Arkivtjänster och registratur

Universitetets arkiv och registratur, Arkki, ansvarar för registreringen av inkommande och utgående handlingar. Arkki är slutarkivet för universitetets handlingar och historiska material, och erbjuder också informationstjänster kring handlingarna.

Universitetets arkiv och registratur är stängt 1.7. - 31.7.2020.

Arkivet och registraturen betjänar elektroniskt från och med 14.5.2020. Registraturens informationstjänst i Porthania (Universitetsgatan 3, 3:e vån.) öppnas för kunder 1.6.2020, men arkivtjänsterna fortsätter betjäna elektroniskt. 

 

  • Öppettider: Mån.–fre. kl. 10.00–14.00 (övriga tider enligt separat överenskommelse)
  • Besöksadress: Porthania, Universitetsgatan 3, 3:e vån
  • Postadress: Arkivet och registraturen, PB 4, 00014 Helsingfors universitet
  • Kontakta oss:  hy-arkki@helsinki.fi
  • Servicenummer:  02941 22222 (registraturtjänster) och 02941 22390 (arkivtjänster)
  • Informationstjänsten omfattar dokument som finns i universitetets ärendehanteringssystem och arkiv.
  • För att trygga smidig service ber vi våra kunder skicka in förfrågningar per e-post till adressen hy-arkki@helsinki.fi eller ringa våra sevicenummer. Kontakta oss i första hand per e-post.
  • När förfrågan gäller handlingar som endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar (med beaktande av dataskydd och offentlighetsprincipen), måste du uppge användningsändamålet för handlingarna och styrka din egen identitet.
  • Om förfrågan gäller offentliga handlingar, behöver du inte motivera din begäran.
  • Om beställningen gäller ett mycket stort material, måste du på förhand komma överens om detaljerna för leveransen av materialet.
  • Fyll i, skriv ut och sänd oss användningsavtalsblanketten när du gör en förfrågan.
  • Materialet kan läsas i vår lokal (hemlån är inte möjliga).
  • Officiella kopior av examensbevis kan du beställa från den relevanta fakultetens lokala team.
  • Matrikelutdrag fram till år 2009 kan beställas från oss. Efter 2009 har inga matriklar sammanställts.
  • Registraturen tar emot och registrerar inkommande handlingar.
  • Du bekanta dig med handlingarna i registraturen inom ramen för offentlighetsprincipen.  Kontakta personalen och kom överens om en besökstid på förhand.
  • Så lämnar du in handlingar till registraturen:
    • skicka in handlingen per e-post (hy-arkki@helsinki.fi)
    • lämna in handlingen personligen
    • be någon annan lämna in handlingen
    • skicka in handlingen per post. 
  • Att skicka in handlingar är på avsändarens ansvar.
  • Beakta tidsfristerna. Handlingen måste skickas till registraturen så att den kommer fram innan tidsfristen går ut. Handlingar som lämnas in personligen ska vara i registraturen före stängningstid, senast kl. 14.
  • En elektronisk handling anses inte ha inkommit om det inte går att fastställa vem som är avsändare eller om innehållet inte kan öppnas. Använd allmänna filformat, t.ex. Word, Excel, PowerPoint, html eller pdf.
  • Förfrågningar som gäller lediganslagna anställningar skickas till adressen rekrytering@helsinki.fi.
  • Studenternas begäranden om rättelse skickas till Rättsskyddsnämnden, se Den studerandes rättsskydd.
  • Dataskyddsmeddelanden (på finska)

I Arkki1640-systemet finns registeruppgifterna för det arkivmaterial som förvaras i Helsingfors universitets arkiv. Arkki1640-systemet innehåller också digitaliserade handlingar, bl.a. Helsingfors universitets årsberättelser från 1875–1994 och tryckta studentmatriklar från 1828–1916. Här finns också t.ex. ursprungliga fakultetsmatriklar i digitaliserad form. Databasen kompletteras och uppdateras kontinuerligt.

Du kan bläddra i informationen antingen via sökblanketten (Sök) eller via katalogträdet (Bläddra).
För anvisningar om hur du använder systemet, tryck på knappen Användarguide.
Du kan ge respons om systemet till e-postadressen hy-arkki@helsinki.fi

Arkki1640 hittar du här

En av universitetets centrala dokumentserier som även används mycket för forskning är studentmatriklarna. Matriklarna innehåller grundläggande information om alla som studerat och skrivit in sig vid universitetet. Ingen heltäckande information från Kungliga Akademien i Åbo finns bevarad, men universitetet har sammanställt den existerande informationen i en databas, Studentmatrikeln 1640–1852.  Det har även gjorts en databas för studentmatrikeln för den påföljande tidsperioden, 1853–1899. Matriklarna från 1900–1907 är pdf-filer. Fakulteternas matriklar finns i systemet Arkki1640.

Studentförteckningar och studentmatriklar från 1800-talet är intressanta för släktforskare och även givande för annan kultur- och bildningshistoria: förteckningarna innehåller mikrohistorisk information från tiden för den finländska kulturens uppgång, och flera av våra nationella märkesmän förekommer i dem.

Statskalendern innehåller basuppgifter om cirka 40 000 myndigheter och tjänstemän och ger en täckande och aktuell bild av statsförvaltningen.  I kalendern presenteras även diplomatkåren och Europeiska unionens egentliga institutioner. Vidare innehåller kalendern en omfattande förteckning över examina och lärda grader samt finländska och utländska hederstecken.  Läs Statskalendern på webben.

Kontaktadress: valtiokalenteri@helsinki.fi