Kun haet tohtorintutkinnon suoritusoikeutta, todistat hakukelpoisuutesi toimittamalla tiettyjä koulutusasiakirjoja Helsingin yliopiston hakijapalveluihin määräajan kuluessa. Asiakirjat on toimitettava joko paperikopioina tai sähköisesti alla olevien ohjeiden mukaisesti. Kaikkien koulutusasiakirjojen tulee olla ne myöntäneen oppilaitoksen toimesta virallisesti oikeaksi todistettuja, tai laillistettuja. Paperikopioita lähetettäessä tietyissä maissa myönnetyille asiakirjoille voi olla maakohtaisia erityisvaatimuksia. Tällaisia vaatimuksia on aina noudatettava, ja ne menevät näiden yleisohjeiden edelle.
Suomalaisen julkisen notaarin virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset hyväksytään, ellei asiakirjaa koske jokin maakohtainen erityisvaatimus. Jos olet suorittanut maisterin (tai vastaavan) tutkintosi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa virallisia jäljennöksiä. Tässäkin tapauksessa todistukset tulee liittää skannattuina PDF-tiedostoina sähköiseen hakemukseen.
Todistustesi aitous arvioidaan Helsingin yliopistossa. Kaikki väärinkäytökset, kuten väärennetyt asiakirjat tai vilpillisesti annetut tiedot, raportoidaan asianomaiselle yliopistolle ja viranomaiselle.
Yliopistolain (558/2009) 37 § mukaan jatkotutkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi henkilö, joka on suorittanut:
Jatkotutkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi myös hakija, jolla yliopisto toteaa muutoin olevan opintoja varten riittävät tiedot ja valmiudet. Tohtoriohjelmilla voi lisäksi olla ohjelma- tai tutkintokohtaisia sääntöjä kelpoisuudelle – tarkistathan lisäohjeet tohtoriohjelmien verkkosivuilta.
Toimita vaaditut koulutusasiakirjat virallisesti oikeaksi todistettuina kopioina siitä tutkinnosta, jonka perusteella haet tohtorin tutkinnon suoritusoikeutta (yleensä ylempi korkeakoulututkinto). Vaaditut asiakirjat ovat:
Kaikkien koulutusasiakirjojen tulee olla virallisesti oikeaksi todistettuja tai laillistettuja (lisätietoja alempana tällä sivulla). Perehdy myös mahdollisiin maakohtaisiin erityisvaatimuksiin, jotka voivat koskea koulutusasiakirjojen oikeaksi todistamista tai toimittamista Hakijapalveluihin. Jos asiakirjojasi koskee jokin maakohtainen erityisvaatimus, noudata sitä. Erityisvaatimus ohittaa tällä sivulla kerrotut yleiset ohjeet. Mikäli asiakirjasi kieli on muu kuin suomi, ruotsi tai englanti, toimita asiakirjasta yhdelle näistä kielistä tehty virallinen käännös.
Osaan ohjelmista voi hakea jo ennen tutkinnon valmistumista. Tämä on kuitenkin ohjelmakohtaista, joten tarkista mahdollisuus aina erikseen tohtoriohjelmien omilta verkkosivuilta. Pääsääntönä on, että kaikkien tutkintoon sisältyvien opintojen, myös tutkielman, tulee olla rekisterissä ennen hakuajan päättymistä. Jos et ole valmistunut ennen kuin ohjelman hakuaika päättyy, toimita virallisesti oikeaksi todistettu kopio viimeisimmästä opintosuoritusotteestasi (huomioi mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset).
Alempana tällä sivulla on yleistä tietoa tutkintotodistuksista, suoritusotteista, virallisista käännöksistä ja virallisesti oikeaksi todistetuista jäljennöksistä.
Jos olet suorittanut tutkintosi Suomessa vuonna 1995 tai sen jälkeen, sinun ei pääsääntöisesti tarvitse toimittaa virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita tutkintotodistuksestasi tai opintosuoritusotteestasi. Saamme tiedot suoraan sähköisesti. Jos olet suorittanut tutkintosi ennen vuotta 1995, sinun tulee aina toimittaa virallisesti oikeaksi todistetut kopiot alempana listattujen toimitusohjeiden mukaisesti.
Liitä PDF-muotoinen kopio tutkintotodistuksestasi ja opintosuoritusotteestasi hakemuslomakkeelle.
Huomaathan kuitenkin, että alla luetelluissa oppilaitoksissa suoritettuja tutkintoja koskevista koulutusasiakirjoista tulee aina toimittaa virallisesti oikeaksi todistetut kopiot alempana listattujen toimitusohjeiden mukaisesti.
Tutkintotodistuksen saanut opiskelija on valmistunut. Tutkintotodistus on asiakirja, jonka oppilaitos on myöntänyt opiskelijalle, joka on suorittanut onnistuneesti kaikki tutkintoon kuuluvat opinnot. Tutkintotodistuksen tulee sisältää seuraavat tiedot:
*Tutkinnon myöntämisen päivämäärä on päivämäärä, jolloin tutkinto on myönnetty sinulle. Toisin sanoen se on päivämäärä, josta alkaen olet virallisesti oikeutettu siihen akateemiseen tutkintonimikkeeseen, jonka olet suorittanut. Se ei siis ole välttämättä sama kuin valmistumisseremonian päivämäärä, sillä seremonian ja virallisen myöntämispäivämäärän välillä on usein viivettä.
Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.
Huom! Älä koskaan toimita meille alkuperäisiä tutkintotodistuksia vaan ainoastaan oikeaksi todistettuja kopioita – hakemusten liitteitä ei palauteta hakijoille.
Väliaikainen (tilapäinen) tutkintotodistus on oppilaitoksen osoittama asiakirja opiskelijalle, jolle on myönnetty akateeminen tutkinto. Väliaikaisen tutkintotodistuksen saanut opiskelija on siis valmistunut. Väliaikainen tutkintotodistus korvaa varsinaista tutkintotodistusta esimerkiksi tapauksessa, jossa varsinaista tutkintotodistusta ei voida teknisistä tai hallinnollisista syistä toimittaa opiskelijalle välittömästi opintojen suorittamisen jälkeen. Huomioithan, että asiakirja joka todistaa sinun suorittaneen kaikki kurssit ei ole väliaikainen tutkintotodistus.
Väliaikaisen tutkintotodistuksen tulee sisältää:
Väliaikainen (tilapäinen) tutkintotodistus hyväksytään, jos se on myönnetty enintään viisi vuotta sitten. Viiden vuoden voimassaoloaika alkaa päivästä, jolloin tutkinto on myönnetty, eikä se saa vanhentua ennen hakuajan päättymistä. Jos väliaikainen tutkintotodistus on yli viisi vuotta vanha, hakijan tulee esittää lopullinen tutkintotodistuksensa, eikä väliaikaista todistusta enää hyväksytä.
*Tutkinnon myöntämisen päivämäärä on päivämäärä, jolloin tutkinto on myönnetty sinulle. Toisin sanoen se on päivämäärä, josta alkaen olet virallisesti oikeutettu siihen akateemiseen tutkintonimikkeeseen, jonka olet suorittanut. Se ei siis ole välttämättä sama kuin valmistumisseremonian päivämäärä, sillä seremonian ja virallisen myöntämispäivämäärän välillä on usein viivettä.
Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.
Virallisen opintosuoritusotteen tulee sisältää seuraavat tiedot:
Opintosuoritusotteen tulee sisältää kaikki tutkintoosi sisältyvät opinnot. Jos tutkintosi sisältää kurssisuorituksia muista oppilaitoksista, mutta hyväksiluettuja opintoja ei ole merkitty yksityiskohtaisesti opintosuoritusotteeseen, on sinun toimitettava erillinen opintosuoritusote hyväksiluetuista opinnoista (esim. opintosuoritusote oppilaitoksesta, jossa olit vaihto-oppilaana). Huomioithan myös mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset opintosuoritusotteen toimittamisessa ja sisällössä.
Jos et ole vielä valmistunut, opintosuoritusotteen tulee sisältää sen tutkinnon nimi, joka sinulle myönnetään kun valmistut (esim. filosofian maisteri). Jos et ole vielä valmistunut, kaikkien tutkintoon sisältyvien opintojen on oltava suoritettu ja löydyttävä opintosuoritusotteella hakuajan päättymiseen mennessä. Joissain ohjelmissa tästä säännöstä voi olla poikkeuksia.
Helsingin yliopisto hyväksyy vain viralliset opintosuoritusotteet.
Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.
Helsingin yliopisto ei hyväksy tavallisia valokopioita koulutusasiakirjoista. Kaikkien koulutusasiakirjojen tulee olla joko ne myöntäneen oppilaitoksen toimesta virallisesti oikeaksi todistettuja, tai laillistettuja (ks. alempana). Joidenkin maiden osalta on olemassa maakohtaisia erityisvaatimuksia, jotka ovat ensisijaisia muihin asiakirjojen oikeaksi todistamisen vaatimuksiin nähden. Noudata aina maakohtaista vaatimusta. Jos asiakirjoille ei ole maakohtaisia vaatimuksia, hyväksytään myös suomalaisen julkisen notaarin virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset. Lisätietoa aiheesta saat paikallisen maistraatin verkkosivuilta.
Huom! Otathan huomioon, että muiden maiden julkisten notaarien virallisesti oikeaksi todistamia jäljennöksiä ei hyväksytä ilman laillistamista.
Jos olet suorittanut maisterin (tai vastaavan) tutkintosi suomalaisessa korkeakoulussa vuonna 1995 tai sen jälkeen, sinun ei tarvitse toimittaa virallisia jäljennöksiä koulutusasiakirjoistasi. Todistukset tulee kuitenkin liittää sähköiseen hakemukseen skannattuina PDF-tiedostoina.
Oppilaitokset voivat antaa virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä myöntämistään koulutusasiakirjoista. Jos pyydät virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä oppilaitokselta, varmista, että jäljennökset, jotka jätät Helsingin yliopistolle täyttävät seuraavat kriteerit:
Virallisesti oikeaksi todistetun jäljennöksen voi lähettää Helsingin yliopistoon joko hakija itse tai asiakirjan myöntänyt oppilaitos. Kummassakin tapauksessa hakija on vastuussa sen varmistamisesta, että vaaditut asiakirjat saapuvat Helsingin yliopiston Hakijapalveluihin hakukierroksen määräaikaan mennessä, ja että asiakirjat vastaavat Helsingin yliopiston vaatimuksia.
Jos et saa oppilaitoksesi virallisesti oikeaksi todistamia jäljennöksiä koulutusasiakirjoistasi, voit toimittaa niistä laillistetut jäljennökset. Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko valtio, jossa asiakirjat on myönnetty, allekirjoittanut Haagin vuoden 1961 yleissopimusta.
Asiakirjat niistä maista, jotka ovat ratifioineet Haagin yleissopimuksen, laillistetaan Apostille-todistuksella, joka on asiakirjaan liitettävä paperinen todistus tai leima. Asiakirjat muista maista laillistetaan kahdessa vaiheessa: ensin asiakirjan myöntäneen valtion ulkoasianministeriössä, ja sen jälkeen kyseisen valtion Suomen suurlähetystössä tai Suomen konsulaatissa. Alla voit lukea tarkemmin molemmista laillistamisen tavoista.
1. Apostille
Apostille-todistus (leima tai paperinen todistus) on välttämätön, jos asiakirjan myöntänyt viranomainen on maasta, joka on ratifioinut Haagin vuoden 1961 yleissopimuksen. Tietoa Haagin yleissopimuksesta sekä englanninkielinen lista sen jäsenvaltioista löytyy alla olevan linkin kautta.
Samasta osoitteesta on saatavilla myös tietoa viranomaisista, jotka tarjoavat Apostille-todistuksia eri maissa.
2. Laillistaminen muuten kuin Apostille-todistuksella
Jos valtio, jossa koulutusasiakirjasi on myönnetty, ei ole allekirjoittanut Haagin yleissopimusta, asiakirjojen laillistaminen tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin asiakirjat laillistaa ne myöntäneen valtion ulkoasiainministeriö. Sitten kyseisessä maassa toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai Suomen konsulaatti todistaa kyseisen maan ulkoasiainministeriön toimivallan asiakirjan laillistamiseen. Sinun on siis oltava yhteydessä sekä maan ulkoministeriöön, että maassa toimivaltaiseen Suomen edustustoon.
Huomioi maakohtaiset erityisvaatimukset asiakirjojen laillistamiselle. Jos koulutusasiakirjasi on myönnetty maassa, jolle on asetettu erityisvaatimuksia asiakirjojen toimittamisen tai laillistamisen suhteen, noudata kyseisiä erityisvaatimuksia.
Jos koulutusasiakirjasi ovat muun kuin englannin-, suomen- tai ruotsinkielisiä, vaaditaan niistä virallinen käännös jollekin näistä kielistä. Lisäksi sinun tulee toimittaa virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset alkuperäisistä koulutusasiakirjoista. Virallisen käännöksen tulee olla jokin seuraavista:
Virallisen käännöksen jokaisella sivulla tulee olla kääntäjän leima ja/tai allekirjoitus. Virallisten käännösten tulee olla täsmällisiä käännöksiä alkuperäisistä asiakirjoista. Tavallisia kopioita virallisesta käännöksestä ei hyväksytä, vaan kopion on oltava virallisesti oikeaksi todistettu. Hakijan itse tekemiä käännöksiä ei hyväksytä.
Voit hakea opinto-oikeutta, jos kaikki maisterin tutkintoosi (tai vastaavaan) sisältyvät opinnot on suoritettu hyväksytysti, mutta et ole vielä valmistunut. Kaikkien tutkintoosi sisältyvien opintojen on näyttävä opintosuoritusotteellasi haun päättyessä. Opintosuoritusote on toimitettava tällä sivulla olevien ohjeiden mukaisesti.
Pyydä opinto-ohjelmasi hallinnolliselta henkilökunnalta vapaamuotoinen lausunto, jossa vakuutetaan, että olet suorittanut kaikki tutkintoosi sisältyvät opinnot, ja toimita lausunto Hakijapalveluihin. Jos et ole vielä valmistunut, mutta olet suorittanut kaikki opintosi, sinulle voidaan myöntää opinto-oikeus ehdollisena.
Jos sinulle myönnetään opinto-oikeus ehdollisena, sinun on pystyttävä toimittamaan tutkintotodistus ennen opiskelupaikan vastaanottamisen määräaikaa. Tutkintotodistus on toimitettava tällä sivulla olevien ohjeiden mukaisesti. Jos et pysty toimittamaan tutkintotodistusta opiskelupaikan vastaanottamisen määräaikaan mennessä, menetät sinulle tarjotun opiskelupaikan.
Muutaman tohtoriohjelman kohdalla on poikkeus tästä säännöstä. Jos et ole vielä suorittanut kaikkia opintojasi, tarkista oman ohjelmasi hakuohjeista, voitko silti hakea.
Jos suoritat tutkintoasi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa paperisia kopioita opintosuoritusotteestasi tai tutkintotodistuksestasi. Sinun tulee toimittaa koulutusohjelmasi lausunto siitä, että olet suorittanut kaikki tutkintoosi kuuluvat opinnot. Opintosuoritusote on lisäksi liitettävä hakulomakkeelle PDF-tiedostona. Hakulomakkeelle on merkittävä arvioitu valmistumispäivä. Jos sinulle myönnetään opiskelupaikka ehdollisena, ilmoita hakijapalveluihin, kun olet virallisesti valmistunut. Hakijapalvelut tarkistaa valmistumisesi rekisteristä.
Lähetä asiakirjasi vain tällä sivulla kerrottuun osoitteeseen. Asiakirjojesi päätyminen väärään toimipisteeseen hidastaa niiden käsittelyä huomattavasti.
Voit toimittaa asiakirjat Hakijapalveluihin postitse, kuriiripalvelun kautta tai tuomalla ne itse Hakijapalveluiden postilaatikkoon. Huomioithan, että asiakirjojen tulee olla perillä Hakijapalveluissa kyseisen hakukierroksen päättymiseen mennessä. Olet itse aina vastuussa asiakirjojen saapumisesta määräaikaan mennessä.
Varmista, että toimitat kaikki tarvittavat asiakirjat ja mahdolliset tarvittavat käännökset Hakijapalveluihin.
Jos olet suorittanut maisterin (tai vastaavan) tutkintosi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa paperisia jäljennöksiä. Todistukset tulee kuitenkin liittää skannattuina PDF-tiedostoina sähköiseen hakemukseen.
Merkitse kirjekuoreen selvästi, että se on tarkoitettu tohtorihakuun kirjoittamalla vastaanottajatietoihin tohtoriohjelmasi nimi.
Huomaa myös, että hakuasiakirjoja ei palauteta sinulle – älä siis toimita meille esim. alkuperäistä tutkintotodistustasi.
1. Asiakirjojen toimittaminen kuriiripalvelun kautta
Jos lähetät asiakirjat kuriiripalvelun kautta (esim. UPS, DHL, FedEx), käytä seuraavaa osoitetta:
Tohtoriohjelmat / ohjelman nimi
Hakijapalvelut
Unioninkatu 40
00170 Helsinki
Puh: +358 2941 21601
Lähetä asiakirjat aina tähän osoitteeseen. Jos lähetät asiakirjat väärälle vastaanottajalle (esim. tohtoriohjelmaan tai tiedekuntaan), niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärästä osoitteesta oikeaan.
2. Asiakirjojen toimittaminen postitse Hakijapalveluihin
HUOM. Postipalveluissa on ollut vakavia ongelmia. Käytä kuriiripalveluja, jos se on mahdollista.
Jos lähetät asiakirjat postitse, käytä seuraavaa osoitetta:
Tohtoriohjelmat / ohjelman nimi
Hakijapalvelut
PL 24
00014 Helsingin yliopisto
Lähetä asiakirjat aina tähän osoitteeseen. Jos lähetät asiakirjat väärälle vastaanottajalle (esim. tohtoriohjelmaan tai tiedekuntaan), niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärästä osoitteesta oikeaan.
3. Asiakirjojen toimittaminen itse Hakijapalveluiden postilaatikkoon
Jos haluat toimittaa asiakirjat henkilökohtaisesti, sinun tulee jättää ne Helsingin yliopiston Hakijapalvelujen postilaatikkoon. Postilaatikko sijaitsee osoitteessa Unioninkatu 40 C, Unioninkadun ja Yrjö-Koskisen kadun kulmassa.
Älä jätä asiakirjoja muualle kuin Hakijapalveluiden postilaatikkoon (esim. anna niitä vahtimestarille tai ohjaajallesi). Jos jätät asiakirjat väärään postilaatikkoon, niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärältä vastaanottajalta Hakijapalveluihin.
Älä toimita mitään asiakirjoja yksittäisille henkilökunnan jäsenille hakijapalveluissa tai muualla yliopistolla. Henkilökunta ei ota asiakirjoja vastaan henkilökohtaisesti. Asiakirjat voi jättää ainoastaan hakijapalveluiden postilaatikkoon.
Voit toimittaa koulutusasiakirjasi sähköisesti varmennettujen kansainvälisten opintosuoritusotepalveluiden kautta. Toimittaessasi sähköisiä koulutusasiakirjojasi tällaisen palvelun kautta, osoita asiakirja Helsingin yliopistolle ja käytä yhteystietona sähköpostiosoitetta phd-admissions@helsinki.fi. Lisätietoja palveluiden käyttämisestä on kunkin palveluntarjoajan omissa ohjeissa.
Jos koulutusasiakirjojasi koskee maakohtainen erityisvaatimus, jonka mukaan asiakirjasi on toimitettava sinetöidyssä kirjekuoressa, huomaathan että myös tässä mainittu sähköinen opintosuoritusotepalvelu on hyväksytty toimitustapa.
Hyväksytyt palvelut:
China Higher Education Student Information and Career Center (CHESICC) (https://www.chsi.com.cn/)
Jos oppilaitoksesi käyttää palvelua, jota ei ole mainittu yllä olevassa luettelossa, ota meihin yhteyttä, niin selvitämme, voimmeko hyväksyä asiakirjasi kyseisen palvelun kautta. Huomaa, että Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden tehdä lopullinen päätös palvelun hyväksymisestä.
Hyväksymme sähköisiä koulutusasiakirjoja, jotka voidaan varmentaa asiakirjat myöntäneen oppilaitoksen omassa varmennuspalvelussa, seuraavilla ehdoilla:
Huomaa seuraavat rajoitukset:
Huomaa, ettemme takaa hyväksyvämme muita kuin englannin-, suomen- ja ruotsinkielisiä varmennuspalveluita. Jos palvelun varmentama sähköinen asiakirja ei ole saatavilla englanniksi, suomeksi tai ruotsiksi, sinun on toimitettava myös alkuperäisen asiakirjan auktorisoitu käännös.
Lataa nämä liitteet PDF-tiedostoina hakujärjestelmään. Sähköpostitse lähetettyjä liitteitä ei hyväksytä.
Tee kustakin asiakirjasta erillinen tiedosto, ts. älä yhdistä useita asiakirjoja yhteen tiedostoon. Jos asiakirjassa on useita sivuja, toimita koko asiakirja yhtenä tiedostona ja varmista, että tiedosto sisältää asiakirjan kaikki sivut.
Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden arvioida jokainen sähköinen asiakirja ja varmennuspalvelu tapauskohtaisesti. Jos emme pysty varmentamaan vaadittuja tietoja, sinun on toimitettava asiakirja virallisesti oikeaksi todistettuna paperiversiona yleisohjeiden mukaisesti.
Jos oppilaitoksesi ei käytä sähköisiä varmennuspalveluita (esim. Digitary, Parchment, My eQuals, CSSD/CHESICC tai Truecopy) virallisten koulutusasiakirjojen jakamiseen, voit pyytää, että oppilaitoksesi lähettää viralliset sähköiset koulutusasiakirjasi sähköpostitse suoraan Helsingin yliopistolle seuraavaan osoitteeseen:
Asiakirja hyväksytään seuraavin ehdoin:
Sähköpostitse lähetettyjä asiakirjoja ei hyväksytä, jos ne eivät täytä edellä mainittuja vaatimuksia. Välitäthän edellä mainitut ohjeet oppilaitoksesi edustajalle pyytäessäsi asiakirjojen lähettämistä.
Mikäli tarvitset hakuneuvontaa, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse (phd-admissions(at)helsinki.fi). Hakuneuvontaa on tarjolla myös puhelimitse ja chatin kautta. Hakuneuvonnan yhteystiedot ja palveluiden aukioloajat löydät hakuneuvonnan omilta sivuilta.