Anvisningar för närstående – hur följer man promotionsakten?

Ankomst och entré

• Entré: Genom dörrarna på Alexandersgatan (Alexandersgatan 5)
• Garderob: Kostnadsfri och bevakad under ceremonin. Kö kan uppstå – vänligen kom i god tid.
• Tillgänglig entré: Via innergården på Universitetsgatan 2. Tillgång till garderoben via innergården, med hiss till det övre planet.

Platser för närstående inbjudna av promovenderna

Obs! Dessa platser kan inte reserveras i förväg. Platser fördelas i ankomstordning.

Vi har beräknat att det borde få plats två närstående per promovend i solennitetssalen, utöver den anmälda följeslagaren.

• Vänligen kom i god tid före ceremonins början. Vi ber er anlända till huvudbyggnaden senast kl. 10:30.
• Kö kan uppstå vid garderoben.
• Tillträde till solennitetssalen ges i mån av plats – vi kan inte garantera platser för alla.
• Vid dörren till solennitetssalen kontrolleras att gästerna inte bär stora väskor eller ytterkläder.
• Personalen vägleder gästerna till lediga platser. Vänligen följ personalens anvisningar – inte alla lediga platser är tillgängliga, eftersom en del är reserverade för deltagare som anländer i processionerna.
• En del platser för gäster kan vara placerade på den övre läktaren.
• Var på plats innan dörrarna stängs kl. 10:45. Sena ankomster hänvisas till strömningssalen.

Att ansluta till processionen från solennitetssalen

Efter ceremonin kan gäster som suttit i solennitetssalen, inifrån huvudbyggnaden:

• Ansluta till processionen till den ekumeniska gudstjänsten i Domkyrkan
• Ansluta till processionen till det konfessionslösa evenemanget på Nationalbiblioteket
• Stanna kvar i huvudbyggnaden för att invänta promovendernas återkomst, eller lämna

Ordningsregler i solennitetssalen

• Fotografering och filmning: Inte tillåtet i solennitetssalen under promotionsakten. Det finns gott om tid att ta grupfoton i huvudbyggnaden innan ceremonin börjar, eller efter att processionerna återvänt, cirka kl. 14:15.
• Dofter: Användning av starka parfymer är inte tillåtet. Gästerna sitter tätt under flera timmar – ta hänsyn till dem som är känsliga för dofter.
• Väskor och ryggsäckar: Lämnas i den bevakade garderoben under ceremonins gång.

Tillgänglighet

Solennitetssalen har trappor, vilket innebär att tillgängligt deltagande kan kräva särskilda arrangemang beroende på sittplatsens placering.

• Tillgänglig entré: Via innergården på Universitetsgatan 2, med tillgång till garderoben och hiss till det övre planet.
• Rullstolsplatser: Solennitetssalen har plats för två rullstolar. En plats kan reserveras per e-post.
• Ta kontakt: Om du har kända rörelsebegränsningar ber vi dig kontakta oss per e-post i god tid.
• Alternativ: Strömningssalen är fullt tillgänglig – överväg detta alternativ.
• Tillgängliga WC-utrymmen finns en våning under solennitetssalen.

Platser för andra gäster än närstående inbjudna av promovenderna

Anmäld följeslagare (den följeslagare som angetts i Lyyti-anmälan): En plats i solennitetssalen har reserverats för dig – din plats är garanterad.

Inbjuden gäst som deltar i universitetets procession: En plats i universitetssektorn i solennitetssalen har reserverats för dig. Du anländer till salen som del av den akademiska processionen.

Gäst inbjuden av universitetet: En plats i solennitetssalen har reserverats för dig – din plats är garanterad. Var på plats innan dörrarna stängs kl. 10:45.

Följeslagare till magisterpromovender (kransbindare): Du går inte direkt till solennitetssalen – du ansluter istället till den akademiska processionen.

• Samlingsplats: Södra korridoren i huvudbyggnaden på aktdagens morgon kl. 10:40
• Tidtabell: Magistrar och deras följeslagare ska anlända till huvudbyggnaden senast kl. 10:00.
• Processionen leds av den allmänna kransbindaren och tidigare allmänna kransbindare.

Följeslagare till hedersdoktorer, jubelmagistrar, jubeldoktorer samt doktorspromovendernas följeslagare (svärdslipare):

• Ankomst: Ni kan gå direkt till solennitetssalen och ta era platser. Platser har reserverats för er i solennitetssalen gruppvis. Mer information ges vid aktövningen på torsdagen. Det är viktigt att ni sitter på rätt grupps platser, eftersom ni därifrån kommer att ledas till att ansluta till processionen när den lämnar salen.
• Tidtabell: Doktorer och deras följeslagare ska anlända till huvudbyggnaden senast kl. 10:15.
• Absolut tidsgräns: Var sittande senast kl. 10:45 – dörrarna till solennitetssalen stängs då.

Klädkod för solennitetssalen

Alla gäster som går in i solennitetssalen ska följa gästernas klädkod:

• Frack med svart väst, eller svart aftonklänning i full längd — ELLER — svart kostym eller kortare svart festklänning (ankel- eller knälång)
• Tjänstedräkt är tillåten för gäster – nationaldräkt är inte lämplig vid promotionsakten
• Ytterkläder, drycker och stora väskor är inte tillåtna i salen. En liten svart handväska är lämplig.
• Doktorsgäster och följeslagare får ta med sin doktorshatt. Hatten bärs på vänster arm och sätts på huvudet när promotorn sätter på sin. Alla doktorer tar av sig hatten under Vårt land.
• Endast de doktorer som vigs vid denna promotion, promotorn, ceremonimästaren och övermarskalken bär värja. Tidigare vigda doktorer bär inte värja.

Huvudbyggnaden har en eller flera salar – som öppnas vid behov – där du kan följa promotionsakten via direktsändning. Om en sal fylls öppnar vi fler efter behov.

Streamingsalen lämpar sig särskilt för:

• Barnfamiljer – streamingsalen rekommenderas för dem som kommer med minderåriga
• Gäster med rörelsebegränsningar – salen är fullt tillgänglig
• Dem som behöver röra på sig – du kan fritt gå till WC och sträcka på benen under den långa ceremonin
• Större sällskap – om ert sällskap är för stort för att rymmas i solennitetssalen
• Sena ankomster – om du missar stängningen av solennitetssalens dörrar

Ankomst och entré

• Entré: Alexandersgatan 5 – samma entré som till promotionsakten
• Tillgänglig entré: Universitetsgatan 2, via innergården
• Garderob: Kostnadsfri och bevakad. Kö kan uppstå – vänligen kom i god tid.
• Skyltning: Streamingsalen kommer att vara tydligt skyltad i huvudbyggnaden på aktdagens morgon.
• Kom i god tid även till streamingsalen! Det finns ingen fast ankomsttid för streamingsalen som för solennitetssalen, men tidig ankomst säkerställer en bra sittplats. Rörelse i huvudbyggnadens korridorer begränsas under promotionsakten och vissa mellandörrar stängs. Sena ankomster som inte kommer in i solennitetssalen hänvisas till streamingsalen.
• Inga undertexter: Sändningen är en direktsändning från solennitetssalen och inkluderar inga undertexter.

Klädkod för streamingsalen

Klädkoden för streamingsalen är mindre strikt än för solennitetssalen. Gästerna ombeds ändå klä sig snyggt och på ett sätt som passar ett formellt festligt tillfälle.

Att ansluta till processionen från streamingsalen

Efter ceremonin kan gäster i streamingsalen, inifrån huvudbyggnaden:

• Ansluta till processionen till den ekumeniska gudstjänsten i Domkyrkan
• Ansluta till processionen till det konfessionslösa evenemanget på Nationalbiblioteket
• Stanna kvar i huvudbyggnaden för att invänta promovendernas återkomst, eller lämna

Det enklaste sättet att följa promotionsfestligheterna är att öppna direktsändningen på YouTube.

• Sändning: Promotionsakten sänds direkt på Helsingfors universitets YouTube-kanal
• Tid: Kl. 11:00
• Sändningslänk: Publiceras på promotionens webbplats och universitetets YouTube-kanal senast på aktdagens morgon
• Inga undertexter: Sändningen är en direktsändning från solennitetssalen och inkluderar inga undertexter
• Ingen anmälan, ingen klädkod – öppet för alla