Tietosuoja

Tietosuojailmoitus

Helsingin yliopiston julkisilla verkkosivuilla ja sivuihin yhteydessä olevissa järjestelmissä käsittelemme viestintään, markkinointiin, lahjoittamiseen, tilauksiin ja ilmoittautumisiin ja koulutuksen hakeutumiseen liittyviä henkilötietoja. Tässä ilmoituksessa kerromme henkilötietojen käsittelystä tarkemmin.

Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto

Rekisterinpitäjä on:

Helsingin yliopisto
PL 3
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Puhelinvaihde: 02941 911
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@helsinki.fi
Palveluosoite: digiviestinta@helsinki.fi

Miksi käsittelemme henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Helsinki.fi -sivustolla henkilötietojesi käsitellään, koska niitä tarvitaan verkkosivujen tekniseen ylläpitoon, viestintään ja markkinointiin, sivuston käytön analysoitiin ja sen kehittämiseen.

Minkä takia saamme käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Helsinki.fi -sivustolla käsitellään henkilötietojasi silloin, kun se on viestinnän, markkinoinnin tai palvelun käytön kannalta oleellista tai olet antanut siihen suostumuksesi. Henkilötietoja käsitellään palvelun toteutumisen kannalta olennaisella tavalla ja henkilötietojen käsittelyyn on olemassa asianmukaiset prosessit.

Pääasialliset säädökset
Tietosuojalaki 
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Minkälaisia henkilötietoja käsittelemme?

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietoja, joista sinua ei voida tunnistaa. Sivustomme analytiikka kerää tietoja IP-osoitteista. Silloin kuin käsittelemme yhteystietojasi, sinulta pyydetään siihen lupa. Tällöin:
-    annat palautetta sivustosta
-    ilmoittaudut ilmoittautumista edellyttävään tilaisuuteen
-    tilaat yliopiston viestejä ja julkaisuja, esimerkiksi uutiskirjeen, Yliopisto-lehden tai liityt sähköpostilistalle
-    haet opiskelijaksi
-    teet verkkolahjoituksen
-    rekisteröidyt alumniksi
-    tilaat yliopiston tuotteita
Emme käsittele luottamuksellisia henkilötietoja.

Evästeet ja kolmannen osapuolen sovellukset

Sivustolla käytetään evästeitä (cookies) ja kolmannen osapuolen sovelluksia palvelun kehittämiseen sekä käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

Helsinki.fi -sivustolla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Evästeiden käyttö

Evästeillä ("cookies") seurataan verkkokäyttäytymistä. Esimerkiksi sitä miltä sivuilta Helsingin yliopiston sivuille saavutaan, mitkä ovat suosituimpia sivuja ja miten sivuilla liikutaan. Lisäksi kerätään käyttöön liittyviä teknisiä tietoja esimerkiksi päätelaitteesta ja selaimista sekä siitä, oletko Helsingin yliopiston sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Evästeitä käytetään myös sisältöjen suositteluun, mainonnan kohdentamiseen ja laadun parantamiseen. 

Tietoja ei käytetä käyttäjän yksilöintiin. 

Vierailemalla yliopiston sivustolla hyväksyt evästeiden käytön. Mikäli selaimesi ei käytä evästeitä sinun kannattaa huomioida, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toimintaan. Evästeet voit ottaa pois käytöstä selaimesi asetuksissa. 

Sovellukset ja niiden käyttötarkoitus

Google Analytics ja Google Tag manager
Verkkosivujen käyttäjäseuranta sivustojen ja niiden osien käytön analysointiin. Tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin eikä muihin evästetietoihin.

Leiki    
Sisällön suosittelusovellus

Hotjar    
Tallentaa visuaalista tietoa sivuston käytöstä ja antaa käyttäjille mahdollisuuden lähettää palautetta.  

SiteImprove    
Sovellus, jolla parannetaan sivusto saavutettavuutta, laatua ja hakukonelöydettävyyttä. Sen avulla voidaan löytää ja poistaa henkilötietoja sivustolta.

YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn 
Sosiaalisen median sovellukset sosiaalisen median jakojen seuraamiseksi.

Evästetietojen avulla palvelun kävijämääriä ja käyttöä voidaan seurata myös Helsingin yliopiston yhteistyökumppaneiden toimesta. Yhteistyökumppanit tarvitsevat käyttäjätietoja yleisimmin kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen sekä viestinnän ja markkinoinnin tuloksellisuuden arvioimiseksi. 

Kolmannen osapuolen sovellukset

Helsingin yliopiston julkisilta verkkosivuilla hyödynnetään kolmansien osapuolten sovelluksia sivuston ylläpitämiseksi ja palveluiden tarjoamiseksi käyttäjille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.
-    Helsinki.fi –verkkosivustoa ylläpidetään Drupal –julkaisujärjestelmällä. Drupaliin kerätään vain palvelua käyttävien ja ylläpitävien yliopistolaisten henkilötietoja käyttäjätunnuksiin liittyen.
-    Helsingin yliopiston käyttämä uutiskirjesovellus (MailChimp) käsittelee tilaamiseen, kiinnostuksen kohteisiin ja käytön analysointiin liittyvää henkilötietoa. Ehtoihin pääset tutustumaan osoitteesta https://mailchimp.com/legal/privacy/ ja .  
-    Yliopiston tapahtumakalenteri (eTaika-sovellus) käsittelee henkilötietojasi tapahtumaan ilmoittautumiseen yhteydessä. 
-    Helsingin yliopiston asiakastietojärjestelmä (Salesforce) käsittelee sidosryhmätietoa, kuten alumni- ja lahjoittajatietoa. Julkisilla verkkosivuilla on liityntöjä asiakasrekisteriin lahjoittamiseen ja alumnitoimintaan sekä viestintään ja markkinointiin liittyen. 

Kolmannen osapuolen sovellusten osalta noudatetaan kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja. 
Sinua ei liitetä tilaajalistoille tai rekistereihin ilman omaa suostumustasi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa peruuttamalla uutiskirjeet tai lähettämällä poistopyynnön Helsingin yliopistolle Anna palautetta -sivulla

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja ei säilytetä pysyvästi.

Tietojen siirtäminen EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa henkilötietojen käsittelyssä erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. 

Sivustolla IP-osoitteita ja henkilötietoja käsitellään EU- ja ETA-alueen ulkopuolella seuraavissa sovelluksissa: sosiaalisen median lisäosat sosiaalisen jakamisen seuraamiseen, MailChimp-uutiskirjeissä ja Google Analytics-kävijäseurannassa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tulee toteuttaa tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Sinun oikeutesi 

Sinulla on oikeus saada tietää käsittelemmekö henkilötietojasi. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietojasi käsittelemme.

1.    Oikeus vaatia tietojen korjaamiseen ja poistamiseen
Sinulla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla meihin yhteyttä.
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
2.    Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista
Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.  Emme lähetä suoramarkkinointiviestejä ilman vastaanottajan lupaa.
3.    Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.
4.    Oikeus tietää tietojen siirrosta järjestelmästä toiseen

Mikäli siirrämme tietoja järjestelmästä toiseen, on tietojen siirtoon pyydetty henkilökohtainen lupa ja niiden käsittely perustuu suostumukseen. 

Lisätietoa

Helsingin yliopiston tietosuojailmoitukset ja rekisteriselosteet