Tietosuoja

Me Helsingin yliopistolla arvostamme yksityisyyttäsi ja oikeutta henkilötietojen suojaan. Jokaisella on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja miten tietoja käsitellään. Näille sivuille kokoamme tietosuojailmoituksia koskien henkilötietojen käsittelyä Helsingin yliopistolla.

Sivun lopusta löydät listan henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi.

Tietoa evästeistä ja henkilötietojen käsittelystä verkkosivuillamme löydät sivulta verkkosivut ja evästeet.

Yhteyshenkilöt tietojenkäsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten löydät kustakin tietosuojailmoituksesta.

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta tietosuoja@helsinki.fi

Opiskelu ja opiskelijapalvelut

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

hakijapalvelut@helsinki.fi

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Helsingin yliopisto käsittelee hakijoidensa henkilötietoja, jotta opiskelijavalinnat voidaan toteuttaa. Kun haet opiskelijaksi, henkilötietojasi käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen
  • opis­ke­li­ja­va­lin­taan liittyvien tehtävien jär­jes­tä­mi­seen
  • tieteelliseen tutkimukseen ja
  • koulutustarjontaan liittyvään markkinointiviestintään tai
  • mahdollisten oikaisuvaatimusten ja hallinto-oikeustapausten käsittelyyn
  • muuhun opiskelijavalintoihin liittyvään tarkoitukseen.

Yksilölliset järjestelyt

Käsittelemme henkilötietojasi, jotka toimitat meille, jotta voimme toteuttaa valintakokeisiin liittyviä yksilöllisiä järjestelyjä. Tietojen käsittely perustuu niihin tietoihin, joita annat yksilöllisiä järjestelyitä koskevassa hakemuksessa ja sen liitteenä (kuten lääkärintodistus ja/tai muut asiantuntijalausunnot). Suostumuksesi perusteella tietojasi voidaan käyttää myös opiskelua koskevien yksilöllisten järjestelyjen suunnittelemiseksi, kun otat opiskelupaikan vastaan.

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen.

Pääasialliset säädökset:

  • yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
  • yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen 
  • laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)
  • yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
  • laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
  • hallintolaki 434/2003
  • yhdenvertaisuuslaki 2014/1325
  • laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994

Mitä tietoja käsitellään?

Yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, hakemus/hakijanumero)
  • taustatiedot (kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli)
  • yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • hakutoiveet
  • koulutukseen hakemista koskevat tiedot
  • valintaperusteiden ja opiskelijaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot
  • hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot
  • tieto hakijan opiskelijavalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista (kyllä/ei -tieto), erikoislääkärihauissa myös sairaslomapäivien määrä (jos sillä on vaikutusta työkokemuksen laskemiseen)
  • valintakokeiden vastaukset
  • valintoihin mahdollisesti kuuluvat motivaatiokirjeet tai -testit sekä videohaastattelut, jotka tallennetaan
  • valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
  • opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot
  • hakijan suostumus tai kielto valintatuloksen julkaisemisesta
  • mahdolliset muut opiskelijavalintoihin liittyvät tiedot

Yksilölliset järjestelyt

Mikäli haet yksilöllisiä järjestelyjä, käsittelemme edellä mainittujen lisäksi hakemuksella ja sen liitteinä antamiasi henkilötietoja:

  • hakijan tiedot,
  • kuvailu tarvittavasta järjestelystä ja perustelut sekä
  • muut huomiot.

Lisäksi liitteet saattavat sisältää esimerkiksi kopion lääkärintodistuksesta. Yksilöllisiä järjestelyjä koskevat hakemukset ja päätökset ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelee yliopistolla vain rajattu joukko henkilöstöä.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Hakijoita koskevia tietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:

  • Hakijalta itseltään
  • Opintopolku, suoritusrekisteri (SURE), VIRTA-opintotietopalvelu ja väestötietojärjestelmä (VTJ)
  • Kansainväliset haku- ja tutkintojärjestelmät tai palvelut, jotka välittävät koulutustaustadokumentteja
  • Kansalliset ja kansainväliset kielitestijärjestäjät
  • Kotimaiset ja ulkomaiset korkeakoulut
  • Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
  • Yliopiston hakemusten ja valintakokeiden arvioijat
  • Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri JulkiTerhikki

Tiedot voivat olla myös yliopiston hakijalle tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Säilytysajat

Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Pysyvästi säilytettäviä tietoja ovat:

  • hyväksytyt hakijat: oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
  • hyväksytyt hakijat: tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta
  • Opiskelijavalintaa koskeviin oikaisupyyntöihin annetut päätökset

Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin hakijan henkilötietoja pysyvästi.

Muita kuin pysyvästi säilytettävien henkilötietojen säilytysaikoja: 

  • Valintakoevastaukset 6 kk
  • Pisteluettelot vähintään 1 vuotta
  • Hylätyt hakemukset 2 vuotta
  • Hyväksytyt hakemukset 10 vuotta
  • Hakijaluettelot 10 vuotta
  • Opiskelijavalintaa koskevat oikaisupyynnöt 10 vuotta

Kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietoja luovutetaan seuraaville vastaanottajille:

  • Kansallisten ja kansainvälisten yhteisohjelmien korkeakoulujen rekisterit
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle KOTA-tietokanta
  • Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut
  • Kansaneläkelaitos
  • korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
  • Työvoimaviranomainen
  • Maahanmuuttoviranomaisen ulkomaalaisrekisteri
  • Opetushallituksen Opintopolku
  • TE-keskus (tiedustelut)

Lisäksi yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja

  • yleisen edun mukaista tieteellistä tutkimusta varten.
  • julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
  • koulutustaustaa ja/tai kielitaitoa varmennettaessa kielitestijärjestäjille tai koulutustaustadokumenttien myöntämisestä vastaaville organisaatioille
  • hakijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Yksilöllisiin järjestelyihin liittyviä tietoja käsittelevät yliopistolla ainoastaan henkilöt, jotka huolehtivat valintakokeiden yksilöllisten järjestelyiden toteuttamisesta. Emme luovuta hakemustietojasi Helsingin yliopiston ulkopuolelle. Jos kyseessä on valintakoeyhteistyö muiden yliopistojen kanssa, voimme tarvittaessa tiedottaa sinulle myönnetyn yksilöllisen järjestelyn muille yhteistyöhön osallistuville yliopistoille. 

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle esimerkiksi silloin kun varmistetaan hakijan EU:n ulkopuolelta myönnettyjen todistusten oikeellisuutta.

Yliopisto noudattaa erityistä huolellisuutta henkilötietojen siirrossa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirretään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle vain tarvittaessa ja siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti, käyttämällä esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

 registrar@helsinki.fi

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin: 

  • opiskelijavalinnan suorittamiseen
  • opetuksen järjestämiseen ja opintoja koskevien päätösten tekemiseksi
  • opintoneuvonnan ja - ohjauksen antamiseksi
  • kurssi-ilmoittautumisiin
  • opintosuoritusten palauttamiseen, arviointiin ja rekisteröimiseen
  • mahdollisten opintomaksujen seurantaan ja käsittelyyn
  • tutkintotodistusten laatimiseen.

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi

  • opetuksen kehittämiseen (mm. opiskelijoilta kerättävän palautteen avulla)
  • tieteelliseen tutkimukseen
  • tilastointiin ja raportointiin
  • opintoihin liittyvään markkinointiviestintään
  • opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi tai
  • muuhun erityiseen tarkoitukseen.

 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa opiskelijan antamaan suostumukseen.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu siten

  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen 
  • lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
  • sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen

Yliopistolla on lähtökohtaisesti oikeus käsitellä arkaluonteisia tietoja rekisterinpitäjänä

  • kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä
  • sekä tietyissä tapauksissa, kun rekisteröity on antanut nimenomaiseen suostumuksensa 

Pääasialliset säädökset:

Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Henkilötietolaki (523/1999) ja sen korvaava tietosuojalaki (XXX/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Helsingin yliopiston johtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset

Mitä tietoja käsitellään?

Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnus ja opiskelijanumerot. Käsittelemme myös nimi- ja yhteystietojasi. Sen lisäksi yliopisto käsittelee muita opiskeluusi liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä sinut on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa.

Yleisimmin opintojen ja opintosuoritusten yhteydessä käsitellään opiskelijan nimi-, opiskelijanumero- ja yhteystietoja sekä suoritettavien tutkintojen ja opintojen sisältöjä koskevia tietoja.

Esimerkkejä tiedoista, joita Helsingin yliopisto käsittelee:

  • Opiskelemaan hakevat henkilöt (hakijat), heidän perustietonsa ja hakemustietonsa
  • Opiskelijoiden perustiedot (mm. opiskelijanumero, henkilötunnus, nimi ja yhteystiedot)
  • Opiskelijoiden opinto-oikeudet
  • Opiskelijoiden lukukausi-ilmoittautumiset
  • Opiskelijoiden suoritustiedot, työharjoittelutiedot sekä opinnäytteet
  • Opettajat ja heihin liittyvät opetustiedot
  • Opiskelijoiden ilmoittautumiset opetukseen
  • Opiskelijoiden opiskelijapalautetiedot
  • Opiskelijoiden ura- ja työllistymispalveluihin ja -kyselyihin liittyvät tiedot
  • Ylioppilaskunnan ja sen erityisasemayhdistyksen jäsenyys
  • Apurahoihin liittyvät tiedot
  • Kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyvät tiedot

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi. 

Jotkut tiedot on kerätty muilta tahoilta kuin sinulta itseltäsi. Tällaisia tilanteita ovat mm.:

  • opiskelupaikan vastaanottoa koskevat tiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä (L 884/2017)
  • nimi- ja yhteystietojen oikeellisuuden tarkistaminen VRK:sta 

Säilytysajat

Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Seuraavia opetukseen liittyviä henkilötietoja Helsingin yliopisto säilyttää yliopistoja koskevan lainsäädännön perusteella pysyvästi:

  • oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto
  • tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
  • tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen.

Muiden tietojen säilytysajat löydät Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmasta.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa opetus- ja opiskelijapalveluiden henkilökunta ja opetushenkilökunta. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tietotekniikkakeskuksessa, henkilöstöpalveluissa, talouspalveluissa ja viestintä ja yhteiskuntasuhteet -yksikössä. 

Helsingin yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Helsingin yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Helsingin yliopisto luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille, korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta tai suoraan

  • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle
  • Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille
  • Opiskelijavalintarekisterin käyttöön
  • Opetushallituksen opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalveluun
  • Kansaneläkelaitokselle
  • Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön
  • Tilastokeskukselle
  • Työvoimaviranomaiselle
  • Koulutusrahastolle
  • Maahanmuuttoviranomaiselle
  • Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle
  • Helsingin yliopiston osakunnille
  • Ura- ja rekrytointipalveluiden muodostaman Aarresaari-verkoston toimeksi antamiin seurantakyselyihin

Lisäksi Helsingin yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja

  • tieteellistä tutkimusta varten
  • Julkisuuslain tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
  • muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä
  • ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle vaihto-opiskelun ja kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi
  • opiskelijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle rajattuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan siirretään pysyvästi säilytettäviä opiskelijatietoja sekä opiskelijaliikkuvuuden liikkuvuusjaksot.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

specialneeds@helsinki.fi

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme antaa yksilöllisiä järjestelyjä koskevan suosituksen ja/tai toteuttaa opetukseen ja tentteihin liittyviä yksilöllisiä järjestelyjä. Tietojen käsittely perustuu yliopistolle antamiisi tietoihin (kuten lääkärintodistus ja/tai muut asiantuntijalausunnot).

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen.

Pääasialliset säädökset:

  • yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
  • yhdenvertaisuuslaki 2014/1325

 

Mitä tietoja käsitellään?

etunimi, sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, tiedekunta, koulutusohjelma, nykyisten opintojen aloitusvuosi, opiskelijanumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollisesti opiskelijan ajanvarauksen yhteydessä antamat tiedot, tieto lukuvuosi-ilmoittautumisesta

Lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja:

  • kuvailu tarvittavasta järjestelystä ja perustelut sekä
  • toimittamasi liitteet, jotka saattavat sisältää esimerkiksi kopion lääkärintodistuksesta, ja niiden säilytyspaikka
  • asiantuntijaryhmän ja esteettömyysyhdyshenkilöiden antamat suositukset ja niiden voimassaoloaika ja säilytyspaikka

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

  • Hakijalta itseltään
  • Sisu-opintojärjestelmä
  • Efecte (asiakkaiden tukipyyntöjärjestelmä)

 

Säilytysajat

Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.

  • Asiantuntijalausuntoja ja opiskelijalle myönnettyjä suosituksia säilytetään enintään opiskelijan opintojen ajan, kuitenkin niin, että tiedot poistetaan puolivuosittain. Tiedot säilytetään paperiarkistossa.
  • Efecteen tulevat sähköpostit säilyvät kahden vuoden ajan järjestelmässä sen jälkeen, kun asian käsittely on päättynyt.

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Yksilöllisiä järjestelyjä koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelee yliopistolla vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja yksilöllisten järjestelyjen suunnittelemiseksi ja/tai toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa opiskelijan suostumuksella lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden omaavalle viranomaiselle tämän kirjallisella pyynnöllä, josta ilmenee, mihin lakiin tiedonsaantioikeus perustuu. Ilman opiskelijan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa, mikäli tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saantiin on laissa erikseen säädetty. Tilastotietoja, joista yksilön tiedot eivät ole tunnistettavissa, voidaan antaa eteenpäin ja käyttää esimerkiksi yksilöllisten järjestelyiden luonnetta ja laajuutta koskevissa raporteissa ja esityksissä.

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Yksilöllisiä järjestelyitä saavien opiskelijoiden tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

puh. 02941 24140, sähköpostiosoite: hakijapalvelut@helsinki.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Henkilötietoja käsitellään yliopiston kansainväliseksi tutkinto-opiskelijaksi maisteriopintoihin hakeutumisessa ja osana opiskelijavalintojen suorittamista. Rekisteristä tuotetaan tilastomateriaalia koulutustiedotusta, koulutuksen suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten. Hakemusten liitteiksi toimitettuja dokumentteja voidaan käyttää myös hakijapalveluiden henkilöstön hakuprosessin koulutustarkoituksissa. Dokumentteja ei luovuteta hakijapalveluiden ulkopuolelle.

 

Mitä tietoja käsitellään?

Hakijaa koskevat tiedot:

  • Hakijan henkilö- ja yhteystiedot
  • Hakijan koulutustiedot ja muut koulutukseen hakemista koskevat tiedot
  • Hakijan hakemuksen käsittelyyn ja valintaan liittyviä tietoja
  • Hakijan suostumus yhteystietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten
  • Hakijan hakemukseensa toimittamat liitteet
  • Hakijan toiminta järjestelmässä Korkeakoulujen hakija- ja opinto-oikeusrekisteristä (Opintopolku) saadaan järjestelmään:
  • Hakijan Opintopolku-hakijanumero (oppijanumero)
  • Kieli-, maa-, kunta-, postitoimipaikka- ja pohjakoulutuskoodistot
  • Valintayksikköjen tiedot
  • Hakijan henkilö- ja yhteystiedot

  

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

  • Yleistä etua koskevan tehtävän hoitaminen ja julkisen vallan käyttäminen
  • Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Hakijat tallentavat hakemustiedot itse järjestelmän käyttöliittymän kautta.

VIRTA-opintotietopalvelusta järjestelmään tuodaan automaattisesti suomalaisia korkeakouluopintoja vuoden 1995 jälkeen tehneiden, suomalaisen henkilötunnuksen omaavien hakijoiden opintotiedot. Tiedot tarkistetaan suoraan asianomaisilta rekisterinpitäjiltä, jotka ovat antaneet tähän luvan. VIRTAopintotietopalvelusta tuodaan  tarvittavat hakijan henkilö-, opiskeluoikeus-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot.

Hakijan hakemuksessaan tai sen liitteissä antamat Suomen ulkopuolella suoritettuja kansainvälisiä opintoja ja tutkintoja koskevat tiedot voidaan varmistaa suorituksen myöntäneeltä oppilaitokselta tai muulta asianmukaiselta taholta.

 

Säilytysajat

Järjestelmään jätettyjä hakemuksia ja niiden ajoissa toimitettuja liitteitä säilytetään Helsingin yliopiston arkistossa kymmenen vuotta.

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Hakijan yksilöintitietoja ja valinnan suorittamiseen liittyviä tietoja siirretään Opintopolkuun. Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden käyttöön. Hakijan suostumuksella hakijan tietoja voidaan siirtää muille kolmansille osapuolille. Osoitetietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston omiin markkinointitarkoituksiin vain asianomaisen luvalla. Jos hakija on käyttänyt hakiessaan Helsingin yliopiston virallista koulutusagentti-yhteistyökumppania, hakijan hakemuksen käsittelyä koskevia tietoja voidaan luovuttaa kyseiselle yhteistyökumppanille.

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Hakijan tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen luovuttaminen voi kuitenkin olla tarpeen esimerkiksi ulkomailla suoritettujen opintojen varmistamiseksi opiskelupaikan myöntöä varten. Noudatamme tietojen luovutuksessa erityistä huolellisuutta. Tietoja voidaan siirtää kolmansille osapuolille EU:n tai ETA:n ulkopuolella myös hakijan nimenomaisella suostumuksella.

 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

opintopsykologi@helsinki.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopiston opintopsykologien asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään opintopsykologien asiakassuhteiden hoitamiseksi. Lisäksi rekisteriin tallennettavia yhteydenottotietoja ja anonyymejä tilastotietoja hyödynnetään opintopsykologitoiminnan laadunvalvomiseksi ja kehittämiseksi.

 

Mitä tietoja käsitellään?

Opiskelijasta kerättäviä tietoja ovat etunimi, sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, tiedekunta, koulutusohjelma, nykyisten opintojen aloitusvuosi, opiskelijanumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, opiskelijan ajanvarauksen yhteydessä antamat tiedot, opintopsykologille varatut ajat ja niiden peruutukset, opintopsykologin kirjaukset ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä, yhteenveto, suositus, lausunto. Ajanvarauksen yhteydessä kerätään myös opiskelijan käyttämän laitteen IP-osoite. 

Helsingin yliopiston opintopsykologit ylläpitävät yksilöohjauksista ja siihen rinnastettavasta työstä asiakasrekisteriä ja tekevät ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä kirjauksia. Käytäntö perustuu siihen, että psykologit ovat terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja noudattavat psykologityössä näitä lakeja: laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä, potilaslaki ja asetus potilasasiakirjoista. Kirjaukset sisältävät usein terveyttä koskevia tietoja.

 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Yksilöohjauksissa henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite. Terveydenhuollon ammattihenkilöinä psykologien velvollisuus on noudattaa yksilöön kohdistuvassa psykologityössä näitä lakeja: laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä, potilaslaki ja asetus potilasasiakirjoista. Opintopsykologin yksilötyön ulkopuolisien ryhmätapaamisten kirjaukset perustuvat opiskelijan suostumukseen.

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Rekisteröidyltä itseltään, lisäksi psykologi tekee kirjauksia ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä, kuten yhteenvetoja, suosituksia ja lausuntoja.

 

Säilytysajat

Yksilöohjauksessa syntyneitä tietoja säilytetään potilastietoja koskevien lakien mukaisesti. Ajanvaraustiedot poistetaan ajanvarausjärjestelmästä lukuvuosittain lukuun ottamatta IP-osoitetta, joka säilyy toistaiseksi. Yksilöohjauksen ajanvaraustiedoista (Netorek Oy:n Vihta-järjestelmä) viedään Nordhealth Finland Oy:n Diariumin ajanvarausjärjestelmään opintopsykologin ohjauksen kannalta oleelliset tiedot, kuten opiskelijan yhteystiedot ja muut hänen kirjaamansa ennakkotiedot. Etäohjauksessa käytetään Diariumiin kytkeytyvää Connect-järjestelmää, jossa tiedot säilyvät toistaiseksi.

Ryhmänohjaukseen liittyviä ei-potilastiedoksi katsottavia tietoja säilytetään neljä vuotta.  Ryhmien kohdalta poistetaan ajanvarausjärjestelmän kautta saadut tiedot ja tallennetaan oleelliset tiedot opintopsykologien sähköiseen arkistoon.

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden omaavalle viranomaiselle tämän kirjallisella pyynnöllä, josta ilmenee, mihin lakiin tiedonsaantioikeus perustuu. Ilman asiakkaan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa, mikäli tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saantiin on laissa erikseen säädetty. Tilastotietoja, joista yksilön tiedot eivät ole tunnistettavissa, voidaan antaa eteenpäin ja käyttää esimerkiksi opintopsykologitoiminnan luonnetta ja laajuutta koskevissa raporteissa ja esityksissä. Lisäksi kirjallisen tutkimusluvan antaneiden asiakkaiden tietoja voidaan käyttää tunnistamattomina tieteellisissä tutkimuksissa ja julkaisuissa.

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Helsingin yliopiston opintopsykologien asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Etäohjauksessa käytettävä Connect-järjestelmä käyttää Yhdysvaltalaista Twilio-järjestelmää. Kyseiseen järjestelmään ei tallennu opiskelijaa yksilöiviä tietoja. 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

tietosuoja@hy-norssit.fi 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopiston harjoittelukoulut tarvitsevat henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin: 

PERUSOPETUS 

  • Opetuksen järjestämiseksi 
  • Oppilasvalintojen tekemiseksi 
  • Kerhotoiminnan järjestämiseksi 
  • Kouluterveydenhuollon järjestämiseksi Kouluruokailun järjestämiseksi 
  • Oppilashuollon järjestämiseksi (mm. koulukuraattori- ja koulupsykologipalvelut) 
  • Ohjatun opetusharjoittelun järjestämiseksi 
  • Oppimisympäristöjen ja muiden digitaalisten palveluiden tarjoamiseksi 

LUKIOKOULUTUS 

  • Opetuksen järjestämiseksi 
  • Opiskelijavalintojen tekemiseksi 
  • Kerhotoiminnan järjestämiseksi 
  • Opiskeluterveydenhuollon järjestämiseksi 
  • Opiskeluruokailun järjestämiseksi 
  • Opiskeluhuollon järjestämiseksi (mm. kuraattori- ja koulupsykologipalvelut) 
  • Ylioppilaskirjoitusten järjestämiseksi 
  • Ohjatun opetusharjoittelun järjestämiseksi 
  • Oppimisympäristöjen ja muiden digitaalisten palveluiden tarjoamiseksi 

Tallennamme oppilaiden ja opiskelijoiden koulunkäyntiä, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia koskevia tietoja. Helsingin yliopiston harjoittelukoulut ovat osa yliopistoa ja meillä tehdään myös tutkimusta, johon osallistutaan huoltajan ja/tai opiskelijan luvalla. 

Mitä tietoja käsitellään?

PERUSOPETUS 

  • Oppilaan perus- ja yhteystiedot (mm. HeTu, nimi, yhteystiedot, erityisruokavaliot, opetuksen järjestämiseen liittyvät terveystiedot, Wilma-tunnukset) 
  • Oppilaan huoltajien nimi- ja yhteystiedot, huoltajuustiedot, Wilma-tunnukset 
  • Oppilasta koskevat päätökset (mm. koulukuljetukset, erityisopetus, lupahakemukset ja -päätökset) 
  • Koulunkäyntiin liittyvät tiedot (mm. koulu, luokka, vuosiaste) 
  • Oppilaan rooliin liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, S2-opetus, kieliohjelma, katsomusaine) 
  • Oppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki) 
  • Maahanmuuttoon liittyvät tiedot (mm. Suomeen tulopäivä) 
  • Todistuksiin ja arviointikeskusteluihin sekä aine-/kurssiarvosteluihin liittyvät tiedot 
  • Oppilaiden tuntimerkinnät (mm. poissaolot) 

 

LUKIOKOULUTUS 

  • Opiskelijan perus- ja yhteystiedot (mm. HeTu, nimi, yhteystiedot, erityisruokavaliot, koulutuksen järjestämiseen liittyvät terveystiedot, Wilma-tunnukset) 
  • Opiskelijan huoltajien nimi- ja yhteystiedot, huoltajuustiedot, Wilma-tunnukset 
  • Opiskelijaa koskevat päätökset 
  • Opiskeluun liittyvät tiedot (mm. koulu, ryhmä, vuosiaste) 
  • Opiskelijan rooliin liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, kieliohjelma, katsomusaine) 
  • Opiskelijan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat 
  • Todistuksiin ja aine-/kurssi/opintojaksoarvosteluihin liittyvät tiedot 
  • Opiskelijoiden tuntimerkinnät (mm. poissaolot) 

 

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina käsitellään: 

  • Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus 
  • Terveyttä koskevia tietoja (mm. allergiat) 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi. Harjoittelukoulut ovat osa Helsingin yliopistoa ja henkilötietoja voidaan käsitellä myös yleisen edun mukaiseen tieteelliseen tutkimukseen. Tutkimukseen osallistumiseen pyydetään opiskelijoilta tai heidän huoltajiltaan suostumus. 

Harjoittelukoulujen toimintaan liittyvää lainsäädäntöä:

Perusopetuksen osalta: 

  • Perusopetuslaki (628/1998)  
  • Perusopetusasetus (852/1998)  
  • Peruskoululaki (467/1983)
  • Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)  
  • Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)

 

Lukiokoulutuksen osalta: 

  • Valtioneuvoston asetusammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294 / 2014)
  • Lukiolaki (629/1998)  
  • Lukioasetus (810/1998)  
  • Valtioneuvoston asetus lukiokoulutuksen yleisistä valtakunnallisista tavoitteista ja tuntijaosta (955/2002)  
  • Laki ylioppilastutkinnosta (502/2019)
  • Valtioneuvoston asetus ylioppilastutkinnosta (915/2005)  
  • Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Henkilötietoja kerätään oppilailta ja opiskelijoilta itseltään tai heidän huoltajiltaan. Muita keskeisiä tietolähteitä ovat: 

  • Digi- ja väestötietovirasto (ent. Väestörekisterikeskus) 
  • KOSKI-tietovaranto 
  • Opintopolku 
  • Ylioppilastutkintolautakunta 
  • Oppilaiden ja opiskelijoiden aiemmat oppilaitokset 

Säilytysajat

Noudatamme Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa. Esimerkkejä säilytettävistä tiedoista ja säilytysajoista ovat: 

  • Päättö, -erotodistukset todistukset säilytetään pysyvästi 
  • Oppilaan itsearviointiin ja portfolioon liittyvät asiat säilytetään oppivelvollisuusajan 
  • Oppilaiden koulua ja luokkia koskevat luettelot ja vastaavat rekisterit: 50 vuotta 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ovat 

  • Opintosuoritukset ja opinto-oikeudet kerätään KOSKI-tietovarantoon (Kansallinen opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu) 
  • Ylioppilastutkintolautakunnalle ylioppilaskirjoitusten järjestämiseen liittyvät tiedot (mm. ilmoittautumistiedot) 
  • Helsingin kaupungille kouluterveydenhuollon järjestämiseksi 
  • Oppilaan tai opiskelijan tietoja voidaan luovuttaa opintojen järjestämisen, seurannan ja tilastoinnin toteuttamiseksi Tilastokeskukselle, Kansalliselle arviointikeskukselle (KARVI), Kansaneläkelaitos (KELA), Opetushallitus (OPH) tai muille viranomaisille 
  • Toiselle koulutuksen järjestäjälle oppilaitoksen vaihdon yhteydessä 

Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Emme siirrä tai luovuta henkilötietoja EU:n ulkopuolelle

Tutkimus ja tutkimuspalvelut

 

Helsingin yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta ja toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa. Tässä työssä yliopisto käsittelee yliopistoyhteisössä toimivien tutkijoiden ja asiantuntijoiden henkilötietoja

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

Palveluihin liittyvästä tietojen käsittelystä voit olla yhteydessä  sinua palvelleeseen yksikköön. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

  • Sovimme kanssasi, että toimit yliopistoyhteisössä. Tämä sopimus voi olla palvelussuhde-, vierailevan tutkijan-, dosentin tai professorin sopimus. Sopimuksesi liittää sinut johonkin yliopiston yksikköön. Tämän sopimuksen kautta saat käyttöösi yliopiston käyttäjätunnukset ja henkilötietosi jaetaan yliopiston toimintaa tukeviin tietojärjestelmiin.
  • Mikäli olet hankkimassa kilpailtua tutkimusrahoitusta, varmistamme hakukelpoisuutesi, autamme sinua hakemuksen teossa ja ylläpidämme tietoja tärkeimmistä hakukohteistasi. Rahoituspäätöksen jälkeen käsittelemme ja seuraamme toimintaasi liittyviä sopimuksia sopimusrekisterissä sekä rahoitustasi ja sen käyttöä taloushallinnon järjestelmässä.
  • Lähetämme sinulle tiedotteita yliopiston tapahtumista, toimintatavoista ja palveluista.
  • Kun etsit kirjallisuutta työsi tueksi, voit varata aineistoja kirjastojärjestelmässä tai tilata aineistoja e-lomakkeella. Voit julkaista yliopiston avoimissa julkaisukanavissa, jolloin ylläpidämme henkilötietojasi sekä julkaisukananavan käyttäjänä että julkaisun kirjoittajana.  
  • Ylläpidämme rekisteriä tutkimuksen ja yhteiskunnallisen toiminnan tiedoista. Pääosin nämä tiedot ovat sinun itsesi antamia, mutta julkaisuja voimme myös hakea ulkopuolisista lähteistä sinun puolestasi. Osa tästä raportoinnista on vapaaehtoista ja osa pakollista opetus- ja kulttuuriministeriön määrittelemää tiedonkeruuta.
  • Tiedeviestinnän tueksi tutkimuksen ja yhteiskunnallisen toiminnan tietosi ovat tutkimusportaalin ja ylipiston verkkosivujen kautta avoimesti saatavilla. Voit luoda yhteisöllesi erilliset verkkosivut.
  • Kun arvioimme ja kehitämme yliopiston toimintaa, voimme käyttää sinun toimintatietojasi arvioinnin aineistossa. Usein näitä aineistoja tarkastellaan vain yksikkötasolla.

Tutkimustietojen avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan ja toimittaa opetusministeriölle sen määräämät tutkimukseen liittyvät tiedot.

 

Mitä tietoja käsitellään?

Käsittelemme niitä tietojasi, jotka kuvaavat toimintaasi yliopiston tutkijana tai asiantuntijana, tutkimusresursseja ja -tuotoksia sekä yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet. Käsittelemme myös nimi-, yksikkö-, tieteenala (oppiaine)-  ja yhteystietojasi. 

 

Mikä on henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste?

 

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön, käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi: yliopiston tehtävä on edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä. Tietyissä erityistarkoituksissa olet antanut meille tietojen käsittelyyn suostumuksen.

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi.

Jotkut tiedot on kerätty muilta tahoilta kuin sinulta itseltäsi. Tällaisia tietoja ovat mm. osa julkaisujen ja yhteiskunnallisen toiminnan tiedoista.

 

Säilytysajat

Noudatamme Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa. Säilytämme tietoja tutkijoistamme pysyästi arkistointitarkoituksia varten. Säilytysaikoja on kuvattu tarkemmin muissa tietosuojailmoituksissa (esim. Henkilöstöhallinto)

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia pois lukien mm. salassapidettävät tutkimussuunnitelmat tai erikseen rahoittajan kanssa sovitut tiedot.

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Säilytämme kaikkia tietoja normaalisti Euroopan talousalueella (ETA). 

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti eli esimerkiksi käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai pyytämällä sinun suostumuksesi. Tällainen voi tulla kyseeseen esimerkiksi tutkimusrahoitushakemuksesi jättämisen yhteydessä ETA-alueen ulkopuoliselle rahoittajalle.

Viestintä ja yhteiskuntasuhteet

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

Ota yhteyttä helsinkiunievents@helsinki.fi. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, lähetä kirjallinen pyyntö tapahtuman yhteyshenkilölle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Osallistujista kerätään tarvittavat henkilötiedot tapahtuman järjestämiseksi sekä tapahtumasta tiedottamiseksi. Keräämme käyttäjästä vain käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Tapahtuman järjestäminen ja erityistarpeiden huomioiminen
  • Tapahtumasta kertominen ja tiedottaminen
  • Tapahtuman laskuttaminen
  • Tapahtuman palautteen kerääminen
  • Vastaavien tapahtumien markkinointi

Mitä tietoja käsitellään?

Tiedot kerätään henkilöltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Näitä tietoja ovat nimi, tavanomaiset yhteystiedot sekä tapahtumaan osallistumistiedot. Kysyttävät tiedot voivat vaihdella riippuen tapahtumasta, kuitenkin vain välttämättömät ja tarpeelliset tiedot kerätään.  Tiedot kerätään suoraan ilmoittautumisen yhteydessä tapahtumakohtaisten lomakkeiden kautta. Myös sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisessa ilmoittamiasi tietoja voidaan tallentaa, mikäli niillä on vaikutusta järjestelyihin.

Lisäksi sinusta tallennetaan maksuihin ja maksutapaan liittyviä tietoja, jos osallistuminen on maksullista.

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmä, laskutuksen tietokanta ja julkiset lähteet.

Ku­vaa­mi­nen ta­pah­tu­mis­sa

Helsingin yliopiston tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja/tai videokuvaa. Kuvia/videoita voidaan julkaista Helsingin yliopiston verkkosivuilla, sosiaalisen median tileillä tai muissa yliopistoon liittyvissä julkaisuissa. Kuvattua materiaalia ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtumailmoittautumisen perusteella.

Säilytysajat

Tapahtumaspesifit tiedot poistetaan, kun tietoja ei enää ko. tapahtuman toteuttamiseen tai jälkihoitoon tarvita. Kontaktitietoja voidaan käyttää tulevan saman alan tapahtumatiedotteiden lähettämiseen tapahtuman päättymisen jälkeen, jonka jälkeen kerättyjä tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti tilastointitarkoituksessa. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, kuten tapahtumanjärjestäjille, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kolmansia osapuolia voivat olla esim. tapahtuman tiloista, turvallisuudesta tai tarjoilusta vastaava taho.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

alumni@helsinki.fi  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Valmistuneiden opiskelijoidemme, vaihto-opiskelijoidemme sekä entisten että nykyisten työntekijöidemme (alumnit) tietojen käsittely liittyy yliopiston Yliopistolain mukaiseen tehtävään: Yhteiskunnallinen vuorovaikutus.

Käsittelemme alumniemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Alumnien rekrytoiminen
  • Alumniyhteisön tietojen ylläpito muun toiminnan mahdollistamiseksi
  • Alumnisuhteiden hoitaminen, asiakaspalvelu ja sen parantaminen
  • Alumnitapahtumien ja tilaisuuksien tuottaminen
  • Viestintä (kuten tiedotteet tapahtumista, alumnikirjeet)
  • Vapaaehtoistyöntekijöiden muistaminen ja palkitseminen
  • Alumnitoiminnan suunnittelu eli asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen, kuten esimerkiksi alumnien tarpeiden ymmärtäminen, toiminnan laadun parantaminen ja uusien palveluiden kehittäminen

Mitä tietoja käsitellään?

  • Alumnistatus, nimi ja yhteystiedot
  • Asiointikieli
  • Opiskelijanumero ja opintotiedot
  • Työhistoria ja nykyinen työpaikka (jos olet ne itse ilmoittanut)
  • Alumnien kanssa käyty yhteydenpito
  • Vapaaehtoistyö yliopiston hyväksi (kuten mentorina tai puhujana tilaisuudessa toimiminen) sekä arvio vapaaehtoistyön tuntimäärästä
  • Osallistumiset Helsingin yliopiston alumneille suunnattuihin tapahtumiin
  • Mahdolliset palautteet tai vastaukset asiakastyytyväisyyskyselyihin
  • Alumnien itse ilmoittamat kiinnostuksen kohteet alumnitoiminnan osalta.

 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Yliopistolaissa mainittujen yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi (Yliopistolaki 2 §, tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e)-kohta). Alumniyhteisöön liitytään vapaaehtoisesti.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Suostumuksen antaneiden tiedot siirretään opiskelijarekisteristä alumniyhteisöön. Henkilötietojen lähteinä on myös alumni itse. (Osoite)tietoja saatetaan tarkastaa julkisista lähteistä.

Säilytysajat

Säilytämme alumniyhteisöön liittyneiden tietoja toistaiseksi, eli tiedot poistetaan pyynnöstä tai kun olemme saaneet tiedon henkilön kuolemasta.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Emme luovuta tietoja Helsingin yliopiston ulkopuolisille tahoille, pois lukien mahdolliset yhteistyökumppanit tapahtumien tai viestintäkampanjoiden toteuttamisessa.

Käytämme tietojen käsittelyyn seuraavia palveluntarjoajia:

  • Lyyti (tapahtumailmoittautumiset)
  • Salesforce (alumnitietojen ylläpito)
  • Fluido (Salesforcen käytön konsultointi)
  • Mailchimp (uutiskirjeiden lähettäminen)

Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen MailChimp-palvelua. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja tietoja käsitellään myös Yhdysvalloissa. MailChimp on sitoutunut noudattamaan EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää MailChimpin omilta sivuilta (englanniksi).   

Henkilötietojen hallintaan käytämme Salesforcen tarjoamaa asiakkuudenhallintajärjestelmää. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja Salesforcella on tytäryhtiöitä myös muissa maissa EU:n ulkopuolella. Lisäksi Salesforce käyttää alihankkijoita, jotka ovat sijoittautuneet osittain myös EU:n ulkopuolelle. Nämä EU:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samaa tietosuojan tasoa kuin EU:n alueella. Suojatoimena Salesforce tarjoaa valvontaviranomaisten hyväksymät ns. Yritystä koskevat sitovat säännöt (ne tarkoittavat oikeudellisesti sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin sisällä). Konserniin kuulumattomien alihankkijoiden osalta suojatoimena käytetään EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää Salesforcen omilta sivuilta (englanniksi).  

 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Käsittelemme henkilötietojasi nykyisten ja mahdollisten uusien lahjoittajien tarpeiden ymmärtämiseen, toiminnan laadun parantamiseen ja uusien palveluiden kehittämiseen, asiakaspalvelun parantamiseen sekä toiminnastamme viestimiseen. Näin yliopisto edistää toimintansa yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Tehtyjen lahjoitusten osalta käsittelemme tietojasi kirjanpitotarpeisiin, viestintään, viranomaisraportointiin sekä arkistointitarkoituksiin.

Mitä tietoja käsitellään?

Käsittelemme nimi- ja yhteystietojasi sekä muita sinuun liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä ulkopuolisen on mahdollista tunnistaa sinut. Näitä tietoja voivat olla:

  • Lahjoitusten summat ja kohteet henkilöittäin
  • Lahjoitukseen liittyvä tieto (pankkiyhteys, maksutapa, viestikentän tiedot)
  • Syntymäaika ja /tai henkilötunnus niiltä yksityislahjoittajilta, jotka ilmoittavat syntymäaikansa ja/tai henkilötunnuksensa verkkolahjoituksen yhteydessä tai ovat lahjoittaneet vähintään 850 euroa vuodessa
  • Lahjoittajien ja kumppaneiden kanssa käyty yhteydenpito
  • Tutkinto ja opiskelutiedot
  • Työuraan liittyvät tiedot
  • Kiinnostus Helsingin yliopiston alumnitoimintaa kohtaan
  • Kiinnostuksen kohteet
  • Äidinkieli ja preferoitu kieli
  • Tapahtumaosallistumiset yliopiston tapahtumiin
  • Muut mahdolliset henkilön julkiseksi tekemät tiedot

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön sekä tietyissä erityistarkoituksissa sinun meille antamaasi suostumukseen (esim. viestintätarkoituksissa tai uutiskirjelistalle liittyminen). 

Lahjoittajien tietoja käsitellemme lakisääteisen velvoitteen noudattamisen perusteella.

Kumppanien tietoja käsitellemme myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi. Asiakasymmärryksen lisäämiseksi Helsingin yliopisto voi etsiä tietoja myös julkisista lähteistä. Käyttämiämme tietolähteitä ovat muun muassa verkon hakukonepalvelut, Väestörekisterikeskus, Helsingin yliopiston opintorekisteri, Helsingin yliopiston alumnirekisteri, Helsingin yliopiston tapahtumahallintajärjestelmä sekä yhteystietopalvelut.

Säilytysajat

Säilytämme tiedot tehdyistä lahjoituksista pysyvästi. Muita tietoja säilytämme ajan, joka on tarpeellinen Helsingin yliopiston kumppanuuksien ylläpitämiseksi tai niiden rakentamiseksi.  

Kenelle luovutamme tietojasi?

Emme pääsääntöisesti luovuta tietoja Helsingin yliopiston ulkopuolelle, poikkeuksena mahdollisten julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittely, sekä viranomaisraportointi (esimerkkeinä raportointitahoista Opetus- ja kulttuuriministeriö, Verohallinto, Poliisihallitus). Tietoja voidaan myös julkaista osana yliopiston viestintää lahjoittajan kanssa sovitulla tavalla.

Käytämme tietojen käsittelyyn seuraavia palveluntarjoajia:

  • Mailchimp (uutiskirjeiden lähettäminen)
  • Salesforce (tietojen ylläpito)
  • Lyyti (tapahtumiin osallistumisilmoitusten vastaanotto)

Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen MailChimp-palvelua. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja tietoja käsitellään myös Yhdysvalloissa. MailChimp on sitoutunut noudattamaan EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää MailChimpin omilta sivuilta (englanniksi). 

 

Henkilötietojen hallintaan käytämme Salesforcen tarjoamaa asiakkuudenhallintajärjestelmää. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja Salesforcella on tytäryhtiöitä myös muissa maissa EU:n ulkopuolella. Lisäksi Salesforce käyttää alihankkijoita, jotka ovat sijoittautuneet osittain myös EU:n ulkopuolelle. Nämä EU:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samaa tietosuojan tasoa kuin EU:n alueella. Suojatoimena Salesforce tarjoaa valvontaviranomaisten hyväksymät ns. Yritystä koskevat sitovat säännöt (ne tarkoittavat oikeudellisesti sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin sisällä). Konserniin kuulumattomien alihankkijoiden osalta suojatoimena käytetään EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää Salesforcen omilta sivuilta (englanniksi).

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

tanja.remes@helsinki.fi 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Vaikuttamistyössä ja yliopiston edunvalvonnassa käsittelemme päättäjien tietoja ja vaikuttamistyöhön osallistuneiden yliopistolaisten tietoja.

Käsittelemme henkilötietoja yhteiskunnan tarpeiden ymmärtämiseksi, yliopiston etujen valvomiseksi ja päättäjäsuhteiden kehittämiseksi, toiminnan laadun parantamiseen sekä toiminnastamme viestimiseen. Näin yliopisto edistää toimintansa yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Lisäksi käsittelemme tietojasi viranomaisraportointiin (avoimuusrekisteri).

Mitä tietoja käsitellään?

Yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja päättäjistä:

  • Yhteystiedot
  • Päättäjien kanssa käyty yhteydenpito ja tapaamiset sekä yhteydenpidon aiheet
  • Työuraan liittyvät tiedot
  • Äidinkieli ja preferoitu kieli

Käsittelemme seuraavia tietoja yliopiston vaikuttamistyöhön osallistuneista henkilöistä

  • Nimi ja työtitteli
  • Päättäjien kanssa käyty yhteydenpito ja tapaamiset sekä yhteydenpidon aiheet

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Yliopistolaissa mainittujen yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi (Yliopistolaki 2 §, tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e)-kohta) sekä lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (avoimuusrekisterilaki).

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Tietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:

  • Julkiset lähteet
  • Henkilöt itse
  • Yliopiston vaikuttamistyöhön osallistuneet henkilöt

Säilytysajat

Säilytämme tietoja pysyvästi tai vähintään ajan, joka on tarpeellinen Helsingin yliopiston vaikuttajasuhteiden ylläpitämiseksi tai niiden rakentamiseksi. 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Raportoimme tietoja avoimuusrekisteriin: https://www.avoimuusrekisteri.fi/ 

Käytämme henkilötietojen käsittelyyn seuraavia palveluntarjoajia:

  • Salesforce (CRM-järjestelmä) 

Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Henkilötietojen hallintaan käytämme Salesforcen tarjoamaa asiakkuudenhallintajärjestelmää. Palveluntarjoaja on sijoittunut Yhdysvaltoihin ja Salesforcella on tytäryhtiöitä myös muissa maissa EU:n ulkopuolella. Lisäksi Salesforce käyttää alihankkijoita, jotka ovat sijoittautuneet osittain myös EU:n ulkopuolelle. Nämä EU:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samaa tietosuojan tasoa kuin EU:n alueella. Suojatoimena Salesforce tarjoaa valvontaviranomaisten hyväksymät ns. Yritystä koskevat sitovat säännöt (ne tarkoittavat oikeudellisesti sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin sisällä). Konserniin kuulumattomien alihankkijoiden osalta suojatoimena käytetään EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit lukea lisää Salesforcen omilta sivuilta (englanniksi).

Tietotekniikkakeskus

Tietotekniikkakeskus on Helsingin yliopiston erillislaitos, joka vastaa yliopiston yhteisten tietotekniikkapalveluiden tuottamisesta.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

helpdesk@helsinki.fi 

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Jotta voimme tarjota sinulle tietotekniikkaan liittyviä palveluja, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa. Tällaisia palveluita ovat muun muassa: Kirjautuminen, verkkoyhteydet, ohjelmistot, tietokoneet, tallennustilat, sähköposti, Microsoft 365, Wiki, Unitube, Moodle, tenttiakvaario ja konsultointi. Katso kaikki keskitetyt palvelumme Tietotekniikkakeskuksen palveluluettelosta.

Käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • asiakaspalvelupyyntöjen käsittely ja ratkaisu
  • Helsingin yliopiston tietojärjestelmiin liittyvien käyttäjätunnusten ja sähköpostiosoitteiden ylläpito
  • sähköinen käyttäjätunnistus
  • käyttöoikeuksien hallinta
  • työtietokoneiden käytettävyyden ylläpito
  • tietoliikenneverkkojen ylläpito ja kehitys
  • sovellusten asennustiedostojen ja lisenssiavainten jakaminen (ml. käyttäjäehtojen hyväksymisen hallinta)
  • lisesenssihallinnon tarkistukset
  • kustannusten kohdentaminen yliopiston yksiköille
  • mahdollisten vikatilanteiden ja väärinkäytösten selvittäminen
  • tietojärjestelmien vastuuhenkilöiden ja ylläpitoroolien hallinnointi
  • toimittajien hallinta
  • tietoturvallisuuden varmistaminen

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yliopiston Yliopistolain 2 §:n mukaisten tehtävien mahdollistamiseksi sekä sinun ja Yliopiston välisen sopimuksen (työsopimus, opiskeluoikeus tai muu sopimus) toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös lakisääteisten velvollisuuksiemme hoitamiseksi (kuten tietosuojalainsäädännöstä ja tiedonhallintalaista tulevat velvoitteet huolehtia riittävästi tietoturvasta). 

Mitä tietoja käsitellään?

Jotta Helsingin yliopisto pystyy tarjoamaan tietoteknisiä palveluita, on sen käsiteltävä tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti. Käsiteltävät tiedot riippuvat käytetystä palvelusta. 

Esi­merk­ke­jä tie­dois­ta, joi­ta Hel­sin­gin yliopisto kä­sit­te­lee:
  • opiskelijoiden yhteystiedot, käyttäjätunnukset ja opiskelijanumerot
  • opiskelijan kohdetutkinto, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, pääaine ja tiedekunta
  • työntekijöiden yhteystiedot, käyttäjätunnukset ja henkilönumerot
  • työntekijöiden yksikkötiedot, työsuhteen alku- ja loppupäivä, organisaatiorakenteeseen liittyvät tiedot
  • toimittajien yhteyshenkilöiden nimi ja yhteystiedot
  • työtietokoneeseen (eli kannettavaan tai pöytäkoneeseen) liittyvät tiedot
  • työtietokoneiden hallintajärjestelmän kautta asennettujen sovellusten käyttömäärät
  • työtietokonetta käyttäneet henkilöt
  • eduroam- ja -vierailijaverkkojen lokitiedostoihin tallentuvat tiedot laitteista ja sisäänkirjautumisista
  • yliopistolaisen tietoturvatestin suorittamiseen liittyvät opiskelijoiden ja henkilökunnan jäsenten tiedot
  • mahdolliset tietojärjestelmien ylläpitoroolit

Katso lisätietoja käsiteltävistä henkilötiedoista Tietotekniikkakeskuksen tietosuojaselosteista.

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Osa tar­peel­lis­ta hen­ki­lö­tie­dois­ta on pe­räi­sin si­nul­ta it­sel­tä­si. Esimerkiksi:
  • nimesi
  • nsiointikieli
Osa hen­ki­lö­tie­dois­ta liit­tyy Hel­sin­gin yli­opis­ton si­nul­le joko suo­raan tai vä­lil­li­ses­ti an­ta­miin tun­nis­tei­siin. Esi­merk­ke­jä täl­lai­sis­ta ovat esi­mer­kik­si:
  • käyttäjätunnus
  • työtietokoneesi verkkokortin laitekohtainen koodi
Osa hen­ki­lö­tie­dois­ta liit­tyy suo­raan opis­ke­luusi tai työn­te­koo­si. Esi­mer­kik­si:
  • sisäänkirjautumisen ajankohta
  • IP-osoite

 

Katso tarkemmat tiedot tietotekniikkakeskuksen tietosuojaselosteista.

 

Säilytysajat

Tietojen säilytystarpeet vaihtelevat järjestelmittäin ja tietojen käyttötarkoituksen mukaan.

Katso tarkemmat tiedot tietotekniikkakeskuksen tietosuojaselosteista.

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Helsingin yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Helsingin yliopiston työntekijät tai Helsingin yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääsy tietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. 

Helsingin yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Helsingin yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Helsingin yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä vain lainmukaisissa tilanteissa.

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Tietotekniikkakeskuksen keskitetyissä palveluissa käsiteltyjä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Jos henkilötietoja poikkeuksellisesti luovutetaan, tietoja siirretään yksinomaan maihin, joiden tietosuojan Euroopan komissio on todennut riittäväksi. Toinen vaihtoehto on, että tietojen siirrossa käytetään komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Kirjasto, Keskusarkisto ja Tiedemuseo Liekki

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

 kirjasto@helsinki.finicola.nykopp@helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Helka-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan, mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä, sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely. Yhteystietoja voidaan käyttää myös palautteen pyytämiseen tarjotusta palvelusta.

Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteriin tallennetaan asiakkaista

  • nimi
  • henkilötunnus
  • kotiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista)
  • asiakastunnus
  • tunnusluku eli PIN-koodi
  • asiointikieli
  • yliopiston jäsenistä käyttäjätunnus sekä käyttäjätunnuksen viimeinen voimassolopäivä
  • asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen)
  • tilastoryhmä (esim. tiedekunta)
  • huomautuksia tarpeen mukaan, esim. myönnetyt erityispalvelut, sovitut korvauskirjat
  • transaktiotiedot, eli lainat ja maksut

 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Tietojen käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon yliopiston taustajärjestelmistä). Sopimussuhteeseemme liittyvän oikeutetun etumme perusteella voimme lähettää sinulle myös palautepyyntöjä.  

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Uudet asiakkaat: Tiedot saadaan suoraan asiakkaalta tai päivityksellä yliopiston taustajärjestelmistä (ks. tarkempi kuvaus alla).

Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys: Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus.

Yliopiston jäsenten tietoja päivitetään yliopiston taustajärjestelmistä (suostumus annetaan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä). Kun asiakas ensimmäistä kertaa kirjautuu kirjaston asiakasliittymään yliopiston käyttäjätunnuksilla ja hyväksyy tiedonsiirron, tallentuvat seuraavat tiedot kirjastojärjestelmään:

  • käyttäjätunnus muodossa tunnus@helsinki.fi
  • etu- ja sukunimet
  • henkilötunnus
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
     

Seuraavan vuorokauden aikana seuraavat tiedot siirtyvät yliopiston järjestelmistä (Oodi, Sisu, SAP):

  • kotiosoite
  • yliopiston työosoite
  • tieto siitä, onko henkilökuntaa / opiskelija
  • tiedekunta
  • asiointikieli (suomi, ruotsi tai englanti)
  • käyttäjätunnuksen viimeinen voimassaolopäivä

Kaikkia näitä tietoja ylläpidetään yliopiston muissa järjestelmissä, ja niitä ei voi muuttaa kirjastojärjestelmässä. Tietoihin tehdyt muutokset päivittyvät kerran vuorokaudessa kirjastojärjestelmään.

Säilytysajat

Kerran vuodessa järjestelmästä poistetaan sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään.

Asiakkaat, joiden tiedot päivitetään yliopiston taustajärjestelmistä poistetaan vuoden kuluttua siitä, kun yliopiston käyttäjätunnus on vanhentunut ellei asiakas ole siihen mennessä ilmoittanut haluavansa jatkaa asiakkaana tai hänellä on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja, maksamattomia maksuja).

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle.

Helkan palvelut tuotetaan Ex Libris-nimisen yrityksen tarjoamilla alustoilla Alma (taustajärjestelmä) ja Primo (asiakaskäyttöliittymä).

Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle.

Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.

ELibriksen tietosuojaseloste (englanniksi)

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

kirjaamo@helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Henkilötietoja käsitellään asiakirja- ja aineistopyyntöjen käsittelemiseksi. 

Mitä tietoja käsitellään?

Käsittelemme asiakirjojen tilauslomakkeilla ja käyttösitoumuslomakkeilla annettuja tietoja. Käyttösitoumuslomakkeella keskusarkiston asiakkaat sitoutuvat noudattamaan lain asettamia vaatimuksia arkistosta saamiensa asiakirjojen käsittelyssä. Samalla asiakkaat ilmoittavat sitoutuvansa noudattamaan käyttöön saamansa yksityisarkiston käyttöehtoja sekä arkiston käyttösääntöjä.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • Nimi; arvo tai ammatti; osoite; puhelinnumero;
  • henkilön ilmoittama tutkimuksen tarkoitus ja tutkimusaihe
  • Tilatun asiakirjan yksilöintitiedot

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Tiedot kerätään kaikilta keskusarkiston asiakkailta silloin, kun he saapuvat arkistoon ja silloin kun he tilaavat asiakirjoja makasiineista.

Säilytysajat

-

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja ei luovuteta Helsingin yliopiston ulkopuolelle.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

kirjaamo@helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Arkistoon on tallennettu luettelotiedot Helsingin yliopiston arkiston säilyttämästä arkistoaineistosta. Järjestelmään tallennetaan myös arkistojen sijainti- ja luovuttajatiedot. Lisäksi järjestelmässä on asiakirjojen tilaus-toiminto, jonka avulla asiakas voi tilata arkistoaineistoa tutkittavaksi arkiston tutkijapalvelutiloihin. Arkisto sisältää myös digitoituja asiakirjoja. Henkilötietoja käsitellään historiantutkimuksen ja sukututkimuksen tarpeisiin. Henkilötietoja käsitellään myös aineiston luovuttajatietojen osalta.

Mitä tietoja käsitellään?

1) Arkistoaineistojen kuvailu- ja luettelointitiedot: 

  • Arkiston perustiedot, kuten nimi, rajavuodet, kuvaus arkiston sisällöstä ja arkistonmuodostajasta, provenienssitiedot
  • Arkiston kuvailutiedot sarja- ja yksikkötasoilla, kuten nimeke, arkistoyksikön kuvaus, rajavuodet.
  • Arkiston sijaintitiedot

2) Digitoidut asiakirjat

3) Luovuttajatiedot:

  • nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 
Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin ja lakiin perustuvaan yleisen edun mukaiseen tehtävään. 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Helsingin yliopisto ja muut aineistojen luovuttajat. 

Säilytysajat

Tiedot säilytetään pysyvästi. 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Arkistoihin liittyviä luettelotietoja sekä digitoituja asiakirjoja siirretään tietoverkossa vapaasti hyödynnettäväksi. Alle 100 vuotta vanhoja henkilötietoja sisältäviä digitoituja asiakirjoja ei siirretä tietoverkkoon. Arkistoaineistojen luovuttaja- ja tilaajatietoja ei luovuteta eteenpäin.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Arkistoaineistojen luovuttaja- ja tilaajatietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten 

Tiedemuseo Liekki, Observatorio ja Piirustussali: liekki@helsinki.fi

Miksi käsittelemme henkilötietoja? 

Yliopistomuseolla tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: 

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit 

  • museon tapahtumiin ja tilaisuuksiin (esim. opastukset, yleisötapahtumat, työpajat, luennot, leirit) ilmoittautumisen ja järjestämisen vuoksi 
  • tilavarausten vastaanottamiseksi ja järjestämiseksi 
  • arkiston käyttösopimusten hallinnoimiseksi 
  • kuvatilausten käsittelemiseksi 
  • laskuttamisen vuoksi 
  • kilpailuiden ja arvontojen järjestämiseksi 
  • museon palveluista ja toiminnasta kertomiseksi sekä muuhun viestintään (esim. joulukorttien lähettämiseksi) 
  • palautteiden ja mielipidekyselyiden vastaanottamiseksi ja laatimiseksi 
  • tutkimuslupien hallinnoimiseksi 

Museon kokoelmat 

  • museon kokoelmien hallinnoimiseksi (esim. omistajat, valokuvaajat, kokoelmissa esiintyvät henkilöt) 
  • kokoelmien lahjoittajien ja lainaajien tietojen hallinnoimiseksi 
  • kokoelmahallintajärjestelmän käyttäjien hallinnoimiseksi 

Museon henkilöstö 

  • henkilöstön ja keikkatyöntekijöiden rekrytoimiseksi, työvuoroista sopimiseksi ja palkkioiden maksamiseksi (palkkiopohjaiset, harjoittelijat). 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste? 

Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sopimussuhteeseen tai oikeutettuun etuun.  

Kokoelmien osalta henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaiseen arkistointitarkoitukseen. 

Henkilöstön osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimussuhteeseen.  

Mitä tietoja käsitellään? 

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit 

  • nimi 
  • mahdollinen työnantajatieto ja titteli 
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköposti ja postiosoite 
  • tapahtumat: allergia- ja erikoisruokavaliotiedot, lasten osalta ikä, kuvauslupatiedot ja huoltajan yhteystiedot. 

Museon kokoelmat 

Kokoelmiin liittyvät tiedot, muun muassa:  

  • nimi 
  • syntymäaika, kuolinaika, muut henkilön elinkaareen liittyvät päivämäärät 
  • sukupuoli 
  • valokuvat, videot ja muut aineistot henkilöstä 
  • koulutus, ammatti  
  • opiskelupaikat, työpaikat, asuinpaikat 
  • perheenjäsenten nimet sekä synnyin- ja kuolinajat 
  • erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot (esim. henkilön terveydentila, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus). 

Lahjoittajien ja lainaajien tiedot: 

  • nimi 
  • ammattinimike, tutkinto, eläkeläinen 
  • työpaikka (mikäli lahjoitus tehdään työnantajan nimissä) 
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköposti ja postiosoite 
  • lahjoittajan yhteys lahjoitettavan aineiston alkuperäiseen omistajaan (esim. sukulaisuussuhde). 

Kokoelmahallintajärjestelmän käyttäjätiedot: 

  • nimi, käyttäjätunnus, työnantaja, syntymäaika ym. käyttäjän antamat tiedot. 

Museon henkilöstö 

  • nimi  
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköposti. 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä? 

Museon asiakas, yhteistyökumppani tai lahjoittaja antaa tietonsa itse (esim. vastaamalla lomakkeeseen tai sähköpostitse). 

Kokoelmiin liittyviä tietoja voidaan saada muista arkistoista, asiakkailta, yhteistyökumppaneilta tai julkisista lähteistä. Lahjoittajat antavat tietoja henkilöstä, joille lahjoitetut aineistot ovat kuuluneet. 

Säilytysajat 

Keikkatyöntekijöihin sekä tapahtumiin ja tilaisuuksiin, arvontoihin, palautteisiin, viestintään, tilavarauksiin ja laskutukseen liittyviä yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia toiminnan suunnittelua ja järjestämistä varten. 

Kokoelmiin liittyviä tietoja säilytetään pysyvästi. 

Kenelle luovutamme tietojasi? 

Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tietoja ei luovuteta lähtökohtaisesti museon ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille esimerkiksi yhteisten tapahtumien järjestämiseksi.  

Kokoelmiin liittyviä tietoja ja lahjoittajatietoja luovutetaan yleisten museotoiminnan käytäntöjen mukaisesti. Lahjoittajan yhteystietoja voidaan hänen suostumuksellaan luovuttaa tutkimuskäyttöön tai muulle lisätietoja haluavalle taholle.  

Keikkatyöntekijöille voidaan luovuttaa muiden keikkatyöntekijöiden nimet ja yhteystiedot (puhelinnumero). 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Henkilötietoja ei pääasiallisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Henkilötietoja saatetaan luovuttaa EU:n ulkopuolelle käytettäessä esimerkiksi kyselyihin tai ilmoittautumisiin ulkopuolista palveluntarjoajaa. Tietoja luovutettaessa huolehditaan asianmukaisista suojatoimista (esim. käytetään EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita).  

Kokoelma-aineistojen kopioita ja kokoelmiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa myös EU:n ulkopuolelle. 

Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillislaitos. Voit lukea henkilötietojen käsittelystä Kansalliskirjastossa lisää heidän omilta sivuiltaan: Linkki Kansalliskirjaston tietosuojasivuille.

 

Henkilöstöpalvelut

 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

 rekrytointi@helsinki.fi, osoite jonka kautta voit itse muokata ja poistaa tietojasi: https://jobs.helsinki.fi/

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
hakemusten käsittely, soveltuvuuden arviointi ja henkilövalintaan liittyvä yhteydenpito.

Haluamme myös edistää yhdenvertaisuuden toteutumista rekrytoinneissamme sekä varmistaa ulkomailta saapuvien työnhakijoiden sujuvan maahan asettautumisen. 

Tietoja käsitellään myös tilastointitarkoituksiin ja professorihakujen osalta kärkihakijoiden tiedot säilytetään pysyvästi yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin.

Mitä tietoja käsitellään?

  • Työnhakijan henkilötiedot (nimi, sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus)
  • Osoite- ja yhteystiedot (katuosoite, maa, paikkakunta, postinumero, sähköposti ja puhelinnumero)
  • Internet-osoitteet (esim. hakijan LinkedIn-profiili)
  • Hakijan koulutustiedot
  • Hakijan aikaisempi työkokemus
  • Hakijan kielitaito, IT-taito sekä muu haettavan tehtävän kannalta oleellinen osaaminen
  • Avoimet työpaikkatoiveet
  • Hakuun liittyvät liitteet (esim. cv, julkaisuluettelo)
  • Muut tehtävän täyttämisen kannalta olennaiseksi katsomasi tiedot.

Osa tiedoista on pakollisesti annettava toimivien prosessien ja yhteydenpidon vuoksi. Loput vapaaehtoisesti antamasi tiedot auttavat meitä arvioimaan soveltuvuuttasi tehtävään.

Rekrytointiin osallistuvista Helsingin yliopiston ulkopuolisista asiantuntijoista järjestelmään tallennetaan henkilön nimi ja sähköpostiosoite.

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Hakija toimittaa tietonsa ja hakemuksensa vapaehtoisesti. Tietojen käsittelyn lainmukaisena perusteena ovat seuraavat:

  • käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (tietosuoja-asetus 6 art 1b.-kohta)
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetus 6 art. 1c-kohta)
  • käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseksi (tietosuoja-asetus 6 art. 1 e-kohta, tietosuojalaki 4 § 1 mom 3-kohta)
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu: oikeusturva (tietosuoja-asetus 6 art. 1f-kohta)

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Helsingin yliopistoon työsuhteessa olevien henkilöiden osalta henkilöiden nimi, syntymäaika ja yhteystiedot siirtyvät järjestelmään Helsingin yliopiston HR –henkilötietojärjestelmästä.

Tietyissä rekrytointiprosesseissa tietoja kerätään suostumuksellasi myös erillisiltä ulkoisilta asiantuntijoilta, kuten soveltuvuusarvioinnit tai professorirekrytoinneissa ulkoiset akateemiset asiantuntijat.

Säilytysajat

Säilytämme tehtäväkohtaisia hakemustietoja noin kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä, minkä jälkeen hakijan suorat tunnistetiedot ja hakemuksen liitteet poistetaan, lukuun ottamatta valittujen hakijoiden sekä apulaisprofessori ja professorin tehtävän kärkihakijoiden hakemuksia, jotka säilytetään pysyvästi arkistointitarkoituksiin. Hakijoiden yleiset tiedot, kuten syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, valmistumisajankohta sekä tutkintotiedot säilytämme pysyvästi ja hyödynnämme niitä vain raportoinnissa ja hakijoita ei voida tiedoista tunnistaa.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Mikäli rekrytointiprosessiin kuuluu soveltuvuus- tai muu asiantuntija-arviointimenettely, henkilötietoja voidaan luovuttaa prosessiin osallistuville asiantuntijoille. Tällöin tietoja voidaan käsitellä asiantuntijoiden toimesta Euroopan unionin alueella tai sen ulkopuolella. 

Julkisoikeudellisena laitoksena yliopiston rekrytoinnit ovat julkisia. Tämä tarkoittaa sitä, että hakijoiden tietoja pyydettäessä yliopisto on julkisuuslain nojalla velvollinen antamaan hakua koskevat tiedot sekä hakuasiakirjat nähtäväksi (peittäen julkisuuslain mukaan salassapidettävät tiedot).

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Henkilörekisterin tiedot sijaitsevat EU:n alueella, eikä niitä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena asiantuntija-arviointimenettely, jolloin henkilötietoja voidaan käsitellä asiantuntijoiden toimesta myös EU:n ulkopuolella. Luovutettaessa tietoja EU:n ulkopuolelle käytämme lainsäädännön vaatimia suojatoimia kuten EU:n komission mallisopimuslausekkeet.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

HR lakimies: tuuli.siren-niskanen@helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitamiseen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen. Helsingin yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Tällaisia tehtäviä ovat:

  • henkilöstösuunnittelu ja henkilöstömenojen budjetointi
  • ulkoinen ja sisäinen rekrytointi
  • Sisäinen viestintä
  • perehdyttäminen, työvälineiden ja –tilojen hallinnointi
  • työajanseuranta ja –kohdentaminen, kokonaistyöajassa olevien työsuunnitelmat
  • työsuhdetietojen hallinnointi
  • palkan määrittely ja henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arviointi
  • palkan, palkkioiden ja apurahojen maksaminen
  • osaamisen kehittäminen ja koulutus
  • kehityskeskustelujen käyminen
  • työterveyshuollon hoitaminen ja työhyvinvoinnin edistäminen
  • työsuojelutehtävät (tasa-arvo, yhdenvertaisuus, työtapaturmat)
  • työntekijöiden palkitseminen (ansiomerkit ym.)
  • matkustamisen ja ulkomaan komennusten hallinnointi, matkalaskutus
  • työsuhteen päättymiseen liittyvien tehtävien hoitaminen
  • tilastointi ja raportointi
  • professorihakijoiden tietojen säilyttäminen tutkimustarkoituksiin

Mitä tietoja käsitellään?

Helsingin yliopiston työntekijät

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero
  • koulutustiedot, ansio- ja kunniamerkkitiedot
  • työsuhde- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
  • tehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisten työstä suoriutumisten arvioinnit
  • työajanseuranta- ja poissaolotiedot
  • järjestelmien käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Palkkion- ja apurahansaajat, tutkijat, dosentit, vierailevat professorit sekä emeritusprofessorit

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, sähköpostiosoite
  • koulutustiedot
  • palkkioperuste- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Siviilipalvelusvelvolliset ja vuokratyöntekijät

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, työyksikkö
  • työajanseuranta ja -poissaolotiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Koulutuksiin osallistuvat ulkopuoliset henkilöt

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • koulutustiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Arkaluonteiset henkilötiedot: Henkilöstöjärjestelmissä käsitellään terveystietoja sekä ammattiliiton jäsenyystietoja.

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Helsingin yliopiston työntekijät: 

  • sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
    • Lainsäädäntö, johon käsittely perustuu: Työsopimuslaki, Työturvallisuuslaki, Työehtosopimukset
  • yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen: rahoittajien edellyttämä raportointi, osaamiskartoitus
  • rekisteröidyn suostumus

Muut kuin työsuhteessa olevat, kuten apurahatutkijat, dosentit, palkkionsaajat:

  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisteröidyn suostumus

Arkaluonteiset tiedot: Ammattiliiton jäsenyystietoja käytetään henkilön suostumuksella jäsenmaksujen perintään ja terveystietoja käsitellään Helsingin yliopiston velvoitteiden ja sen työntekijöiden erityisten oikeuksien noudattamiseksi (kuten työterveyshuolto)

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

  • rekisteröidyltä itseltään
  • viranomaisilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • henkilöstöhallinnollisista päätöksistä
  • Opintohallinnon tietojärjestelmistä 
  • Helsingin yliopiston käyttäjähallintajärjestelmästä

Säilytysajat

Säilytysajat perustuvat arkistolakiin ja muuhun lainsäädäntöön sekä HY:n ohjeistukseen ja arkistonmuodostussuunnitelmaan. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. Yleisimpiä säilytysaikoja: Työntekijöiden työsopimustietoja säilytetään vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, palkkakorttitietoja 50 vuotta mutta esimerkiksi työajanseurantatietoja säilytetään vain 2 vuotta. Professorin tehtävään hakeneiden, joista on pyydetty asiantuntijalausunto, hakuasiakirjat säilytetään pysyvästi tieteellistä tutkimusta varten.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja voidaan luovuttaa muiden yliopiston yksiköiden käyttöön tarpeen mukaan. Henkilötietoja Helsingin yliopistolla pääsevät keräämään ja käsittelemään ne, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, esim. esimiehet ja henkilöstöpalvelujen työntekijät, tietohallinto. 

Tietoja luovutetaan viranomaisille, työnantaja- ja työntekijäjärjestöille, vakuutusyhtiöille, pankeille, alihankkijana toimiville yhtiöille ja konsulteille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa, siinä määrin kuin palveluiden tuottaminen vaatii, esim. Kela, työterveyshuoltopalvelujen ja matkatoimistopalvelujen tuottajat, Sivistysala ry. 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Tietoja siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle ainoastaan tilanteissa, joissa työntekijää koskevat työnantajavelvoitteet ovat lainsäädännön, verosopimusten tai sosiaaliturvasopimusten mukaan hoidettava EU/ETA alueen ulkopuolella.

Talous ja maksuliikenne

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

Kehittämispäällikkö: jere.reinikainen@helsinki.fi

 

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Yliopiston Talouspalvelut käsittelevät henkilötietoja:

  • Ostolaskujen hallitsemiseksi (oikeaksi tarkistaminen ja hyväksyntä)
  • Myyntilaskujen hallitsemiseksi (oikeellisuuden varmistaminen)
  • Verkkomaksujen vastaanottamiseksi
  • Laskujen hallinnan muistutusten lähettämiseen
  • Matkapyyntöjen ja matkalaskujen hallitsemiseksi
  • Täydentävän rahoituksen hallitsemiseksi (mm. Suomen Akatemia)
  • Työajankohdennusta varten (työtuntien kohdentaminen oikealle projektille ja tulosyksikölle)
  • Raportointiin (sisäinen raportointi ja rahoittajat)
  • Kirjanpitotarkoituksiin

Matkanhallinnan osalta kumppaninamme toimii CWT, voit lukea henkilötietojen käsittelystä heidän toimestaan lisää täältä: CWT:n maailmanlaajuinen tietosuojakäytäntö ja -ilmoitus.

 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (myynti- ja ostolaskujen hallinta muistutuksineen, kirjanpito). Lisäksi henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa olet osallisena (matkojen hallinta, täydentävän rahoituksen hallinta sekä työajankohdennus).

 

Mitä tietoja käsitellään?

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat työntekijän:

  • Nimi, yhteystiedot, tehtävä/titteli, yksikkö sekä wbs koodi, pankkitiedot
  • Tarpeen mukaan syntymävuosi, kansalaisuus, sukupuoli, korkein tutkijauraporras sekä henkilöturvatunnus

Muiden kuin työntekijöiden osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • Nimi, yhteystiedot, titteli ja organisaatio, pankkitiedot

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Henkilötietoja kerätään henkilöiltä itseltään ja työntekijöiden osalta myös henkilöstöhallinnon järjestelmistä.

 

Säilytysajat

Tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön ja muiden velvoitteiden, kuten rahoittajien vaatimusten mukaisesti.

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Luovutamme tietoja verohallintoon, tilintarkastajille ja rahoittajille.

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Tietoja käsitellään EU:n alueella eikä tietoja luovuteta pääsääntöisesti EU:n ulkopuolelle. Poikkeuksena matkanhallinta, jos olet matkustamassa EU:n ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen luovuttaminen on tarpeen matkan järjestämiseksi. Tietoja voidaan myös luovuttaa EU:n ulkopuolisille rahoittajille, jos olet mukana projektissa, jonka rahoitus tulee EU:n ulkopuolelta.  

Yleishallinto

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten 

iImoituskanava@helsinki.fi 

 

Miksi käsittelemme henkilötietoja? 

Henkilötietoja käsitellään ilmoittajansuojelukanavan kautta ilmoitettujen asioiden selvittämiseen ja käsittelyyn.   

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste? 

Helsingin yliopistolla on lakisääteinen velvollisuus käsitellä ilmoittajansuojelukanavan kautta tulleet ilmoitukset mahdollisista väärinkäytöksistä tai lainvastaisesta toiminnasta. 

Siltä osin kuin erityisiä henkilötietoja (kuten terveys, uskonnollinen vakaumus, poliittiset mielipiteet) on käsiteltävä, käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka tärkeää yleistä etua koskevasta syytä ilmoituskanavia koskevan lainsäädännön nojalla. 

Ilmoittajan suojeluun liittyvä lainsäädäntö: 

  • Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) 

  • Ilmoittajansuojelulaki (1771/2022) 

 

Mitä tietoja käsitellään? 

Ilmoittajan osalta: nimi ja yhteystiedot (mikäli ilmoittaja on ne antanut). Ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen omalla nimellä tai anonyymisti. 

Ilmoituksen kohde: ilmoituksessa annetut ja asian selvittämisessä esiin tulleet tiedot mahdollisesta lainvastaisesta tai epäeettisestä toiminnasta 

Ilmoitusten tiedot, joilla ei ole merkitystä asian selvittämisen kannalta, jätetään käsittelemättä. 

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä? 

Tiedot saadaan ilmoittajansuojelukanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä asian selvittämisen yhteydessä asian käsittelyyn osallistuvilta henkilöiltä ja muilta asian selvittämiseen tarpeellisilta tahoilta. 

 

Säilytysajat 

Ilmoituskanavan kautta tulleet tiedot säilytetään lähtökohtaisesti enintään 5 vuotta.  

Tietoja voidaan säilyttää pidempään, mikäli se on tarpeen lainsäädännössä säädettyjen oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

 

Kenelle luovutamme tietojasi? 

Tietoja käsitellään ennalta määritetyn käsittelyjoukon piirissä Helsingin yliopistolla. Väärinkäytösepäilyn tiedot luovutetaan asiaa selvittävälle asiantuntijaryhmälle sekä hallintojohtajalle ja rehtorille.  

Tapauksesta riippuen, tietoja voidaan luovuttaa yliopiston ulkopuolelle, mikäli asian selvittäminen vaatii yhteydenottoa viranomaistahoon, esimerkkinä rikosilmoituksen tekeminen poliisille.  

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

lakipalvelut-yleishallinto@helsinki.fi, puh. 0294140855

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin: Jäsenten valitsemiseksi Helsingin yliopiston toimielimiin.

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu Helsingin yliopiston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään jos rekisteröity on saattanut käsiteltävät tiedot julkisiksi. 

Yliopistolain 3 luvussa säädetään yliopiston toimielimistä ja jäsenten valitsemisesta niihin. Yliopistolain 13, 15, 27, 28 ja 29 §:n nojalla annetussa yliopiston johtosäännössä ja vaalijohtosäännössä määrätään tarkemmin vaaleista. Lisäksi yliopisto järjestää vaaleja työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta annetun lain nojalla.

Mitä tietoja käsitellään?

Helsingin yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • nimi
  • sähköpostiosoite (henkilön yksilöimistä varten)
  • tiedot henkilöstöryhmästä, työtehtävästä, työsopimuksesta tai tutkimustyötä koskevasta sopimuksesta
  • lähipalveluissa työskentelevän yliopistopalvelun työntekijän rekisteröityminen vaalioikeutetuksi tiedekuntaneuvoston vaalissa
  • henkilön asettuminen ehdolle yliopiston vaalissa tai henkilön toimiminen ehdokkaan ilmoittajana
  • tiedot henkilön vaalioikeuksista vaaliluettelossa
  • vaaliluetteloa koskevaan oikaisupyyntöön liittyvät tiedot
  • vaaliluetteloa koskevien oikaisupyyntöjen ratkaisut
  • ehdokkaiksi asettuneilta heidän ehdokasesittelynsä
  • tiedot henkilön saamasta äänimäärästä vaaleissa

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuluuvina tietoina saatetaan käsitellä seuraavia henkilötietoja, sillä ehdokkaiksi asettuvat henkilöt voivat niin halutessaan tuoda nämä tiedot vaaliesittelyissä esille:

  • poliittiset mielipiteet
  • ammattiliiton jäsenyys

 

Luettelo ei ole tyhjentävä, vaan muitakin henkilötietoja voidaan käsitellä, jos se on tarpeen vaalien järjestämiseksi.

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Henkilöltä itseltään saadaan tietoja seuraavasti:

  • lähipalveluissa työskentelevän yliopistopalvelun työntekijän rekisteröityminen vaalioikeutetuksi tiedekuntaneuvoston vaalissa
  • henkilön asettuminen ehdolle yliopiston vaalissa tai henkilön toimiminen ehdokkaan ilmoittajana
  • vaaliluetteloa koskevaan oikaisupyyntöön liittyvät tiedot
  • ehdokkaiksi asettuneilta heidän ehdokasesittelynsä

Yliopiston henkilöstöjärjestelmästä saadaan vaaliluetteloa ja ehdokasluetteloa varten seuraavat tiedot:

  • nimi
  • sähköpostiosoite (henkilön yksilöimistä varten)
  • tiedot henkilöstöryhmästä, työtehtävästä, työsopimuksesta tai tutkimustyötä koskevasta sopimuksesta

Vaaliluettelosta saadaan seuraavat tiedot:

  • tiedot henkilön vaalioikeuksista

Keskusvaalilautakunnan pöytäkirjoista saadaan seuraavat tiedot

  • vaaliluetteloa koskevien oikaisupyyntöjen ratkaisut

Yliopiston vaalijärjestelmä Vakasta saadaan seuraavat tiedot:

  • tiedot henkilön saamasta äänimäärästä vaaleissa

Säilytysajat

Asiakirjojen säilytysajat määritellään yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS). Arkistolaitos määrää, mitkä tiedot tai asiakirjat säilytetään pysyvästi. Arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti AMS:sa on määritelty vaaliasiakirjoille pysyvä säilytys.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Yliopiston ulkoisilla verkkosivuilla julkaistaan tieto toimielimiin valituista (nimi, mitä henkilöstöryhmää edustaa). Yliopiston sisäisillä verkkosivuilla julkaistaan vaalitulos (nimi, mitä henkilöstöryhmää edustaa, äänimäärä) ja tieto toimielimiin valituista.

Tietojen julkaiseminen perustuu

  • yliopiston lakisääteiseen velvollisuuteen tiedottaa toiminnastaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa
  • yliopiston lakisääteiseen velvollisuuteen järjestää hallintonsa toimielimien avulla

Helsingin yliopisto on rekisterinpitäjä ja julkaisija, ja se on ulkoistanut henkilötietojen keruun ja käsittelyn kustantajana toimivalle Alma Talenti OY:lle.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

pekka.launonen@helsinki.fi

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Helsingin yliopisto vastaa Suomen valtiokalenterin julkaisemisesta ja sillä on oikeus yliopistolain nojalla saada valtion viranomaisilta valtiokalenteria varten tarvittavat tiedot. Valtiokalenteri antaa kokonaiskuvan Suomen julkisen hallinnon rakenteesta ja niistä henkilöistä, jotka käyttävät julkista valtaa tai muuten tekevät kansalaisten kannalta merkittäviä päätöksiä.

Kirjaa on julkaistu vuodesta 1811. Valtiokalenteria käytetään hakuteoksena julkisella ja yksityisellä sektorilla niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Valtiokalenterin toimittamisessa otetaan huomioon myös kalenterin tehtävä ulkomaisten kunniamerkkien ilmoittamisessa. 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (Yliopistolaki 558/2009, 73 §, Tietosuojalaki 1050/2018 4 §).  

Millaisia henkilötietoja Valtiokalenterissa julkaistaan?

Kalenterissa julkaistaan valtion virastojen ja laitosten ylempi virkamieskunta sekä johtavassa asemassa olevat työsopimussuhteiset toimihenkilöt. Yksityisistä yrityksistä ja järjestöistä esitellään ainoastaan niiden ylin johto.

Valtiokalenterissa julkaistaan seuraavia henkilötietojasi:

  • etu- ja sukunimi
  • virka- tai tehtävänimike
  • aatelisarvo
  • korkeakoulututkinnot ja oppiarvot
  • arvonimet ja kunniamerkit
  • syntymävuosi
  • vuosi, jolloin henkilö on aloittanut virassa tai tehtävässä
  • vähintään 6 kk kestävä virkavapaus

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Tiedot kerätään valtion ja virastoista ja laitoksista, kunnista sekä keskeisistä yhdistyksistä. Organisaatioiden päivittäjät toimittavat organisaatioidensa henkilöiden henkilötiedot Valtiokalenteriin verkkopalvelun kautta kerran vuodessa.

Säilytysajat

Tiedot julkaistaan painettuna sekä sähköisenä julkaisuna Valtiokalenterin verkkosivuilla. Tiedot päivitetään vuosittain uutta Valtiokalenteria varten.  

Kenelle luovutamme tietojasi?

Alma Talent kerää vuosittain tiedot Valtiokalenteriin. Alma Talent voi tarvittaessa luovuttaa tiedot kirjan taittamista varten taiton hoitavaan yritykseen.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei julkaisua tehtäessä siirretä EU:n ETA:n ulkopuolelle. 

Tilat ja turvallisuus

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

turvallisuusvalvomo@helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopistossa toteutetaan kulunvalvontaa sekä kameravalvontaa omaisuuden suojaamiseksi, rikollisen toiminnan ja väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, jo tapahtuneiden rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseksi sekä henkilökunnan sekä opiskelijoiden työrauhan ja turvallisuuden edistämiseksi.

Helsingin yliopiston kulunvalvontajärjestelmät keräävät ja tallentavat tietoja järjestelmään syötettyjen Helsingin yliopiston kulkutunnisteen haltijoiden ovien avaamisista kulkutunnisteilla. Näin vähennetään ja rajoitetaan asiaankuulumattomien henkilöiden kulkemista yliopiston tiloissa, mahdollistetaan esteetön ja asianmukainen kulku siihen oikeutetuille henkilöille ja ylläpidetään osaltaan turvallisia ja viihtyisiä työskentely- ja opiskelu- ja tutkimustiloja.

 

Mitä tietoja käsitellään?

  • nimi
  • syntymäaika
  • tehtävänimike
  • puhelinnumero
  • työhuoneen tilanumero / rakennuksen sijainti
  • myönnettyjen avainten ja kulkutunnisteiden haku- ja myöntämispäivämäärä
  • myönnettyjen kulkutunnisteiden lokitiedot
  • palautettujen avainten yksilöintitiedot ja palautus päivämäärä
  • Digitaaliset videotallenteet, joissa kameran kuvauskentässä oleskelleet henkilöt ovat tunnistettavissa.

 

Mikä on henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön sekä oikeutettuun etuun. Helsingin yliopistolla on Yliopistolain (24.7.2009 / 558) 41 a§:n mukainen velvollisuus tarjota opiskelijoilleen turvallinen opiskeluympäristö sekä työturvallisuuslain (23.8.2002 / 738) mukainen velvoite tarjota työntekijöilleen turvallinen työympäristö.

 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Kulunvalvonnan osalta henkilöstön henkilötiedot ovat peräisin Helsingin yliopiston henkilöstöpalveluista ja/tai henkilön tai hänen esimiehensä täyttämistä avaintenhakulomakkeista. Opiskelijoiden tietoja saadaan opintotietojärjestelmä SISUsta. Kameravalvonnan osalta tiedot ovat peräisin Helsingin yliopiston tiloihin ja niiden välittömään läheisyyteen sijoitettujen valvontakameroiden tallentamasta digitaalisesta kuvamateriaalista.  

 

Säilytysajat

Kulunvalvonnan osalta henkilötiedot poistetaan aikaisintaan kun henkilö on palauttanut yliopiston tiloihin oikeuttavat avaimet. Kulunvalvontatietoja (lokitiedot) säilytetään järjestelmissä keskimäärin noin yksi vuosi. 

Kameravalvontanauhoitteita säilytetään riippuen järjestelmän kapasiteetista. Perusteltu epäilys rikoksesta tai väärinkäytöksestä voi johtaa tilanteeseen, jossa tieto tallennetaan pidemmäksi aikaa. 

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti HY:n tai Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy:nulkopuolelle.

Järjestelmän tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille esimerkiksi rikostutkintaa varten.

 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Säilytämme kaikkia tietoja Euroopan talousalueella (ETA). 

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

Opetustilat: tilavaraus@helsinki.fi 

Juhlatilat ja muut vuokrattavat tapahtumatilat: helsinkiunivenues@helsinki.fi 

Miksi käsittelemme henkilötietoja?  

Tapahtuman järjestäjältä kerätään tarvittavat tiedot tapahtuman järjestämiseksi, tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:  

  • Tilavarauksen vastaanottaminen  
  • Tapahtumapalveluiden järjestäminen ja erityistarpeiden huomioiminen 
  • Palveluista ja toiminnasta kertominen sekä muu viestintä, kuten palautteiden vastaanottaminen 
  • Tilavarauksen ja palveluiden laskuttaminen 
  • Asiakasdatan kerääminen tilastoinnin tarkoituksiin 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?  

Käsittelyn lain mukainen peruste on sopimussuhde, henkilötietoja tarvitaan, että pystymme varaamaan sovitun tilan haluttuun tarkoitukseen ja toimittamaan varaukseen liittyviä muita palveluja.

Mitä tietoja käsitellään?

Kysyttävät tiedot voivat vaihdella riippuen tapahtumasta, kuitenkin vain välttämättömät ja tarpeelliset tiedot kerätään. Käsiteltäviä tietoja ovat:

  • nimi  
  • mahdollinen työnantajatieto tai muu organisaatiotieto (varaajaorganisaatio)  
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköposti ja postiosoite 
  • laskutustiedot 

Kuvaaminen vuokratuissa tiloissa

Helsingin yliopiston tiloissa järjestettävissä tapahtumissa voidaan sovittaessa ottaa valokuvia ja/tai videokuvaa. Lisäksi erikseen sovittaessa näitä kuvia/videoita voidaan julkaista Helsingin yliopiston verkkosivuilla, sosiaalisen median tileillä tai muissa yliopistoon liittyvissä julkaisuissa. Kuvattua materiaalia ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Tiedot kerätään henkilöltä itseltään tai tapahtumanjärjestäjältä kirjallisen tapahtumatilan kyselyn yhteydessä. Myös sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisessa ilmoittamiasi tietoja voidaan tallentaa, mikäli niillä on vaikutusta järjestelyihin. Tilan varaaja toimittaa tapahtumajärjestelyistä vastaavan henkilön tiedot esimerkiksi varauslomakkeella tai sähköpostitse.  

Säilytysajat

Tilavarauksiin, tapahtumiin ja tilaisuuksiin ja laskutukseen liittyviä yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia toiminnan suunnittelua ja järjestämistä varten. 

Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, kuten tapahtumapalveluiden toimittajalle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kolmansia osapuolia voivat olla esim. tapahtuman tiloista, turvallisuudesta tai tarjoilusta vastaava taho. 

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Helsingin yliopiston tilavaraajien tietoja käsitellään lähtökohtaisesti EU:n alueella.

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. 

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, eikä EU:n komissio ole todennut kohdemaassa olevaa tietosuojan tasoa riittäväksi, tietosuojasta huolehditaan lainsäädännön mukaisesti sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.

Yliopistollinen eläinsairaala

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

info-elainsairaala@helsinki.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Henkilötietoja käsitellään asiakkaiden omistamien eläinten yksilöintiin, laskutukseen, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiviestintään. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin ja tieteelliseen tutkimukseen perustuen. Pääasiallisia tietojen käyttötarkoituksia ovat laskutus ja potilasrekisterin tietojen ylläpito sekä yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus. Tutkimuksella tarkoitetaan tässä eläimiin liittyvää tieteellistä tutkimusta. Tietoja voidaan käyttää myös erilaisiin asiakasviestintätarkoituksiin.

Yliopistollisen eläinsairaalan uutiskirjeet

Yliopistollinen eläinsairaala käyttää uutiskirjeen tilauslomakkeella antamiasi tietoja vain omien uutiskirjeidensä lähettämiseen. Voit perua tilauksesi milloin vain napsauttamalla unsubscribe-linkkiä, joka on kaikkien lähettämiemme sähköpostien lopussa, tai lähettämällä viestin osoitteeseen info-elainsairaala@helsinki.fi

Mitä tietoja käsitellään?

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat seuraavat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yrityksen nimi ja Y-tunnus (kun asiakkaana organisaatio)
  • Henkilötunnus
  • Kieli
  • Asiakastyyppi (yksityinen, organisaatio)
  • Kanta-asiakasnumero
  • Lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • Erilliset laskutusyhteystiedot
  • Verkkolaskuosoite
  • Ostajan viite
  • Sähköpostiosoite
  • Erikoisryhmä
  • Voimassaoloaika
  • Kutsutapa
  • Kuntakoodi
  • Tilatunnus
  • Yksikkö
  • Karjanumero
  • Oletusmatka
  • Tilatyyppi
  • Puhelinnumero
  • Apteekki
  • Vakioviesti
  • Mobiiliterveyskortti
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto ja mahdolliset liitetiedostot
  • Omistajan eläimet (linkitys potilaan korttiin)

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen sekä lakisääteiseen velvollisuuteen (erityisesti laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta). Tieteellisen tutkimuksen osalta henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksellasi (kuten esimerkiksi uutiskirjeiden lähettämiseksi). 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin ne tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa asiakkuuden alkaessa ja sen jälkeen. Lisäksi tallennetaan asiakkuuden hoitoon liittyviä tietoja.

Säilytysajat

Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään potilastietoja (omistajatietoineen) vähintään kolmen vuoden ajan. Säilytämme tiedot pysyvästi. 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietojen säännönmukaisia luovutuksia ei tehdä Helsingin yliopiston ulkopuolelle. Luovutamme eläimen kannalta välttämättömät yksilöintitiedot eläimen laboratorio- ja muihin tutkimuksiin liittyvien tutkimus ym. pyyntöjen yhteydessä ulkopuolisille yhteistyökumppaneille. Tietoja voidaan luovuttaa perintäyhtiöille ja vakuutusyhtiölle, jos asiakkaalla ja vakuutusyhtiöllä on sopimus keskenään ja asiakas hakee vakuutustapahtuman yhteydessä suorakorvauspalvelun kautta korvausta vakuutusyhtiöltä. Lisäksi asiakkaan yhteystietoja voidaan luovuttaa Siruhaku.fi -löytöeläinten hakupalvelun ehtojen mukaisesti.

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen, jotka sisältävät henkilötietoja, käsittelemiseen ja säilyttämiseen. Kolmannet osapuolet toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa.

Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat nimi sekä sähköpostiosoite.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle? 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle. Joissakin ulkopuoliselle yhteistyökumppanille lähetettävissä tutkimuspyynnöissä (esim. laboratorio) voi olla eläimen yksilöimiseksi tarpeen antaa omistajan nimi eläimen tunnistetietojen lisäksi. 

Oikeutesi

Voit tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön osoitteeseen tietosuoja@helsinki.fi

Muiden oikeuksien käyttämisen osalta käytännöt vaihtelevat tietojen käsittelyn kontekstista riippuen ja voit asioida suoraan tietojasi käsittelevän yksikön kanssa tai tietyssä tapauksissa myös esimerkiksi poistaa, täydentää tai muokata tietojasi itse. Epäselvissä tapauksissa voit olla yhteydessä edellä mainittuun osoitteeseen.

 

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

 

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

 

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen:

  • lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi
  • yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
  • Yleisen edun mukaisen arkistoinnin vuoksi, taikka tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tekemistä varten 
  • oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai niihin puolustautumiseksi

 

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.

Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

  • kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  • käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  • yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

 

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos:

  • käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja
  • käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista

 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

 

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

tietosuoja.fi 

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt

Haluatko saada tietoa yliopiston hallussa olevista asiakirjoista tai tietoaineistoista? Voit tehdä yliopistolle julkisuuslain mukaisen tietopyynnön. Tutustu asiakirjajulkisuuskuvaukseen ja tee tietopyyntö ohjeistuksen mukaisesti. 

Linkki asiakirjajulkisuuskuvaukseen