Aineistonhallinnan työkalut ja palvelut
Helsingin yliopiston Datatuen tarjoamia tai suosittelemia aineistonhallinnan työkaluja ja palveluita.

Aineistonhallinnan suunnittelu

DMPTuuli on verkossa oleva aineistonhallinnansuunnnitteluun tarkoitettu työkalu.  DMPTuulissa on yleisiä ja organisaatiokohtaisia aineistonhallintaohjeita sekä rahoittajien ajantasaisia aineistonhallintasuunnitelmapohjia. Työkalua voi käyttää myös aineistonhallinnan opettamiseen opiskelijoille.  DMPTuulin etusivulla on opetusvideo työkalun käytöstä. 

Dokumentointi

Mikä Etsin on?

Etsin -palvelun avulla voi etsiä tutkimusaineistoja tai tehdä omista aineistoista löydettäviä.  Palveluun tallennettu kuvaileva metadata sisältää tietoa aineiston tekijöistä, aiheesta, formaatista ja sen käyttöehdoista

Kuka voi käyttää Etsintä? 

Kuka tahansa voi käyttää Etsintä tutkimusaineistojen etsimiseen.  Haka-kirjautuneet käyttäjät voivat syöttää tietoja omista aineistoistaan ja myös luvalla muiden aineistoista.  Etsin myös kerää tietoa tutkimusaineistosta monista eri lähteistä ja monilta aloilta.  Palvelua voi käyttää, vaikka ei olisi tutkija. Julkaistut aineistojen kuvailutiedot ovat kaikille avoimia. Aineiston omistaja päättää miten ja kuka itse tutkimusaineistoon pääsee käsiksi. Myös itse tutkimusdatan julkaisemista avoimena aina kun mahdollista suositellaan. Aineistoja voi kuvailla ja julkaista Etsimeen Qvain-palvelussa.

Tutkimusaineistojen kuvailutyökalu Qvain (qvain.fairdata.fi) pyrkii tekemään tutkimusaineistojen kuvailusta mahdollisimman helppoa ja yhdenmukaista; tiedot tallennetaan täyttämällä helppokäyttöinen lomake, joka ilmoittaa selkeästi mm. pakolliset kentät. Voit tallentaa ja muokata aineistoasi vapaasti niin kauan kuin haluat, minkä jälkeen voit milloin tahansa julkaista sen.

 

Datan tallentaminen ja jakaminen

Ratkaisukonsultointi tarjoaa apua yksiköiden ja tutkimusryhmien tietoteknisiin tarpeisiin. Ratkaisukonsultoinnit ovat pieniä, noin 1–5 työpäivän mittaisia toimeksiantoja, joiden tavoite on tuottaa asiakkaalle ratkaisuehdotus, jonka mukaan edetä tietoteknisen tarpeen täyttämiseksi. Palvelu on tarkoitettu etenkin niihin tilanteisiin, joissa ongelma on liian suuri tavanomaisen tietotekniikkatuen käsiteltäväksi, eikä valmista ratkaisua ole jo olemassa tai se ei ainakaan ole tiedossa. 

 

Tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA (ida.fairdata.fi) on opetus- ja kulttuuriministeriön järjestämä turvallinen ja jatkuva Fairdata-kokonaisuuteen kuuluva tutkimusdatan säilytyspalvelu, joka käyttäjilleen maksuton. Palvelua tarjotaan Suomen korkeakouluille ja valtion tutkimuslaitoksille. IDA on osa Fairdata-palveluja.

IDA soveltuu datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen käyttäjäryhmän kesken sekä datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa. Palvelun käyttö edellyttää että tallennettu data kuvaillaan tutkimusaineistoksi. Kuvaillun datan voi avata avoimesti ladattavaksi tai sen saatavuutta voi rajoittaa. Aineistojen omistajat päättävät itse tiedostojensa avoimuudesta ja käyttöpolitiikasta.

IDA-palvelu säilyttää palvelua hyödyntävien organisaatioiden tutkimusprojektien tallentaman tutkimusdatan käyttöehtojen mukaan toimittaessa toistaiseksi tai kunnes se siirretään pitkäaikaissäilytykseen.

  • Ennen kuin IDAan tallennettu data voidaan avata, sille lisätään kuvailutietoja Qvain-työkalulla.
  • Qvaimella julkaistu tutkimusaineisto saa laskeutumissivun Etsin-palveluun ja pysyvän tunnisteen. Fairdata-palveluissa luotua ja avattua tutkimusaineistoa voidaan uudelleenkäyttää ja siihen voidaan viitata pysyvän tunnisteen avulla. Julkaistun tutkimusaineiston tiedostot voidaan asettaa muiden ladattavaksi avoimesti, tai aineistosta voidaan julkaista vain metadata.

Eudat tarjoaa erilaisia datapalveluita, joiden avulla tutkijat, tutkimusyhteisöt ja kansalaiset voivat hallinnoida tutkimusdataa monista eri lähteistä. 

B2DROP - palvelua voi käyttää pilvipalveluna tutkimusdatan tallentamiseen (suurin oletuskoko: 20 Gt) ja jakamiseen sekä omalla tietokoneella olevien tiedostojen synkronoimiseen NextCloud:n kautta.

Datan lähettäminen
Datan avaaminen ja julkaiseminen

Dryad on kansainvälinen avoin tutkimusdata-arkisto ja se on tarkoitettu erityisesti luonnontieteellisten ja lääketieteellisten julkaisujen datan avaamiseen.  Dryad on kuratoitu arkisto, jonka avulla data on löydettävissä, vapaasti käytettävissä ja siihen voi myös viitata.

Eudat tarjoaa erilaisia datapalveluita, joiden avulla tutkijat, tutkimusyhteisöt ja kansalaiset voivat hallinnoida tutkimusdataa monista eri lähteistä.  

HY.B2SHARE on tutkijoille, tutkimusyhteisöille ja kansalaisille luotettava tapa julkaista eri lähteistä tulevaa tutkimusdataa.

Tietoarkisto vastaanottaa sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusaineistoja. Siellä tehdään aineistosta jatkokäyttöön sopiva version ja huolehditaan aineiston kuvailemisesta, sopivaan tiedostomuotoon tallentamisesta ja autetaan myös aineiston anonymisoinnissa. Tietoarkisto säilyttää aineistosi tietoturvallisesti jatkokäyttökuntoisena vuosikymmenestä toiseen. 

Kielipankki on kieliaineistoja käyttävien tutkijoiden palvelukokonaisuus. Kielipankissa on laaja valikoima teksti- ja puheaineistoja, joista voi tehdä monipuolisia hakuja. Aineistoja voi tutkia ja käsitellä virtuaalisessa työtilassa Kielipankin työkaluin tai ladata omalle koneelle. 

 

Zenodo on Euroopan komission rahoittama ja CERNin ylläpitämä helppokäyttöinen data-arkisto.  Lisätietoja Zenodosta: http://about.zenodo.org/policies/

Määrä ja kokorajoitukset: Yhdessä tietueessa voi olla 50 gigaa tiedostoja. Suurempia määriä voi pyytää ja niitä myönnetään tapauskohtaisesti. 

Liitä Zenodoon tallentamiisi tiedostoihin myös README-tiedosto, jossa tulee olla perustiedot datasta. Näin muut voivat tulkita dataa oikein.  Liitä mukaan myös tiedot julkaisuista, jotka pohjautuvat tähän dataan. 

Näin tallennat dataa Zenodoon:

1) kirjaudu sisään (tai luo tili)
2) lataa  => New upload
3) Lataa tiedosto(t) ja Lue minut-tiedosto
4) Lataustyyppi => Dataset
5) Täytä lomake
6) Muista laittaa tekijöille Helsingin yliopisto affiliaatioksi. Näin ne tulevat Etsimessä listatuksi HY:n dataseteiksi: https://etsin.fairdata.fi/
7) Täältä voit tarkistaa ORCID-tunnukset: https://orcid.org/orcid-search/search
8) Kuvailu (description): laita tähän perustiedot datatiedostosta
9) Pääsyoikeus (Access right) => Open Acces => Creative Commons Attribution 4.0 (= dataa voi käyttää vapaasti, jakaa ja muokata, kunhan alkuperäinen tekijä mainitaan) TAI Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 (= dataa voi käyttää vapaasti, jakaa ja muokata ei-kaupalliseen käyttöön, kunhan alkuperäinen tekijä mainitaan)

Datan pitkäaikaissäilytys

Mikä Etsin on?

Etsin -palvelun avulla voi etsiä tutkimusaineistoja tai tehdä omista aineistoista löydettäviä.  Palveluun tallennettu kuvaileva metadata sisältää tietoa aineiston tekijöistä, aiheesta, formaatista ja sen käyttöehdoista

Kuka voi käyttää Etsintä? 

Kuka tahansa voi käyttää Etsintä tutkimusaineistojen etsimiseen.  Haka-kirjautuneet käyttäjät voivat syöttää tietoja omista aineistoistaan ja myös luvalla muiden aineistoista.  Etsin myös kerää tietoa tutkimusaineistosta monista eri lähteistä ja monilta aloilta.  Palvelua voi käyttää, vaikka ei olisi tutkija. Julkaistut aineistojen kuvailutiedot ovat kaikille avoimia. Aineiston omistaja päättää miten ja kuka itse tutkimusaineistoon pääsee käsiksi. Myös itse tutkimusdatan julkaisemista avoimena aina kun mahdollista suositellaan. Aineistoja voi kuvailla ja julkaista Etsimeen Qvain-palvelussa.

Pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan digitaalisen informaation säilyttämistä ymmärrettävässä ja käytettävässä muodossa vuosikymmenien tai jopa vuosisatojen ajan.  Laitteistot, ohjelmistot ja tiedostomuodot vanhenevat mutta niiden sisältämä informaatio täytyy säilyttää.

Helsingin yliopistossa tässä auttaa Datatuki: datasupport@helsinki.fi

Verkkolomakkeen kautta voi esittää Helsingin yliopistossa tuotettua dataa pitkäaikaissäilytykseen.

PAS-palvelun sivu: https://www.helsinki.fi/fi/tutkimus/palvelut-tutkijoille/datatuki/tyokalut-ja-palvelut/tutkimusaineistojen-pitkaaikaissailytys-pas

Sensitiivinen data

REDCap on monipuolinen selainpohjainen tietoturvallinen työkalu kyselyiden ja tietokantojen rakentamiseen sekä niiden datan keräämiseen. Se soveltuu erityisesti arkaluontoisia ja henkilötietoa sisältäville tutkimuksille. 

Helsingin yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tutkimuksen työkalujen valikoima on täydentynyt REDCapilla. REDCap löytyy osoitteesta: https://redcap.helsinki.fi/redcap/. Työkalun käyttöoikeus on kaikilla HY:n tunnuksen omaavilla henkilöillä. 

REDCap (Research Electronic Data Capture) on turvallinen selainpohjainen työkalu kyselyjen ja tietokantojen rakentamiseen ja hallintaan. REDCap on luotu vuonna 2004 Vanderbilt Universityssä ja sitä kehitetään jatkuvasti

Työkalu soveltuu erityisesti arkaluontoisen (sensitiivisen) tutkimusaineiston keräämiseen ja hallintaan. REDCapista aineiston voi siirtää käsiteltäväksi R:ään, SAS:iin, Stata:an, SPSS:ään ja Exceliin. REDCap on asennettu Helsingin yliopiston omille palvelimille ja data, jota sillä kerätään, sijaitsee myös yliopiston omilla palvelimilla. 

REDCapin käyttöön ja käyttöönottoon on tarjolla runsaasti ohjevideoita, joita löytyy REDCapin sivulta. REDCapin käyttöönotosta ja perustoiminnoista järjestetään koulutusta kaksi kertaa lukukaudessa. 

Tukea työkalun käyttöön saat myös osoitteesta redcap-support@helsinki.fi