Yhteiskuntasuhteiden tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus

Helsingin yliopisto käsittelee yliopiston alumnien, lahjoittajien ja yhteistyökumppanien tietoja, jotta yliopiston lakisääteisen kolmannen tehtävän eli yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen toteutuminen voidaan järjestää.

Tässä ilmoituksessa kerromme, miten sinun tietojasi käsitellään.

Jotta voimme tarjota sinulle yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä palveluja, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa eli henkilötietoja. Tämä tekee meistä rekisterinpitäjän eli tahon, joka kontrolloi henkilötietojesi käsittelyä tätä tarkoitusta varten.

1. Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto

Yhteystietomme ovat:

Helsingin yliopisto
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
Puhelinvaihde: 029 41 911

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@helsinki.fi
Palveluosoite: yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi

2. Miksi käsittelemme henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Tarvitsemme henkilötietojesi käsittelyä yliopiston lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Käsittelemme henkilötietojasi asiakaslähtöisen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen, kuten esimerkiksi alumnien, lahjoittajien ja muiden kumppanien tarpeiden ymmärtämiseen, toiminnan laadun parantamiseen ja uusien palveluiden kehittämiseen, asiakaspalvelun parantamiseen sekä toiminnastamme ja palveluistamme viestimiseen. Näin yliopisto edistää toimintansa yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Henkilötietoja käsitellään palvelun toteutumisen kannalta olennaisella tavalla, ja henkilötietojen käsittelyyn on olemassa asianmukaiset prosessit.

3. Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa ja yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön sekä tietyissä erityistarkoituksissa sinun meille antamaasi suostumukseen. 

Alumnien ja mentorien tietoja käsittelemme suostumuksen perusteella. Olet jättänyt tietosi alumnirekisteriin tai liittynyt mentoriverkostoon.

Lahjoittajien tietoja käsitellemme lakisääteisen velvoitteen noudattamisen perusteella.

Kumppanien tietoja käsitellemme rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella sekä lakiin perustuvan tehtävän suorittamiseksi.

Tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja käsitellemme rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

Pääasialliset säädökset

Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Tietosuojalaki
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
Helsingin yliopiston johtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset
Tuloverolaki (1992/5135)

4. Minkälaisia henkilötietoja me käsittelemme?

Käsittelemme sellaisia henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja/tai välillisesti. Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnus. Käsittelemme nimi- ja yhteystietojasi sekä muita sinuun liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä ulkopuolisen on mahdollista tunnistaa sinut. Näitä tietoja ovat muun muassa:

Alumnistatus ja rekisteröintitiedot

Alumnien tutkintotiedot

Alumnien työuraan liittyviä tietoja

Alumnien kiinnostus alumnitoimintaa kohtaan

Lahjoitusten summat ja kohteet henkilöittäin

Lahjoitukseen liittyvä tieto (pankkiyhteys, maksutapa, viestikentän tiedot)

Henkilötunnus (vain yksityislahjoittajat jotka ovat lahjoittaneet 850 euroa tai enemmän vuodessa)

Äidinkieli ja preferoitu kieli

Tapahtumaosallistuminen

Alumnien, lahjoittajien ja kumppaneiden kanssa käyty yhteydenpito

5. Mitä oikeuksia sinulla on?

1. Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helsingin yliopisto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Alumnirekisterin jäsenenä voit nähdä omat tietosi itse kirjautumalla palveluun. 

Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin sähköpostitse: yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi.

2. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus.

3. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (tietosuoja@om.fi)

6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi, jolloin vastaat niiden oikeellisuudesta.

Asiakasymmärryksen lisäämiseksi Helsingin yliopisto voi etsiä tietoa sinusta myös julkisista lähteistä. Tällaisia tietoja ovat muun muassa:

Yhteystietosi

Koulutustaustasi ja työurasi

Käyttämiämme tietolähteistä ovat muun muassa Väestörekisterikeskus, Helsingin yliopiston opintorekisteri, Helsingin yliopiston tapahtumahallintajärjestelmä, Fonecta ProFinder B2B -palvelu ja SecuryCast.

7. Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Seuraavia toimintaamme liittyviä henkilötietoja säilytämme yliopistoja koskevan lainsäädännön (L 884/2017 25 § ja 27 §) perusteella pysyvästi:

Lahjoitukset Helsingin yliopistolle

Muut henkilötietojen säilytysajat ovat:

Alumnien tiedot: tiedot poistuvat, kun alumni itse pyytää poistamaan ne alumnirekisteristä.

Kumppanuusyhteistyötahojen tiedot: tiedot poistetaan kumppanuuden päättyessä

Tapahtumaosallistumistiedot: tiedot poistetaan tapahtumaprosessin päättymisen jälkeen.

Muiden tietojen säilytysajat löydät Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmasta. Nämä perustuvat arkistolakiin ja muuhun lainsäädäntöön.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tulee toteuttaa tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

9. Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti, vaan esimerkiksi siten, että yliopiston henkilökunnan jäsen valvoo automaattisen arvioinnin tuloksia tai koelautakunta päättää kokeiden lopputulokset.

10. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Helsingin yliopistossa

Henkilötietoja käsitellään yliopistossa pääasiassa erilaisilla sähköisillä sovelluksilla. Käytämme näitä sovelluksia palveluiden tarjoamiseksi käyttäjille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

-    Helsingin yliopiston käyttämä uutiskirjesovellus (MailChimp) käsittelee tilaamiseen, kiinnostuksen kohteisiin ja käytön analysointiin liittyvää henkilötietoa. Ehtoihin pääset tutustumaan osoitteessa https://mailchimp.com/legal/privacy/.  
-    Yliopiston tapahtumakalenteri (eTaika-sovellus) käsittelee henkilötietojasi tapahtumaan ilmoittautumiseen yhteydessä. 
-    Helsingin yliopiston asiakastietojärjestelmä (Salesforce) käsittelee sidosryhmätietoa, kuten alumni- ja lahjoittajatietoa. Julkisilla verkkosivuilla on liityntöjä asiakasrekisteriin lahjoittamiseen ja alumnitoimintaan sekä viestintään ja markkinointiin liittyen. 

Kolmannen osapuolen sovellusten osalta noudatetaan kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja. 

Lisätietoa sovelluksista löydät täältä: Helsingin yliopiston tietosuojailmoitukset ja rekisteriselosteet

Sinua ei liitetä tilaajalistoille tai rekistereihin ilman omaa suostumustasi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa peruuttamalla uutiskirjeet tai lähettämällä poistopyynnön Helsingin yliopistolle osoitteeseen: yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi.