1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Helsingin yliopisto
Y-tunnus: 0313471-7
Postiosoite: PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto, puh. 02941911
2. Rekisterin nimi
Helsingin yliopiston Aspicore-apurahajärjestelmä.
3. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Sähköpostiosoite: lahjoittajasuhteet@helsinki.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palveluntoiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot. Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahanhakijasta. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta. Hakija voi myös nimetä suosittelijoita, joiden järjestelmään tallennettavat tiedot hakija antaa. Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä. Apurahanhakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.
5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät rahastojen hoitokuntien jäsenet ja erikseen määritellyt hakemusten arvioijat, teknistä tukea antavat henkilöt, apurahaprosessista, tilinpidosta ja maksatuksesta huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.
6. Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu suojatun SSL-yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
● Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia, joita ei ole merkitty päättyneeksi.
● Jos käyttäjätunnus on tarkasteluhetkellä ollut käyttämättä yli kolme vuotta, eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä.
Hakemukset ja niihin liittyvät viestit ja liitteet poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Maksatustietojen tilinumerot ja henkilötunnukset poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Helsingin yliopisto säilyttää myönnettyjen hakemusten keskeiset tiedot (saaja, tarkoitus, myöntösumma, luokittelut) pitkäaikaisesti.
8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Käyttäjien käyttäjätunnukset
Pääset apurahanhakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset > Henkilötiedot. Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä. Sinulla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin. Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itsellesi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista Helsingin yliopiston tietosuojasta.
9. Tietojen luovutus
Tieto luonnollisille henkilöille myönnetyistä apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle, mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus ylittää MELA:n määrittelemät rajat. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle. Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät julkaistaan yliopiston verkkosivuilla ja rahastojen vuosikirjassa. Yliopisto voi luovuttaa haettuihin ja myönnettyihin apurahoihin liittyviä tarpeellisia henkilötietoja toisille apurahoja myöntäville tahoille.