Arkivtjänster och registratur

Öppettider:                       Må-fre kl. 10.00 – 14.00 (övriga tider enligt överenskommelse)

Avvikande öppettider:    Fre 21.6.2019 Midsommarafton och 8.7.-2.8.2019 stängt

Besöksadress:                  Porthania, Universitetsgatan 3, 3 vån

Postadress:                       Arkivet och registraturen, PB 4, 00014 Helsingfors universitet

Kontakta oss:                    hy-arkki@helsinki.fi

Telefon:                             02941 22222 (registraturen)

                                           02941 22390 (arkivtjänster)

Personal

  • Informationstjänsten omfattar dokument som finns i universitetets ärendehanteringssystem och arkiv.
  • För smidig service ber vi våra kunder skicka in förfrågningar per e-post till adressen hy-arkki@helsinki.fi eller ringa 02941 22390. Kontakt i första hand via e-post.
  • När förfrågan gäller sekretessbelagda dokument som endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, måste användningsändamål och personuppgifter uppges.
  • Om förfrågan gäller offentliga handlingar, behöver man inte motivera sin begäran.
  • Om beställningen gäller ett stort material, måste man komma överens på förhand om detaljerna i samband med leveransen av materialet.
  • Fyll i, skriv ut och sänd oss användningsavtalsblanketten när du gör en förfrågan.
  • Materialet kan läsas i vår lokal (material ges inte på hemlån).
  • Officiella kopior av examensbevis kan beställas från Arkki, leveranstiden är 2 dagar (OBS! Var förberedd på att legitimera dig och fylla i användningsavtalsblanketten när du hämtar ut examensbeviset).
  • Om du behöver en översättning till engelska eller svenska av ett finskt examensbevis (eller en översättning till engelska eller finska av ett svenskt examensbevis), måste du själv ordna översättningen.
  • Registraturen tar emot och registrerar inkommande dokument.
  • Med beaktande av offentlighetsprincipen kan man bekanta sig med dokumenten i registraturen (kontakta personalen och kom överens om en besökstid på förhand).
  • Du lämna in handlingar till registraturen
    • per e-post (hy-arkki@helsinki.fi)
    • personligen
    • be någon annan lämna in
    • per post (OBS! Avsändaren ansvarar för handlingar som skickas per post.)
  • Beakta tidsfristerna. (En handling måste sändas till registraturen innan tidsfristen går ut så att den finns i mottagarenheten eller datasystemet och kan öppnas inom den utsatta tiden).
  • En elektronisk handling anses inte ha inkommit om det inte går att fastställa vem som är avsändare, eller om innehållet inte kan öppnas. (Använd allmänna filformat, t.ex. word, excel, power point, html eller pdf).
  • Förfrågningar om lediganslagna anställningar skickas till adressen rekrytering@helsinki.fi
  • Begäran om rättelse till rättsskyddsnämnd, titta Den studerandes rättsskydd
  • Dataskyddsbeskrivningar

I Arkki1640-systemet finns registeruppgifterna för det arkivmaterial som förvaras i Helsingfors universitets centralarkiv. Arkki1640-systemet innehåller också digitaliserade dokument, bl.a. Helsingfors universitets årsberättelser från 1875-1994 och tryckta studentmatriklar från 1828-1916. Databasen kompletteras och uppdateras kontinuerligt.

Du kan bläddra i informationen antingen via sökblanketten (Sök) eller via katalogträdet (Bläddra). För anvisningar om hur du använder systemet, tryck på knappen för anvisningar.

Du kan ge respons om systemet till e-postadressen hy-arkki@helsinki.fi

Arkki1640 hittar du här

Arkivmaterialet börjar från grundandet av Kungliga Akademien i Åbo 1640. Den viktigaste delen av arkivet utgörs av universitetsförvaltningens, de olika förvaltningsorganens och enheternas handlingar och material. Utöver universitetsförvaltningens officiella handlingar finns det också handlingar och material som gäller  forskningen och undervisningen vid universitetet, och organisationers arkiv och privatpersoners arkiv som anknyter till universitetet.

I synnerhet det äldre materialet gäller huvudsakligen förvaltning och ekonomi. Handlingarna omfattar diarier, matriklar, register, protokoll, brevliggare och brevkoncept, inkomna brev och ansökningar, korrespondens och finansiella dokument som är typiska för ämbetsarkiv.

Statskalendern innehåller basuppgifter om cirka 40 000 myndigheter och tjänstemän och ger en täckande och aktuell bild av statsförvaltningen. I kalendern presenteras även diplomatkåren och Europeiska unionens organ. Vidare innehåller kalendern en omfattande förteckning över examina och lärda grader samt finländska och utländska hederstecken. Läs Statskalendern på webben.

Kontaktadress: valtiokalenteri@helsinki.fi