Juhlasalin tapahtumaohjeet

• Juhlasalin käyttö varattuna ajankohtana. Tapahtumavaraukseen tulee sisältää vähintään 1h valmisteluaikaa ennen tilaisuuden alkua.
• Eteläisen ja pohjoisen lämpiön käyttö esimerkiksi tarjoilutiloina. Tilojen maksimihenkilömäärät: eteläinen lämpiö 150 henkilöä ja pohjoinen lämpiö 100 henkilöä. 
• Lavakalustuksen järjestely ennen tilaisuutta. Katso kuvia lavakalusteista. 
• Aulapalvelun (yksi henkilö) tarjoama käytännön järjestelyiden apu sekä tilaisuuden tekniikan hoitaminen ja tuki AV-laitteistolle tapahtuman aikana (yksi henkilö).

Puheäänentoisto 

• Enintään kahdeksan (8) langatonta mikrofonia voi olla käytössä samanaikaisesti.
• Käytössä olevat mikrofonit voit valita seuraavista vaihtoehdoista: 4 headset mikrofonia, 4 kapulamikrofonia, 4 lyhyttä joutsenkaulamikrofonia tai 4 pitkää joutsenkaulamikrofonia. Joutsenkaulamikrofoni on langaton pöytämikrofoni.
• Kiinteät mikrofonit: kateederilla (puhujakorokkeella) on kaksi kiinteää mikrofonia.
• Huomioithan, että kesken tilaisuutta valittuja mikrofonityyppejä ei voi vaihtaa. 
• Kun juhlasalin puheäänentoisto on käytössä, yksi henkilö hoitaa äänentoistoa tapahtuman aikana. Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi tarvitsemme tilaisuuden ajolistan kaksi päivää ennen tilaisuutta. Voit ladata ajolistapohjan tästä.

Esityskone ja esitysmateriaalien näyttäminen

• Suosittelemme, että esityskoneena käytetään juhlasalin lavalle valmiiksi asennettua kannettavaa tietokonetta. Esityskone on mahdollista sijoittaa kateederiin tai muualle lavan yhteyteen.
• Esitysmateriaalit voi siirtää koneelle esimerkiksi muistitikulla. Tapahtumajärjestäjä hoitaa esitysten näyttämisen ja diojen vaihtamisen klikkerillä. Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi suosittelemme, että esitykset on pyydetty ennakkoon esiintyjiltä ja laitettu valmiiksi esitysjärjestykseen. Projisoitavien esitysten kuvasuhde on 16:9. 
• Lavalle on saatavissa esitysmonitori. Monitorista puhuja näkee projisoitavan esitysmateriaalin. 

Esitysprojektorit

• Juhlasalissa on kaksi esitysprojektoria, joista esitysmateriaali on mahdollista heijastaa kahdelle eri valkokankaalle. Suosittelemme, että molemmissa projektoreissa näytetään samaa kuvaa, jotta näkyvyys yleisölle istumapaikasta riippumatta on sama. Kahden erilaisen projisoinnin heijastaminen samaan aikaan edellyttää kahta eri esityskonetta. 
• Valkokankaat voi myös nostaa katonrajaan pois näkyvistä jos tapahtuman aikana ei ole tarvetta heijastettavalle materiaalille.

Valaistusvaihtoehtoja

• Esitysvalaistus lavalla on mahdollinen esitysten aikana. Lavan valaistuksen voi pimentää esimerkiksi videon ajaksi, mutta tällöin myös puhuja on pimennetyllä alueella.  

Erikseen sovittaessa palvelu sisältää myös

• Ohjelman striimaus yhdellä kameralla Unitubeen (Helsingin yliopiston videojulkaisukanava) Unitube-suoratoistolinkki on aina julkinen: https://video.helsinki.fi/unitube/live-stream.html?room=l52  ja tapahtuman tallennus.
• Huomioi striimissä näytettävän esitysmateriaalin tekijänoikeusasiat.  
• Kiinteä verkko on saatavilla ulkopuoliselle striimaajalle. 

Mikäli tarvitset lisätukea esitysteknisissä asioissa, voit tilata tapahtuman ajaksi AV-lisäpalveluita. 

Juhlasalissa järjestettäviin tilaisuuksiin tulee aina tilata naulakkopalvelut. Naulakkohenkilökunnan kustannukset määräytyvät tilaisuuden osallistujamäärän mukaisesti. 

Tilaisuuden osallistujamäärä alle 400 

Arkisin klo 8-18 välillä  

155,00 (alv 0%) / 192,2 (sis. alv 24 %) €/h  

Viikonloppuisin ja muina aikoina 310,00 (alv 0%) / 384,40 (sis. alv 24 %) €/h 

Tilaisuuden osallistujamäärä yli 400 

Arkisin klo 8-18 välillä 310,00 (alv 0%) / 384,40 (sis. alv 24 %) €/h  

Viikonloppuisin ja muina aikoina 620,00 (alv 0%) / 768,40 (sis. alv 24 %) €/h 

Vuoden 2024 palveluhinnat. Minimilaskutus on neljä tuntia.  

Naulakkopalvelu alkaa pääsääntöisesti 1 h ennen tilaisuutta ja päättyy 1 h tilaisuuden jälkeen. 

AV-lisäpalvelut

Tarvitset lisäpalveluita, jos tilaisuuden ohjelmaan on suunnitteilla esimerkiksi jotakin seuraavista:

• puheenvuoroja etäyhteyden välityksellä
• musiikkiesityksiä
• tilaisuuden livevideointi ja ohjaus kahdella kiinteästi sijoitetulla kameralla
• Medialle tai ulkopuoliselle striimaajalle summaääni (Summaääni on saatavilla salin parvelta sekä erikseen sovittavasta AV-verkkorasiasta salissa.)

AV-lisäpalveluita voi tiedustella av-tuki@helsinki.fi.

AV-lisäpalveluiden hinnat alkaen 95 (alv 0%) / 117,8 (sis. alv 24%) €/h. Vuoden 2024 palveluhinnat.

AV-lisäpalvelut arkisin klo 8-16, muina aikoina erikseen sovittaessa.

Helsingin yliopiston järjestämiin tilaisuuksiin AV-lisäpalvelun hinnat ovat Flammassa.

Flyygeli

Tilassa on flyygeli. Flyygelin viritys ja flyygelin siirtäminen tilasta pois on maksullista. 

Juhlasalin oheistilat

Onko juhlasalin ohjelman yhteyteen suunnitteilla muuta toimintaa, esimerkiksi tarjoilua, ständejä tai muuta ohjelmaa? Oheistilojen henkilökapasiteettia voi kasvattaa varaamalla muita juhlasalin ympärillä olevia oheistiloja:

Christina

Mikael Wexionius

Fredrik Pacius

Johan Ludvig Runeberg

Tarjoilut

Aloita tarjoiluiden suunnittelu mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Päärakennuksen tarjoiluista vastaa Sodexo: hy.hospitality@sodexo.com

Ravintolatoimijalla on tilojen anniskeluoikeudet sekä yksinoikeus ravintolatoimintaan päärakennuksessa. Huomioithan, että juhlasaliin ei voi viedä juomia tai muuta tarjoilua.

Lisätyökustannukset
Tapahtumasi luonteesta riippuen siihen voi liittyä lisäkustannuksia, joista veloitetaan henkilötyöhinta:
- Jos tapahtumasi oheisohjelma jatkuu rakennuksen aukioloaikojen ulkopuolelle
- Jos tapahtumasi vaatii ylimääräistä siivousta 
- Jos tapahtumasi valmistelut vaativat normaalia enemmän henkilöresursseja

Henkilötyöhinta arkisin klo 8-18: 50€/h alv 0%, 62€/h alv 24%
Henkilötyöhinta muuna aikana: 100€/h alv 0%, 124€/h alv 24% 
2024 hinnat, minimiveloitus 4h 

Lisätietoja

Varaukset ja lisätietoja tapahtuman järjestämisestä  juhlasalissa: helsinkiunivenues@helsinki.fi

Tutustu Helsingin yliopiston tilojen varausehtoihin. Tilan voi peruuttaa maksutta neljä viikkoa ennen tilaisuutta.