Tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytys (PAS)
Pitkäaikaissäilytyksellä (PAS) taataan digitaalisen informaation säilyttäminen ymmärrettävänä ja käytettävänä useiden kymmenien ja jopa satojen vuosien ajan. Yliopisto turvaa erityisesti kansallisesti merkittävien tutkimusaineistojen säilymisen.
Kaikki arvokkaimmat aineistot PAS:iin

PAS on kuratoitu palvelu, eli sinne tallennettavien data-aineistojen on läpäistävä valintaprosessi. Valintaprosessissa arvioidaan muun muassa aineistojen arvokkuus sekä niiden tekninen soveltuvuus pitkäaikaissäilytykseen.

Data-aineistot ovat PAS-palvelussa staattisina. Päivittyvä aineistojen kohdalla palvelussa jo olevia data-aineistoja voidaan täydentää niiden rinnalle ladattavilla uusilla dataversioille.

Pitkäaikaissäilytystä koskevissa asioissa ole yhteydessä yliopiston Datatukeen: datasupport@helsinki.fi

Prosessin vaiheet

Data-aineistoa tarjotaan säilytettäväksi lähettämällä sähköpostia Datatuelle: datasupport@helsinki.fi. Viestissä kuvataan aineisto lyhyesti. Kuvauksesta tulee ilmetä esimerkiksi:

  1. Missä tutkimushankkeessa data on syntynyt?
  2. Missä se nykyisin sijaitsee?
  3. Kuka aineistosta vastaa?

Vaihtoehtoisesti tiedot voi syöttää elomakkeella. Tämän jälkeen sovimme aloituspalaverin.

Datatuki tarkistaa tietosuojaan liittyvä asiat. Tarvittaessa konsultoidaan juristeja. PAS:iin siirrettävän aineiston rekisterinpitäjänä toimii Helsingin yliopisto.

Oikeuksista sovitaan kirjallisesti. Jos data-aineistoa ei ole avattu toisaalla, rinnakkaiset oikeudet jaetaan Helsingin yliopistolle allekirjoittamalla oikeuksiensiirtositoumus. Oikeuksiensiirrolla varmistetaan, että data-aineistojen ylläpito ja hallinta voidaan hoitaa vuosikymmenienkin jälkeen, kun aineiston alkuperäiset haltijat eivät ole enää tavoitettavissa.

Tutkija esittelee data-aineiston dokumentoinnin ja metadatan Datatuelle.

PAS:issa säilytettävien data-aineistojen on oltava itsensä selittäviä. Metatietojen riittävyys tarkastetaan tutkijoiden ja datatuen metadata-asiantuntijoiden yhteistyönä. Ohjenuorana tarkistuksessa käytetään opasta: Making a research project understandable - Guide for data documentation. https://doi.org/10.5281/zenodo.1914401

Päätöksen aineistojen tallentamisesta tekevät tiedekuntien tutkimustoimikunnat, jotka arvioivat aineistojen kansallisen merkittävyyden. Data-aineiston säilyttämistä ehdottava henkilö esittelee aineiston lyhyesti tutkimustoimikunnalle.

Tutkimustoiminnan ohje data-aineiston arvon määrittämiseksi (englanninkielinen, Zenodossa).

PAS-palveluun hyväksytyn data-aineiston metatietojen täydentäminen tehdään aineistosta vastaavien tutkijoiden toimesta. Datatuki ohjeistaa riittävien metatietojen täydentämisessä. Tämän jälkeen data-aineisto siirretään PAS-palveluun.