Helka-kirjastojärjestelmän asiakasrekisteri.

Helsingin yliopiston kirjasto
Helka-järjestelmäpalvelut
PL 53
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 44310

 

Helka-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan, mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä, sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely.

Tietojen käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon yliopiston taustajärjestlmistä).

Tietoja käsittelevät kirjastojen asiakaspalvelussa työskentelevät sekä järjestelmän ylläpitäjät.

 

Rekisteriin tallennetaan asiakkaista

  • nimi
  • henkilötunnus
  • kotiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista)
  • asiakastunnus
  • tunnusluku eli PIN-koodi
  • asiointikieli
  • yliopiston jäsenistä käyttäjätunnus sekä käyttäjätunnuksen viimeinen voimassolopäivä
  • asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen)
  • tilastoryhmä (esim. tiedekunta)
  • huomautuksia tarpeen mukaan, esim. myönnetyt erityispalvelut, sovitut korvauskirjat
  • transaktiotiedot, eli lainat ja maksut
     

Rekisteriin tallennetaan asiakaspalvelun virkailijoista

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • kirjasto jossa työskentelee
  • määräaikaisen työsuhteen päättymispäivä
  • käyttäjätunnus ja salasana

Uudet asiakkaat: Tiedot saadaan suoraan asiakkaalta tai pävityksellä yliopiston taustajärjestelmistä (ks. tarkempi kuvaus alla).

Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys: Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus.

Yliopiston jäsenten tietoja päivitetään yliopsiton taustajärjestelmistä (suostumus annetaan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä). Virheelliset tiedot voidaan poistaa rekisteristä.

Kirjaston asiakaspalvelun virkailijat: Esimies tai ylläpitäjä luo uuden käyttäjätunnuksen tai lisää tarvittavat oikeudet olemassa olevaan tunnukseen. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu, koska työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä.

Kun asiakas ensimmäistä kertaa kirjautuu kirjaston asiakasliittymään yliopiston käyttäjätunnuksilla ja hyväksyy tiedonsiirron, tallentuvat seuraavat tiedot kirjastojärjestelmään:

  • käyttäjätunnus muodossa tunnus@helsinki.fi
  • etu- ja sukunimet
  • henkilötunnus
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
     

Seuraavan vuorokauden aikana seuraavat tiedot siirtyvät yliopiston järjestelmistä (Oodi, Sisu, SAP):

  • kotiosoite
  • yliopiston työosoite
  • tieto siitä, onko henkilökuntaa / opiskelija
  • tiedekunta
  • asiointikieli (suomi, ruotsi tai englanti)
  • käyttäjätunnuksen viimeinen voimassaolopäivä

Kaikkia näitä tietoja ylläpidetään yliopiston muissa järjestelmissä, ja niitä ei voi muuttaa kirjastojärjestelmässä. Tietoihin tehdyt muutokset päivittyvät kerran vuorokaudessa kirjastojärjestelmään. Tiedot poistetaan vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjätunnuksen voimassaolo on päättynyt, jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia lainoja tai maksuja, eikä hän ole ilmoittanut, että haluaa jatkaa kirjaston asiakkaana.

Jos yliopiston jäsen ei halua sallia automaattista tiedonsiirtoa hän voi mennä kirjaston asiakaspalveluun ja ilmoittautua siellä asiakkaaksi. Hänen on ilmoitettava kaikki samat tiedot, jotka voidaan siirtää automaattisesti, lukuun ottamatta yliopiston käyttäjätunnusta. Kirjautuminen palveluun yliopiston tunnuksia käyttäen on mahdollista vain, jos sallii tiedonsiirron, muilla asiakkailla kirjautuminen tapahtuu sähköpostin avulla.

Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.

Kerran vuodessa järjestelmästä poistetaan sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään.

Asiakkaat, joiden tiedot päivitetään yliopiston taustajärjestelmistä poistetaan vuoden kuluttua siitä, kun yliopiston käyttäjätunnus on vanhentunut ellei asiakas ole siihen mennessä ilmoittanut haluavansa jatkaa asiakkaana tai hänellä on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja, maksamattomia maksuja).

Helkassa ei tehdä automatisoitua henkilötietojen käsittelyä tai profilointia.

Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle.

Helkan palvelut tuotetaan Ex Libris-nimisen yrityksen tarjoamilla alustoilla Alma (taustajärjestelmä) ja Primo (asiakaskäyttöliittymä).

Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle.

Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Asiakaspalveluhenkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Pääsy järjestelmään estetään, kun henkilön työsuhde päättyy.

Tarkempia tietoja järjestelmän suojauksesta löytyy Ex Librisen sivuilta.

Tietojaan voi tarkastella minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainittulle yhteyshenkilölle.

Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalveluun, jossa ne korjataan viipymättä. Jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita, asiakastiedot saadaan poistettua noin viikon sisällä siitä, että asiakas on pyytänyt poistamista.