Järjestelmien tietosuojaselosteet

Jotta voimme tarjota sinulle tietotekniikkaan liittyviä palveluja, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa. Henkilötietojen käsittelyä vaativia yliopiston IT-palveluja ovat esimerkiksi kirjautuminen, verkkoyhteydet, tietokoneet, erilaiset ohjelmistot, tallennustilat ja sähköposti.
Tietotekniikkakeskuksen yleinen tietosuojailmoitus

Tietotekniikkakeskuksen palvelujen yleisen tietosuojailmoituksen löydät helsinki.fin Tietosuoja-sivulta, jonne yliopisto on koonnut eri palveluihinsa liittyviä yleisiä tietosuojailmoituksia. Yleisestä tietosuojailmoituksesta löydät tietoa muun muassa siitä, millaisia henkilötietoja eri tilanteissa käsittelemme ja miksi.

Tämän sivun järjestelmäkohtaisista tietosuojaselosteista löydät yleistä tietosuojailmoitusta täydentävää tietoa henkilötietojen käsittelystä tietyissä yliopiston järjestelmissä ja palveluissa. Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tietotekniikkakeskuksessa, voit aina ottaa yhteyttä IT-Helpdeskiimme: helpdesk@helsinki.fi.
Järjestelmä- ja palvelukohtaiset tietosuojaselosteet

Zoom on videoviestintäpalvelu tapaamisiin ja tapahtumiin verkossa.

Helsingin yliopiston Zoom on hankittu pohjoismaiden korkeakouluverkkojen yhteenliittymä NORDUnetin kautta. NORDUnetin tarjoama Zoom on mallia ”on premise” eli palvelimet sijaitsevat NORDUnetin konesaleissa. HY:lle Zoomia välittää verkoston suomalaisten korkeakoulujen omistama edustaja Tieteen tietotekniikan keskus CSC.

Zoom on kaikille yliopistolaisille tarjolla oleva palvelu. Sen käyttöön ja tunnistautumiseen tarvitaan voimassa olevat Helsingin yliopiston tietojärjestelmien käyttäjätunnus sekä sähköpostiosoite.

Käsittelemme ja tallennamme Helsingin yliopiston Zoom-palvelussa käyttäjien henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite, IP-osoite) sekä kokoustietoja (nimi, ajankohta ja kesto). Näihin tietoihin on pääsy vain ylläpidolla erillisoikeuksin. Yksittäisen tapahtuman tietoihin on pääsy myös kunkin tapahtuman järjestäjällä. Tyypillinen tapa tämän tiedon hyödyntämiseen on tapahtuman osallistujalistan tallennus.

Yllä kuvattuihin tietoihin on tarvittaessa pääsy myös palveluntarjoajan (NORDUnetin) ja palvelun välittäjän (CSC:n) ylläpidolla. Tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille ilman käyttäjien suostumusta.

Palvelun liikenne pysyy Euroopan Unionin alueella, ja tiedot tallentuvat NORDUnetin palvelimille Pohjoismaissa.

Tietojen tarkastusoikeus

Lue lisää henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi Helsingin yliopiston tietosuojasivulla.

Rekisterin ylläpitäjä

Helsingin yliopisto

Tietotekniikkakeskus

PL 62 (Viikinkaari 11, Infokeskus Korona)

00014 Helsingin yliopisto

puh. 02941 911

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Juha Myllys

PL 62 (Viikinkaari 11, Infokeskus Korona)

00014 Helsingin yliopisto

puh. 02941 40163

atk-verkko@helsinki.fi

Rekisterin nimi

Langattoman HelsinkiUni Guest -vierailijaverkon lokitiedostojen rekisteriseloste

Rekisterin käyttötarkoitus

HelsinkiUni Guest -vierailijaverkon lokitiedostoja käytetään HelsinkiUni Guest -vierailijaverkon ylläpitoon ja kehitykseen sekä mahdollisten vikatilanteiden ja väärinkäytösten selvittämiseen.

Rekisterin tietosisältö

Lokitiedostoihin tallentuvat seuraavat tiedot:

  • käyttäjän istunnon aloitusajankohta
  • käyttäjän mahdollisten istuntojen uudistusten ajankohdat
  • käyttäjän istunnon lopetusajankohta
  • käyttäjän yhteyden kesto
  • käyttäjän käyttämien yhteyksien IP-osoitteet (lähde- ja kohdeosoitteet)
  • käyttäjän käyttämien yhteyksien portit (lähde- ja kohdeportit)
  • käyttäjän lähettämien pakettien lukumäärä
  • käyttäjän sijainti rakennustasolla
  • käyttäjän päätelaitteen verkko-osoite (MAC-osoite)

Säännönmukainen tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. HelsinkiUni Guest -vierailijaverkon rekisterin tietoja voidaan luovuttaa myös muihin Helsingin yliopiston tietotekniikkakeskuksen tuottamiin rekistereihin. Rekisterin sisällöstä tehdään toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi raportteja, joista yksittäistä henkilöä ei kuitenkaan voida tunnistaa.

Rekisterin suojausperiaatteet

  • tiedot säilytetään Helsingin yliopiston palvelimella lukitussa konesalissa, johon on rajatut pääsyoikeudet
  • tietoja pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä, joka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla
  • käyttäjien oikeuksia järjestelmän tietoihin rajataan käyttöoikeusrooleilla
  • laitteistojen ja tietoliikenteen toiminnan turvaaminen perustuu Helsingin yliopiston tietotekniseen arkkitehtuuriin
  • tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa
  • Unitube-lataamo on kaikille yliopistolaisille tarkoitettu käyttöliittymä, jonka avulla käyttäjä voi ladata videomateriaalia taustajärjestelmän pääkomponenttiin (Opencast) talteen. Taustajärjestelmään kuuluu Opencastin lisäksi myös muita komponentteja, jotka mahdollistavat videoiden esittämisen käyttäjän valitsemassa paikassa.

     
  • Käsittelemme Unitube-videopalvelussa Helsingin yliopiston käyttäjätunnuksia ja käyttäjien IP-osoitteita. Lisäksi käsittelemme varsinaiseen videomateriaaliin mahdollisesti sisältyvää henkilötietoa.

     
  • Käyttäjätunnukset saamme korttitunnistautumisen yhteydessä luentosali- tai studiotallennustilanteista sekä lataamo-käyttöliittymän kautta käyttäjän tallentamista videotiedostoista sekä videosarjoihin liitetyistä käyttäjätunnuksista.

     
  • Tallenteisiin liitettäviä käyttäjätunnuksia sisältäviä tietoja (esim. ns. mediapaketti) säilytetään yhtä pitkään kuin tallenteitakin.

Tietojen tarkastusoikeus

Lue lisää henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi Helsingin yliopiston tietosuojasivulla.

Rekisterin ylläpitäjä

Helsingin yliopisto

Tietotekniikkakeskus

PL 62 (Viikinkaari 11, Infokeskus Korona)

00014 Helsingin yliopisto

puh. 02941 911

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Juha Myllys

PL 62 (Viikinkaari 11, Infokeskus Korona)

00014 Helsingin yliopisto

puh. 02941 40163

atk-verkko@helsinki.fi

Rekisterin nimi

Yliopiston langattomien verkkojen tietosuojaseloste

Rekisterin käyttötarkoitus

Helsingin yliopiston langattomien verkkojen käyttäjistä kerättyjä tietoja käytetään langattomien verkkojen ylläpitoon ja kehitykseen sekä mahdollisten vikatilanteiden, ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan Helsingin yliopiston langattomaan verkkoon liittyneiden laitteiden osalta käyttäjäkohtaisia tietoja seuraavasti:

  • päätelaitteen MAC-osoite
  • käyttäjän käyttämän päätelaitteen IP-osoite
  • käyttäjätunnus (jos edellytetään)
  • yleisiä tietoja käyttäjän käyttämästä päätelaitteesta
  • käytetyn langattoman verkon tiedot
  • päätelaitteen käyttämä yhteysprotokolla
  • sisäänkirjautumisen ajankohta
  • istunnon kesto
  • langattoman yhteyden voimakkuus
  • istunnonaikainen tiedonsiirtomäärä
  • käyttäjän sijainti rakennustasolla
  • tieto tukiasemasta johon käyttäjä on liittyneenä
  • verkkosovellusten tunnistetietoja
  • HelsinkiUni Guest, vierailijaverkko: käyttäjäyhteyksien IP-osoitteet (lähde- ja kohdeosoitteet)
  • HelsinkiUni Guest, vierailijaverkko: käyttäjäyhteyksien portit (lähde- ja kohdeportit)

Säännönmukainen tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Helsingin yliopiston langattomista verkoista kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa myös muihin Helsingin yliopiston tietotekniikkakeskuksen tuottamiin rekistereihin. Rekisterin sisällöstä tehdään toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi raportteja, joista yksittäistä henkilöä ei kuitenkaan voida tunnistaa.

Rekisterin suojausperiaatteet

  • tiedot säilytetään Helsingin yliopiston palvelimella lukitussa konesalissa, johon on rajatut pääsyoikeudet
  • tietoja pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä, joka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla
  • käyttäjien oikeuksia järjestelmän tietoihin rajataan käyttöoikeusrooleilla
  • laitteistojen ja tietoliikenteen toiminnan turvaaminen perustuu Helsingin yliopiston tietotekniseen arkkitehtuuriin
  • tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa