Juhlasalin tapahtumaohjeet
Helsingin yliopiston päärakennuksen juhlasalissa voit järjestää maksimissaan 800 vieraan juhlavan tilaisuuden tai esimerkiksi konsertin.

Tältä sivulta löydät ohjeet tapahtuman järjestämiseen juhlasalissa.
  • Juhlasalin käyttö varattuna ajankohtana. Varattu aika sisältää vähintään 1h valmisteluajan ennen tilaisuuden alkua.  

  • Eteläisen ja pohjoisen lämpiön käyttö esimerkiksi tarjoilutiloina. Tilojen maksimihenkilömäärät: eteläinen lämpiö 150 henkilöä ja pohjoinen lämpiö 100 henkilöä. 

  • Lavakalustuksen järjestely ennen tilaisuutta. 

  • Vahtimestaripalvelu (yksi henkilö) auttaa käytännön asioissa, kuten opastuksessa ja juhlasalin ovien aukaisemisessa. 

Puheäänentoisto 

  • Puheäänentoistoon kuuluvat mikrofonit: Enintään kahdeksan (8) langatonta mikrofonia voi olla käytössä samanaikaisesti. Käytössä olevat mikrofonit voit valita seuraavista vaihtoehdoista: 4 headset mikrofonia, 4 kapulamikrofonia, 4 lyhyttä joutsenkaulamikrofonia ja 4 pitkää joutsenkaulamikrofonia. Joutsenkaulamikrofoni on langaton pöytämikrofoni. Huomioithan, että kesken tilaisuutta ei valittuja mikrofonityyppejä voi vaihtaa. Kun juhlasalin puheäänentoisto on käytössä, yksi henkilö hoitaa äänentoistoa tapahtuman aikana. 

  • Kiinteät mikrofonit: puhujapöntössä (kateederi) on kaksi kiinteää mikrofonia. 

Esityskone 

  • Suosittelemme, että esityskoneena käytetään juhlasalin lavalle valmiiksi asennettua kannettavaa tietokonetta. Esityskone on mahdollista sijoittaa kateederiin tai muualle lavan yhteyteen. Esitykset voi siirtää koneelle esimerkiksi muistitikulla. Tapahtumajärjestäjä hoitaa esitysten näyttämisen ja diojen vaihtamisen klikkerillä. Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi suosittelemme, että esitykset on pyydetty ennakkoon esiintyjiltä ja laitettu valmiiksi esitysjärjestykseen. Projisoitavien esitysten kuvasuhde on 16:9 (widescreen). 

  • Esitysmonitori on saatavissa lavalle. Monitorista puhuja näkee projisoitavan esitysmateriaalin. 

Esitysprojektorit

  • Esitysmateriaali on mahdollista heijastaa kahdelle eri taustakankaalle. Suosittelemme, että molemmissa projektoreissa näytetään samaa kuvaa, että näkyvyys yleisölle istumapaikasta riippumatta on sama. Kahden eri projisoinnin heijastaminen samaan aikaan edellyttää kahta eri esityskonetta. 

Valaistusvaihtoehtoja

  • Saliin voi laittaa täyden valaistuksen esimerkiksi tilaisuuden alkuun ja loppuun. Esitysvalaistus lavalla on mahdollinen esitysten aikana. Lavan valaistuksen voi pimentää esimerkiksi videon ajaksi, mutta tällöin myös puhuja on pimennetyllä alueella.  

     

Erikseen sovittaessa palvelu sisältää myös

  • Ohjelman striimaus yhdellä kameralla Unitubeen (Helsingin yliopiston videojulkaisukanava) Unitube-suoratoistolinkki on aina julkinen: https://video.helsinki.fi/unitube/live-stream.html?room=l52  

  • Huomioi striimissä näytettävän esitysmateriaalin tekijänoikeusasiat.  

  • Kiinteä verkko on saatavilla ulkopuoliselle striimaajalle. 

Mikäli tarvitset lisätukea esitysteknisissä asioissa, voit tilata tapahtuman ajaksi av-lisäpalveluita. 

Juhlasalissa järjestettäviin tilaisuuksiin tulee aina tilata naulakkopalvelut. Naulakkohenkilökunnan kustannukset määräytyvät tilaisuuden osallistujamäärän mukaisesti. 

 

Tilaisuuden osallistujamäärä alle 400 

Arkisin klo 8-18 välillä  

140 (alv 0%) / 173,6 (sis. alv 24 %) €/h  

Viikonloppuisin ja muina aikoina 280 (alv 0%) / 347,2 (sis. alv 24 %) €/h 

 

Tilaisuuden osallistujamäärä yli 400 

Arkisin klo 8-18 välillä 280 (alv 0%) / 347,20 (sis. alv 24 %) €/h  

Viikonloppuisin ja muina aikoina 560,00 (alv 0%) / 694,40 (sis. alv 24 %) €/h 

 

Vuoden 2022 palveluhinnat. Minimilaskutus on neljä tuntia.  

Naulakkopalvelu alkaa pääsääntöisesti 1 h ennen tilaisuutta ja päättyy 1 h tilaisuuden jälkeen. 

Helsingin yliopiston järjestämissä ja maksamissa tilaisuuksissa naulakkopalvelun alv on 0%. 

 

Av-lisäpalvelut

Yliopiston av-tuki tarjoaa lisäpalvelua tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi: 

  • Tekninen tuki salilaitteistolle.
  • Tapahtuman tekninen suunnittelu yhdessä tapahtumajärjestäjän kanssa ja lisäpyyntöjen tekninen toteutus mahdollisuuksien mukaan. Esimerkiksi juhlasalin kiinteä av-varustus mahdollistaa tilaisuuden kuvauksen ja ohjauksen kahdella kameralla.
  • Zoom-tilaisuudet ja yhteydet: tekninen tuki puhujien etäyhteyksiin (testaus ja etätuki), Zoom Webinaari-lisenssin linkkien tuottaminen sekä Zoom-tallenteet ja niiden kevyt editointi.

Mikäli tilaisuuden luonne edellyttää muita av-lisäpalveluita kuten musiikkiäänentoistoa tai tilaisuuden kuvaamista useammalla kameralla, useampia mikrofoneja, autamme mielellämme sopivan lisäpalvelun toimittajan löytämisessä.

AV-lisäpalveluita voi tiedustella av-tuki@helsinki.fi.

Av-lisäpalveluiden hinnat alkaen 95 (alv 0%) / 117,8 (sis. alv 24%) €/h. Vuoden 2022 palveluhinnat.

Av-lisäpalvelut arkisin klo 8-16, muina aikoina erikseen sovittaessa.

Helsingin yliopiston järjestämiin tilaisuuksiin av-lisäpalvelun hinnat Flammassa.

 

Juhlasalin oheistilat

Onko juhlasalin ohjelman yhteyteen suunnitteilla muuta toimintaa, esimerkiksi tarjoilua, ständejä tai muuta ohjelmaa? Eteläinen ja pohjoinen lämpiö riittävät noin 250 vieraalle. Oheistilojen henkilökapasiteettia voi kasvattaa varaamalla muita juhlasalin ympärillä olevia oheistiloja:

Christina

Mikael Wexionius

Fredrik Pacius

Johan Ludvig Runeberg

Huomioi, että tilat eivät ole rajattu ainoastaan tapahtumatarpeisiin, vaan ne toimivat myös kulkuväylänä muihin päärakennuksen tiloihin.

 

Tarjoilut

Aloita tarjoiluiden suunnittelu mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Päärakennuksen tarjoiluista vastaa Sodexo  hyo.paarakennus.FMS.FI@sodexo.com

Ravintolatoimijalla on tilojen anniskeluoikeudet sekä yksinoikeus ravintolatoimintaan päärakennuksessa.  Huomioithan, että juhlasaliin ei voi viedä juomia tai muuta tarjoilua.