Miekan kiinnittämistä varten tulee ainakin joiltakin toimittajilta remmi, jossa on solki ja kaksi napinreikää. Remmiä voi käyttää parhaaksi katsomallaan tavalla. Joissakin frakkihousuissa on valmiiksi kaksi nappia ommeltuna, jotka soveltuvat remmin kiinnittämiseen. Mikäli nappeja ei löydy valmiiksi, pitää napit ommella housuihin. Mikäli vuokrapuvussa ei ole tällaisia nappeja valmiina, kannattaa niiden saamista tiedustella vuokraamosta.
Pitkään pukuun miekka kiinnitetään puvun päälle tai sisäpuolelle sijoitettavaan vyöhön. Kiinnitystä kannattaa testata ja huomioida käyttömukavuus.
Miekan kiinnittämiselle ei ole olemassa yhtä ja ainoaa oikeaa kiinnittämistapaa. Tarvittaessa miekkaa voi myös kantaa vasemmassa kädessä lantion korkeudella.
Promootion tapahtumapaikat on valittu esteettömyys mielessä pitäen. Promootion tilaisuuksia järjestetään useissa eri ympäristöissä sisä- ja ulkotiloissa, ja osassa tiloista voi olla saavutettavuuden suhteen joitakin rajoitteita. Tarkemmat esteettömyystiedot ilmoitetaan osana ohjelmaa. Jos sinulla on kysyttävää esteettömyysasioista, kannattaa ottaa yhteyttä promootiotoimikuntaan.
Promootion eri tilaisuuksissa pätee tietyt pukukoodit. Tarkat ohjeet löytyvät pukukoodi ja etiketti -sivulta.
Promootioakti järjestetään yliopiston juhlasalissa, jossa paikkoja on tarjolla vain rajallisesti. Promootiotoimikunta ei voi taata pääsyä suureen juhlasaliin ennen kuin tiedossa on promootioon osallistuvien lukumäärä ja kutsuvieraiden ilmoittautumiset. Omaisten mahdollisuudesta päästä seuraamaan aktia suuressa juhlasalissa tiedotetaan promovendeille erikseen keväällä, ja mahdolliset paikat jaetaan toukokuussa.
Promootiotoimikunta vastaa kaikkien promootiotilaisuuksien ikuistamisesta huolehtimalla valokuvaamisesta. Valokuvien sekä promootiosta tehtävän muistokirjan jakelusta ja myynnistä ilmoitetaan promovendeille promootion jälkeen. Promootioaktin aikana valokuvaus ja videointi juhlasalissa on ehdottomasti kielletty tilaisuuden arvokkaasta luonteesta johtuen. Promovendien toivotaan kertovan kuvausrajoituksista myös tilaisuuksiin osallistuville seuralaisilleen ja sukulaisilleen.
Harjoituksiin osallistuminen on pakollista, mikäli aiot osallistua näytöstansseihin (tohtoripoloneesi ja maisterifranseesi). Muihin tansseihin voi sen sijaan osallistua, vaikka ei olisikaan käynyt harjoituksissa. Nämä vapaat tanssit ovat nk. vanhoja tansseja.
Kaikkien tohtoripoloneesiin osallistuvien tulee olla pukeutuneita mustaan. Jos seuralaisesi pukeutuu promootiossa valkoiseen, on hänen vaihdettava tohtoripoloneesia varten mustaan asuun. Jos poloneesin tanssiparisi on maisteripromovendi, tulee hänen riisua seppeleensä poloneesin ajaksi.
Seppeleensitojais- ja miekanhiojaispäivälliset järjestetään erikseen, minkä vuoksi ette valitettavasti voi osallistua samaan tilaisuuteen torstai-iltana. Maisteripromovendit osallistuvat seppeleensitojaispäivällisille ja tohtoripromovendit miekanhiojaispäivällisille.
Seppeleensidontaa varten pitää tuoda oma ompeluneula ja -lanka, minkä lisäksi suosittelemme ottamaan mukaan sormustimen, pienet sakset sekä pari pientä hakaneulaa. Sekä neulan että langan kannattaa olla vahvoja, ja langaksi suositellaan esimerkiksi karhulankaa, mutta muukin laadukas ompelulanka käy. Ompelutarvikeliikkeistä voi kysyä neuvoja. Langan kannattaa olla väriltään musta tai tummahko vihreä. Seppeleensitojaisissa on valmiiksi seppeleen kehikko (karkaasi), laakerinlehtiä ja satiininauhaa.
Yliopistolle on tullut miekkojen lainauspalvelu. Mikäli haluat lainata miekan, ota yhteys promootiotoimikuntaan osoitteeseen fil‑promootio@helsinki.fi viimeistään toukokuun alussa. Promootiotoimikunta hoitaa miekkojen lainauksen kootusti.