Hakemuksen liitteet kansainvälisten maisteriohjelmien haussa

Tältä sivulta löydät kansainvälisten maisteriohjelmien hakijoilta vaadittujen liitteiden kuvaukset ja toimitusohjeet. Lue ohjeet huolella varmistaaksesi, että liitteesi täyttävät annetut vaatimukset ja toimitat ne oikein.
Hakemus ja vaaditut liitteet

Hakeminen maisteriohjelmiin sekä liitteiden toimittaminen tapahtuu Opintopolussa. Hakemukseen kuuluvat täytetty sähköinen hakulomakehakemuksen pakolliset liitteet sekä ohjelmakohtaiset liitteet.

Tutustu huolellisesti hakuohjeisiin ja maisteriohjelmien valintaperusteisiin Opintopolussa sekä hakulomakkeen täyttöohjeisiin ennen lomakkeen täyttämistä.

Älä toimita ylimääräisiä liitteitä. Jos hakukohde ei vaadi esimerkiksi suosituskirjeitä, älä liitä niitä. Ylimääräisiä liitteitä ei huomioida arvioinnissa ja ne hidastavat hakemuksesi käsittelyä.

Myös Suomessa suoritetuista opinnoista on aina ladattava liitteet hakulomakkeelle.

Vaaditut liitteet

Tutkintotodistus

Tutkintotodistus on oppilaitoksen myöntämä asiakirja opiskelijalle, joka on valmistunut suoritettuaan kaikki tutkinnon sisältämät opinnot. Todistus osoittaa, että opiskelijalle on myönnetty todistuksessa mainittu tutkinto.

Tutkintotodistuksen on sisällettävä seuraavat tiedot selkeässä muodossa:

  • tutkinnon myöntävän oppilaitoksen nimi
  • valmistumispäivämäärä
  • valmistuvan opiskelijan nimi
  • myönnetyn oppiarvon tai tutkinnon nimi.

Väliaikainen tai tilapäinen tutkintotodistus

Tutkinnon myöntävä oppilaitos voi myöntää väliaikaisen tai tilapäisen tutkintotodistuksen, jos olet suorittanut kaikki koulutusohjelmaan sisältyvät opinnot ja sinulle on myönnetty kyseinen tutkinto, mutta teknisistä tai hallinnollisista syistä et voi saada lopullista tutkintotodistusta heti valmistumisesi jälkeen. Väliaikaisen tai tilapäisen tutkintotodistuksesi tulee sisältää samat tiedot kuin lopullisen tutkintotodistuksen (ks. yllä).

Poikkeukset: Jos todistuksessa todetaan vain kaikkien vaadittujen kurssien suorittaminen mutta ei vahvisteta tutkinnon myöntämistä, todistusta ei hyväksytä väliaikaiseksi tai tilapäiseksi tutkintotodistukseksi.

Jos et vielä ole suorittanut tutkintoasi loppuun

Jos et ole vielä suorittanut tutkintoasi loppuun, sinun ei tarvitse toimittaa tutkintotodistustasi hakuaikana. Suoritettavan tutkinnon nimi on kuitenkin mainittava opintosuoritusotteessa (katso alla). Jos sinut valitaan koulutusohjelmaan, valintapäätös on ehdollinen ja sinun on valmistuttava ja toimitettava tutkintotodistuksesi annettuun määräaikaan mennessä.

Jos olet suorittanut täydennystutkinnon (top-up degree) tai kaksoistutkinnon (dual degree)

Täydennystutkinnot

Jos olet suorittanut täydennystutkinnon (ns. top-up degree), sinun on toimitettava sekä lopullista tutkintoa koskeva todistus että aiempia osia koskevat todistukset.

Täydennystutkinto voi olla esimerkiksi kansallinen korkeakouludiplomi (higher national diploma), jota on täydennetty vuoden pituisella kandiohjelmalla (bachelor’s top-up programme), tai tavallinen kandidaatintutkinto, jota on täydennetty vuoden pituisella bachelor honours -tutkinnolla.

Kaksoistutkinnot

Jos sinulle myönnetään koulutusohjelmasi päätteeksi kaksi tutkintoa, voit päättää, kumman tutkintotodistuksen toimitat (tai toimittaa molemmat).

Kaksoistutkinnot ovat yleensä kahden yliopiston yhteistyössä tarjoamia ohjelmia, joiden päätteeksi kukin yliopistoista myöntää opiskelijalle tutkinnon.

Opintosuoritusote on asiakirja, jossa eritellään oppilaitoksessa suorittamasi kurssit tai opintojaksot. Oppilaitokset käyttävät opintosuoritusotteesta englanniksi useita eri nimityksiä (esim. transcript of records, academic records, marksheet ja grade report). 

Opintosuoritusotteen on sisällettävä seuraavat tiedot:

  • kurssien nimet
  • kurssien arvosanat tai arvioinnit
  • kurssien opintopistemäärät
  • kurssien suorituspäivät TAI ohjelmaan kirjoittautumispäivä ja valmistumispäivä.

Kurssien nimet

Kurssien nimet ovat opintosuoritusotteen pakollisia tietoja. Jos ote ei sisällä kurssinimiä, sitä ei hyväksytä.

Jos ote ei sisällä kunkin suorittamasi kurssin nimeä (vaan esimerkiksi kurssien koodit), sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kurssien nimet sisältävä asiakirja, esimerkiksi opintojesi aikaan käytössä ollut opinto-opas.

Kurssien arvosanat tai arvioinnit

Kurssien arvosanat (esim. kirjain, numero tai prosenttiluku) ovat opintosuoritusotteen pakollisia tietoja. Jos ote ei sisällä kurssien arvosanoja, sitä ei hyväksytä.

Jos ote ei sisällä kunkin suorittamasi kurssin arvosanaa, sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kurssien arvosanat sisältävä asiakirja.

Jos oppilaitoksesi ei anna kurssiarvosanoja, sinun on täydennettävä otetta toimittamalla kyseisen oppilaitoksen virallinen asiakirja, jossa oppilaitoksessa käytettävä arviointijärjestelmä selitetään.

Kurssien opintopistemäärät

Kurssien opintopistemäärät ovat opintosuoritusotteen suositeltavia tietoja. Jos ote ei sisällä opintopistemääriä, se voidaan hyväksyä, mutta opintopistemäärien puuttuminen voi vaikuttaa aiempien opintojen arviointiin.

Jos oppilaitoksesi ei käytä opintopistejärjestelmää kuvaamaan kurssin edellyttämää työmäärää, hyväksytään jokin muu järjestelmä (esim. kurssikohtaiset pisteet tai opiskelutunnit).

Kurssien suorituspäivät

Kurssien suorituspäivät ovat opintosuoritusotteen suositeltavia tietoja. Jos ote ei sisällä suorituspäiviä, se voidaan hyväksyä, mutta suoritusajankohdan puuttuminen voi vaikuttaa aiempien opintojen arviointiin.

Kurssien suorituspäiviksi hyväksytään täsmälliset päivämäärät, suorituskuukaudet, suorituslukukaudet tai jopa suoritusvuodet.

Opintosuoritusote hyväksytään myös, jos siinä ilmaistaan kirjoittautumis- ja valmistumispäivät, tai jos kirjoittautumis- ja valmistumispäivämäärät on merkitty muihin virallisesti oikeaksi todistettuihin koulutusasiakirjoihisi. 

Opintosuoritusote jos et vielä ole suorittanut tutkintoasi loppuun

Opintosuoritusotteessasi on mainittava parhaillaan suorittamasi koulutusohjelman nimi. Jos nimeä ei mainita opintosuoritusotteessa, sinun on toimitettava kotioppilaitoksesi antama muu virallinen lausunto, jossa mainitaan sinulle myönnettävän tutkinnon nimi.

Hyväksiluetut opintopisteet ja muissa oppilaitoksissa suoritetut opintopisteet

Jos opintosuoritusotteesi sisältää hyväksiluettuja opintopisteitä, niistä on annettava samat tiedot kuin muistakin kursseistasi. Tämä tarkoittaa, että hyväksiluetuista opinnoista tulee ilmoittaa kurssien nimet, arvosanat, opintopisteet ja suorituspäivät.

Voit myös toimittaa virallisen opintosuoritusotteen oppilaitoksesta, jossa alun perin suoritit kyseiset kurssit.

Jos olet suorittanut esimerkiksi täydennystutkinnon (top-up degree) tai suoraan valintaan perustuvan koulutuksen (direct access programme)

Jos tutkintosi sisältää eri oppilaitoksissa suoritettuja opintoja (esim. top-up-opintoja), sinun on toimitettava opintosuoritusote kustakin tutkinnon osasta.

Jos olet esimerkiksi suorittanut kansallisen korkeakouludiplomin (higher national diploma), jota on täydennetty vuoden pituisella kandiohjelmalla (bachelor’s top-up programme), sinun on toimitettava sekä alkuperäistä diplomia että täydentävää kandidaatintutkintoa koskevat opintosuoritusotteet.

Lisäksi jos sinut on hyväksytty suoraan suorittamaan tutkintoa edistyneellä tasolla (esim. opintosuoritusotteesi alkaa suoraan toisesta opiskeluvuodesta tai aineopintotason opinnoista), sinun on toimitettava opintosuoritusote tai jokin muu asiakirja, joka kattaa valintaperusteena toimineet aiemmat opintosi.

Minun on täydennettävä opintosuoritusotettani. Miten lähetän täydentävät asiakirjat?

Lataa täydentävä asiakirja hakulomakkeella siihen kohtaan, mihin alkuperäinen opintosuoritusote ladattiin.

Jos koulutusasiakirjasi eivät ole suomen-, ruotsin- tai englanninkielisiä, sinun on toimitettava niistä viralliset käännökset johonkin näistä kielistä. Sinun on toimitettava hakemuksen liitteenä sekä käännökset että jäljennökset alkuperäiskielisistä asiakirjoista. Käännöksiä ei hyväksytä ilman alkuperäisiä asiakirjoja.

Helsingin yliopisto hyväksyy vain virallisia käännöksiä. Tällaisia ovat vain virallisen kääntäjän tai asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tekemät käännökset. Virallisessa käännöksessä on oltava kääntäjätahon virallinen leima ja allekirjoitus sen jokaisella sivulla.

Virallisen kääntäjän tekemä käännös

Virallisen käännöksen mistä tahansa asiakirjasta saat viralliselta kääntäjältä. Suomessa virallinen kääntäjä on henkilö, jolla on lain 1231/2007 mukainen oikeus toimia auktorisoituna kääntäjänä. Opetushallituksen ylläpitämästä rekisteristä voit tarkistaa, ketkä Suomessa ovat virallisia kääntäjiä. Jos et ole Suomessa, voit hankkia virallisen käännöksen oleskelumaassasi viralliselta kääntäjältä.

Asiakirjan myöntäjän tekemä käännös

Hyväksymme asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tai organisaation tekemän käännöksen. Jos oppilaitos tai organisaatio on myöntänyt alkuperäisen asiakirjan suoraan suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, erillistä käännöstä ei tarvita

Sinun on todistettava kielitaitosi. Lisätietoja hyväksytyistä kielitaidon osoittamistavoista ja niihin liittyviä ohjeita:

Huomaa, että Helsingin yliopistolla on rehtorin päätöksessä hyväksytty lista hyväksytyistä kielitaidon osoittamistavoista. Kielitaidon voi osoittaa vain listassa mainituin tavoin.

Passin tai oleskeluluvan jäljennös

Helsingin yliopisto perii lukuvuosimaksuja maisteriopiskelijoilta, joiden opiskelukieli on muu kuin suomi tai ruotsi ja jotka eivät ole EU:n, ETA:n tai Sveitsin kansalaisia. Jos valitset hakulomakkeella tutkinnonsuorituskieleksi englannin, sinulta peritään lukuvuosimaksu, ellet todista olevasi oikeutettu vapautukseen maksusta.

Hakijoiden, jotka hakevat ohjelmiin, joissa käytetään haastatteluja osana hakuprosessia, on ladattava henkilöllisyystodistus, joka sisältää kuvan hakijasta. Katso lisätiedot ohjelmien valintakriteereistä Opintopolusta.

Lukukausimaksuista vapautettujen hakijoiden tulee ladata lukukausimaksuista vapauttava asiakirja hakujärjestelmään. Katso lukuvuosimaksujen ja apurahojen infosivulta, millä asiakirjoilla voi vapautua lukukausimaksuista.

Lataa hakemuslomakkeeseen kopio passisi henkilöllisyystodistuksesta, kansallisesta henkilökortista tai oleskelulupakortin molemmista puolista.

Lisätietoja lukuvuosimaksuista ja stipendeistä

Jos henkilöllisyystodistuksessa on eri nimitiedot kuin koulutusasiakirjoissasi

Jos koulutusasiakirjoissasi on nimenmuutoksen vuoksi eri nimitiedot kuin henkilöllisyystodistuksessasi, lataa lomakkeelle virallinen asiakirja nimenmuutoksesta (esimerkiksi avioliittotodistus, jos sukunimesi on muuttunut avioitumisen yhteydessä).

Mikäli sinulla on suomalainen henkilötunnus ja tunnus on pysynyt samana, riittää että sama henkilötunnus näkyy koulutusasiakirjoissasi. Jos henkilötunnus on muuttunut tai sitä ei ole esimerkiksi opintosuoritusotteessasi, toimita virallinen asiakirja nimenmuutoksesta.

Ohjelmakohtaiset liitteet

Jotkin ohjelmat edellyttävät kaikilta hakijoilta vaadittujen liitteiden lisäksi tiettyjen muiden liitteiden toimittamista. Löydät lisätietoa ohjelmakohtaisista liitteistä kyseisen ohjelman valintaperusteista Opintopolusta.

Liitteiden toimittaminen hakuvaiheessa

Hakuvaiheessa riittää, että lataat hakulomakkeelle liitteeksi hyvälaatuiset kopiot tai kuvat alkuperäisistä asiakirjoistasi. Varmista, että toimitat kaikki sivut alkuperäisistä asiakirjoista.

Huom. Jos jonkin liitteen kohdalla ohjeistetaan toimittamaan liite toisella tavalla, noudata liitteen kohdalla annettua ohjetta. Löydät lisätietoa ohjelman valintaperusteista Opintopolusta.

Aikataulu

Toimita liitteet ajoissa, viimeistään 23.1.2025 klo 15.00.

Jos pakollinen liite puuttuu liitteiden toimittamisen määräajan jälkeen, hakemus hylätään puutteellisena. Olet itse vastuussa liitteiden toimittamisesta vaaditulla tavalla määräaikaan mennessä.

Toimitustavat

Liitteet toimitetaan tallentamalla ne Opintopolkuun hakulomakkeen liitteeksi. 

Älä lähetä liitteitäsi sähköpostitse. Älä myöskään pyydä oppilaitostasi lähettämään koulutusasiakirjojasi Helsingin yliopistolle sähköpostitse hakuvaiheessa.

Jos et jostain syystä pysty tallentamaan liitteitäsi hakulomakkeelle, voit lähettää liitteesi postitse tai tuoda ne hakijapalveluiden postilaatikkoon.

Liitteiden tallentaminen hakulomakkeelle

  1. Skannaa liitteet tai ota niistä hyvälaatuiset kuvat. Varmista, että asiakirjat ovat oikein päin ja asiakirjojen sisällöstä saa kunnolla selvää. 
  2. Kokoa yhden asiakirjan sivut yhteen tiedostoon: esim. opintosuoritusotteen tulee olla yksi tiedosto, joka voi sisältää useita sivuja. Älä yhdistä eri asiakirjoja samaan tiedostoon.
  3. Nimeä tiedostosi niin, että tiedoston nimestä käyvät ilmi sekä oma nimesi että kyseessä oleva asiakirja: esim. sukunimi-etunimi-opintosuoritusote.
  4. Tallenna liitteesi hakulomakkeelle PDF-muodossa niille varattuihin kohtiin.
  1. Tulosta liitteet. Varmista, että asiakirjojen sisällöstä saa kunnolla selvää. Hakuvaiheessa toimitettavien paperisten liitteiden ei tarvitse olla virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita.
  2. Kirjoita kirjekuoren kääntöpuolelle maisteriohjelman nimi, johon olet hakemassa (esim. ”Filosofian maisteriohjelma”).
  3. Lähetä liitteet joko postitse, kuriiripalvelulla tai tuo ne hakijapalveluiden postilaatikkoon. Varmista, että käytät oikeaa osoitetta. Katso paperisten asiakirjojen toimitusosoitteet tämän sivun lopusta. Liitteitä ei oteta vastaan henkilökohtaisesti.
  4. Varmista, että toimitat liitteet Helsingin yliopiston hakijapalveluihin ajoissa. Jos toimitat liitteitä postitse, saman päivän postileima ei riitä. Liitteiden on oltava perillä hakijapalveluissa määräaikaan mennessä.
Liitteiden toimittaminen, jos tulet ehdollisesti hyväksytyksi

Jos sinut hyväksytään johonkin Helsingin yliopiston maisteriohjelmista ja olet toimittanut hakuvaiheessa tavalliset jäljennökset eli kopiot tai kuvat sinulta vaadituista asiakirjoista, hyväksyntäsi on ehdollinen. Tässä tapauksessa sinun tulee toimittaa hakulomakkeelle lataamasi asiakirjat myös sähköisesti varmennettuina tai virallisesti oikeaksi todistettuina viimeistään 30.5.2025 klo 15.00.

Varmennettujen tai virallisesti oikeaksi todistettujen asiakirjojen toimittaminen

Näissä ohjeissa kerrotaan, miten varmennetut tai virallisesti oikeaksi todistetut koulutusasiakirjat on toimitettava.

  1. Jakaako kotioppilaitoksesi virallisia koulutusasiakirjoja suoraan kolmansien osapuolten kanssa sähköisen varmennuspalvelun kautta (esim. Parchment, Digitary, Truecopy tai MyeQuals)? 
  2. Myöntääkö kotioppilaitoksesi virallisia sähköisesti allekirjoitettuja tai sähköisesti varmennettuja koulutusasiakirjoja? Katso virallisia sähköisiä asiakirjoja koskevat vaatimukset. 
    • Kyllä: Lataa sähköisesti varmennettu PDF-asiakirja hakujärjestelmään. 
    • Ei: Katso seuraava vaihtoehto. 
  3. Voiko kotioppilaitoksesi lähettää jäljennöksen virallisesta koulutusasiakirjastasi PDF-tiedostona suoraan hakijapalveluihin? 
  4. Sinun on lähetettävä viralliset koulutusasiakirjasi paperiasiakirjoina hakijapalveluihin. Katso alla osio ’Paperisten asiakirjojen toimittaminen’.

Poikkeus: Kiinalaisten oppilaitosten myöntämät koulutusasiakirjat on toimitettava määrätyllä tavalla. Katso Kiinaa koskevat maakohtaiset vaatimukset.

Sähköisesti varmennettujen asiakirjojen toimittaminen

Jos kotioppilaitoksesi käyttää sähköistä varmennuspalvelua tai voit käyttää kansallista rekisteripalvelua, jonka avulla voi jakaa viralliset koulutusasiakirjat, jaathan koulutusasiakirjasi suoraan Helsingin yliopiston kanssa kyseisen palvelun kautta. Älä lataa tiedostoa ensin itsellesi.

Valitse palvelun rekisteröityjen vastaanottajien luettelosta Helsingin yliopisto, tai jos asiakirjan jakaminen palvelun kautta edellyttää yhteystietona sähköpostiosoitetta, käytä osoitetta masterenclosures@helsinki.fi.

Lisätietoja oppilaitoksesi käyttämään palveluun kirjautumisesta on oppilaitoksesi omissa ohjeissa. Helsingin yliopisto ei voi auttaa sinua kotioppilaitoksesi palvelun käyttämisessä.

Alla on yleisiä Helsingin yliopiston hakijapalveluiden hyväksymiä palveluntarjoajia:

Jos oppilaitoksesi käyttää palvelua, jota ei ole mainittu yllä olevassa luettelossa, ota meihin yhteyttä, niin selvitämme, voimmeko hyväksyä asiakirjasi kyseisen palvelun kautta. Huomaa, että Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden tehdä lopullinen päätös palvelun hyväksymisestä.

Sähköisesti allekirjoitetut koulutusasiakirjat

Hyväksymme sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat, jos niissä on myöntävän oppilaitoksen voimassaoleva sähköinen allekirjoitus. Kun asiakirja avataan Adobe Readerissa, voimassaolevaa sähköistä allekirjoitusta osoittaa sininen nauha asiakirjan ylälaidassa. Asiakirjan on oltava oppilaitoksen allekirjoittama ja allekirjoituksen on oltava voimassa, kun asiakirja avataan.

Lataa sähköisesti allekirjoitettu asiakirja hakulomakkeelle Opintopolkuun.

Helsingin yliopisto pidättää oikeuden arvioida kunkin sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tapauskohtaisesti ja hylätä asiakirjat, jotka eivät täytä vaatimuksia.

Sähköisesti varmennetut koulutusasiakirjat

Hyväksymme sähköiset koulutusasiakirjat, jos niissä on varmennuskoodi, jonka avulla voimme varmentaa asiakirjan ja sen sisällön käyttämällä tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen sähköistä varmennuspalvelua.

Lataa sähköisesti varmennettu asiakirja hakulomakkeelle Opintopolkuun.

Varmentaminen hyväksytään seuraavilla ehdoilla:

  • Varmennuspalvelu sijaitsee tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen verkkosivuilla TAI kolmannen osapuolen tarjoamaa palvelua käytettäessä oppilaitos antaa linkin palveluun verkkosivuillaan.
  • Koko asiakirja on varmennettavissa palvelun avulla, ts. varmennuspalvelun näyttämä sisältö on täsmälleen sama kuin toimittamasi asiakirjan.

Huomaa seuraavat rajoitukset:

  • Oppilaitosten varmennuspalveluita ei hyväksytä, jos ne edellyttävät vastaanottajan lataavan tietyn ohjelmiston tai maksavan varmennuksesta.
  • Varmennuspalveluita ei hyväksytä, jos ne edellyttävät vastaanottajan lähettävän sähköpostiviestin varmennuspalveluun tai tutkinnon myöntäneeseen oppilaitokseen.

Emme takaa hyväksyvämme muita kuin englannin-, suomen- ja ruotsinkielisiä varmennuspalveluita. Jos palvelu on käytettävissä vain jollain muulla kielellä, pyrimme käyttämään sitä kyseisellä kielellä, mutta jos tämä osoittautuu mahdottomaksi, sinun on toimitettava asiakirjasi jollain muulla hyväksytyllä tavalla.

Jos varmennettu sähköinen asiakirja ei ole saatavilla englanniksi, suomeksi tai ruotsiksi, sinun on toimitettava myös alkuperäisen asiakirjan virallinen käännös.

Helsingin yliopisto pidättää itsellään oikeuden arvioida jokainen sähköinen asiakirja ja varmennuspalvelu tapauskohtaisesti. Jos emme voi varmentaa vaadittuja tietoja, sinun on toimitettava asiakirja jollain muulla hyväksytyllä tavalla.

Huom! Sinun on täytynyt tulla ehdollisesti hyväksytyksi voidaksesi käyttää tätä toimitustapaa. Älä pyydä oppilaitostasi lähettämään koulutusasiakirjojasi sähköpostise hakuvaiheessa.

Jos oppilaitoksesi ei käytä sähköisiä varmennuspalveluita (esim. Digitary, Parchment, My eQuals, CSSD/CHESICC tai Truecopy) virallisten koulutusasiakirjojen jakamiseen, voit pyytää, että oppilaitoksesi lähettää viralliset sähköiset koulutusasiakirjasi sähköpostitse suoraan Helsingin yliopistolle seuraavaan osoitteeseen:

Asiakirja hyväksytään seuraavin ehdoin:

  • Sähköpostiviesti on lähetetty oppilaitoksen viralliselta sähköpostitililtä.
  • Viesti saapuu sähköpostiosoitteesta, joka on vahvistettavissa oppilaitoksen julkiselta verkkosivulta.
  • Viesti saapuu sähköpostiosoitteesta, joka kuuluu virallisten koulutusasiakirjojen myöntämisestä vastaavalle taholle (esim. opintorekisteri, englanniksi esim. registrar’s office, controller of examinations, awards and graduation department, jne.)
  • Liitetty asiakirja on PDF-muodossa.
  • Hakemusnumerosi mainitaan sähköpostiviestissä viitenumerona.

Sähköpostitse lähetettyjä asiakirjoja ei hyväksytä, jos ne eivät täytä edellä mainittuja vaatimuksia. Välitäthän edellä mainitut ohjeet oppilaitoksesi edustajalle pyytäessäsi asiakirjojen lähettämistä.

Paperisten asiakirjojen toimittaminen

Sinun on toimitettava ehdon täyttämiseen vaadittavat paperiset jäljennökset koulutusasiakirjoistasi vain, jos et voi käyttää mitään edellä mainituista sähköisistä toimitustavoista, ts. jos kotioppilaitoksesi ei käytä sähköistä varmennuspalvelua asiakirjojen jakamiseen, oppilaitoksesi ei myönnä virallisia sähköisiä asiakirjoja tai oppilaitoksesi ei lähetä jäljennöksiä virallisista koulutusasiakirjoistasi suoraan hakijapalveluihin oppilaitoksen omasta sähköpostiosoitteesta.

Tässä tapauksessa sinun on toimitettava viralliset koulutusasiakirjasi tai niiden virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset paperiasiakirjoina hakijapalveluihin.

Huomaathan, että sinun ei tule lähettää hakijapalveluihin ainutkertaisia asiakirjoja, jotka eivät ole helposti korvattavissa, sillä lähetettyjä asiakirjoja ei palauteta hakijoille hakumenettelyn jälkeen. Jos asiakirjasi on ainutkertainen ja sinun on säilytettävä se, lähetä virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös.

Jos toimitat meille alkuperäiset asiakirjat, niin niitä koskevat seuraavat vaatimukset: 

  • Lähettäessäsi paperiasiakirjoja huomioi tiettyjä maita koskevat erityisvaatimukset. Varmistathan, koskevatko erityisvaatimukset maata, jossa oppilaitoksesi sijaitsee, ja jos koskevat, noudata ensisijaisesti kyseisiä ohjeita. Jos maalle ei ole erityisvaatimuksia, noudata tällä sivulla esitettyjä yleisohjeita.
  • Mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut. Jos koulutusasiakirjoissasi on useita sivuja, tulee jokaisella sivulla olla oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset, ellei asiakirjoja ole liitetty yhteen siten, ettei erillisiä sivuja voi irrottaa toisistaan (esim. sinetillä). Jos jäljennöksen sivut ovat irrallisina tai irrotettavissa toisistaan, eli esim. tavallisella nitojalla kiinni nidotut, joka sivulla on oltava koulutuasiakirjan myöntävän tahon leima ja allekirjoitus.

 

Huomaa, että tiettyjen maiden myöntämien paperisten koulutusasiakirjojen on oltava oikeaksi todistettuja ja/tai toimitettu maakohtaisten erityisvaatimusten mukaan. Jos sinun on lähetettävä koulutusasiakirjasi paperiversioina, kyseisiä erityisvaatimuksia on sovellettava ensisijaisesti. Katso vaatimukset:

Huom. Maakohtaiset erityisvaatimukset menevät näiden ohjeiden edelle eli tarkasta ensin maakohtaiset erityisvaatimukset. 

Asiakirjan jäljennöksen voi virallisesti oikeaksi todistaa seuraavilla tavoilla:

  • asiakirjan myöntänyt oppilaitos (tai organisaatio, esim. Ylioppilastutkintolautakunta tai IB-organisaatio) todistaa asiakirjan jäljennöksen oikeaksi (ks. lisätietoa alla)
  • suomalainen julkinen notaari todistaa asiakirjan jäljennöksen oikeaksi
  • asiakirjan jäljennös laillistetaan.

Muut jäljennökset eivät ole virallisesti oikeiksi todistettuja jäljennöksiä. Esimerkiksi seuraavat eivät ole virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä:

  • tavallinen valokopio alkuperäisestä leimatusta asiakirjasta
  • skannattu kopio tai valokuva leimatusta asiakirjasta
  • kahden henkilön oikeaksi todistama jäljennös
  • muiden maiden julkisten notaarien oikeaksi todistama jäljennös, ellei notaarin jäljennöstä ole lisäksi laillistettu.

Huomioi nämä asiat virallisesti oikeaksi todistamisessa:

  • Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös tulee toimittaa hakijapalveluihin paperisena, ellei toisin ole erikseen ohjeistettu.
  • Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös on aina tehtävä suoraan alkuperäisestä asiakirjasta.
  • Mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut. Jos jäljennöksessä on useita sivuja, tulee jokaisella sivulla olla oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset, ellei jäljennöstä ole liitetty yhteen siten, ettei erillisiä sivuja voi irrottaa toisistaan (esim. sinetillä). Jos jäljennöksen sivut ovat irrallisina tai irrotettavissa toisistaan, eli esim. tavallisella nitojalla kiinni nidotut, joka sivulla on oltava oikeaksi todistavan tahon leima ja allekirjoitus.

Oppilaitoksen virallisesti oikeaksi todistama jäljennös

Jotta oppilaitoksen myöntämä asiakirjan jäljennös on virallisesti oikeaksi todistettu:

  • jäljennökseen tulee lyödä oppilaitoksen virallinen leima
    • Oppilaitosten virallisissa leimoissa on yleensä oppilaitoksen nimi ja symboli.
    • Leima, jossa lukee pelkästään "jäljennöksen oikeaksi todistaa" tai "certified copy", ei ole oppilaitoksen virallinen leima.
  • jäljennöksessä tulee olla oppilaitoksen edustajan allekirjoitus, nimenselvennys sekä virkanimike.

Huomioithan, että oppilaitos ei myöskään voi virallisesti oikeaksi todistaa tutkintotodistusta, jonka on myöntänyt jokin muu organisaatio (esim. Ylioppilastutkintolautakunta tai IB-organisaatio) tai toinen oppilaitos.

 

Jos et saa koulutusasiakirjojesi virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita asiakirjat myöntäneestä oppilaitoksesta, voit toimittaa koulutusasiakirjojen laillistetut kopiot.

Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla sen mukaan, sijaitseeko asiakirjat myöntänyt oppilaitos maassa, joka on sopimuspuoli vuonna 1961 tehdyssä Haagin yleissopimuksessa. Haagin yleissopimuksen ratifioineissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan apostille-todistuksella (leima tai paperitodistus). Muissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan kaksivaiheisessa menettelyssä: ensin kyseisen maan ulkoministeriössä ja sen jälkeen samassa maassa sijaitsevassa toimivaltaisessa Suomen suurlähetystössä tai konsulaatissa.

Apostille

Apostille-todistus (leima tai paperitodistus) tarvitaan, jos viranomaiset ovat myöntäneet asiakirjan maassa, joka ei ole ratifioinut vuoden 1961 Haagin yleissopimusta. Tietoja Haagin yleissopimuksesta ja englanninkielinen luettelo sopimuspuolista on täällä:

Sivulla on myös tietoa apostille-todistuksia eri maissa myöntävistä viranomaisista.

Apostille-todistuksen on oltava kiinteästi ja selkeästi liitetty kaikkiin asiakirjoihin, joiden virallisuuden se todistaa.

Laillistaminen

Jos asiakirja myönnetään maassa, joka ei ole Haagin yleissopimuksen sopimuspuoli, asiakirjan laillistaa sen myöntävän maan ulkoministeriö, minkä jälkeen samassa maassa sijaitseva toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai konsulaatti laillistaa asiakirjan ja todistaa, että kyseisellä ulkoministeriön virkailijalla on laillistamiseen tarvittava toimivalta.

Paperisten asiakirjojen toimitusosoitteet

Voit tuoda liitteesi postilaatikkoon, joka sijaitsee Helsingissä osoitteessa Unioninkatu 40, Unioninkadun ja Yrjö-Koskisen kadun kulmassa.

Postilaatikolle on pääsy kaikkina aikoina. Huomaathan kuitenkin, että liitteet on jätettävä postilaatikkoon ennen klo 15.00, jotta ne katsotaan saman päivän aikana saapuneiksi. Jos toimitat liitteet klo 15.00 jälkeen, niiden katsotaan saapuneen seuraavana arkipäivänä. Älä jätä hakijapalveluihin tarkoitettuja asiakirjoja vahtimestarille tai muuhun kuin edellä mainittuun postilaatikkoon.

Kuriiripalvelut (esim. DHL ja UPS) ovat usein nopein ja turvallisin tapa lähettää koulutusasiakirjat hakijapalveluihin.

Lähetä asiakirjat alla olevaan osoitteeseen. Älä lähetä asiakirjoja mihinkään muuhun postilaatikkoon tai nouto- tai pakettipisteeseen, sillä Helsingin yliopistolla ei ole pääsyä kolmansien osapuolten käyttämiin noutopaikkoihin. Asiakirjojesi on saavuttava suoraan Helsingin yliopistoon.

Helsingin yliopisto
Hakijapalvelut
Unioninkatu 40
00170 Helsinki
Puhelinnumero: 02941 21601 (ei asiakaspalvelua, koskee vain kuriiripalveluihin liittyviä asioita)

Suosittelemme kuriiripalvelun käyttämistä, jotta voit seurata lähetystäsi. Helsingin yliopisto ei vastaa kuriiripalveluiden tarjoamista palveluista tai niiden aiheuttamista viivästyksistä tai vahingoista.

Lähetä asiakirjat postitse alla olevaan osoitteeseen. Älä lähetä asiakirjoja mihinkään muuhun positilaatikkoon tai nouto- tai pakettipisteeseen, sillä Helsingin yliopistolla ei ole pääsyä kolmansien osapuolten käyttämiin noutopaikkoihin. Asiakirjojesi on saavuttava suoraan Helsingin yliopistoon.

Helsingin yliopisto
Hakijapalvelut
PL 24
00014 Helsingin yliopisto 

Helsingin yliopisto ei vastaa postipalveluiden tarjoamista palveluista tai niiden aiheuttamista viivästyksistä tai vahingoista.

Jos toimitat asiakirjoja tavallisena postilähetyksenä, huomaathan, että kaikista EU:n tai ETA:n ulkopuolelta saapuvista asiakirjoista on tehtävä tulliselvitys. Tulliselvityksen välttämiseksi älä ilmoita asiakirjoillesi rahallista arvoa niitä postittaessasi.

Jos asiakirjasi joutuvat tulliselvitykseen, sinun on tehtävä tulliselvitys (lisätietoa Tullin sivuilta). Jos summaa vaaditaan ja ’0 €’ ei hyväksytä, voit ilmoittaa summaksi 0,01 €. Hakija vastaa aina hakemusasiakirjojensa saapumisesta Helsingin yliopistoon määräaikaan mennessä. Helsingin yliopisto ei käsittele määräajan jälkeen saapuneita hakemusasiakirjoja.

Kysyttävää?

Jos sinulla on kysyttävää, tutustu usein kysyttyihin kysymyksiin.

Jos haluat ottaa yhteyttä hakuneuvojaan, katso yhteystietomme.