Promootioon voivat osallistua tohtoripromovendina kaikki Helsingin yliopiston teologisessa tiedekunnassa tohtorin tutkinnon (TT tai FT) suorittaneet, joita ei ole aiemmin promovoitu. Väitöstilaisuus on järjestettävä viimeistään 15.3.2023, jotta väitöskirja voidaan hyväksyä tiedekuntaneuvoston 18.4.2023. Niitä, jotka eivät ole vielä väitelleet, kehotetaan olemaan yhteydessä väitöskirjan valvojaan.
Promovendit voivat osallistua promootioon puolisonsa tai muun seuralaisensa kanssa. Seuralainen on kutsuttu kaikkiin promootion yhteydessä järjestettäviin juhlallisuuksiin. Itse promootioakti on ilmainen, mutta illalliselle ja retkelle osallistuvien tulee lunastaa illalliskortit ja maksaa retkimaksu ilmoittautumisen yhteydessä.