Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerromme, millaisia asiakirjoja yliopistolla syntyy, ja kuinka voit pyytää niitä nähtäväksesi. Tavoitteena on myös auttaa sinua kertomaan mahdollisimman yksiselitteisesti, mitä asiakirjoja tai tietoaineistoa tiedontarpeesi koskee. Tietovarantojen ja niihin kuuluvien tietoaineistojen luettelo täydentyy aiheenmukaisiin alalukuihin vähitellen.
Mieti ensin, mitä aihetta pyyntösi koskee ja miltä ajanjaksolta tarvitset tietoja. Katso aiheenmukaisen alaotsikon alta kohdasta Yliopiston tietovarannot (Opetus ja opiskelu, tutkimus, tukipalvelut), onko kysymääsi aiheeseen suora tietopalveluosoite olemassa. Suoria osoitteita on esimerkiksi todistuskopioille ja rekrytointiasioille. Lisätietoja siitä, mitä ja millaisia asiakirjoja yliopistolla on syntynyt kohta 400 vuoden ajan, saat kuvauksen viimeisestä osiosta ”Yliopiston tehtävät”.
Jos aiheenmukaista suoraa osoitetta ei löydy, lähetä tietopyyntösi yliopiston kirjaamoon, osoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi tai soita 02941 22222.
Kerro tietopyynnössäsi aiheen ja ajanjakson lisäksi muut pyyntöä tarkentavat ja yksilöivät tiedot, jotka nopeuttavat tietopalvelua. Vältä kuitenkin erityisten henkilötietoryhmien (esimerkiksi terveystiedot, muut yksityiselämää koskevat tiedot) lähettämistä.
Opiskelijapalautteiden tietovaranto kattaa yliopiston opiskelijapalautteiden kokonaisuuden opintojen kaikissa vaiheissa mukaan lukien valmistumisen jälkeisen työllistymisen.
Tietoaineistot: Alumni-perustiedot, Kandipalaute, Kansainvälisten opiskelijoiden palaute oppimisesta ja oppimisympäristöstä, Opiskelija-perustiedot, Opiskelijapalautteisiin liittyvät päätökset, Palaute opetuksesta, Palaute oppimisesta ja oppimisympäristöstä, Palaute työllistymisestä ja uraseurannasta
Tietojärjestelmät: Alumni Hub, Efecte ITSM, P-asema, Dawa-tietovarasto, Riihi-asianhallintajärjestelmä, HY Kurssipalaute, UniHow, Osaamistutka, Tilastokeskuksen aineistot, Uraseurantakyselyt
Tutkintoon johtamattoman koulutustarjonnan tietovaranto kattaa yliopiston tarjoaman muun kuin tutkintoon johtavan koulutustarjonnan.
Tietoaineistot: Avoin yliopisto-opetus ja erilliset opinnot, Erikoistusmiskoulutukset, Formaaliin pätevyyteen johtavat koulutukset
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, SISU-opintotietojärjestelmä,
Flamma-intranetin työryhmät
Tutkintoon johtavan koulutustarjonnan tietovaranto kattaa kandi-, maisteri- ja tohtoriohjelmien sekä yliopiston tarjoaman muun tutkintokoulutuksen koulutustarjonnan kokonaisuuden.
Tietoaineistot: Koulutusohjelmat, Muut tutkintoon johtavat koulutukset
Tietojärjestelmät: SISU-opintotietojärjestelmä, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Yliopistossa tarjottavan opetuksen kokonaisuus
Tietoaineistot: Erikoistumiskoulutukset, Formaaliin pätevyyteen johtavat koulutukset, Kielikeskuksen opetusohjelmat, Koulutusohjelmien opetusohjelmat, Muut tutkintoon johtavat koulutukset
Tietojärjestelmät: SISU-opintotietojärjestelmä, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Yliopiston opetussuunnitelma muodostuu tiedekuntien opetussuunnitelmista, jotka koostuvat tiedekunnan vastuulla olevien koulutusohjelmien kolmivuotisista opetussuunnitelmista. Yliopiston opetussuunnitelmaan kuuluu lisäksi yliopistotason yleisiä opintoja ja opiskelua koskevia tietoja
Tietoaineistot: Tiedekuntien opetussuunnitelmat, Kielikeskuksen opetussuunnitelmat, Yliopistotason päätökset opinnoista ja tutkinnoista
Tietojärjestelmät: SISU-opintotietojärjestelmä, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Täydentyy.
Kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilojen kuvaukset.
Tietoaineistot: Nykytilan kuvaukset, Tavoitetilan kuvaukset
Tietojärjestelmät: QPR Enterprise Architect
Kilpailuttamiseen ja hankintoihin liittyvien tietoaineistojen tietovaranto. Työnjako Ostoreskontran kanssa on vedetty siihen, että tilaus kuuluu Hankintojen tietovarantoon, mutta tilauksen pohjalta syntynyt lasku Ostoreskontraan.
Tietoaineistot: Hankintaohjeistus, Kilpailutettu hankinta (hankintarajat ylittävä), Pienhankintojen kilpailutus (alle hankintarajojen jäävä), Suorahankintapäätökset, Tietokoneiden ja laitteiden minikilpailutus, Tietokoneiden ja laitteiden tuote- ja palvelupaketit, Tilaaja – perustiedot, Tilauksen tiedot, Toimittaja- perustiedot
Tietojärjestelmät: Flamma-intranet, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Cloudia, Sopimusrekisteri, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Onify, SAP Talous, SAP Travel, SAP ostolaskujen käsittely, Telia eCenter / CGI Laskuhotelli, SAP Laiterekisteri
Laadunhallinnan tietovaranto sisältää arviointiraportteja ja laadunhallinnan ohjaukseen liittyvää tietoa.
Tietoaineistot: Laadunhallinnan arviointiraportit, Laadunhallinnan ohjaus
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Flamma-intranetin työryhmät, Tilannekuvalomake
Yliopiston henkilöstön, vierailijoiden ja muiden kuin työsuhteisten yliopistolaisten työmatkustamista koskevat tiedot: Matkojen kohteet ja kustannukset, matkavaraustiedot, matkustajaprofiilit sekä tilasto- ja riskienhallintatietoja.
Tietoaineistot: Henkilöstöä koskevat vakuutukset, Matkapyynnöt ja matkalaskut, Matkatiedot, Matkustaja-perustiedot, Matkustusohjeet
Tietojärjestelmät: SAP Talous, SAP Travel, CWT Portal, Flamma-intranet
Projektit-tietovaranto sisältää kaikki projektit mukaan lukien tutkimusprojektit ja rakennusprojektit.
Tietoaineistot: Henkilötietojen käsittelyjen vaikutusten arvioinnit, Projektin dokumentit: toiminnan ja palveluiden kehittämisprojektit, Projektin dokumentit: tutkimushankkeet, Projektin omistajan ja ohjausryhmän päätökset ja muistiot, Projektin perustiedot: rakennusprojektit, Projektin perustiedot: toiminnan ja palveluiden kehittämisprojektit, Projektien riskit ja riskien toimenpiteet, Projektin perustiedot: tutkimushankkeet
Tietojärjestelmät: Projektisalkku, Riihi-asianhallintajärjestelmä, SAP SuccessFactors Rekrytointi, Tutkimusrahoittajien järjestelmät, Confluence wiki, Flamma-inranetin työryhmät
Yliopiston tietopalveluiden toteuttamista koskevat tiedot ja asiakirjat: Asiakkaalle tietopalvelun kautta välitettävät tiedot ja asiakirjat kuvataan aiheenmukaisissa kyvykkyyksissä.
Tietoaineistot: Julkisuuslain mukaista tietopalvelua koskevat asiakirjat
Tietojärjestelmät: Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Yliopiston strategian toimeenpanoa ja toiminnan seurantaa koskevat tiedot (osa asiakirjoista on salassa pidettäviä, JulkL 24 § 17 k).
Tietoaineistot: Sopimus opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa, Strategiaa ja toimeenpanosuunnitelmia tarkentavat suunnitelmat, Strategian seurannat ja arvioinnit, Yliopiston strategiset suunnitelmat, Yliopiston toimeenpanosuunnitelmat, Yliopiston toimintakertomukset
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Flamma-intranetin työryhmät, O365: OneDrive, SUUNTA, Yliopiston julkiset verkkosivut
Yliopistolla on kolme päätehtävää: Tieteellinen tutkimus, tutkimukseen perustuva opetus, sekä yhteiskunnallinen vuorovaikutus.
Toiminta jakaantuu 11 tiedekuntaan ja yhdeksään erillislaitokseen. Lisäksi Helsingin yliopistolla on valtakunnallisia erityistehtäviä kuten Kuluttajatutkimuskeskuksen ja yliopistollisen eläinsairaalan toiminta, Suomessa harvinaisten kielten opetus sekä ruotsinkielinen yhteiskuntatieteiden opetus. Valtakunnallisista erityistehtävistä kansallisen julkaisuperinnön säilyttäminen tapahtuu Kansalliskirjastossa, joka on yliopiston erillislaitos. Luonnontieteellinen keskusmuseo puolestaan vastaa luonnontieteellisestä kansalliskokoelmasta samoin erillislaitoksena. Lisäksi yliopiston osana tai työyhteydessä toimii useita erilaisia tutkimusyksiköitä ja kaksi harjoittelukoulua.
Lue lisää yliopiston tiedekunnista ja yksiköistä.
Lue lisää yliopiston erityistehtävistä.
Näissä tehtävissä syntyvät tietovarantomme, ja asiakirjojen tietosisältö kuvastaa tiedekuntiemme toimintaa ja prosessejamme.
Helsingin yliopisto on Suomen vanhin yliopisto, joka perustettiin Kuningatar Kristiinan hallitsijakaudella Turkuun 26.3.1640. Olemme palvelleet suomalaista yhteiskuntaa osana Ruotsin ja Venäjän valtakuntaa ja edelleen Suomen itsenäisyyden aikana, ja nimi ja sijainti ovat muuttuneet vuosien kuluessa. Yliopiston historia jakaantuu kolmeen päävaiheeseen:
Kuninkaallinen Turun Akatemia oli yksi Ruotsin suurvaltakauden neljästä valtakunnallisesta yliopistosta.
Kun Suomi liitettiin Venäjän valtakuntaan vuonna 1809, yliopiston nimeksi tuli Keisarillinen Turun Akatemia. Helsinkiin yliopisto siirrettiin vuonna 1828, ja samalla sen nimi muutettiin Suomen Keisarilliseksi Aleksanterin Yliopistoksi.
Kolmas historian vaihe alkoi Suomen itsenäistyessä. Yliopiston nimi muutettiin Helsingin yliopistoksi 1919.
Lue lisää Helsingin yliopiston historiasta.
Yliopiston arkistoon ja tietojärjestelmiin on karttunut asiakirjoja ja tietoa koko sen lähes 400-vuotisen historian ajalta.
Voit tutustua arkistojen sisältöihin arkistoluetteloiden avulla Arkki 1640 -tietokannassa, jossa voit myös tehdä luetteloituja asiakirjoja koskevan tietopyynnön. Tarvitsemaansa arkistokokonaisuutta voi etsiä selaamalla arkistojen nimilistaa. Haku-toiminnolla tietoa voi hakea esimerkiksi vapaatekstihaulla tai arkiston nimen tai hallinnonalan mukaan.
Asiakirjoja siirretään yksiköistä yliopiston arkistoon noin 5-10 vuoden välein. Siirtotiheyteen vaikuttavat esimerkiksi tilakysymykset ja organisaatiomuutokset. Siksi osa vuosien 2010-2021 asiakirjoista on vielä arkistoimatta niitä käsittelevissä yksiköissä. Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa Arkki 1640 -tietokannasta, lähetä tietopyyntösi arkiston ja kirjaamon sähköpostiosoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi tai soita numeroon 02941 22390.
Yliopiston sähköinen asiakirjahallinta alkoi, kun Notes-diaari otettiin käyttöön 1995, ja sitä uudistettiin ja käyttöä laajennettiin vuonna 2003. Lisäksi sopimuksia alettiin rekisteröidä Sopimusrekisteriin vuonna 2006. Sopimuksia voi hakea rekisteristä esimerkiksi aiheen ja sopijapuolen mukaan.
Hallinnon sähköinen arkisto HASA puolestaan saatiin käyttöön vuonna 2011. Sittemmin sen tiedot, mukaan lukien Notes-diaari on siirretty vuodesta 2017 käytössä olleeseen sähköiseen arkistoon Siiloon. Tietoja voi selata Siilossa arkistokokonaisuuksittain ja asiakirjoja voi hakea vapaasanahaulla ja aineistokohtaisesti indeksoitujen metatietojen avulla.
Asiakirjojen rekisteröinti yliopiston nykyiseen asianhallintajärjestelmään Riiheen aloitettiin lokakuussa 2016. Tietoja voi hakea järjestelmästä esimerkiksi aiheen, tehtäväluokan tai vireilletuloajan mukaan. Lähetä asianhallintajärjestelmään rekisteröityjä julkisia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kirjaamon sähköpostiosoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi tai soita 02941 22222.
Kysyttävää? Ota yhteyttä arkiston ja kirjaamon tiimiin, osoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi tai puhelimitse, 02941 22222.
Tietosuojalainsäädännön mukaiset henkilötietojen tarkistuspyynnöt: Katso ohjeet täältä.