Sinun on liitettävä PDF-kopiot koulutusasiakirjoistasi sekä niiden mahdollisista käännöksistä ja kielitaidon todenteesta hakulomakkeelle. Jos tulet valituksi tohtoriohjelmaan, sinun on toimitettava virallisesti oikeaksi todistetut tai sähköisesti varmennetut kopiot samoista asiakirjoista Hakijapalveluihin annettuun määräaikaan mennessä. Muussa tapauksessa menetät sinulle tarjotun opiskelupaikan.
Tutkintotodistuksen saanut opiskelija on valmistunut. Tutkintotodistus on asiakirja, jonka oppilaitos on myöntänyt opiskelijalle, joka on suorittanut kaikki tutkintoon kuuluvat opinnot. Tutkintotodistuksen tulee sisältää seuraavat tiedot:
Sinulle voidaan myöntää väliaikainen tai tilapäinen tutkintotodistus, jos olet suorittanut kaikki koulutusohjelmaan sisältyvät opinnot ja sinulle on myönnetty kyseinen tutkinto, mutta teknisistä tai hallinnollisista syistä et voi saada lopullista tutkintotodistusta heti valmistumisesi jälkeen. Väliaikaisen tai tilapäisen tutkintotodistuksesi tulee sisältää samat tiedot kuin lopullisen tutkintotodistuksen (ks. yllä).
Huomaa, että asiakirja joka todistaa sinun suorittaneen kaikki kurssit ei ole väliaikainen tutkintotodistus.
Jos olet suorittanut täydennystutkinnon (ns. top-up degree), sinun on toimitettava sekä lopullista tutkintoa koskeva todistus että aiempia osia koskevat todistukset.
Täydennystutkinto voi olla esimerkiksi kansallinen korkeakouludiplomi (higher national diploma), jota on täydennetty vuoden pituisella kandiohjelmalla (bachelor’s top-up programme), tai tavallinen kandidaatintutkinto, jota on täydennetty vuoden pituisella bachelor honours -tutkinnolla.
Jos sinulle myönnetään koulutusohjelmasi päätteeksi kaksi tutkintoa, voit päättää, kumman tutkintotodistuksen toimitat (tai toimittaa molemmat).
Kaksoistutkinnot ovat yleensä kahden yliopiston yhteistyössä tarjoamia ohjelmia, joiden päätteeksi kukin yliopistoista myöntää opiskelijalle tutkinnon.
Jos et ole vielä suorittanut tutkintoasi loppuun, sinun ei tarvitse toimittaa tutkintotodistustasi hakuaikana. Suoritettavan tutkinnon nimi on kuitenkin mainittava opintosuoritusotteessa (katso alla). Jos sinut valitaan koulutusohjelmaan, valintapäätös on ehdollinen ja sinun on valmistuttava ja toimitettava tutkintotodistuksesi annettuun määräaikaan mennessä.
Opintosuoritusote on asiakirja, jossa eritellään oppilaitoksessa suorittamasi kurssit tai opintojaksot. Oppilaitokset käyttävät opintosuoritusotteesta englanniksi useita eri nimityksiä (esim. transcript of records, academic records, marksheet ja grade report).
Opintosuoritusotteen on sisällettävä seuraavat tiedot:
Opintosuoritusten nimet ovat opintosuoritusotteen pakollisia tietoja. Jos ote ei sisällä kurssinimiä, sitä ei hyväksytä.
Jos ote ei sisällä kunkin suorittamasi opintosuorituksen nimeä (vaan esimerkiksi kurssien koodit), sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kurssien nimet sisältävä asiakirja, esimerkiksi opintojesi aikaan käytössä ollut opinto-opas.
Opintosuoritusten arvosanat (kirjain, numero tai prosenttiluku) ovat opintosuoritusotteen pakollisia tietoja. Jos ote ei sisällä kurssien arvosanoja, sitä ei hyväksytä.
Jos ote ei sisällä kunkin opintosuoritteesi arvosanaa, sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kurssien arvosanat sisältävä asiakirja.
Jos oppilaitoksesi ei anna kurssiarvosanoja, sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kyseisen oppilaitoksen virallinen asiakirja, jossa selitetään oppilaitoksessa käytettävä arviointijärjestelmä.
Jos oppilaitoksesi ei käytä opintopistejärjestelmää kuvaamaan kurssin edellyttämää työmäärää, hyväksytään jokin muu järjestelmä (esim. kurssikohtaiset pisteet tai opiskelutunnit).
Kurssien opintopistemäärät ovat opintosuoritusotteen suositeltavia tietoja. Jos ote ei sisällä opintopistemääriä, se voidaan hyväksyä, mutta opintopistemäärien puuttuminen voi vaikuttaa aiempien opintojen arviointiin.
Kurssien suorituspäiviksi hyväksytään täsmälliset päivämäärät, suorituskuukaudet, suorituslukukaudet tai jopa suoritusvuodet.
Opintosuoritusote hyväksytään myös, jos siinä ilmaistaan kirjoittautumis- ja valmistumispäivät, tai jos kirjoittautumis- ja valmistumispäivämäärät on merkitty muihin virallisesti oikeaksi todistettuihin koulutusasiakirjoihisi.
Opintosuoritusotteessasi on mainittava parhaillaan suorittamasi koulutusohjelman nimi. Jos nimeä ei mainita opintosuoritusotteessa, sinun on toimitettava kotioppilaitoksesi antama virallinen lausunto, jossa mainitaan sinulle myönnettävän tutkinnon nimi.
Jos opintosuoritusotteesi sisältää hyväksiluettuja opintopisteitä, niistä on annettava samat tiedot kuin muistakin kursseistasi. Tämä tarkoittaa, että hyväksiluetuista opinnoista tulee ilmoittaa kurssien nimet, arvosanat, opintopisteet ja suorituspäivät.
Voit myös toimittaa virallisen opintosuoritusotteen oppilaitoksesta, jossa alun perin suoritit kyseiset kurssit.
Jos tutkintosi sisältää eri oppilaitoksissa suoritettuja opintoja (esim. top-up-opintoja), sinun on toimitettava opintosuoritusote kustakin tutkinnon osasta.
Jos olet esimerkiksi suorittanut kansallisen korkeakouludiplomin (higher national diploma), jota on täydennetty vuoden pituisella kandiohjelmalla (bachelor’s top-up programme), sinun on toimitettava sekä alkuperäistä diplomia että täydentävää kandidaatintutkintoa koskevat opintosuoritusotteet.
Lisäksi jos sinut on hyväksytty suoraan suorittamaan tutkintoa edistyneellä tasolla (esim. opintosuoritusotteesi alkaa suoraan toisesta opiskeluvuodesta tai aineopintotason opinnoista), sinun on toimitettava opintosuoritusote tai jokin muu asiakirja, joka kattaa valintaperusteena toimineet aiemmat opintosi.
Lataa täydentävä asiakirja hakulomakkeella siihen kohtaan, mihin alkuperäinen opintosuoritusote ladattiin.
Jos koulutusasiakirjasi eivät ole englannin-, suomen- tai ruotsinkielisiä, sinun on toimitettava niistä viralliset käännökset jollain näistä kielistä. Sinun on toimitettava hakemuksen liitteenä sekä käännökset että jäljennökset alkuperäiskielisistä asiakirjoista. Käännöksiä ei hyväksytä ilman alkuperäisiä asiakirjoja.
Helsingin yliopisto hyväksyy vain virallisia käännöksiä. Tällaisia ovat vain virallisen kääntäjän tai asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tekemät käännökset. Virallisessa käännöksessä on oltava kääntäjätahon virallinen leima ja allekirjoitus sen jokaisella sivulla.
Virallisen käännöksen mistä tahansa asiakirjasta saat viralliselta kääntäjältä. Suomessa virallinen kääntäjä on henkilö, jolla on lain 1231/2007 mukainen oikeus toimia auktorisoituna kääntäjänä. Opetushallituksen ylläpitämästä rekisteristä voit tarkistaa, ketkä Suomessa ovat virallisia kääntäjiä. Jos et ole Suomessa, voit hankkia virallisen käännöksen oleskelumaassasi viralliselta kääntäjältä.
Hyväksymme asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tai organisaation tekemän käännöksen. Jos oppilaitos tai organisaatio on myöntänyt alkuperäisen asiakirjan suoraan suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, erillistä käännöstä ei tarvita.
Sinun on todistettava kielitaitosi. Lisätietoja hyväksytyistä kielitaidon osoittamistavoista ja niihin liittyviä ohjeita:
Huomaa, että Helsingin yliopistolla on rehtorin päätöksessä hyväksytty lista hyväksytyistä kielitaidon osoittamistavoista. Kielitaidon voi osoittaa vain listassa mainituin tavoin.
Suuri osa tohtoriohjelmista vaatii ohjausjärjestelyistä kertovan liitteen. Tarkista ohjelmasi omista hakuohjeista, millainen liite ko. ohjelmassa vaaditaan, ja liitä se hakulomakkeelle sille varattuun kohtaan.
Hakuvaiheessa riittää, että lataat hakulomakkeelle liitteeksi hyvälaatuiset kopiot tai kuvat alkuperäisistä asiakirjoistasi. Varmista, että toimitat kaikki - myös tyhjät – sivut alkuperäisistä asiakirjoista.
Toimita liitteet ajoissa. Jos pakollinen liite puuttuu liitteiden toimittamisen määräajan jälkeen, hakemus hylätään puutteellisena. Olet itse vastuussa liitteiden toimittamisesta vaaditulla tavalla määräaikaan mennessä.
Liitteet toimitetaan tallentamalla ne Opintopolkuun hakulomakkeen liitteeksi.
Älä lähetä liitteitäsi sähköpostitse. Älä pyydä oppilaitostasi lähettämään koulutusasiakirjojasi Helsingin yliopistolle sähköpostitse hakuvaiheessa.
Jos et jostain syystä pysty tallentamaan liitteitäsi hakulomakkeelle, voit lähettää liitteesi postitse tai tuoda ne hakijapalveluiden postilaatikkoon.
Jos tulet valituksi tohtoriohjelmaan, sinun pitää toimittaa hakulomakkeelle lataamistasi liitteistä virallisesti oikeaksi todistetut kopiot tai sähköisesti varmennetut asiakirjat hakijapalveluihin annettuun määräaikaan mennessä. Muussa tapauksessa menetät sinulle myönnetyn opiskelupaikan.
Jos sinut hyväksytään johonkin Helsingin yliopiston tohtoriohjelmista ja olet toimittanut hakuvaiheessa kopiot tai kuvat sinulta vaadituista asiakirjoista, hyväksyntäsi on ehdollinen. Tässä tapauksessa sinun pitää toimittaa hakulomakkeelle lataamasi asiakirjat myös sähköisesti varmennettuina tai virallisesti oikeaksi todistettuina annettuun määräaikaan mennessä.
Toimita viralliset koulutusasiakirjat näiden ohjeiden mukaan. Jos koulutusasiakirjasi eivät ole englannin-, suomen- tai ruotsinkielisiä, sinun on toimitettava myös viralliset käännökset näiden ohjeiden mukaan.
Poikkeus: Kiinalaisten oppilaitosten myöntämät koulutusasiakirjat on aina toimitettava Kiinaa koskevien maakohtaisten vaatimusten mukaan. Liitä saamasi varmennusraportit suoraan hakemuslomakkeelle.
Jos kotioppilaitoksesi käyttää sähköistä varmennuspalvelua tai voit käyttää kansallista rekisteripalvelua, jonka avulla voi jakaa viralliset koulutusasiakirjat, jaa koulutusasiakirjasi suoraan Helsingin yliopiston kanssa kyseisen palvelun kautta.
Valitse palvelun rekisteröityjen vastaanottajien luettelosta Helsingin yliopisto, tai jos asiakirjan jakaminen palvelun kautta edellyttää yhteystietona sähköpostiosoitetta, käytä osoitetta phd-admissions@helsinki.fi.
Lisätietoja oppilaitoksesi käyttämään palveluun kirjautumisesta on oppilaitoksesi omissa ohjeissa. Helsingin yliopisto ei voi auttaa sinua kotioppilaitoksesi palvelun käyttämisessä.
Alla on yleisiä Helsingin yliopiston hakijapalveluiden hyväksymiä palveluntarjoajia:
Jos oppilaitoksesi käyttää palvelua, jota ei ole mainittu yllä olevassa luettelossa, ota meihin yhteyttä, niin selvitämme, voimmeko hyväksyä asiakirjasi kyseisen palvelun kautta. Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden arvioida jokainen sähköinen asiakirja ja varmennuspalvelu tapauskohtaisesti. Jos emme pysty varmentamaan vaadittuja tietoja, sinun on toimitettava asiakirja jollain muulla hyväksytyllä tavalla.
Hyväksymme sähköisiä koulutusasiakirjoja, jotka voidaan varmentaa asiakirjat myöntäneen oppilaitoksen omassa varmennuspalvelussa, jos seuraavat ehdot täyttyvät :
Huomaa seuraavat rajoitukset:
Emme takaa hyväksyvämme muita kuin englannin-, suomen- ja ruotsinkielisiä varmennuspalveluita. Jos palvelu on käytettävissä vain jollain muulla kielellä, pyrimme käyttämään sitä kyseisellä kielellä, mutta jos tämä osoittautuu mahdottomaksi, sinun on toimitettava asiakirjasi jollain muulla hyväksytyllä tavalla.
Jos varmennettu sähköinen asiakirja ei ole saatavilla englanniksi, suomeksi tai ruotsiksi, sinun on toimitettava myös alkuperäisen asiakirjan virallinen käännös.
Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden arvioida jokainen sähköinen asiakirja ja varmennuspalvelu tapauskohtaisesti. Jos emme pysty varmentamaan vaadittuja tietoja, sinun on toimitettava asiakirja jollain muulla hyväksytyllä tavalla.
Hyväksymme sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat, jos niissä on myöntävän oppilaitoksen voimassaoleva sähköinen allekirjoitus. Kun asiakirja avataan Adobe Readerissa, voimassaolevaa sähköistä allekirjoitusta osoittaa sininen nauha asiakirjan ylälaidassa. Asiakirjan on oltava oppilaitoksen allekirjoittama, ja allekirjoituksen on oltava voimassa, kun asiakirja avataan.
Lataa sähköisesti allekirjoitettu asiakirja hakulomakkeelle.
Helsingin yliopisto pidättää oikeuden arvioida kunkin sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tapauskohtaisesti ja hylätä asiakirjat, jotka eivät täytä vaatimuksia.
Huom! Sinun on täytynyt tulla ehdollisesti valituksi voidaksesi käyttää tätä toimitustapaa. Älä pyydä oppilaitostasi lähettämään koulutusasiakirjojasi sähköpostitse hakuvaiheessa.
Jos oppilaitoksesi ei käytä sähköisiä varmennuspalveluita (esim. Digitary, Parchment, My eQuals, CSSD/CHESICC tai Truecopy) virallisten koulutusasiakirjojen jakamiseen, voit pyytää, että oppilaitoksesi lähettää viralliset sähköiset koulutusasiakirjasi sähköpostitse suoraan Helsingin yliopistolle seuraavaan osoitteeseen:
Asiakirja hyväksytään vain seuraavin ehdoin:
Sähköpostitse lähetettyjä asiakirjoja ei hyväksytä, jos ne eivät täytä edellä mainittuja vaatimuksia. Välitä edellä mainitut ohjeet oppilaitoksesi edustajalle pyytäessäsi asiakirjojen lähettämistä.
Sinun on toimitettava paperiset jäljennökset koulutusasiakirjoistasi, jos et voi käyttää mitään edellä luetelluista sähköisistä toimitustavoista.
Tässä tapauksessa sinun on toimitettava virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset koulutusasiakirjoistasi paperikopioina hakijapalveluihin.
Huomaa, että sinun ei tule lähettää hakijapalveluihin alkuperäisiä asiakirjoja, jotka eivät ole helposti korvattavissa. Lähetettyjä asiakirjoja ei palauteta hakijoille hakumenettelyn jälkeen. Jos asiakirjasi on ainutkertainen ja sinun on säilytettävä se, lähetä virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös.
Jos lähetät meille paperikopiot koulutusasiakirjoistasi, niitä koskevat seuraavat vaatimukset:
Huomaa, että tiettyjen maiden myöntämien paperisten koulutusasiakirjojen on oltava oikeaksi todistettuja ja/tai toimitettu maakohtaisten erityisvaatimusten mukaan. Jos sinun on lähetettävä koulutusasiakirjasi paperiversioina, kyseisiä erityisvaatimuksia on noudatettava ensisijaisesti.
Maakohtaiset erityisvaatimukset menevät näiden ohjeiden edelle eli tarkasta ensin maakohtaiset erityisvaatimukset.
Asiakirjan jäljennöksen voi virallisesti oikeaksi todistaa seuraavilla tavoilla:
Muut jäljennökset eivät ole virallisesti oikeiksi todistettuja jäljennöksiä. Esimerkiksi seuraavat eivät ole virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä:
Jos pyydät virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä oppilaitokselta, varmista, että jäljennökset, jotka toimitat Helsingin yliopistolle täyttävät seuraavat kriteerit:
Huomioi, että oppilaitos ei voi virallisesti oikeaksi todistaa asiakirjaa, jonka on myöntänyt jokin muu organisaatio tai toinen oppilaitos.
Jos et saa koulutusasiakirjojesi virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita asiakirjat myöntäneestä oppilaitoksesta, voit toimittaa koulutusasiakirjojen laillistetut kopiot.
Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla sen mukaan, sijaitseeko asiakirjat myöntänyt oppilaitos maassa, joka on sopimuspuoli vuonna 1961 tehdyssä Haagin yleissopimuksessa. Haagin yleissopimuksen ratifioineissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan apostille-todistuksella (leima tai paperitodistus). Muissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan kaksivaiheisessa menettelyssä: ensin kyseisen maan ulkoministeriössä ja sen jälkeen samassa maassa toimivaltaisessa Suomen suurlähetystössä tai konsulaatissa.
Apostille-todistus (leima tai paperinen todistus) tarvitaan, jos asiakirjan on myönnetty maassa, joka on ratifioinut Haagin vuoden 1961 yleissopimuksen. Tietoa Haagin yleissopimuksesta sekä englanninkielinen lista sen jäsenvaltioista löytyy alla olevan linkin kautta.
Samalla sivustolla on myös tietoa viranomaisista, jotka myöntävät Apostille-todistuksia eri maissa.
Apostille-todistuksen on oltava kiinteästi ja selkeästi liitetty kaikkiin asiakirjoihin, joiden virallisuuden se todistaa.
Jos asiakirja myönnetään maassa, joka ei ole Haagin yleissopimuksen sopimuspuoli, asiakirjan laillistaa sen myöntävän maan ulkoministeriö, minkä jälkeen samassa maassa toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai konsulaatti laillistaa asiakirjan ja todistaa, että kyseisellä ulkoministeriön virkailijalla on laillistamiseen tarvittava toimivalta.
Kuriiripalvelut (esim. DHL ja UPS) ovat usein nopein ja turvallisin tapa toimittaa koulutusasiakirjat hakijapalveluihin.
Lähetä asiakirjat alla olevaan osoitteeseen. Älä lähetä asiakirjoja johonkin muuhun postilaatikkoon tai nouto- tai pakettipisteeseen, sillä meillä ei ole pääsyä kolmansien osapuolten käyttämiin noutopaikkoihin. Asiakirjojesi on saavuttava suoraan Helsingin yliopistoon.
Helsingin yliopisto
PhD Admissions
<<Tohtoriohjelmasi nimi>>
Unioninkatu 40
00170 Helsinki
Puhelinnumero: 02941 21601 (ei asiakaspalvelua, koskee vain kuriiripalveluihin liittyviä asioita)
Suosittelemme kuriiripalvelun käyttämistä, jotta voit seurata lähetystäsi. Helsingin yliopisto ei vastaa kuriiripalveluiden tarjoamista palveluista tai niiden aiheuttamista viivästyksistä tai vahingoista.
Jos toimitat asiakirjoja tavallisena postilähetyksenä, huomaathan, että kaikista EU:n tai ETA:n ulkopuolelta saapuvista asiakirjoista on tehtävä tulliselvitys. Tulliselvityksen välttämiseksi älä ilmoita asiakirjoillesi rahallista arvoa niitä postittaessasi.
Jos asiakirjasi joutuvat tulliselvitykseen, sinun on tehtävä tulliselvitys, lisätietoa Tullin sivuilta. Jos summaa vaaditaan ja ’0 €’ ei hyväksytä, voit ilmoittaa summaksi 0,01 €. Hakija vastaa aina hakemusasiakirjojensa saapumisesta Helsingin yliopistoon määräaikaan mennessä. Helsingin yliopisto ei käsittele määräajan jälkeen saapuneita hakemusasiakirjoja.
Lähetä asiakirjat alla olevaan osoitteeseen. Älä lähetä asiakirjoja mihinkään muuhun postilaatikkoon tai nouto- tai pakettipisteeseen, sillä Helsingin yliopistolla ei ole pääsyä kolmansien osapuolten käyttämiin noutopaikkoihin. Asiakirjojesi on saavuttava suoraan Helsingin yliopistoon.
Helsingin yliopisto
PhD Admissions
<<Tohtoriohjelmasi nimi>>
PL 24
00014 Helsingin yliopisto
Helsingin yliopisto ei vastaa postipalveluiden tarjoamista palveluista tai niiden aiheuttamista viivästyksistä tai vahingoista.
Voit jättää liitteesi postilaatikkoon, joka sijaitsee Helsingissä osoitteessa Unioninkatu 40, Unioninkadun ja Yrjö-Koskisen kadun kulmassa. Postilaatikolle on pääsy kaikkina aikoina, mutta huomaathan, että liitteet on jätettävä postilaatikkoon ennen klo 15.00, jotta ne katsotaan saman päivän aikana saapuneiksi. Jos toimitat liitteet klo 15.00 jälkeen, liitteiden katsotaan saapuneen seuraavana arkipäivänä.
Huomaa: Älä jätä hakijapalveluihin tarkoitettuja asiakirjoja vahtimestarille äläkä mihinkään muuhun kuin edellä mainittuun postilaatikkoon.
Mikäli tarvitset hakuneuvontaa, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse (phd-admissions(at)helsinki.fi). Hakuneuvontaa on tarjolla myös puhelimitse ja chatin kautta. Hakuneuvonnan yhteystiedot ja palveluiden aukioloajat löydät hakuneuvonnan omilta sivuilta.