1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Helsingfors universitet
FO-nummer: 0313471–7
Postadress: PB 3 (Fabiansgatan 33), 00014 Helsingfors universitet, tfn 02941911
2. Registrets namn
Helsingfors universitets stipendiesystem Aspicore
3. Den personuppgiftsansvarigas kontaktuppgifter
E-postadress: lahjoittajasuhteet@helsinki.fi
4. Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter
De personuppgifter som samlas in används för behandling av och kommunikation i anknytning till ansökningar om och beviljade stipendier samt för att möjliggöra och utveckla övervakningen av den elektroniska tjänsten. I personuppgiftsregistret lagras uppgifter som angetts i stipendieansökningar och uppgifter i anslutning till utbetalning av beviljade stipendier. Systemet lagrar kontaktuppgifter till dem som ansökt om stipendium. De här uppgifterna samlas in av dem som ansökt om stipendium eller understöd. De sökande kan även ange referenspersoner, och i systemet lagras de uppgifter om referenspersonerna som den sökande angett. I systemet lagras även betalningsuppgifter i anknytning till stipendier och understöd, uppgifter om den sökandes aktiviteter i stipendieportalen och tekniska uppgifter om användningen, såsom loggdata om systemhändelser. Därutöver lagras uppgifter om den interna kommunikationen mellan den personuppgiftsansvariga och personen vars uppgifter lagras i systemet. Lagringen och behandlingen av uppgifter om den som ansöker om stipendium grundar sig på den sökandes samtycke och den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse. Även lagring av uppgifter om andra personer grundar sig på samtycke av de här personerna. För att en ansökan ska godkännas för behandling krävs att den sökanden samtycker till att de personuppgifter som anges på ansökningsblanketten och i bilagorna får behandlas. Om inte en tillräcklig mängd personuppgifter uppges kan ansökan inte behandlas.
5. Grupper som mottar personuppgifterna
Personuppgifter behandlas av medlemmarna i fondernas förvaltningsnämnder och personer som separat utsetts för att bedöma ansökningarna, personer som ger tekniskt stöd samt av utsedda användare och revisorer som sköter stipendieprocessen, bokföringen och utbetalningen. Uppgifterna visas endast i den utsträckning som det är nödvändigt för mottagargruppens verksamhet.
6. Skydd av registret
Tillgång till registret förutsätter ett personligt användarnamn. Huvudanvändaren fastställer också nivån på användarrättigheterna. Inloggning i systemet förutsätter ett personligt lösenord, och åtkomst till systemet sker via en skyddad SSL-anslutning. Inloggning till och användning av registret övervakas. Personuppgifterna lagras i tjänstens databaser som är skyddade med olika tekniska metoder. Molntjänstens servrar finns i låsta och bevakade lokaler. Endast på förhand bestämda personer har tillgång till dem.
7. Personuppgifternas förvaringstid
Användarnas användarnamn och tillhörande personuppgifter
● Användarnamn lagras så länge användaren har ansökningar som inte har markerats som avslutade.
● Användarnamn som inte har använts på mer än tre år raderas ur systemet om den sökande inte har några aktiva ansökningar.
Ansökningar samt tillhörande meddelanden och bilagor raderas när de inte längre behövs. Betalningsuppgifter, såsom kontonummer och personbeteckningar, raderas när de inte längre behövs. Helsingfors universitet förvarar centrala uppgifter om beviljade ansökningar (mottagare, ändamål, beviljade belopp, klassificeringar) långvarigt.
8. Åtkomsträtt till egna uppgifter
Användarnas användarnamn
Om du har ansökt eller beviljats ett stipendium kan du logga in i systemet och se de personuppgifter som du har angett och som lagras i registret genom att öppna en förhandsgranskning av ansökningsformuläret. Du kan se och ändra dina aktuella kontaktuppgifter under Inställningar > Personuppgifter. Du har en rättighet och skyldighet att korrigera felaktiga uppgifter. Om du har frågor eller önskemål som gäller personuppgifterna kan du skicka dessa till ombudet via ett systeminternt meddelande. Du kan inte se bedömningsuppgifter om sparade ansökningar eller uppgifter som samlats in för statistiska ändamål. Du kan exportera ditt ansökningsformulär i elektroniskt pdf-format för eget bruk. Du har också rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten om du anser att personuppgifterna behandlats felaktigt.
Mer information på Helsingfors universitets webbplats https://www.helsinki.fi/sv/om-oss/behandling-av-uppgifter-vid-universitetet/dataskydd
9. Utlämnande av uppgifter
Uppgifter om stipendier som beviljats till fysiska personer meddelas Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt om stipendiets användningstid och storlek överskrider de gränser som LPA har fastställt. Uppgifter om stipendier som betalats ut till fysiska personer meddelas Skatteförvaltningen. Uppgifterna om vem som beviljats stipendier och vilka belopp de beviljats publiceras på universitetets webbplats och i fondernas årsböcker. Universitetet kan lämna ut nödvändiga personuppgifter med anknytning till stipendier som ansökts eller beviljats till andra organisationer som beviljar stipendier.