Näin järjestät tapahtuman yliopistolla

Tiedustele tilaa tilaisuudellesi tilanvarauslomakkeella.

Voit tutustua yliopiston tiloihin esittelysivuilla etukäteen.

Tilavaraus auttaa sinua mielellään sopivan tilan löytämisessä:

• Sähköposti: tilavaraus@helsinki.fi
• Ma-pe klo 12-13, puh. 02941 24500

Yliopistoyhteisön tilanvaraukset

Helsingin yliopistoyhteisölle tarkoitetut ohjeet ja hinnat tilavarauksiin löytyvät Flammasta.

Tiloja vuokrataan lyhytaikaiseen käyttöön yrityksille, tiedeyhteisöille, julkisille ja yleishyödyllisille yhteisöille sekä yhdistysten ja kansalaisjärjestöjen käyttöön. Tiloja ei varata mm. puoluepoliittisiin tai uskonnollisiin tilaisuuksiin tai suoraan yliopiston kanssa kilpailevaan kaupalliseen toimintaan. Lisätietoja varausehdoissa. Huomioi myös tilojen peruutusehdot.

Sopivan tilan valitseminen on yksi isoin tekijä onnistuneen tapahtuman järjestämisessä. Tilaa varatessasi mieti mitkä ovat tapahtuman tavoitteet ja minkälaisia palveluita ja lisätiloja tapahtuman ohjelma edellyttää.

Alle on listattu tilavalinnassa huomioitavia asioita.

• Huomioi tapahtumapaikkaa varatessa tilan esteettömyys, esimerkiksi esteetön kulku tapahtumatilaan ja palveluihin. Katso tarkemmat kriteerit Invalidiliiton esteettömän tapahtuman tarkistuslistasta.
• Helsingin yliopiston tilojen esteettömyydestä saat lisätietoa tilojen esittelysivuilta ja kiinteistön aulapalvelulta. Aulapalvelun yhteystiedot löytyvät kiinteistökohtaisesti tilojen esittelysivuilta.
• Tapahtumien suoratoisto ja etäyleisön huomioiminen ovat nykyään tapahtumajärjestämisen keskeisiä osia. Minkälaisia teknisiä ratkaisuja tilassa on valmiiksi ja mieti minkälaisia AV-ratkaisuja ohjelman toteutus edellyttää? Näet tilakohtaisesti tilojen esittelysivulta minkälaista AV-tekniikkaa tiloissa on valmiiksi. Monet tilat on valmiiksi varustettu perus AV-tekniikalla.
• Turvallisuusasioita on hyvä miettiä ennen tapahtumatilan varaamista, koska itse tila rajoittaa mm. tilaisuuden osallistujamäärää sekä tiloissa tapahtuvaa toimintaa.
• Varaa tarvittaessa tilaisuudelle valmistelu- ja purkuaikaa. Yliopiston tilat ovat pääsääntöisesti valmiiksi kalustettuja. Jos tilaisuuden rakentaminen vaatii erityisjärjestelyjä tai rakenteita, ole yhteydessä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa kiinteistön aulapalveluun.
• Tarjoilut tilataan kussakin kiinteistössä toimivalta ravintolalta. Ravintolatoimijat rakennuskohtaisesti löytyvät Helsingin yliopiston tilojen esittelysivulta. Ravintolan henkilökunta auttaa sopivan tarjoilupaikan löytämisessä.
• Yliopiston rakennusten aukioloajoista löydät lisätietoa rakennusten aukioloajat -sivulta.