PAS on kuratoitu palvelu, eli sinne tallennettavien data-aineistojen on läpäistävä valintaprosessi. Valintaprosessissa arvioidaan muun muassa aineistojen arvokkuus sekä niiden tekninen soveltuvuus pitkäaikaissäilytykseen.
Data-aineistot ovat PAS-palvelussa staattisina. Päivittyvä aineistojen kohdalla palvelussa jo olevia data-aineistoja voidaan täydentää niiden rinnalle ladattavilla uusilla dataversioilla.
Pitkäaikaissäilytystä koskevissa asioissa ole yhteydessä yliopiston Datatukeen: datasupport@helsinki.fi
Data-aineistoa tarjotaan säilytettäväksi lähettämällä sähköpostia Datatuelle: datasupport@helsinki.fi. Viestissä kuvataan aineisto lyhyesti. Kuvauksesta tulee ilmetä esimerkiksi:
Vaihtoehtoisesti tiedot voi syöttää elomakkeella. Tämän jälkeen sovimme aloituspalaverin.
Datatuki tarkistaa tietosuojaan liittyvä asiat. Tarvittaessa konsultoidaan juristeja. PAS:iin siirrettävän aineiston rekisterinpitäjänä toimii Helsingin yliopisto.
Oikeuksista sovitaan kirjallisesti. Jos data-aineistoa ei ole avattu toisaalla, rinnakkaiset oikeudet jaetaan Helsingin yliopistolle allekirjoittamalla oikeuksiensiirtositoumus. Oikeuksiensiirrolla varmistetaan, että data-aineistojen ylläpito ja hallinta voidaan hoitaa vuosikymmenienkin jälkeen, kun aineiston alkuperäiset haltijat eivät ole enää tavoitettavissa.
Tutkija esittelee data-aineiston dokumentoinnin ja metadatan Datatuelle.
PAS:issa säilytettävien data-aineistojen on oltava itsensä selittäviä. Metatietojen riittävyys tarkastetaan tutkijoiden ja datatuen metadata-asiantuntijoiden yhteistyönä. Ohjenuorana tarkistuksessa käytetään opasta: Making a research project understandable - Guide for data documentation. https://doi.org/10.5281/zenodo.1914401
Päätöksen aineistojen tallentamisesta tekevät tiedekuntien tutkimustoimikunnat, jotka arvioivat aineistojen kansallisen merkittävyyden. Data-aineiston säilyttämistä ehdottava henkilö esittelee aineiston lyhyesti tutkimustoimikunnalle.
Tutkimustoiminnan ohje data-aineiston arvon määrittämiseksi (englanninkielinen, Zenodossa).
PAS-palveluun hyväksytyn data-aineiston metatietojen täydentäminen tehdään aineistosta vastaavien tutkijoiden toimesta. Datatuki ohjeistaa riittävien metatietojen täydentämisessä. Tämän jälkeen data-aineisto siirretään PAS-palveluun.