Järjestä kansiot #5S-metodilla

Hyvä aineistonhallintasuunnitelma ja tiedostojen selkeä järjestys auttavat lisäämään työtehokkuutta. Tälle sivulle on kerätty vinkkejä aineiston järjestämiseen perustuen 5S-menetelmään.

5S-metodi on Japanissa kehitetty viisiportainen työympäristön järjestämisen menetelmä. Metodi on lean-työkalu, joka tähtää työtehokkuuden lisäämiseen ja menetelmien standardointiin, jotka edesauttavat järjestyksen ylläpitoa. Tällä sivulla menetelmää on hyödynnetty digitaalisen aineiston järjestämiseen.

5S tulee seuraavista sanoista:

  1. Sorteeraus (Sort)
  2. Systematisointi (Set in order)
  3. Siivous (Shine)
  4. Standardisointi (Standardize)
  5. Sitoutuminen (Sustain)
5s-data_faktalaatikko_fin_v2

 

1. Sorteeraus

Tämän vaiheen tarkoitus on vähentää aikaa, joka menee tietyn tiedoston etsimiseen vähentämällä tiedostojen määrää. Käytettävissä oleva tila myös lisääntyy. Käy läpi seuraavat kohdat:

  • Käy läpi kaikki tiedostot kansioissa ja arvioi ovatko ne tarpeellisia.
  • Poista turhat tiedostot ja kansiot heti kun mahdollista. Laita tiedostot joita ei voi heti poistaa, mutta jotka eivät ole erityisen tärkeitä ”punaiselle alueelle”, josta ne on helppo poistaa myöhemmin.
  • Pidä työskentelykansioissa vain tiedostoja, joita muokataan.

2. Systematisointi

Tämän vaiheen ideana on tehdä työnkulusta sujuva ja helppo. Ensimmäiseksi, tee tiedostorakenne, joka toimii sinulle. Esimerkiksi jos työskentelet arkaluontoisen aineiston kanssa, selkeä tiedostorakenne auttaa pääsynhallinnassa.

Toisena, kehitä selkeä ja tarkoituksenmukainen tiedostojen ja kansioiden nimeämiskäytäntö. Tämä vähentää aikaa, joka menee tietyn tiedoston etsimiseen.

Tiedostorakenteen tekeminen:

Kun suunnittelet hierarkkista tiedostorakennetta ota huomioon:

  • Millaista aineistoa sinulla on?
  • Onko projekteilla alaprojekteja, jotka tarvitsevat omat kansiot?
  • Miten raakadata, analysoitu aineisto, metodit, dokumentaatio, manuskriptit tai esimerkiksi esitelmät pitäisi järjestää?
  • Tasapainoile matalan ja syvän kansiohierarkian kanssa pitääksesi tiedostot löydettävinä.
    • Liian syvä vaatii monta painallusta ennen pääsyä oikeaan tiedoston luo.
    • Liian matalassa tiedostojen määrä kansioita kohden voi kasvaa liian suureksi.
  • Vältä päällekkäisiä kategorioita ja nimeä kansiot selkeästi.

Kaksi kansiorakenne-esimerkkiä:

folder_structure_example2

 

Tiedostojen nimeämisvinkkejä:

  1. Tasapainoile nimen elementtien määrässä: liian vähän elementtejä tekee nimestä yleisen vs liian monta elementtiä heikentää nimen ymmärrettävyyttä
  2. Käytä merkityksellisiä lyhenteitä: data, raw (raaka), ms (manuskripti), code (koodi) ym.
  3. Järjestä elementit yleisestä tarkempaan.
  4. Käytä alaviivaa (_) elementtien erottamiseen ja väliviivaa (-) tai isoa alkukirjainta elementin sisäisten sanojen erottamiseen. Älä käytä erikoismerkkejä: & , * % # ; * ( ) ! @$ ^ ~ ‘ { } [ ] ? < >.
  5. Aikaa tulee järjestää: vuosi, kuukausi, päivä (YYYYMMDD tai YYYY-MM-DD).
  6. Käytä versionhallintaan kirjainta V ja vähintään kahta numeroa sen jälkeen (V06). Voit tarvittaessa jatkaa numeroa pieniä muutoksia varten (V06-02). Muista edessä olevat nollat, jotta tiedostot järjestyvät oikein.
  7. Kirjoita tekstitiedosto (readme) tiedostojen nimeämisjärjestelmästäsi ja käyttämistäsi lyhenteistä (alla esimerkki)
  8. Käytä ryhmäsi kanssa samaa järjestelmää.

Esimerkki: Mehiläisprojekti 1, koe 4, manuskripti, 14.10.2019, v2 nimettäisiin seuraavasti: HB1_exp3_ms_14102019_v02

3. Siivous

Vaiheen tarkoitus on estää heikentymistä ja pitää kansiot helppokäyttöisinä. Jos käytät standardoitua ja dokumentoitua järjestelmää, kuka tahansa voi alkaa käyttää järjestelmää ja etsiä oikean tiedoston kansioista ilman ongelmia.

  • Ole aloitteellinen ja ylläpidä uutta järjestelmää, jonka olet kehittänyt
  • Tee järjestyksen ylläpidosta osa viikoittaista rutiinia.  

4. Standardisointi

Standardisoinnissa vakiinnutetaan kolmen ensimmäisen vaiheen (sortteeraus, systematisointi & siivous) käytännöt.

  • Luo standardit ja käytännöt, jotka sopivat sinun projektillesi: kansiorakenne, tiedostojen nimeämiskäytäntö, avainsanat tai muut käytänteet.
  • Kirjaa (dokumentoi) parhaat käytänteet ja säännöt, joita kaikkien tulisi noudattaa.
  • Keskustele käytänteistä ryhmäsi kanssa ja sovi, että datanhallinta ja järjestys on kaikkien vastuulla.

5. Sitoutuminen

Vaiheen tarkoitus on sitoutua järjestelmään.

  • Ylläpidä uusia käytänteitä ja saavutettua järjestystä.
  • Järjestä ryhmällesi koulutusta teidän datanhallinnankäytänteistä erityisesti, kun uusia ihmisiä liittyy ryhmään.
  • Tee järjestelmään parannuksia, jos niitä tarvitaan.