Hakemuksen liitteet tohtorihaussa

Tältä sivulla löytyvät yksityiskohtaiset kuvaukset tarvittavista koulutusasiakirjoista ja niiden virallisesti oikeaksi todistamisesta tai laillistamisesta, sekä asiakirjojen virallisesta kääntämisestä. Lue kaikki ohjeet huolellisesti, sekä varmista, että noudatat niitä tarkasti jättäessäsi hakemuksen ja sen liitteet.
Yleistä hakemisesta tohtoriohjelmiin

Sinun on liitettävä PDF-kopiot koulutusasiakirjoistasi sekä niiden mahdollisista käännöksistä ja kielitaidon todenteesta hakulomakkeelle. Jos tulet valituksi tohtoriohjelmaan, sinun on toimitettava virallisesti oikeaksi todistetut tai sähköisesti varmennetut kopiot samoista asiakirjoista Hakijapalveluihin annettuun määräaikaan mennessä. Muussa tapauksessa menetät sinulle tarjotun opiskelupaikan.

Vaaditut liitteet

Tutkintotodistuksen saanut opiskelija on valmistunut. Tutkintotodistus on asiakirja, jonka oppilaitos on myöntänyt opiskelijalle, joka on suorittanut kaikki tutkintoon kuuluvat opinnot. Tutkintotodistuksen tulee sisältää seuraavat tiedot:

  • tutkinnon myöntävän oppilaitoksen nimi
  • valmistumispäivämäärä
  • tutkinnon suorittaneen opiskelijan nimi
  • myönnetty oppiarvon tai tutkinnon nimi

Väliaikainen tai tilapäinen tutkintotodistus

Sinulle voidaan myöntää väliaikainen tai tilapäinen tutkintotodistus, jos olet suorittanut kaikki koulutusohjelmaan sisältyvät opinnot ja sinulle on myönnetty kyseinen tutkinto, mutta teknisistä tai hallinnollisista syistä et voi saada lopullista tutkintotodistusta heti valmistumisesi jälkeen. Väliaikaisen tai tilapäisen tutkintotodistuksesi tulee sisältää samat tiedot kuin lopullisen tutkintotodistuksen (ks. yllä).

Huomaa, että asiakirja joka todistaa sinun suorittaneen kaikki kurssit ei ole väliaikainen tutkintotodistus.

Täydennystutkinto tai kaksoistutkinto

Täydennystutkinnot (top-up degree)

Jos olet suorittanut täydennystutkinnon (ns. top-up degree), sinun on toimitettava sekä lopullista tutkintoa koskeva todistus että aiempia osia koskevat todistukset.

Täydennystutkinto voi olla esimerkiksi kansallinen korkeakouludiplomi (higher national diploma), jota on täydennetty vuoden pituisella kandiohjelmalla (bachelor’s top-up programme), tai tavallinen kandidaatintutkinto, jota on täydennetty vuoden pituisella bachelor honours -tutkinnolla.

Kaksoistutkinnot (dual degree)

Jos sinulle myönnetään koulutusohjelmasi päätteeksi kaksi tutkintoa, voit päättää, kumman tutkintotodistuksen toimitat (tai toimittaa molemmat).

Kaksoistutkinnot ovat yleensä kahden yliopiston yhteistyössä tarjoamia ohjelmia, joiden päätteeksi kukin yliopistoista myöntää opiskelijalle tutkinnon.

Jos et ole vielä suorittanut tutkintoasi loppuun

Jos et ole vielä suorittanut tutkintoasi loppuun, sinun ei tarvitse toimittaa tutkintotodistustasi hakuaikana. Suoritettavan tutkinnon nimi on kuitenkin mainittava opintosuoritusotteessa (katso alla). Jos sinut valitaan koulutusohjelmaan, valintapäätös on ehdollinen ja sinun on valmistuttava ja toimitettava tutkintotodistuksesi annettuun määräaikaan mennessä.

Opintosuoritusote on asiakirja, jossa eritellään oppilaitoksessa suorittamasi kurssit tai opintojaksot. Oppilaitokset käyttävät opintosuoritusotteesta englanniksi useita eri nimityksiä (esim. transcript of records, academic records, marksheet ja grade report). 

Opintosuoritusotteen on sisällettävä seuraavat tiedot:

  • opintosuoritusten nimet
  • annetut arvosanat tai arvioinnit
  • opintosuoritusten opintopistemäärät
  • opintosuoritusten suorituspäivät TAI ohjelmaan kirjoittautumispäivä ja valmistumispäivä.

Opintosuoritusten nimet 

Opintosuoritusten nimet ovat opintosuoritusotteen pakollisia tietoja. Jos ote ei sisällä kurssinimiä, sitä ei hyväksytä.

Jos ote ei sisällä kunkin suorittamasi opintosuorituksen nimeä (vaan esimerkiksi kurssien koodit), sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kurssien nimet sisältävä asiakirja, esimerkiksi opintojesi aikaan käytössä ollut opinto-opas.

Annetut arvosanat tai arvioinnit

Opintosuoritusten arvosanat (kirjain, numero tai prosenttiluku) ovat opintosuoritusotteen pakollisia tietoja. Jos ote ei sisällä kurssien arvosanoja, sitä ei hyväksytä.

Jos ote ei sisällä kunkin opintosuoritteesi arvosanaa, sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kurssien arvosanat sisältävä asiakirja.

Jos oppilaitoksesi ei anna kurssiarvosanoja, sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kyseisen oppilaitoksen virallinen asiakirja, jossa selitetään oppilaitoksessa käytettävä arviointijärjestelmä.

Opintopistemäärät

Jos oppilaitoksesi ei käytä opintopistejärjestelmää kuvaamaan kurssin edellyttämää työmäärää, hyväksytään jokin muu järjestelmä (esim. kurssikohtaiset pisteet tai opiskelutunnit).

Kurssien opintopistemäärät ovat opintosuoritusotteen suositeltavia tietoja. Jos ote ei sisällä opintopistemääriä, se voidaan hyväksyä, mutta opintopistemäärien puuttuminen voi vaikuttaa aiempien opintojen arviointiin.

Suorituspäivät

Kurssien suorituspäiviksi hyväksytään täsmälliset päivämäärät, suorituskuukaudet, suorituslukukaudet tai jopa suoritusvuodet.

Opintosuoritusote hyväksytään myös, jos siinä ilmaistaan kirjoittautumis- ja valmistumispäivät, tai jos kirjoittautumis- ja valmistumispäivämäärät on merkitty muihin virallisesti oikeaksi todistettuihin koulutusasiakirjoihisi.

Opintosuoritusote jos et vielä ole suorittanut tutkintoasi

Opintosuoritusotteessasi on mainittava parhaillaan suorittamasi koulutusohjelman nimi. Jos nimeä ei mainita opintosuoritusotteessa, sinun on toimitettava kotioppilaitoksesi antama virallinen lausunto, jossa mainitaan sinulle myönnettävän tutkinnon nimi.

Hyväksiluetut opintopisteet ja muissa oppilaitoksissa suoritetut opintopisteet

Jos opintosuoritusotteesi sisältää hyväksiluettuja opintopisteitä, niistä on annettava samat tiedot kuin muistakin kursseistasi. Tämä tarkoittaa, että hyväksiluetuista opinnoista tulee ilmoittaa kurssien nimet, arvosanat, opintopisteet ja suorituspäivät.

Voit myös toimittaa virallisen opintosuoritusotteen oppilaitoksesta, jossa alun perin suoritit kyseiset kurssit.

Jos olet suorittanut esimerkiksi täydennystutkinnon (top-up degree) tai suoraan valintaan perustuvan koulutuksen (direct access programme)

Jos tutkintosi sisältää eri oppilaitoksissa suoritettuja opintoja (esim. top-up-opintoja), sinun on toimitettava opintosuoritusote kustakin tutkinnon osasta.

Jos olet esimerkiksi suorittanut kansallisen korkeakouludiplomin (higher national diploma), jota on täydennetty vuoden pituisella kandiohjelmalla (bachelor’s top-up programme), sinun on toimitettava sekä alkuperäistä diplomia että täydentävää kandidaatintutkintoa koskevat opintosuoritusotteet.

Lisäksi jos sinut on hyväksytty suoraan suorittamaan tutkintoa edistyneellä tasolla (esim. opintosuoritusotteesi alkaa suoraan toisesta opiskeluvuodesta tai aineopintotason opinnoista), sinun on toimitettava opintosuoritusote tai jokin muu asiakirja, joka kattaa valintaperusteena toimineet aiemmat opintosi.

Minun on täydennettävä opintosuoritusotettani. Miten lähetän täydentävät asiakirjat?

Lataa täydentävä asiakirja hakulomakkeella siihen kohtaan, mihin alkuperäinen opintosuoritusote ladattiin.

Jos koulutusasiakirjasi eivät ole englannin-, suomen- tai ruotsinkielisiä, sinun on toimitettava niistä  viralliset käännökset jollain näistä kielistä. Sinun on toimitettava hakemuksen liitteenä sekä käännökset että jäljennökset alkuperäiskielisistä asiakirjoista. Käännöksiä ei hyväksytä ilman alkuperäisiä asiakirjoja.

Helsingin yliopisto hyväksyy vain virallisia käännöksiä. Tällaisia ovat vain virallisen kääntäjän tai asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tekemät käännökset. Virallisessa käännöksessä on oltava kääntäjätahon virallinen leima ja allekirjoitus sen jokaisella sivulla.

Virallisen kääntäjän tekemä käännös

Virallisen käännöksen mistä tahansa asiakirjasta saat viralliselta kääntäjältä. Suomessa virallinen kääntäjä on henkilö, jolla on lain 1231/2007 mukainen oikeus toimia auktorisoituna kääntäjänä. Opetushallituksen ylläpitämästä rekisteristä voit tarkistaa, ketkä Suomessa ovat virallisia kääntäjiä. Jos et ole Suomessa, voit hankkia virallisen käännöksen oleskelumaassasi viralliselta kääntäjältä.

Asiakirjan myöntäjän tekemä käännös

Hyväksymme asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tai organisaation tekemän käännöksen. Jos oppilaitos tai organisaatio on myöntänyt alkuperäisen asiakirjan suoraan suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, erillistä käännöstä ei tarvita.

Sinun on todistettava kielitaitosi. Lisätietoja hyväksytyistä kielitaidon osoittamistavoista ja niihin liittyviä ohjeita:

Huomaa, että Helsingin yliopistolla on rehtorin päätöksessä hyväksytty lista hyväksytyistä kielitaidon osoittamistavoista. Kielitaidon voi osoittaa vain listassa mainituin tavoin.

Suuri osa tohtoriohjelmista vaatii ohjausjärjestelyistä kertovan liitteen. Tarkista ohjelmasi omista hakuohjeista, millainen liite ko. ohjelmassa vaaditaan, ja liitä se hakulomakkeelle sille varattuun kohtaan.

Liitteiden toimittaminen hakuvaiheessa

Hakuvaiheessa riittää, että lataat hakulomakkeelle liitteeksi hyvälaatuiset kopiot tai kuvat alkuperäisistä asiakirjoistasi. Varmista, että toimitat kaikki - myös tyhjät – sivut alkuperäisistä asiakirjoista.

Toimita liitteet ajoissa. Jos pakollinen liite puuttuu liitteiden toimittamisen määräajan jälkeen, hakemus hylätään puutteellisena. Olet itse vastuussa liitteiden toimittamisesta vaaditulla tavalla määräaikaan mennessä.

Liitteet toimitetaan tallentamalla ne Opintopolkuun hakulomakkeen liitteeksi. 

Älä lähetä liitteitäsi sähköpostitse. Älä pyydä oppilaitostasi lähettämään koulutusasiakirjojasi Helsingin yliopistolle sähköpostitse hakuvaiheessa.

Jos et jostain syystä pysty tallentamaan liitteitäsi hakulomakkeelle, voit lähettää liitteesi postitse tai tuoda ne hakijapalveluiden postilaatikkoon.

Jos tulet valituksi tohtoriohjelmaan, sinun pitää toimittaa hakulomakkeelle lataamistasi liitteistä virallisesti oikeaksi todistetut kopiot tai sähköisesti varmennetut asiakirjat hakijapalveluihin annettuun määräaikaan mennessä. Muussa tapauksessa menetät sinulle myönnetyn opiskelupaikan.

  1. Skannaa liitteet tai ota niistä hyvälaatuiset kuvat. Varmista, että asiakirjat ovat oikein päin ja asiakirjojen sisällöstä saa kunnolla selvää.
  2. Kokoa yhden asiakirjan sivut yhteen tiedostoon: esim. opintosuoritusotteen tulee olla yksi tiedosto, joka voi sisältää useita sivuja. Älä yhdistä eri asiakirjoja samaan tiedostoon. Huolehdi, että sivut ovat oikeassa järjestyksessä.
  3. Nimeä tiedostosi niin, että tiedoston nimestä käyvät ilmi sekä oma nimesi että kyseessä oleva asiakirja: esim. sukunimi-etunimi-opintosuoritusote.
  4. Tallenna liitteesi hakulomakkeelle PDF-muodossa niille varattuihin kohtiin.
  1. Tulosta liitteet. Varmista, että asiakirjojen sisällöstä saa kunnolla selvää. Hakuvaiheessa toimitettavien paperisten liitteiden ei tarvitse olla virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita.
  2. Kirjoita kirjekuoren kääntöpuolelle tohtoriohjelman nimi, johon olet hakemassa.
  3. Lähetä liitteet joko postitse, kuriiripalvelulla tai tuo ne hakijapalveluiden postilaatikkoon. Varmista, että käytät oikeaa osoitetta. Katso paperisten asiakirjojen toimitusosoitteet tämän sivun lopusta. Liitteitä ei oteta vastaan henkilökohtaisesti.
  4. Varmista, että toimitat liitteet Helsingin yliopiston hakijapalveluihin ajoissa. Jos toimitat liitteitä postitse, saman päivän postileima ei riitä. Liitteiden on oltava perillä hakijapalveluissa määräaikaan mennessä.
Liitteiden toimittaminen, kun hakemuksesi on hyväksytty ehdollisesti

Jos sinut hyväksytään johonkin Helsingin yliopiston tohtoriohjelmista ja olet toimittanut hakuvaiheessa kopiot tai kuvat sinulta vaadituista asiakirjoista, hyväksyntäsi on ehdollinen. Tässä tapauksessa sinun pitää toimittaa hakulomakkeelle lataamasi asiakirjat myös sähköisesti varmennettuina tai virallisesti oikeaksi todistettuina annettuun määräaikaan mennessä.

Varmennettujen tai virallisesti oikeaksi todistettujen asiakirjojen toimittaminen

Toimita viralliset koulutusasiakirjat näiden ohjeiden mukaan. Jos koulutusasiakirjasi eivät ole englannin-, suomen- tai ruotsinkielisiä, sinun on toimitettava myös viralliset käännökset näiden ohjeiden mukaan.

  1. Jakaako kotioppilaitoksesi virallisia koulutusasiakirjoja suoraan kolmansien osapuolten kanssa sähköisen varmennuspalvelun kautta (esim. Parchment, Digitary, Truecopy tai MyeQuals)?
  2. Myöntääkö kotioppilaitoksesi virallisia sähköisesti allekirjoitettuja tai sähköisesti varmennettuja koulutusasiakirjoja? Katso virallisia sähköisiä asiakirjoja koskevat vaatimukset.
    • Kyllä: Lataa sähköisesti varmennettu PDF-asiakirja hakemuslomakkeelle.
    • Ei: Katso seuraava vaihtoehto.
  3. Voiko kotioppilaitoksesi lähettää jäljennöksen virallisesta koulutusasiakirjastasi PDF-tiedostona suoraan hakijapalveluihin?
  4. Sinun on lähetettävä viralliset koulutusasiakirjasi paperisina hakijapalveluihin. Katso alla osio ’Paperisten asiakirjojen toimittaminen’.

Poikkeus: Kiinalaisten oppilaitosten myöntämät koulutusasiakirjat on aina toimitettava Kiinaa koskevien maakohtaisten vaatimusten mukaan. Liitä saamasi varmennusraportit suoraan hakemuslomakkeelle.

Sähköisesti varmennettujen asiakirjojen toimittaminen

Jos kotioppilaitoksesi käyttää sähköistä varmennuspalvelua tai voit käyttää kansallista rekisteripalvelua, jonka avulla voi jakaa viralliset koulutusasiakirjat, jaa koulutusasiakirjasi suoraan Helsingin yliopiston kanssa kyseisen palvelun kautta.

Valitse palvelun rekisteröityjen vastaanottajien luettelosta Helsingin yliopisto, tai jos asiakirjan jakaminen palvelun kautta edellyttää yhteystietona sähköpostiosoitetta, käytä osoitetta phd-admissions@helsinki.fi.

Lisätietoja oppilaitoksesi käyttämään palveluun kirjautumisesta on oppilaitoksesi omissa ohjeissa. Helsingin yliopisto ei voi auttaa sinua kotioppilaitoksesi palvelun käyttämisessä.

Alla on yleisiä Helsingin yliopiston hakijapalveluiden hyväksymiä palveluntarjoajia:

Jos oppilaitoksesi käyttää palvelua, jota ei ole mainittu yllä olevassa luettelossa, ota meihin yhteyttä, niin selvitämme, voimmeko hyväksyä asiakirjasi kyseisen palvelun kautta. Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden arvioida jokainen sähköinen asiakirja ja varmennuspalvelu tapauskohtaisesti. Jos emme pysty varmentamaan vaadittuja tietoja, sinun on toimitettava asiakirja jollain muulla hyväksytyllä tavalla.

Sähköisesti varmennetut koulutusasiakirjat

Hyväksymme sähköisiä koulutusasiakirjoja, jotka voidaan varmentaa asiakirjat myöntäneen oppilaitoksen omassa varmennuspalvelussa, jos seuraavat ehdot täyttyvät :

  • Varmennuspalvelu sijaitsee oppilaitoksen omilla verkkosivuilla TAI oppilaitoksen omilta verkkosivuilta on linkki ulkopuoliseen varmennuspalveluun.
  • Koko asiakirjan on varmennettavissa palvelun avulla. Palvelun näyttämä sisältö on täsmälleen sama kuin toimittamasi asiakirjan.
    • Jos palvelu varmentaa vain osia asiakirjasta, emme hyväksy asiakirjaa virallisesti oikeaksi todistetuksi. 

Huomaa seuraavat rajoitukset:

  • Oppilaitosten varmennuspalveluita ei hyväksytä, jos ne edellyttävät vastaanottajan lataavan tietyn ohjelmiston tai maksavan varmennuksesta.
  • Varmennuspalveluita ei hyväksytä, jos ne edellyttävät vastaanottajan lähettävän sähköpostiviestin varmennuspalveluun tai tutkinnon myöntäneeseen oppilaitokseen.

Emme takaa hyväksyvämme muita kuin englannin-, suomen- ja ruotsinkielisiä varmennuspalveluita. Jos palvelu on käytettävissä vain jollain muulla kielellä, pyrimme käyttämään sitä kyseisellä kielellä, mutta jos tämä osoittautuu mahdottomaksi, sinun on toimitettava asiakirjasi jollain muulla hyväksytyllä tavalla.

Jos varmennettu sähköinen asiakirja ei ole saatavilla englanniksi, suomeksi tai ruotsiksi, sinun on toimitettava myös alkuperäisen asiakirjan virallinen käännös.

Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden arvioida jokainen sähköinen asiakirja ja varmennuspalvelu tapauskohtaisesti. Jos emme pysty varmentamaan vaadittuja tietoja, sinun on toimitettava asiakirja jollain muulla hyväksytyllä tavalla.

Sähköisesti allekirjoitetut koulutusasiakirjat

Hyväksymme sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat, jos niissä on myöntävän oppilaitoksen voimassaoleva sähköinen allekirjoitus. Kun asiakirja avataan Adobe Readerissa, voimassaolevaa sähköistä allekirjoitusta osoittaa sininen nauha asiakirjan ylälaidassa. Asiakirjan on oltava oppilaitoksen allekirjoittama, ja allekirjoituksen on oltava voimassa, kun asiakirja avataan.

Lataa sähköisesti allekirjoitettu asiakirja hakulomakkeelle.

Helsingin yliopisto pidättää oikeuden arvioida kunkin sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tapauskohtaisesti ja hylätä asiakirjat, jotka eivät täytä vaatimuksia.

Huom! Sinun on täytynyt tulla ehdollisesti valituksi voidaksesi käyttää tätä toimitustapaa. Älä pyydä oppilaitostasi lähettämään koulutusasiakirjojasi sähköpostitse hakuvaiheessa.

Jos oppilaitoksesi ei käytä sähköisiä varmennuspalveluita (esim. Digitary, Parchment, My eQuals, CSSD/CHESICC tai Truecopy) virallisten koulutusasiakirjojen jakamiseen, voit pyytää, että oppilaitoksesi lähettää viralliset sähköiset koulutusasiakirjasi sähköpostitse suoraan Helsingin yliopistolle seuraavaan osoitteeseen:

Asiakirja hyväksytään vain seuraavin ehdoin:

  • Sähköpostiviesti on lähetetty oppilaitoksen viralliselta sähköpostitililtä.
  • Viesti saapuu sähköpostiosoitteesta, joka on vahvistettavissa oppilaitoksen julkiselta verkkosivulta.
  • Viesti saapuu sähköpostiosoitteesta, joka kuuluu virallisten koulutusasiakirjojen myöntämisestä vastaavalle taholle (esim. opintorekisteri, englanniksi esim. registrar’s office, controller of examinations, awards and graduation department, jne.)
  • Liitetty asiakirja on PDF-muodossa.

Sähköpostitse lähetettyjä asiakirjoja ei hyväksytä, jos ne eivät täytä edellä mainittuja vaatimuksia. Välitä edellä mainitut ohjeet oppilaitoksesi edustajalle pyytäessäsi asiakirjojen lähettämistä.

Paperisten asiakirjojen toimittaminen

Sinun on toimitettava paperiset jäljennökset koulutusasiakirjoistasi, jos et voi käyttää mitään edellä luetelluista sähköisistä toimitustavoista.

Tässä tapauksessa sinun on toimitettava virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset koulutusasiakirjoistasi paperikopioina hakijapalveluihin.

Huomaa, että sinun ei tule lähettää hakijapalveluihin alkuperäisiä asiakirjoja, jotka eivät ole helposti korvattavissa. Lähetettyjä asiakirjoja ei palauteta hakijoille hakumenettelyn jälkeen. Jos asiakirjasi on ainutkertainen ja sinun on säilytettävä se, lähetä virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös.

Jos lähetät meille paperikopiot koulutusasiakirjoistasi, niitä koskevat seuraavat vaatimukset: 

  • Lähettäessäsi paperiasiakirjoja huomioi tiettyjä maita koskevat erityisvaatimukset. Varmista, koskevatko erityisvaatimukset maata, jossa oppilaitoksesi sijaitsee. Jos erityisvaatimukset koskevat maatasi, noudata ensisijaisesti kyseisiä ohjeita. Jos maalle ei ole erityisvaatimuksia, noudata tällä sivulla esitettyjä yleisohjeita.
  • Mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut (myös tyhjät sivut). Jos koulutusasiakirjoissasi on useita sivuja, jokaisella sivulla tulee olla oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset, ellei asiakirjoja ole liitetty yhteen siten, ettei sivuja voi irrottaa toisistaan (esim. sinetillä).
  • Jos jäljennöksen sivut ovat irrallisina tai irrotettavissa toisistaan, eli esim. tavallisella nitojalla kiinni nidotut, joka sivulla on oltava oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset.

Huomaa, että tiettyjen maiden myöntämien paperisten koulutusasiakirjojen on oltava oikeaksi todistettuja ja/tai toimitettu maakohtaisten erityisvaatimusten mukaan. Jos sinun on lähetettävä koulutusasiakirjasi paperiversioina, kyseisiä erityisvaatimuksia on noudatettava ensisijaisesti.

Maakohtaiset erityisvaatimukset menevät näiden ohjeiden edelle eli tarkasta ensin maakohtaiset erityisvaatimukset.

Asiakirjan jäljennöksen voi virallisesti oikeaksi todistaa seuraavilla tavoilla:

  • asiakirjan myöntänyt oppilaitos todistaa asiakirjan jäljennöksen oikeaksi (ks. lisätietoa alla
  • suomalainen julkinen notaari todistaa asiakirjan jäljennöksen oikeaksi
  • asiakirjan jäljennös laillistetaan.

Muut jäljennökset eivät ole virallisesti oikeiksi todistettuja jäljennöksiä. Esimerkiksi seuraavat eivät ole virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä:

  • tavallinen valokopio alkuperäisestä leimatusta asiakirjasta
  • skannattu kopio tai valokuva leimatusta asiakirjasta
  • kahden henkilön oikeaksi todistama jäljennös
  • muiden maiden julkisten notaarien oikeaksi todistama jäljennös, ellei notaarin jäljennöstä ole lisäksi laillistettu.

Huomioi nämä asiat viralliseti oikeaksi todistamisessa

  • Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös tulee toimittaa hakijapalveluihin paperisena, ellei toisin ole erikseen ohjeistettu.
  • Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös on aina tehtävä suoraan alkuperäisestä asiakirjasta.
  • Mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut (myös tyhjät). Jos jäljennöksessä on useita sivuja, tulee jokaisella sivulla olla oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset, ellei jäljennöstä ole liitetty yhteen siten, ettei erillisiä sivuja voi irrottaa (esim. sinetillä). Jos jäljennöksen sivut ovat irrallisina tai irrotettavissa toisistaan, eli esim. tavallisella nitojalla kiinni nidotut, joka sivulla on oltava oikeaksi todistavan tahon leima ja allekirjoitus.

Oppilaitosten virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset

Jos pyydät virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä oppilaitokselta, varmista, että jäljennökset, jotka toimitat Helsingin yliopistolle täyttävät seuraavat kriteerit:

  • jäljennökseen tulee lyödä oppilaitoksen virallinen leima
    • Oppilaitosten virallisissa leimoissa on yleensä oppilaitoksen nimi ja symboli.
    • Leima, jossa lukee pelkästään "jäljennöksen oikeaksi todistaa" tai "certified copy", ei ole oppilaitoksen virallinen leima.
  • jäljennöksessä tulee olla oppilaitoksen edustajan allekirjoitus, nimenselvennys sekä virkanimike.

Huomioi, että oppilaitos ei voi virallisesti oikeaksi todistaa asiakirjaa, jonka on myöntänyt jokin muu organisaatio tai toinen oppilaitos.

Asiakirjojen laillistaminen

Jos et saa koulutusasiakirjojesi virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita asiakirjat myöntäneestä oppilaitoksesta, voit toimittaa koulutusasiakirjojen laillistetut kopiot.

Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla sen mukaan, sijaitseeko asiakirjat myöntänyt oppilaitos maassa, joka on sopimuspuoli vuonna 1961 tehdyssä Haagin yleissopimuksessa. Haagin yleissopimuksen ratifioineissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan apostille-todistuksella (leima tai paperitodistus). Muissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan kaksivaiheisessa menettelyssä: ensin kyseisen maan ulkoministeriössä ja sen jälkeen samassa maassa toimivaltaisessa Suomen suurlähetystössä tai konsulaatissa.

Apostille

Apostille-todistus (leima tai paperinen todistus) tarvitaan, jos asiakirjan on myönnetty maassa, joka on ratifioinut Haagin vuoden 1961 yleissopimuksen. Tietoa Haagin yleissopimuksesta sekä englanninkielinen lista sen jäsenvaltioista löytyy alla olevan linkin kautta.

Ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamisesta 5.10.1961 tehty Haagin yleissopimus

Samalla sivustolla on myös tietoa viranomaisista, jotka myöntävät Apostille-todistuksia eri maissa.

Apostille-todistuksen on oltava kiinteästi ja selkeästi liitetty kaikkiin asiakirjoihin, joiden virallisuuden se todistaa.

Laillistaminen

Jos asiakirja myönnetään maassa, joka ei ole Haagin yleissopimuksen sopimuspuoli, asiakirjan laillistaa sen myöntävän maan ulkoministeriö, minkä jälkeen samassa maassa toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai konsulaatti laillistaa asiakirjan ja todistaa, että kyseisellä ulkoministeriön virkailijalla on laillistamiseen tarvittava toimivalta.

Paperisten asiakirjojen toimitusosoitteet

Kuriiripalvelut (esim. DHL ja UPS) ovat usein nopein ja turvallisin tapa toimittaa koulutusasiakirjat hakijapalveluihin.

Lähetä asiakirjat alla olevaan osoitteeseen. Älä lähetä asiakirjoja johonkin muuhun postilaatikkoon tai nouto- tai pakettipisteeseen, sillä meillä ei ole pääsyä kolmansien osapuolten käyttämiin noutopaikkoihin. Asiakirjojesi on saavuttava suoraan Helsingin yliopistoon.

Helsingin yliopisto
PhD Admissions

<<Tohtoriohjelmasi nimi>>
Unioninkatu 40
00170 Helsinki
Puhelinnumero: 02941 21601 (ei asiakaspalvelua, koskee vain kuriiripalveluihin liittyviä asioita)

Suosittelemme kuriiripalvelun käyttämistä, jotta voit seurata lähetystäsi. Helsingin yliopisto ei vastaa kuriiripalveluiden tarjoamista palveluista tai niiden aiheuttamista viivästyksistä tai vahingoista.

Jos toimitat asiakirjoja tavallisena postilähetyksenä, huomaathan, että kaikista EU:n tai ETA:n ulkopuolelta saapuvista asiakirjoista on tehtävä tulliselvitys. Tulliselvityksen välttämiseksi älä ilmoita asiakirjoillesi rahallista arvoa niitä postittaessasi.

Jos asiakirjasi joutuvat tulliselvitykseen, sinun on tehtävä tulliselvitys, lisätietoa Tullin sivuilta. Jos summaa vaaditaan ja ’0 €’ ei hyväksytä, voit ilmoittaa summaksi 0,01 €. Hakija vastaa aina hakemusasiakirjojensa saapumisesta Helsingin yliopistoon määräaikaan mennessä. Helsingin yliopisto ei käsittele määräajan jälkeen saapuneita hakemusasiakirjoja.

Lähetä asiakirjat alla olevaan osoitteeseen. Älä lähetä asiakirjoja mihinkään muuhun postilaatikkoon tai nouto- tai pakettipisteeseen, sillä Helsingin yliopistolla ei ole pääsyä kolmansien osapuolten käyttämiin noutopaikkoihin. Asiakirjojesi on saavuttava suoraan Helsingin yliopistoon.

Helsingin yliopisto
PhD Admissions

<<Tohtoriohjelmasi nimi>>
PL 24
00014 Helsingin yliopisto 

Helsingin yliopisto ei vastaa postipalveluiden tarjoamista palveluista tai niiden aiheuttamista viivästyksistä tai vahingoista.

Voit jättää liitteesi postilaatikkoon, joka sijaitsee Helsingissä osoitteessa Unioninkatu 40, Unioninkadun ja Yrjö-Koskisen kadun kulmassa. Postilaatikolle on pääsy kaikkina aikoina, mutta huomaathan, että liitteet on jätettävä postilaatikkoon ennen klo 15.00, jotta ne katsotaan saman päivän aikana saapuneiksi. Jos toimitat liitteet klo 15.00 jälkeen, liitteiden katsotaan saapuneen seuraavana arkipäivänä.

Huomaa: Älä jätä hakijapalveluihin tarkoitettuja asiakirjoja vahtimestarille äläkä mihinkään muuhun kuin edellä mainittuun postilaatikkoon.

Mis­tä li­sää tie­toa?

Mikäli tarvitset hakuneuvontaa, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse (phd-admissions(at)helsinki.fi). Hakuneuvontaa on tarjolla myös puhelimitse ja chatin kautta. Hakuneuvonnan yhteystiedot ja palveluiden aukioloajat löydät hakuneuvonnan omilta sivuilta.