Office 365 -käyttöehdot

Nämä ehdot koskevat Helsingin yliopiston henkilöstöä, opiskelijoita ja muita henkilöitä, joille yliopisto on myöntänyt käyttöoikeuden yliopiston hankkimiin internet-pohjaisiin Microsoft Office 365 -pilvipalveluihin. Pilvipalvelujen käyttöönotto edellyttää, että käyttäjä ilmoittaa lukeneensa ja hyväksyneensä nämä käyttöehdot.

Yliopisto kantaa työnantajariskin ja vastaa ensisijaisesti siitä, että Office 365 -palveluiden käytössä noudatetaan soveltuvaa lainsäädäntöä ja tietosuojavaltuutetun ohjeistusta. Työntekijän vastuulla on Office 365 -palveluiden asiallinen ja vastuullinen käyttö kuten on ollut tähänkin asti.

Pilvipalveluja käyttäessäsi sitoudut siihen, ettet:

  • aiheuta haittaa tai vahinkoa Helsingin yliopistolle, muille palvelujen käyttäjille tai tietojärjestelmille
  • tuota tai jakele roskapostia
  • tarkoituksellisesti ja tietoisesti tallenna palveluun, käsittele tai jaa siellä salaamattomana:  
    • työsopimuksia tai vahvistettuja palkka- ja suoritustasotietoja,
    • henkilötunnuksia
    • terveydentilaa tai sairautta koskevia tietoja (esim. lääkärintodistus),
    • työnhakijan tai työntekijän soveltuvuus- ja henkilöarviointitietoja,
    • huumausainetestejä koskevia tietoja,
    • potilastietoja,
    • ei-julkisia biopankki- tai genomitietoja,
    • sosiaalihuollon asiakastietoja,
    • muita arkaluonteisia henkilötietoja (Julkisuuslaki (1050/2018)

    tai

    • salasanoja tai muita tietoteknisten järjestelmien tietoturvaan liittyviä tietoja,
    • julkisiin hankintoihin liittyviä tarjouksia tai muuta tarjouskilpailuihin liittyvää salassa pidettävää materiaalia, ennen kuin kyseinen asiakirja on tullut julkisuuslain (621/1999) mukaan julkiseksi,
    • kolmannen osapuolen tekijänoikeuksin tai käyttöoikeuslisenssillä suojattua materiaalia mikäli kolmas osapuoli on kieltänyt materiaalin käsittelyn pilvipalveluissa,
    • liikesalaisuuksia.

Patentoimattomia keksintöjä koskevien tietojen sekä liiketaloudellisesti hyödynnettävien tutkimustulosten käsittelyä palvelussa ei suositella. Ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tai rahoittajien sopimusehdot voivat rajoittaa sopimusasiakirjojen sekä niiden sisältämien liikesalaisuuksien, IPR-oikeuksien (aineettomat oikeudet, mm. tekijänoikeudet ja patentti) alaisen aineiston ja julkaisemattomien tutkimustietojen käsittelyä pilvipalvelussa. Näiden tietojen kohdalla asia on syytä tarkistaa sopimuksesta tai sopijakumppanilta.

Helsingin yliopistolla ja palveluntarjoajalla on oikeus keskeyttää palvelun käyttöoikeutesi epäillyissä väärinkäytöstilanteissa. Palvelun käyttöoikeus päättyy työsuhteesi tai opiskeluoikeutesi päätyttyä sekä muun käyttöoikeuden perusteen päätyttyä. Palvelun käyttöoikeutesi päättyessä sitoudut viipymättä siirtämään palveluun tallentamasi Helsingin yliopiston toimintaan liittyvät sähköpostit ja tiedostot esihenkilösi tai muun yhteyshenkilösi kanssa sovittavaan säilytyspaikkaan.

Helsingin yliopisto ei ole vastuussa Microsoftin tarjoamien pilvipalvelujen toiminnasta tai niissä mahdollisesti esiintyvistä häiriöistä tai käyttökatkoista. Palveluun tallennettuja tiedostoja säilytetään useammalla palvelimella samaan aikaan. Helsingin Yliopisto ei varmuuskopioi palvelussa olevaa materiaalia, eikä ylläpito voi palauttaa käyttäjän poistamia viestejä tai muuta materiaalia.

Helsingin yliopistolla on oikeus valvoa teknisesti palvelujen käyttöä. Yliopisto noudattaa toiminnassaan kaikkea soveltuvaa lainsäädäntöä, mm. lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja julkisuuslakia (1050/2018). Palvelujen käyttäjien henkilötietoja käsitellään laillisesti sekä huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen.

Sähköpostiviestien sisältöä ja liitetiedostoja sekä kalenterimerkintöjä käsitellään vain EU:n alueella. Microsoft on sitoutunut noudattamaan EU:n komission laatimia, henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin koskevia mallisopimuslausekkeita. Edellä mainittu Microsoftin sitoumus takaa riittävän käyttäjätietojen ja datan suojan myös EU:n ulkopuolella.

Microsoft voi käyttää ulkopuolisia alihankkijoita vain tiettyihin rajoitettuihin toimenpiteisiin (palvelujen ylläpito, ohjelmistojen tai palvelinten teknisten ongelmien ratkaiseminen, tekninen asiakastuki) ja tässä tarkoituksessa myös alihankkija voi käsitellä pilvipalvelujen käyttäjätietoja. Microsoft velvoittaa kaikkia alihankkijoitaan noudattamaan Microsoftin noudattamaa tietosuojan ja tietoturvan tasoa.

Helsingin yliopisto pidättää oikeuden tehdä muutoksia näihin käyttöehtoihin. Muutoksista ilmoitetaan käyttäjille yliopiston intrasivuilla Flammassa.