Tietosuoja

 

Tällä sivulla on kerrottu henkilötietojen käsittelystä helsinki.fi verkkosivuilla, muut Helsingin yliopiston tietosuojailmoitukset löydät täältä

 

Tietosuojailmoitus

Helsingin yliopiston julkisilla verkkosivuilla ja sivuihin yhteydessä olevissa järjestelmissä käsittelemme viestintään, markkinointiin, lahjoittamiseen, tilauksiin ja ilmoittautumisiin ja koulutuksen hakeutumiseen liittyviä henkilötietoja. Tässä ilmoituksessa kerromme henkilötietojen käsittelystä tarkemmin.

Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto

Rekisterinpitäjä on:

Helsingin yliopisto
PL 3
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Puhelinvaihde: 02941 911
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@helsinki.fi
Palveluosoite: digiviestinta@helsinki.fi

Miksi käsittelemme henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Helsinki.fi -sivustolla henkilötietojesi käsitellään, koska niitä tarvitaan verkkosivujen tekniseen ylläpitoon, viestintään ja markkinointiin, sivuston käytön analysoitiin ja sen kehittämiseen.

Minkä takia saamme käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Helsinki.fi -sivustolla käsitellään henkilötietojasi silloin, kun se on viestinnän, markkinoinnin tai palvelun käytön kannalta tarpeen tai olet antanut siihen suostumuksesi. 

Minkälaisia henkilötietoja käsittelemme?

Pääsääntöisesti käsittelemme tietoja, joista sinua ei voida tunnistaa. Sivustomme analytiikka kerää tietoja IP-osoitteista. Silloin kuin käsittelemme yhteystietojasi, sinulta pyydetään siihen lupa. Tällöin:
-    annat palautetta sivustosta
-    ilmoittaudut ilmoittautumista edellyttävään tilaisuuteen
-    tilaat yliopiston viestejä ja julkaisuja, esimerkiksi uutiskirjeen, Yliopisto-lehden tai liityt sähköpostilistalle
-    haet opiskelijaksi
-    teet verkkolahjoituksen
-    rekisteröidyt alumniksi
-    tilaat yliopiston tuotteita
Emme käsittele verkkosivujemme kautta arkaluonteisia henkilötietoja.  

Evästeet ja kolmannen osapuolen sovellukset

Sivustolla käytetään evästeitä (cookies) ja kolmannen osapuolen sovelluksia palvelun kehittämiseen sekä käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

Helsinki.fi -sivustolla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Evästeiden käyttö, sovellukset ja käyttötarkoitus

Evästeillä ("cookies") seurataan verkkokäyttäytymistä. Esimerkiksi sitä, miltä sivuilta Helsingin yliopiston sivuille saavutaan, mitkä ovat suosituimpia sivuja ja miten sivuilla liikutaan. Lisäksi kerätään käyttöön liittyviä teknisiä tietoja esimerkiksi päätelaitteesta ja selaimista sekä siitä, oletko Helsingin yliopiston sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Evästeitä käytetään myös sisältöjen suositteluun, personoimiseen, mainonnan kohdentamiseen ja mittaamiseen sekä laadun parantamiseen. 

Käytämme sisältöjen kohdentamiseen ja personoimiseen Frosmo-nimistä sovellusta.

Mainonnan kohdentamisessa ja mittaamisessa palvelut kuten Facebook, Google, Instagram, Messenger, YouTube, LinkedIn ja Twitter voivat yhdistää Helsingin yliopiston verkkosivuston käyttöä koskevia tietoja näiden palveluiden omiin tietoihin. Voit muokata omia käyttäjätietojasi näissä palveluissa, jos et halua nähdä käyttäytymiseesi perustuvaa mainontaa. Helsingin yliopisto tekee vastaavaa yhteistyötä myös Sanoma Media Finlandin kanssa.

Helsingin yliopiston kohdennetut mainokset koskevat yleensä työpaikkailmoituksia, koulutusohjelmia, tapahtumia tai tiedeuutisia. 

Käyttäjä voi estää kolmansien osapuolten mainonnan kohdentamisen kokonaisuudessaan tai yrityskohtaisesti European Interactive Digital Advertising Alliancen (EDAA) ylläpitämän Your Online Choices –sivuston kautta. Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnan kohdentamisesta käyttäjä saa Your Online Choices-sivustolta.

Laadun parantamiseen käytämme SiteImprove-sovellusta. Sovelluksen avulla arvioimme erityisesti sivustomme saavutettavuutta ja hakukonelöydettävyyttä. Palautetta sivustostamme keräämme Hotjar-sovelluksen avulla ja Google Analytics kerää tietoja kävijöiden määrästä, käyttäytymisestä, käytetyistä laitteista, selaimista ja sijainnista.

Chat-palvelun personoimiseen ja asiakaspalvelun parantamiseen käytetään chat-työkalu Giosgia. Evästeitä ja käyttäjästä kerättyjä tietoja, esimerkiksi chat-keskustelut, IP-osoite ja sivuston selaushistoria, säilytetään enintään viikon verran asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Asiakkaan niin halutessa hänestä kerätyt tiedot poistetaan Giosgista välittömästi. Tarkempi kuvaus Giosgin käyttäistä evästeistä.

Evästeet voit ottaa pois käytöstä selaimesi asetuksissa. Mikäli selaimesi ei käytä evästeitä sinun kannattaa huomioida, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toimintaan. 

Evästetietojen avulla palvelun kävijämääriä ja käyttöä voidaan seurata myös Helsingin yliopiston yhteistyökumppaneiden toimesta. Yhteistyökumppanit kuten mainostoimistot tarvitsevat käyttäjätietoja yleisimmin kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen sekä viestinnän ja markkinoinnin tuloksellisuuden arvioimiseksi. 

Muut kolmannen osapuolen sovellukset

Helsingin yliopiston julkisilta verkkosivuilla hyödynnetään kolmansien osapuolten sovelluksia sivuston ylläpitämiseksi ja palveluiden tarjoamiseksi käyttäjille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

  • Helsinki.fi –verkkosivustoa ylläpidetään Drupal –julkaisujärjestelmällä. Drupaliin kerätään vain palvelua käyttävien ja ylläpitävien yliopistolaisten henkilötietoja käyttäjätunnuksiin liittyen.
  • Helsingin yliopiston käyttämä uutiskirjesovellus (MailChimp) käsittelee tilaamiseen, kiinnostuksen kohteisiin ja käytön analysointiin liittyvää henkilötietoa. Ehtoihin pääset tutustumaan osoitteesta https://mailchimp.com/legal/privacy/ ja .  
  • Yliopiston tapahtumakalenteri (eTaika-sovellus) käsittelee henkilötietojasi tapahtumaan ilmoittautumiseen yhteydessä. 
  • Helsingin yliopiston asiakastietojärjestelmä (Salesforce) käsittelee sidosryhmätietoa, kuten alumni- ja lahjoittajatietoa. Julkisilla verkkosivuilla on liityntöjä asiakasrekisteriin lahjoittamiseen ja alumnitoimintaan sekä viestintään ja markkinointiin liittyen. 
  • Chat-työkalu Giosg käyttää evästeitä chat-palvelun personoimiseen ja asiakaspalvelun parantamiseen. Evästeitä ja käyttäjästä kerättyjä tietoja, esimerkiksi chat-keskustelut, IP-osoite ja sivuston selaushistoria, säilytetään enintään viikon verran asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Asiakkaan niin halutessa hänestä kerätyt tiedot poistetaan Giosgista välittömästi. Tarkempi kuvaus Giosgin käyttäistä evästeistä.

Kolmannen osapuolen sovellusten osalta noudatetaan kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja. 
Sinua ei liitetä tilaajalistoille tai rekistereihin ilman omaa suostumustasi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa peruuttamalla uutiskirjeet tai lähettämällä poistopyynnön Helsingin yliopistolle Anna palautetta -sivulla

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietojen säilytysaika riippuu käsittelyn tarkoituksesta. Noudatamme yliopiston arkistonmuodostamissuunnitelmaa. 

Tietojen siirtäminen EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa henkilötietojen käsittelyssä erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Käytämme tietojen siirrossa asianmukaisia suojatoimenpiteitä, kuten EU:n komission antamia mallisopimuslausekkeita. 

Sivustolla IP-osoitteita ja henkilötietoja käsitellään EU- ja ETA-alueen ulkopuolella seuraavissa sovelluksissa: sosiaalisen median lisäosat sosiaalisen jakamisen seuraamiseen, MailChimp-uutiskirjeissä ja Google Analytics-kävijäseurannassa. 

 

Sinun oikeutesi 

Sinulla on oikeus saada tietää käsittelemmekö henkilötietojasi. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietojasi käsittelemme.

1. Oikeus saada tietää, mitä henkilötietojasi käsittelemme

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista

2. Oikeus vaatia tietojen korjaamista ja poistamista

Sinulla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla meihin yhteyttä.
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä säilyttää tietoja. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.

3. Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista

Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.  Emme lähetä suoramarkkinointiviestejä ilman vastaanottajan lupaa.

4. Oikeus peruuttaa antamasi suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. 

5. Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

6.    Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Sinulla on oikeus vaastia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.

Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

a) kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden

b) käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista

c) yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

7.    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus saadaa antamasi tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen ja mahdollisuuksien mukaan suoraan rekisterinpitäjältä toiselle. 

8. Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.