset keskittyivät pitkään säästämään kuluista ja jakoivat voittonsa heti pois osinkoina investoimatta tutkimukseen ja tuotekehittelyyn. Parina viime vuotena investointi-into on kuitenkin osoittanut merkkejä elpymisestä.

Sälähommat haittaavat

Siltala korostaa, että tekniikka ei ole hyvää eikä pahaa. Olennaista on, miten sitä käytetään ja miten sen tuotot jaetaan. Jos avustavaa työvoimaa palkattaisiin taas, se parantaisi sekä yli- että alityöllistettyjen mielenterveyttä. Raha kiertäisi palkkoina kulutukseen ja kasvuun.

Töiden tuottavuuskin voisi kohentua. Siitä on tieteellistä näyttöä, että sälähommista on haittaa keskittymiselle ja palautumiselle.

— Virallinen termi on hajotetun huomiokyvyn oireyhtymä. Kun huomio hajautuu, asiantuntijan työn tuottavuus huononee, Siltala sanoo.

Jos kaikki saisivat keskittyä omiin töihinsä, lääkärit diagnosoisivat enemmän, hoitajat hoitaisivat enemmän, opettajat opettaisivat enemmän ja insinöörit innovoisivat enemmän.

Ehkä siitä lähtisi nousuun talous ja tyytyväisyyskin.

Yliopisto-lehti on Helsingin yliopiston tiedeaikakauslehti, joka on sitoutunut Journalistin ohjeisiin.

Korjaus 29.5. 2023: Minna Halinen tekee väitöskirjaa Turun yliopistossa, ei Helsingin yliopistossa.