Henkilötietojen käsittely ja tietosuojailmoitus

Tietotekniikkakeskus on Helsingin yliopiston erillislaitos, joka vastaa yliopiston yhteisten tietotekniikkapalveluiden tuottamisesta. Päätoimipisteemme sijaitsee Viikin kampuksella, minkä lisäksi lähitukiryhmämme palvelevat yliopistolaisia kaikilla kampuksilla. Vastaamme myös palveluidemme käyttäjätuesta. Tarkemman kuvauksen palveluistamme löydät täältä.

Jotta voimme tarjota sinulle tietotekniikkaan liittyviä palveluja, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa, eli henkilötietoja. Tämä tekee meistä eli Helsingin yliopistosta rekisterinpitäjän, joka kontrolloi henkilötietojesi käsittelyä.

Käsittelemme vain tehtäviemme kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Tällä ilmoituksella kerromme, miten käsittelemme sinun henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on.
 

Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Tietotekniikkakeskus tarvitsee henkilötietojasi, jotta voimme tuottaa tietotekniikkaan liittyviä palveluita. Tällaisia ovat esimerkiksi:

Kirjautuminen, verkkoyhteydet, ohjelmistot, tietokoneet, tallennustilat, sähköposti, Office365, Wiki, Unitube, Moodle, tenttiakvaario ja konsultointi.
 

Minkä takia Helsingin yliopisto saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön, työantajalainsäädäntöön ja tietyissä eritystapauksissa suostumukseen.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu siten:

  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen
    (yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1 kohdan e alakohta)
  • lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
    (6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
    • erityisesti liittyen lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä
  • sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen
    (6 artiklan 1 kohdan a ja b alakohta)

Yliopistolla on lähtökohtaisesti oikeus käsitellä arkaluonteisia tietoja rekisterinpitäjänä, kun:

  • käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä
    (9 artiklan 2 kohdan g alakohta)
  • käsittely on tarpeen työnantajavelvoitteiden osalta

Pääasialliset säädökset:

  • Yliopistolaki (558/2009 )
  • Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
  • Henkilötietolaki (523/1999) ja sen korvaava tietosuojalaki (XXX/2018)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Helsingin yliopiston johtosääntö
  • Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
  • Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
  • Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset
     

Millaisia henkilötietoja Helsingin yliopisto käsittelee?

Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti. Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnus ja opiskelijanumerot. Käsittelemme myös nimi- ja yhteystietojasi. Sen lisäksi yliopisto käsittelee muita opiskeluusi ja työntekoosi liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä sinut on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa.

Esimerkkejä tiedoista, joita Helsingin yliopisto käsittelee:

  • Opiskelijoiden yhteystiedot, käyttäjätunnukset ja opiskelijanumerot
  • Opiskelijan kohdetutkinto, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, pääaine ja tiedekunta
  • Työntekijöiden yhteystiedot, käyttäjätunnukset ja henkilönumerot
  • Työntekijöiden yksikkötiedot, työsuhteen alku- ja loppupäivä, organisaatiorakenteeseen liittyvät tiedot
  • Työasemaan (eli kannettavaan tai pöytäkoneeseen) liittyvät tiedot
  • työasemienhallintajärjestelmän kautta asennettujen sovellusten käyttömäärät
  • työasemaa käyttäneet henkilöt
  • Eduroam- ja Hupnet-vierailijaverkkojen lokitiedostoihin tallentuvat tiedot laitteista ja sisäänkirjautumisista

Lisätietoja käsiteltävistä henkilötiedoista löydät tietotekniikkakeskuksen järjestelmien tietosuojaselosteista, joissa kaikki käsiteltävät henkilötiedot ovat eritelty yksityiskohtaisesti.
 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

  • Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helsingin yliopisto sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.
  • Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.
     

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus. Huomaa, että yleensä opiskeluun liittyviä tietojen käsittely perustuu lakeihin tai yleiseen etuun, eikä sinun antamaasi suostumukseen.

  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus on annettu.
     

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • Peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
  • Vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä.
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen yliopiston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Oikeutta ei siten lähtökohtaisesti sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei myöskään ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.
 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

  • Kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  • Käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  • Yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • Olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
     

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

  • Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
  • Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Oikeutta ei siten lähtökohtaisesti sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen.
     

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.
 

Yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
 

Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Osa tarpeellista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi. Esimerkiksi:

  • Asiointikieli
  • Nimesi
     

Osa henkilötiedoista liittyy Helsingin yliopiston sinulle joko suoraan tai välillisesti antamiin tunnisteisiin. Esimerkkejä tällaisista ovat esimerkiksi:

  • Käyttäjätunnus
  • Työasemasi verkkokortin laitekohtainen koodi
     

Osa henkilötiedoista liittyy suoraan opiskeluusi tai työntekoosi. Esimerkiksi:

  • Sisäänkirjautumisen ajankohta
  • IP-osoite

Tarkemmat tiedot löydät järjestelmien tietosuojaselosteista.
 

Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Helsingin yliopiston järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Tietojen säilytysajat löydät Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmasta. Säilytysajat perustuvat arkistolakiin (831/1994) ja muuhun lainsäädäntöön.
 

Minne tietoja luovutetaan eli henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Helsingin yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Helsingin yliopiston työntekijät tai Helsingin yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääsy tietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. 

Helsingin yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Helsingin yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Helsingin yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä vain lainmukaisissa tilanteissa.
 

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
 

Tekeekö Helsingin yliopisto automatisoituja päätöksiä?

Emme tee automatisoituja päätöksiä henkilötietojesi perusteella, joista aiheutuisi sinulle oikeusvaikutuksia tai joka muuten vaikuttaisi sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Helsingin yliopistossa

Tietotekniikkakeskuksen palveluluettelon löydät täältä. Järjestelmien tietosuojaselosteet löydät tietotekniikkakeskuksen sivuilta täältä.
 

Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja Helsingin yliopiston tietosuojavastaava

Helsingin yliopisto
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911 (vaihde)

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on lakimies Tuomas Tähtinen.
Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava.

Yhteyshenkilöön ja tietosuojavastaavaan saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi