Helsingfors universitets rekommendationer om användning av sociala medier

Visualisering av Helsingfors universitets rekommendationer om användning av sociala medier för personalen.

Universitetets personal i sociala medier
– #WeAreHelsinkiUni

Ny kunskap och lärande tillhör alla! Helsingfors universitet uppmuntrar forskare, lärare och annan personal att vara aktiva i sociala medier. Universitetet rekommenderar sociala medier som en kanal för all personal att kommunicera, påverka, delta och skapa nätverk.  Sociala medier är det snabbaste sättet att följa aktuella diskussioner, påverkare och fenomen. Genom att kommunicera och påverka i sociala medier kan vi alla arbeta för en vetenskaplig världsbild.

När vi använder sociala medier i egenskap av Helsingfors universitets personal följer vi universitetets värderingar sanning, bildning, frihet och samhörighet. Vi använder sociala medier på ett smart sätt – etiskt och med respekt för varandra.

Universitetets rekommendationer för sociala medier hjälper dig bygga upp ditt digitala fotavtryck på ett tryggt och ansvarsfullt vis. I rekommendationerna hittar du anvisningar och information om följande frågor:

  • vilka möjligheter sociala medier erbjuder för experter
  • ansvar och identitet
  • lagstiftning
  • svåra situationer
  • universitetets praxis, användarnamn och tjänster
  • tips för nybörjare, dem som redan är aktiva i sociala medier, chefer, forskare och lärare.

Inom vilka ämnen har du sakkunskap som du skulle vilja kommunicera om och diskutera i sociala medier?

Vi vid Helsingfors universitet arbetar i flera expertroller: lärare, forskare, påverkare eller specialister inom andra områden. Oavsett vilken roll du har är sociala medier en nyttig kanal för att påverka och skapa nätverk.

I sociala medier kan du göra forskning och undervisning mer tillgängliga, dela och kommentera forskningsresultat eller teman inom undervisning och lärande samt skapa en bredare publik för vetenskapen och undervisningen. Du kan vara en sakkunnig påverkare, utveckla din yrkeskunskap, skapa nätverk inom ditt eget område, rekrytera osv. När du får tillräckligt många följare kan du själv vara en typ av medium.

När du identifierat vilka ämnen som är viktiga för dig, din publik, dina nätverk och dina mål i största allmänhet är det lättare för dig att hitta de kanaler och grupper inom sociala medier som är relevanta för dig. Börja med att svara på följande frågor: vad, varför, för vem och hur. För många experter är Twitter en lämplig kanal, men för andra kan Youtube, Instagram, Facebook, Linkedin eller en traditionell blogg fungera bättre.

Skapa ett nätverk som utöver experter inom ditt eget område även når dem du hoppas att ska intressera sig för det du delar.  Synlighet i sociala medier har en väsentlig inverkan på hur lätt det är för exempelvis medier och beslutsfattare att hitta universitetets forskare och experter.

Sociala medier grundar sig på växelverkan, så var redo att lyssna och diskutera. Merparten av diskussionen på sociala medier är saklig och positiv växelverkan, men du kan också stöta på vassa kommentarer och kritiska perspektiv på ditt arbete eller ditt forskningsområde. Sträva efter att delta i diskussionen på ett sakkunnigt, respektfullt och som forskare även forskningsbaserat vis. Håll isär åsikter och forskningskunskap. Du behöver inte vinna eller ens fortsätta alla diskussioner. Kommentarer som är uppenbart provokativa och saknar sakinnehåll kan du ignorera.

Målinriktad kommunikation i sociala medier kräver att du följer vad som händer, planerar din kommunikation på förhand och har tid att delta i diskussioner. Trots det behöver du inte konstant vara uppkopplad.

Helsingfors universitet är en institution som diskuteras mycket i sociala medier och i vars namn många diskuterar. Det är till fördel för oss alla att vi som universitetets personal för fram en världsbild där vetenskap, utbildning och kompetens uppskattas och använder vår röst för universitetets bästa.

Hur du använder sociala medier påverkar hur du uppfattas som expert och en hurdan bild som formas av Helsingfors universitet som arbetsgemenskap. Även om du i sista hand själv ansvarar för dina handlingar är det viktigt att vara beredd på att ditt beteende kommer att sammanlänkas med din yrkesroll. Det är därför svårt att helt och hållet åtskilja din yrkesmässiga och privata användning av sociala medier.

Tänk på hur du uttrycker dig. Följ god sed när du talar om universitetet, dess personal och studenter i sociala medier – på webben är all diskussion offentlig. Var respektfull mot dina kollegor och hela universitetsgemenskapen, inklusive studenterna. Om du framför kritik, var konstruktiv. Att handla enligt god sed är framför allt för ditt eget bästa.

Kom ihåg att du är ansvarig för vad du säger även i sociala medier, och att även sådant du säger och gör utanför sociala medier kan sprida sig dit. Om du märker att du gjort ett misstag, rätta till det på en gång. Be om ursäkt eller gör en rättelse.

Publicera inte icke-offentlig information i sociala medier. Exempel på icke-offentlig information är bland annat sekretessbelagda avtal, kommersialiseringsprojekt som fortfarande är i beredningsfasen, personuppgifter relaterade till ditt arbete eller ärenden som fortfarande behandlas.

Även sådant som i princip är offentligt kan vara olämpligt för sociala medier. Var särskilt noggrann med uppgifter som gäller bestämda personer. Trots att en ansökan om en arbets- eller studieplats i princip är ett offentligt dokument när den anlänt till universitetet ska du inte publicera en ansökan eller information om ansökningen i sociala medier utan personens tillåtelse. Om du i samband med dina arbetsuppgifter får kännedom om något som gäller en annan persons egenskaper, personliga förhållanden eller ekonomiska ställning, kom ihåg att det är straffbart att obehörigen röja sådan information för utomstående.

Om din kollega eller samarbetspartner inte vill att du publicerar bilder på eller information om dem i sociala medier, respektera deras önskningar. Tänk efter innan du publicerar privat information om dig själv. Det lönar sig inte att kommentera arbetsärenden som gäller enskilda anställda eller studenter i sociala medier, inte ens när personen själv avslöjar sekretessbelagd eller konfidentiell information som gäller hen. Om du anser att en kommentar är ändamålsenlig ska den vara generell, till exempel en förklaring av universitetets verksamhetssätt.

Publicera bara sådant material som du har upphovsrätt till eller som inte faller under upphovsrättslagen. Dela inte och länka inte till material som verkar olagligt publicerat (exempelvis webbplatser som olagligt publicerar vetenskapliga artiklar gratis).

Bekanta dig med upphovsrättslagstiftningen och principerna för dataskydd.

Gör så här i frågor om data- och integritetsskydd

  • Dela bara sådant material som du själv får publicera, som du har upphovsrätt till eller som inte faller under upphovsrättslagen.
  • Publicera inte sekretessbelagd information.
  • Följ gemensam praxis om när beslut, meddelanden eller andra dokument är offentliga.
  • Använd separata användarnamn för arbetsärenden och privata angelägenheter. Använd olika lösenord för olika konton.
  • Klicka inte på främmande eller skumma länkar i sociala medier och dela dem framför allt inte. De kan vara datasäkerhetsrisker eller innehålla avsiktligt förvrängd information.
  • Var noga med ditt eget dataskydd. Kontrollera inställningarna för integritetsskydd i din användarprofil. Det är också viktigt att komma ihåg att sociala medier alltid är offentliga till sin natur, och det du säger kan spridas utanför den önskade målgruppen trots integritetsinställningarna.
  • Läs användarvillkoren för de sociala medier du använder. I allmänhet ger du tjänsteleverantören din tillåtelse att samla in data om ditt beteende och överlåter rättigheter till det innehåll du publicerar i tjänsten, till exempel text, bilder och filer.

Exempel på trakasserier i sociala medier:

  • hot mot en person eller hens närkrets
  • spridning av falsk information om en person eller hens arbete
  • obefogad kritik eller underskattande av en persons arbete
  • trakasserier relaterade till kön, sexuell läggning eller etnicitet
  • publicering av privat eller icke-offentlig information.

Kritisk debatt är en del av sociala medier, men om du utsätts för trakasserier eller hot som gäller din person eller din arbetsgemenskap, bli inte ensam med det.  Du kan få hjälp om du hamnar i en svår situation, får osaklig kritik eller misstänker att du blivit lurad eller utsatt för påhopp.

Du har rätt att få hjälp av arbetsgivaren om det är fråga om en situation som sker på arbetsplatsen, riktar sig mot arbetet eller äventyrar eller försämrar arbetssäkerheten. Tveka inte att be om råd du hittar kontaktuppgifterna till Universitetsservicen under rekommendationernas rubrik "Så hjälper universitetet dig i sociala medier".

Kom ihåg att inte själv trakassera någon i sociala medier. Det kan få följder både från arbetsgivarens och från myndigheternas sida. Om någon trakasserar dig i sociala medier är det bästa handlingssättet att be om råd enligt anvisningarna nedan, inte att svara på ett påhopp med ett påhopp.

Gör så här om du blir trakasserad i sociala medier

  • Blocka troll och fundera ett tag innan du accepterar vän- och kontaktförfrågningar.
  • Meddela trakasseraren att du inte accepterar hens beteende. Efter det kan du låta bli att svara på hens meddelanden eller blocka dem.
  • Om du misstänker att du utsatts för ett påhopp eller trakasserier är det bra om du tar kontakt redan i ett tidigt skede.
  • Beroende på situationen kan du kontakta universitetets trakasseriombud, arbetarskyddet och/eller kommunikationsenheten. Du hittar kontaktuppgifterna i slutet av rekommendationen.
  • Ta tillvara diskussionen eller meddelandet genom att ta en skärmdump eller spara någon annan form av bevis. Om meddelandena är tunga för dig att gå igenom, be någon annan ta tillvara dem åt dig. Radera inte meddelandena.
  • Om du befinner dig i en situation där du blir trakasserad är det ofta bäst att undvika att googla ditt namn för att skydda dig själv.
  • Om ditt undervisnings- eller forskningsmaterial olovligt har spridits i sociala medier, kontakta universitetets jurister.
  • Om situationen uppfyller kriterierna för ett brott, gör en brottsanmälan till polisen. Ärekränkning, upphovsrättsbrott, upphovsrättsförseelse och olaga hot är målsägandebrott, så universitetet kan inte göra en brottsanmälan i ditt ställe. I dessa fall kan Universitetsservicen hjälpa dig vidare.
  • Håll din chef uppdaterad om frågan och hur den framskrider, eftersom hen är ansvarig också för arbetarskyddet.

Kommunikationstjänster

  • Om du har idéer som gäller kommunikation i sociala medier, kontakta kommunikationsteamet på campus. Kommunikationsenheten kan till exempel hjälpa dig med community management för evenemang, arrangera kampanjer i sociala medier eller kommunicera om något aktuellt ämne.
  • Universitetets kommunikationsenhet deltar gärna även i kreativ kommunikation i sociala medier och i att utveckla idéer för sådan kommunikation.
  • Kommunikationsenheten ordnar coachning i sociala medier, kommunikationsworkshoppar och liknande. Ett exempel är Digital Impact (länk till Flamma-intranätet)-coachningen som riktar sig till forskare. Följ Flamma för information om dessa evenemang.
  • Alla konton som ska användas i universitetets eller i en fakultets namn grundas alltid av kommunikationsenheten. Samtidigt planeras målet med kontot, administreringen av kontot och verksamhetsprinciperna.
  • När det gäller trakasserier i sociala medier hjälper kommunikationsenheten med att bedöma situationen och vilka kommunikationsåtgärder som lönar sig. Vid behov hjälper kommunikationsenheten dig dölja dina konton i sociala medier och kan ge dig första hjälp med att gå igenom och spara meddelanden.
  • Du hittar universitetets hashtaggar på universitetets Thinkwall och på Flamma.
  • Mer information om kommunikationstjänsterna får du på Flamma, från kommunikationsteamet på campus och på universitetsnivå från enheten för digital kommunikation. Kontaktuppgifter:

Personaltjänster (arbetarskydd och trakasserifall)

Juridiska tjänster

Bibliotekstjänster

Universitetets bibliotek erbjuder tjänster för synlighet och altmetri som visar publikationers spridning, hur de tagits emot och hur de använts på nätet – även i sociala medier.

Välj vilka ämnen du vill kommunicera om. Fundera på hur och med vilken målgrupp du vill kommunicera. Dessa frågor hjälper dig hitta en lämplig kanal och ett lämpligt sätt att gå till väga.

1. Följ och lär känna

Bekanta dig med olika sociala medier och deras interaktionskultur. Följ ett par konton eller personer för att få en uppfattning om på vilka olika sätt folk kommunicerar i dessa medier. Redan i det här skedet är det bra att tänka på hur personlig du vill vara i din kommunikation.

2. Välj medium

En expert hittar antagligen de flesta av sina målgrupper på Twitter eller Linkedin. På Facebook kan det vara mer effektivt att använda grupper för expertkommunikation. Om du föredrar att kommunicera visuellt kan Instagram vara ett lämpligt medium, om du tycker om att uppträda kan Youtube passa dig och om du helst skriver kan du prova en blogg. På Wikipedia kan du skapa sidor för personer eller ämnen eller delta i uppdateringen av existerande innehåll.

3. Bestäm om du vill framträda som en individ eller som en del av en gemenskap

Om du kommunicerar med en personlig profil, lägg till en hisspresentation, dvs. en beskrivning av dig själv med egna ord. Berätta vem du är och vad du jobbar med, men berätta också om vad som är utmärkande för ditt arbete eller dina tankar och vad dina följare får ut av att följa dig.

Utöver ett personligt konto i sociala medier kan du framträda som en del av en gemenskap. Det här är bekant för flera forskare, som också eller enbart representerar en forskningsgrupp eller ett forskningsprojekt i sociala medier.

4. Skriv upp dina mål

Som mål kan du till exempel ha expertis inom ett visst ämne eller att hitta och dela nya idéer. Du kan använda ditt sociala mediums analytics-data för att följa och sätta upp mål för din publik och din kommunikations genomslag.

5. Fundera på ämnen

Sammankoppla din användning av sociala medier med din övriga personliga kommunikation och med de aktuella diskussioner som du vill bidra till med din sakkunskap. Identifiera och välj de ämnen som du har sakkunskap om och som du skulle vilja kommunicera om och diskutera i sociala medier. Kommunikation och samhällspåverkan är tidskrävande, så lägg till kommunikation i sociala medier i din kommunikations- och arbetsplan.

6. Skapa nätverk

Sociala medier hjälper dig upprätthålla dina nätverk och göra dem tätare. Genom nätverksanalys kan du identifiera ditt eget nätverk och rikta din kommunikation till nätverkets centrala aktörer eller personer.

7. Följ universitetet och din egen fakultet eller enhet i sociala medier

Helsingfors universitet kommunicerar aktivt i sociala medier. Följ universitetets och din egen fakultets konton. Var medveten om universitetets hashtaggar och använd dem, så att universitetet kan reagera på din kommunikation. Det ökar din synlighet som expert och du får fler följare.

Sociala medier är ett sätt att kommunicera, och kommunikation är viktigt när du arbetar som chef. Universitetet uppmuntrar alla chefer att skapa ett nätverk även i sociala medier. Det är mycket sannolikt att dina intressegrupper använder sociala medier. Tänk på vad du går miste om om du inte medverkar i ditt områdes nätverk i sociala medier eller är medveten om diskussionen där.

Det är vanligt att de som arbetar som chefer vid universitetet uppfattas representera universitetet och handla i sin arbetsroll även i sociala medier – ofta också när du inte själv tänker att du publicerar något i egenskap av chef. Därför påverkar ditt beteende på sociala medier starkt hur intressegrupper uppfattar universitetet.

Det är bra om du och ditt team kan diskutera användningen av sociala medier som ett arbetsredskap. Tillsammans kan ni fundera på till vilken nytta sociala medier kan vara för att uppnå teamets mål, vilka era målgrupper är och vilka ämnen ni vill kommunicera om.

Som chef kan du inte förutsätta användning av sociala medier, förutom när det gäller personer som arbetar med kommunikation. Det är frivilligt att använda sociala medier. Målinriktad kommunikation i sociala medier är tidskrävande, och det får därför inte bli en extra arbetsuppgift utöver andra arbetsuppgifter. Det är chefens uppgift att se till att det reserveras tid för kommunikationen i medarbetarnas arbetsbeskrivning.

Intern kommunikation hör inte hemma i sociala medier bland annat på grund av åtkomlighets-, jämlikhets- och dataskyddsfrågor – däremot är många intresserade av att diskutera frågor som gäller arbetsgemenskapen i sociala medier. Den interna kommunikationen sköter vi med hjälp av universitetets egna tjänster, såsom Flamma, Teams, Yammer och e-post.

Gör så här som chef

  • Kom överens med ditt team om hur ni använder sociala medier som arbetsredskap.
  • Se till att sociala medier inte blir ansträngande för medarbetarna.
  • Det är din skyldighet att stödja dina medarbetare i svåra situationer. Du kan också själv få stöd av arbetarskyddet.
  • Om du noterar osakligt beteende för att inte tala om olagligheter i sociala medier är det både din skyldighet och din rättighet att handla såsom situationen kräver. Stöd kan du få från arbetarskyddet, trakasseriombuden eller universitetets jurister.

Helsingfors universitet har inte separata anställningsförhållanden för forskare och lärare. Kom alltid ihåg båda rollernas skyldigheter oavsett vilken roll du handlar i. Även om du anser dig vara endast en forskare i sociala medier, uppfattar studenterna dig som en lärare. Att visa din egen mänsklighet i sociala medier får ofta en positiv mottagning – att visa mänsklighet är inte samma sak som att berätta om privata angelägenheter.

Tips för forskarrollen

  • Utöver forskningsresultat kan du använda sociala medier för att berätta om vetenskapens genomslag och hur det är att forska. Det ökar vetenskapens transparens och tillförlitlighet och intresserar många.
  • Många finansiärer förutsätter växelverkan under hela forskningsprojektet – sociala medier fungerar utmärkt för detta.
  • Kartlägg vilka hashtaggar som är viktiga för området och använd dem. Även finansiärer och samarbetsnätverk kan ha önskningar om vilka hashtaggar som ska användas.
  • Om du kommunicerar om ett projekt lönar det sig alltid att fundera på om det är nödvändigt att skapa ett eget konto för projektet, i synnerhet om det inte är fråga om ett mångårigt projekt. Kommunikation kan fungera bra också med bara hashtaggar. Forskningsgrupper kan även använda en blogg som kommunikationsbas.
  • Forskare har en bred yttrandefrihet även på webben. En forskare kan uttrycka sin personliga åsikt precis som alla användare av sociala medier, men åsikten måste särskiljas från forskningskunskap. Likaså gäller god forskningssed för forskare även i sociala medier. 
  • Bra tips för vetenskapskommunikation hittar du på Delegationen för informationsspridnings webbplats Ansvarsfull forskning och i Tiedeviestinnän opas (på finska).

Tips för lärarrollen

  • Studenterna är centrala för universitetsgemenskapen. Att inte endast forskarnas arbete utan även lärandet och lärmiljöerna syns i sociala medier visar uppskattning för studenterna.
  • Många lärare tycker det är viktigt att framhäva det egna områdets betydelse för undervisningsprogrammen i sociala medier. Offentlig diskussion kan öka områdets popularitet bland studenterna.
  • En lärare ska alltid vara pedagogisk och stödja andra till att växa och lära sig. Till lärarens etik hör inte att kritisera studenterna offentligt – var noga med detta också inom grupper i sociala medier!
  • Respektera studenternas integritetsskydd. Publicera inte deras namn eller bilder på dem i sociala medier utan deras tillåtelse och tänk efter innan du accepterar vänförfrågningar från dem.
  • Att berätta om forskningsbaserad undervisning och nya pedagogiska projekt är intressant även för en internationell publik, eftersom den finländska utbildningen väcker intresse världen över.
  • Även öppna kurser och öppet tillgängligt läromaterial blir ofta populära i sociala medier. Kom ihåg att följa upphovsrättslagen när du delar eller använder undervisningsmaterial.
  • När du publicerar material som du har upphovsrätt till i sociala medier, skriv alltid tydligt ut hurdan användning av materialet du tillåter. Som hjälp kan du använda Creative Commons-licenser (information på svenska här).
  • Information om öppen undervisning och upphovsrätt för lärare