Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan, kuinka tutkimusaineistoja* hallitaan tutkimusprojektin aikana ja projektin aktiivivaiheen jälkeen. Sitä on päivitettävä tutkimusprojektin edetessä.
Aineistonhallintasuunnitelma on osa tutkimussuunnitelmaa. Päällekkäisyyksien välttämiseksi voit viitata aineistonhallintasuunnitelmassa tutkimussuunnitelmaan ja päinvastoin. Aineiston analysointi ja käytetyt menetelmät kuvataan tutkimussuunnitelmassa.
Aineistonhallintasuunnitelmassa tutkimusaineistoksi (tutkimusdata) voidaan lukea
Voit hyödyntää DMPTuulia, avointa verkkosovellusta, aineistonhallintasuunnitelmasi tekemiseen. Alle listatut yleisen tason osiot toimivat Helsingin yliopiston ohjeistuksena aineistonhallintasuunnitelmalle. Avoimesti julkaistuja Helsingin yliopiston tutkijoiden tekemiä aineistonhallintasuunintelmia voit selata Zenodossa.
*Sanoilla tutkimusaineisto ja tutkimusdata voidaan tarkoittaa eri asioita erilaisissa yhteyksissä ja ne voidaan ymmärtää myös synonyymeinä (Helsingin yliopiston tutkimudatapolitiikka, 2021).
Mitä aineistoa tutkimuksessa käytetään ja tuotetaan? Missä tiedostomuodoissa aineiston eri osat ovat? Kuinka paljon aineistosi vaatii levytilaa / muistia? Käytättekö erityisiä ohjelmia / kehitättekö omia?
Jos käytät arkaluonteista tietoa, katso myös seuraava ohje (arkaluotoiset ja luottamukselliset aineistot). Jäsentele aineiston osat ranskalaisin viivoin alla olevan luokittelun mukaisesti tai taulukkona.
Esimerkki 1:
Tutkimusta varten kerättävä aineisto
Tutkimusprosessin tuloksena syntyvä aineisto
Aiemmin kerätty aineisto (esim. jonkun muun toimesta)
Esimerkki 2:
Datatyyppi, Lähde, Formaatti, Sensitiivisyys, Koko
Kyselylomake X, Kerätty data, docx; txt, Ei/Kyllä, 1 Gt
Kyselylomakkeen X analyysiaineisto, prosessin tuloksena syntyvä data, .xslx, tif, 100 Mb
DNA samples, data kerätty Biopankista
Tutkimusaineiston arkaluonteiset osat sisältävät erityisen paljon riskejä, niiden tunnistaminen ja hallinnointi vaatii erityistä tarkkuutta. Henkilötietojen osalta kerro, mikä taho toimii rekisterinpitäjänä. Lisätietoja Tutkijoiden tietosuojaohjeessa (vaatii kirjautumisen HY:n tunnuksilla).
Arkaluonteinen ja luottamuksellinen tieto on sellaista, joka voi paljastuessaan aiheuttaa vahinkoa. Tällaisia aineistoja ovat esimerkiksi:
Mitä piileviä riskejä aineiston yhtenäisyyden ja laadun varmistamiseen liittyy ja miten riskejä kontrolloidaan. Huomaa, että aineiston laatu ja tutkimusmenetelmän laatu tarkoittavat eri asioita.
Kerro, miten täytät eettiset vaatimukset ja noudatat asiaankuuluvaa lainsäädäntöä tutkimusaineiston hallinnassa. Kuvaa myös tärkeimmät riskit ja kuinka hallitset niitä.
Ohjeita datan omistusoikeuksista ja lisensseistä
Dokumentointi tarkoittaa aineiston kuvaamista eli dokumentteja, jotka selittävät, mitä aineistoa projektissa on ja miten ne ovat syntyneet.
Dokumentointia ovat mm. muuttujien ja koodien selitteet (data dictionary & code books) ja readme-tiedostot. Lisäksi dokumentaatioon liittyvät tiedostojen nimeämiskäytännöt, versionhallinta sekä kansiorakenne. Dokumentointiin on olemassa standardoituja käytäntöjä. Niiden käyttö lisää aineiston arvoa ja jatkokäytön mahdollisuuksia.
Minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana? Kuka on vastuussa varmuuskopioinnista? Tee suunnitelma yhteistyökumppaniesi kanssa ja varmista tietojen turvallinen siirto ja jakaminen osallisten välillä.
Selvitä, onko projektillasi riittävästi tallennuskapasiteettia. Lisää levytilaa saat ottamalla yhteyttä Helpdeskiin puh. 02 941 55555 tai helpdesk@helsinki.fi
Jos työskentelet arkaluontoisen aineiston kanssa:
Mikä osa aineistosta avataan / julkaistaan? Missä data-arkistossa aineiston osat julkaistaan? Milloin aineisto on saatavilla? Poistetaanko / tuhotaanko jokin aineiston osa?
Jos aineistoasi ei voida avata kokonaan tai osittain, perustele miksi, ja kerro, missä aineiston metatiedot julkaistaan.
Vinkkejä henkilötietoja sisältävän aineiston avaamiseksi
Aineiston pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan vähintään 25 vuoden säilytysaikaa, mutta jopa satoja vuosia. Jos aineistollasi on pitkäaikaista arvoa:
Arkistointisuunnitelma on osa tutkimuksen laadun ja läpinäkyvyyden varmistusta.
Kuka vastaa aineistonhallintaan liittyvistä tehtävistä? Kuka vastaa aineiston tietosuojasta ja -turvasta sekä näiden valvonnasta?
Mitä resursseja (ajalliset & työmäärä) aineistonhallintaan tarvitaan? Mitä paremmin tutkimusaineiston hallinta on suunniteltu ja toteutettu jo tutkimushankkeen alussa ja sen aikana, sitä vähemmän työtä tarvitaan aineiston avaamisessa ja arkistoinnissa.
Erittele aineistonhallintakustannukset budjetissa rahoittajan ohjeiden mukaisesti.