Juhlasalin tapahtumaohjeet

Helsingin yliopiston päärakennuksen juhlasalissa voit järjestää maksimissaan 800 vieraan juhlavan tilaisuuden tai esimerkiksi konsertin.

Päärakennus on Carl Ludvig Engelin suunnittelema vuonna 1832 valmistunut rakennus Senaatintorin kupeessa. Juhlasali sijaitsee päärakennuksen vanhalla puolella, Senaatintorin puoleisessa osassa.

Tältä sivulta löydät ohjeet tapahtuman järjestämiseen juhlasalissa.
  • Juhlasalin käyttö varattuna ajankohtana. Tapahtumavaraukseen tulee sisältää vähintään 1h valmisteluaikaa ennen tilaisuuden alkua.

  • Eteläisen ja pohjoisen lämpiön käyttö esimerkiksi tarjoilutiloina. Tilojen maksimihenkilömäärät: eteläinen lämpiö 150 henkilöä ja pohjoinen lämpiö 100 henkilöä. 

  • Lavakalustuksen järjestely ennen tilaisuutta. Katso kuvia lavakalusteista. 

  • Aulapalvelun (yksi henkilö) tarjoama käytännön järjestelyiden apu sekä tilaisuuden tekniikan hoitaminen ja tuki AV-laitteistolle tapahtuman aikana (yksi henkilö).

Puheäänentoisto 

  • Enintään kahdeksan (8) langatonta mikrofonia voi olla käytössä samanaikaisesti.

  • Käytössä olevat mikrofonit voit valita seuraavista vaihtoehdoista: 4 headset mikrofonia, 4 kapulamikrofonia, 4 lyhyttä joutsenkaulamikrofonia tai 4 pitkää joutsenkaulamikrofonia. Joutsenkaulamikrofoni on langaton pöytämikrofoni.

  • Kiinteät mikrofonit: kateederilla (puhujakorokkeella) on kaksi kiinteää mikrofonia.

  • Huomioithan, että kesken tilaisuutta valittuja mikrofonityyppejä ei voi vaihtaa. 

  • Kun juhlasalin puheäänentoisto on käytössä, yksi henkilö hoitaa äänentoistoa tapahtuman aikana. Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi tarvitsemme tilaisuuden ajolistan kaksi päivää ennen tilaisuutta. Voit ladata ajolistapohjan tästä.

Esityskone ja esitysmateriaalien näyttäminen

  • Suosittelemme, että esityskoneena käytetään juhlasalin lavalle valmiiksi asennettua kannettavaa tietokonetta. Esityskone on mahdollista sijoittaa kateederiin tai muualle lavan yhteyteen.

  • Esitysmateriaalit voi siirtää koneelle esimerkiksi muistitikulla. Tapahtumajärjestäjä hoitaa esitysten näyttämisen ja diojen vaihtamisen klikkerillä. Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi suosittelemme, että esitykset on pyydetty ennakkoon esiintyjiltä ja laitettu valmiiksi esitysjärjestykseen. Projisoitavien esitysten kuvasuhde on 16:9. 

  • Lavalle on saatavissa esitysmonitori. Monitorista puhuja näkee projisoitavan esitysmateriaalin. 

Esitysprojektorit

  • Juhlasalissa on kaksi esitysprojektoria, joista esitysmateriaali on mahdollista heijastaa kahdelle eri taustakankaalle. Suosittelemme, että molemmissa projektoreissa näytetään samaa kuvaa, jotta näkyvyys yleisölle istumapaikasta riippumatta on sama. Kahden erilaisen projisoinnin heijastaminen samaan aikaan edellyttää kahta eri esityskonetta. 

Valaistusvaihtoehtoja

  • Saliin voi laittaa täyden valaistuksen esimerkiksi tilaisuuden alkuun ja loppuun. Esitysvalaistus lavalla on mahdollinen esitysten aikana. Lavan valaistuksen voi pimentää esimerkiksi videon ajaksi, mutta tällöin myös puhuja on pimennetyllä alueella.  

Erikseen sovittaessa palvelu sisältää myös

  • Ohjelman striimaus yhdellä kameralla Unitubeen (Helsingin yliopiston videojulkaisukanava) Unitube-suoratoistolinkki on aina julkinen: https://video.helsinki.fi/unitube/live-stream.html?room=l52  

  • Huomioi striimissä näytettävän esitysmateriaalin tekijänoikeusasiat.  

  • Kiinteä verkko on saatavilla ulkopuoliselle striimaajalle. 

Mikäli tarvitset lisätukea esitysteknisissä asioissa, voit tilata tapahtuman ajaksi AV-lisäpalveluita. 

Juhlasalissa järjestettäviin tilaisuuksiin tulee aina tilata naulakkopalvelut. Naulakkohenkilökunnan kustannukset määräytyvät tilaisuuden osallistujamäärän mukaisesti. 

 

Tilaisuuden osallistujamäärä alle 400 

Arkisin klo 8-18 välillä  

155,00 (alv 0%) / 192,2 (sis. alv 24 %) €/h  

Viikonloppuisin ja muina aikoina 310,00 (alv 0%) / 384,40 (sis. alv 24 %) €/h 

 

Tilaisuuden osallistujamäärä yli 400 

Arkisin klo 8-18 välillä 310,00 (alv 0%) / 384,40 (sis. alv 24 %) €/h  

Viikonloppuisin ja muina aikoina 620,00 (alv 0%) / 768,40 (sis. alv 24 %) €/h 

 

Vuoden 2024 palveluhinnat. Minimilaskutus on neljä tuntia.  

Naulakkopalvelu alkaa pääsääntöisesti 1 h ennen tilaisuutta ja päättyy 1 h tilaisuuden jälkeen. 

AV-lisäpalvelut

Jos tilaisuuden tekninen toteutus edellyttää enemmän tarpeita kuin tilavuokraan kuuluvat palvelut, selvitä tarvittavat lisäpalvelut ajoissa. Tarvitset lisäpalveluita, jos tilaisuuden ohjelmaan on suunnitteilla esimerkiksi jotakin seuraavista:

  • puheenvuoroja etäyhteyden välityksellä
  • musiikkiesityksiä
  • tilaisuuden livevideointi ja ohjaus kahdella kiinteästi sijoitetulla kameralla
  • Medialle tai ulkopuoliselle striimaajalle summaääni (Summaääni on saatavilla salin parvelta sekä erikseen sovittavasta AV-verkkorasiasta salissa.)

AV-lisäpalveluita voi tiedustella av-tuki@helsinki.fi.

AV-lisäpalveluiden hinnat alkaen 95 (alv 0%) / 117,8 (sis. alv 24%) €/h. Vuoden 2024 palveluhinnat.

AV-lisäpalvelut arkisin klo 8-16, muina aikoina erikseen sovittaessa.

Helsingin yliopiston järjestämiin tilaisuuksiin AV-lisäpalvelun hinnat ovat Flammassa.

Flyygeli

Tilassa on flyygeli.

Flyygelin viritys ja flyygelin siirtäminen tilasta pois on maksullista. 

Juhlasalin oheistilat

Onko juhlasalin ohjelman yhteyteen suunnitteilla muuta toimintaa, esimerkiksi tarjoilua, ständejä tai muuta ohjelmaa? Eteläinen ja pohjoinen lämpiö riittävät noin 250 vieraalle. Oheistilojen henkilökapasiteettia voi kasvattaa varaamalla muita juhlasalin ympärillä olevia oheistiloja:

Christina

Mikael Wexionius

Fredrik Pacius

Johan Ludvig Runeberg

Huomioi, että tilat eivät ole rajattu ainoastaan tapahtumatarpeisiin, vaan ne toimivat myös kulkuväylänä muihin päärakennuksen tiloihin.

Tarjoilut

Aloita tarjoiluiden suunnittelu mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Päärakennuksen tarjoiluista vastaa Sodexo: hy.hospitality.FMS.FI@sodexo.com

Ravintolatoimijalla on tilojen anniskeluoikeudet sekä yksinoikeus ravintolatoimintaan päärakennuksessa. Huomioithan, että juhlasaliin ei voi viedä juomia tai muuta tarjoilua.

 

Lisätietoja

Varaukset ja lisätietoja tapahtuman järjestämisestä  juhlasalissa: helsinkiunivenues@helsinki.fi

Tutustu Helsingin yliopiston tilojen varausehtoihin. Tilan voi peruuttaa maksutta neljä viikkoa ennen tilaisuutta.