Food SystemiCity -ohjelman tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus liittyen Food SystemiCity -hankkeen henkilötietojen käsittelyyn Helsingin yliopistossa.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus

13 ja 14 artiklat

Laatimispäivä: 29.11.2023

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto.

Yhteystiedot:

Helsingin yliopisto, PL 3, 00014 Helsingin yliopisto.
Puhelin: 02941 911 (vaihde).

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Laura Forsman ja hänen yhteystietonsa ovat seuraavat:
Laura Forsman, viikkifooddesignfactory@helsinki.fi.  

2. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden lähettämällä sähköpostia: tietosuoja@helsinki.fi.

3. Yhteistyöhankkeena tehtävän hankkeen osapuolet ja vastuunjako

Food SystemiCity -ohjelma toteutetaan yhteistyössä Aalto-yliopiston, VTT:n, Luonnonvarakeskuksen (Luke) ja Metropolia-ammattikorkeakoulun kanssa 1.2.2023-31.12.2025. Kukin näistä organisaatioista on kuitenkin vastuussa omasta tietojen keräämisestä ja käsittelystä, eikä henkilötietoja siirretä niiden välillä.

4. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa julkisesti rahoitettua Food SystemiCity 
ohjelmaa, johon kuuluu mm. yhteiskehittämistyöpajoja ja mentorointia osallistuville yrityksille,
organisaatioille ja yksityishenkilöille, tapahtumien järjestämistä ja viestintää uutiskirjeiden
välityksellä. Ohjelmaa rahoittaa Euroopan aluekehitysrahasto, joka edellyttää myös
dokumentointia hankkeen toiminnasta ja osallistujista raportointia varten.

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin:

Henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste:  

  • rekisteröidyn suostumus uutiskirjeen tilaukseen. Suostumuksen voi peruuttaa koska vaan perumalla uutiskirjeen tilauksen kirjeen lopussa olevasta linkistä. 
  • rahoittajan oikeutettu etu tarkastaa varojen oikea käyttö hankkeeseen osallistumisenraportoinnissa (esim. työpajat, muut tapahtumat).

5. Millaisia henkilötietoja Helsingin yliopisto käsittelee?

Käsittelemme seuraavia tietoja:

-    Nimi
-    Yhteystiedot
-    Organisaatio / affiliaatio ja tehtävä / tehtävänimike
-    Sukupuoli (vapaaehtoista ilmoittaa, kysytään ohjelman tasa-arvon valtavirtaistamista koskevien tavoitteiden seuraamiseksi)
-    Ruokavaliomieltymykset (tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tarjoilujen tilausta varten)

6. Arkaluonteiset henkilötiedot

Tässä hankkeessa ei käsitellä arkaluonteisia tietoja.


7. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Henkilötietoja kerätään tapahtuman rekisteröitymisen, uutiskirjeen rekisteröitymisen ja/tai ohjelmahakujen kautta.

8. Tietojen siirto tai luovuttaminen Helsingin yliopiston ulkopuolelle

Käytämme kolmannen osapuolen alustoja tapahtumailmoittautumistietojen keräämiseen (esim. Lyyti.fi), matchmakingin helpottamiseen tapahtumissa (esim. Conversation Starter) ja uutiskirjeiden lähettämiseen (Mailchimp). Näille alustoille annettavat tiedot sisältävät sähköpostin ja nimen, tapahtumailmoittautumisen yhteydessä myös affiliaatiot, tehtävänimen/tehtävän ja ruokavaliotoiveet.

Uudenmaanliiton edustamalla hankerahoittajalla EU:lla on oikeus tarkastaa hankedokumentaatio hankkeen raportoinnin oikeellisuuden ja varojen oikean käytön varmistamiseksi.


9. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuotta ja vähintään projektin raportointitehtävien päättymiseen asti.


10. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Uutiskirjeen tilaustiedot (nimi ja sähköposti) kerätään ja käsitellään maailmanlaajuisen, yhdysvaltalaisen Mailchimp-alustan kautta (osa Intuit-yhtiötä). Mailchimpin tiedot ja lupa tietojen käsittelyyn pyydetään uutiskirjeen tilauslomakkeella.

Mailchimp sertifioi vuosittain EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen. EU:n komissio on todennut, että Yhdysvallat varmistaa EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen osallistuville yhdysvaltalaisille yrityksille siirrettävien henkilötietojen riittävän suojan tason.


11. Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteysosoite rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 kohdassa mainittu yhteystieto.

Suostumuksen peruuttaminen 

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin 

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

a)    henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
b)    peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
c)    vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
d)    henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e)    henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos:
a)    tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa, tai
b)    jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai 
c)    käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.

Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

a)    kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
b)    käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
c)    yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
d)    olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos:

a)    käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja
b)    käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi