Helsingin yliopiston some-suositukset

Missä aiheissa sinulla on asiantuntemusta, josta haluaisit viestiä ja keskustella sosiaalisessa mediassa?

Me Helsingin yliopistolla työskentelevät toimimme asiantuntijoina monissa rooleissa: opettajina, tutkijoina, vaikuttajina tai oman alamme osaajina. Kaikissa rooleissa sosiaalinen media on hyödyllinen vaikuttamis- ja verkostoitumiskanava.

Somessa voit edistää tutkimuksen ja opetuksen saavutettavuutta, jakaa ja kommentoida tutkimustuloksia sekä opetuksen ja oppimisen teemoja tai laajentaa tieteen ja opetuksen yleisöjä. Somessa voit toimia asiantuntijavaikuttajana, kehittyä ammatillisesti, verkostoitua oman alasi yhteisöissä, rekrytoida jne. Kun seuraajamääräsi kasvaa, voit olla media itsekin.

Kun tunnistat omat tärkeät aiheesi, yleisösi ja verkostosi sekä ylipäätään tavoitteesi, löydät helpoiten sinulle relevantit some-kanavat ja -ryhmät. Pääset alkuun vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: mitä, miksi, kenelle ja miten. Useille asiantuntijoille sopiva kanava on Twitter – toisille YouTube, Instagram, Facebook, LinkedIn tai vaikka perinteisempi bloggaus.

Verkostoidu oman alasi asiantuntijoiden lisäksi niiden kanssa, joiden toivot kiinnostuvan jakamastasi sisällöstä. Somenäkyvyys vaikuttaa olennaisesti siihen, kuinka hyvin esimerkiksi media ja päättäjät löytävät yliopiston tutkijat ja asiantuntijat.

Sosiaalinen media perustuu vuorovaikutukseen, joten valmistaudu kuuntelemaan ja keskustelemaan. Suuri osa sosiaalisessa mediassa käytävistä keskusteluista on asiallista ja positiivista vuorovaikutusta, mutta saatat myös kohdata kärkevää kommentointia ja kriittistä suhtautumista työhösi tai tutkimusaiheeseesi. Pyri osallistumaan keskusteluun asiantuntevasti, kunnioittavasti ja tutkijana tutkimusperusteisesti. Erota mielipiteet tutkitusta tiedosta. Kaikkia keskusteluja ei tarvitse voittaa tai jatkaa. Selvästi provokatiiviset ja sisältöarvoltaan tyhjät kommentit voit jättää huomiotta.

Tavoitteellinen some-viestintä vaatii seuraamista, oman viestinnän suunnittelua etukäteen ja aikaa osallistua keskusteluihin. Sinun ei silti tarvitse olla online jatkuvasti.

Helsingin yliopisto on instituutio, josta ja jonka nimissä puhutaan sosiaalisessa mediassa paljon. On meidän kaikkien edun mukaista, että yliopistolaisina tuomme esille tiedettä, koulutusta ja osaamista arvostavaa maailmankuvaa ja käytämme ääntämme Helsingin yliopiston hyväksi.

Toimintasi sosiaalisessa mediassa vaikuttaa siihen, miten sinut nähdään asiantuntijana ja millainen kuva Helsingin yliopistosta työyhteisönä muodostuu. Vaikka olet viime kädessä itse vastuussa omasta toiminnastasi, varaudu siihen, että toimintasi linkitetään työrooliisi. Siksi sosiaalisen median käyttöä työ- ja yksityisroolissa on hyvin vaikea täysin erottaa toisistaan.

Punnitse, miten ilmaiset mielipiteesi. Puhu yliopistosta ja yliopistolaisista somessa hyvien tapojen mukaisesti – verkossa keskustelu on aina julkista. Arvosta kollegaasi ja koko yliopistoyhteisöä opiskelijat mukaan lukien. Jos kritisoit, tee se rakentavasti. Hyvien tapojen mukaan toimiminen on ennen kaikkea oman etusi mukaista.

Muista, että olet vastuussa sanomisistasi myös sosiaalisessa mediassa – ja että myös sen ulkopuoliset sanomiset tai teot saattavat levitä someen. Jos huomaat tehneesi virheen, tee korjausliike saman tien. Pyydä anteeksi tai tee oikaisu.

Ethän julkaise sosiaalisessa mediassa ei-julkista tietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi salassa pidettävät sopimukset, valmisteluvaiheessa olevat kaupallistamishankkeet, työasioiden hoitamiseen liittyvät henkilötiedot tai keskeneräiset asiat.

Myöskään kaikkea sinänsä julkista tietoa ei voi laittaa someen. Ole erityisen tarkka henkilöä koskevien tietojen suhteen. Vaikka työ- tai opiskelupaikkahakemus on sinänsä yliopistoon saavuttuaan julkinen asiakirja, somessa ei pidä julkaista hakemusta tai hakua koskevaa tietoa ilman henkilön suostumusta. Jos saat työtehtäviäsi hoitaessasi tietoja toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta muistathan, että tällaisten tietojen ilmoittaminen sivullisille oikeudettomasti on rangaistavaa.

Jos kollegasi tai yhteistyökumppanisi eivät halua sinun laittavan valokuvia tai tietoa heistä sosiaaliseen mediaan, noudata toiveitta. Käytä harkintaa omien henkilökohtaisten tietojen julkaisemisessa. Yksittäiseen työntekijään tai opiskelijaan liittyvää työasiaa ei ole syytä kommentoida somessa silloinkaan, kun henkilö itse kertoo itseään koskevaa salassa pidettävää tai luottamuksellista tietoa. Jos kommentointi katsotaan aiheelliseksi, se tapahtuu yleisellä tasolla esimerkiksi kertomalla yliopiston toimintatavoista.

Julkaise vain aineistoa, johon sinulla on tekijänoikeudet tai joka ei ole tekijänoikeuksien alaista. Älä jaa tai linkitä sellaista aineistoa, joka vaikuttaa laittomasti julkaistulta (esimerkkinä tieteellisiä artikkeleja laittomasti ilmaiseksi julkaisevat sivustot).

Tutustu tekijänoikeuksia koskevaan lainsäädäntöön ja tietosuojaa koskeviin periaatteisiin.

• Tekijänoikeuslaki (404/1961)
• Tietosuojaa koskevat periaatteet (linkki Helsingin yliopiston Flamma-intranetiin, vain yliopiston käyttäjätunnuksilla)
• Kopioiston sivut
• Henkilötietolainsäädäntö

Toimi näin tietosuoja- ja yksityisasioissa

• Jaa vain julkista materiaalia, jota saat itse julkaista, johon sinulla on tekijänoikeudet ja joka ei ole tekijänoikeuden alaista.
• Älä kerro salassa pidettävää tietoa.
• Noudata yhteisesti sovittuja käytäntöjä siitä, milloin päätös, tiedote tai muu asiakirja on julkinen.
• Käytä työtarkoituksissa eri käyttäjätunnuksia kuin yksityistarkoituksissa. Kaikissa tapauksissa käytä eri salasanoja.
• Älä klikkaile, äläkä varsinkaan jaa, jaa somessakaan vieraita tai hämäräperäisiä linkkejä. Ne voivat olla tietoturvariskejä tai tahallisesti vääristeltyä informaatiota.
• Huolehdi omasta tietosuojastasi. Tarkista käyttäjäprofiilin yksityisyyden suojaa koskevat asetukset. Muista silti, että some on luonteeltaan aina julkinen, ja yksityisyysasetuksista huolimatta viestit voivat levitä toivotun joukon ulkopuolelle.
• Tutustu käyttämiesi sosiaalisen median palveluiden käyttöehtoihin. Yleensä somessa annat palveluntarjoajalle oikeuden kerätä käyttäytymisestäsi dataa ja luovutat oikeuksia palvelussa julkaisemiisi sisältöihin kuten tekstiin, kuviin ja tiedostoihin.

Esimerkkejä some-häirinnästä:

• Henkilöön tai häneen lähipiiriinsä kohdistuva uhkailu.
• Väärien tietojen levittäminen henkilöstä tai hänen työstään.
• Aiheeton arvostelu tai työn väheksyminen.
• Sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautumiseen tai etnisyyteen liittyvä häirintä.
• Yksityisten tai ei-julkisten tietojen julkaiseminen muiden saataville.

Kriittinen keskustelu kuuluu sosiaaliseen mediaan, mutta jos joudut henkilöösi tai työyhteisöösi kohdistuvan häirinnän tai uhkailun kohteeksi, älä jää yksin. Saat apua, jos joudut vaikeaan tilanteeseen tai epäasiallisen kritiikin kohteeksi tai epäilet joutuneesi huijatuksi tai hyökkäyksen kohteeksi.

Sinulla on oikeus saada työnantajan apua, jos kyseessä on työpaikalla tapahtuva, työhön kohdistuva tai työturvallisuutta vaarantava tai heikentävä tilanne. Älä epäröi kysyä neuvoa – yliopistopalveluiden yhteystiedot löydät kohtasta "Näin yliopisto auttaa sinua sosiaalisessa mediassa".

Muista, ettet itse kohdista some-häirintää kehenkään. Some-häirinnästä voi koitua seurauksia sekä työnantajan että viranomaisten taholta. Jos joudut some-häirinnän kohteeksi, oikea tapa on kysyä neuvoa alla mainitulla tavoilla eikä vastata hyökkäykseen hyökkäyksellä.

Toimi näin, jos sinua häiritään somessa

• Blokkaa trolliseuraajat ja harkitse hetki ennen kuin hyväksyt kaveri- ja kontaktipyynnöt.
• Ilmoita häiritsijälle, että et hyväksy hänen toimintaansa. Tämän jälkeen voit jättää vastaamatta viesteihin tai blokata ne.
• Jos joudut tai epäilet joutuneesi hyökkäyksen tai häirinnän kohteeksi, pidä yhteydenottokynnys matalalla.
• Tilanteesta riippuen ota yhteyttä yliopiston häirintäyhdyshenkilöön, työsuojeluun ja/tai viestintään. Yhteystiedot löydät suositusten lopusta.
• Tallenna keskustelu tai viesti ottamalla kuvakaappaus tai muu todiste. Jos viestit ovat kuormittavia, pyydä jotakuta ottamaan ne talteen puolestasi. Älä poista viestejä.
• Silloin kun häirintätilanne on päällä, kannattaa yleensä itsesuojelun takia välttää oman nimen googlaamista.
• Jos opetus- tai tutkimusaineistoasi on luvatta levitetty someen, ota yhteyttä yliopiston juristeihin.
• Jos rikoksen tunnusmerkit täyttyvät, tee rikosilmoitus poliisille. Kunnianloukkaus, tekijänoikeusrikos ja -rikkomus sekä laiton uhkaus ovat asianomistajarikoksia, joten yliopisto ei voi tehdä rikosilmoitusta puolestasi. Näissä tapauksissa yliopistopalvelut auttavat eteenpäin.
• Pidä esihenkilösi tietoisena asiasta ja sen etenemisestä, koska hänellä on vastuu myös työsuojelusta.

Viestintäpalvelut

• Jos sinulla on someen liittyviä viestintäideoita, ota yhteyttä kampuksesi viestintätiimiin. Viestintä voi esimerkiksi auttaa tapahtumien yhteisömanageroinnissa, toteuttaa some-kampanjoita tai tehdä taustaviestintää johonkin ajankohtaiseen aiheeseen liittyen.
• Yliopiston viestintä osallistuu mielellään luovempaankin some-viestintään ja sen ideointiin.
• Yliopiston viestintä järjestää some-valmennuksia, viestintäklinoita ymv. Yksi sellainen on tutkijoille suunnattu Digital Impact -valmennus (linkki Flamma-intranetiin). Tietoa niistä saat seuraamalla Flammaa.
• Sosiaalisen median tilin yliopiston tai tiedekunnan nimissä perustaa aina viestintä. Samalla suunnitellaan tilin tavoite, ylläpito ja sovitaan toimintaperiaatteista.
• Somen häirintätapauksissa viestintä auttaa arvioimaan tilannekuvaa ja sitä, mihin viestinnällisiin toimenpiteisiin kannattaa ryhtyä. Tarvittaessa viestintä auttaa some-tilien piilottamisessa, ja voi ensiapuna auttaa viestien läpikäymisessä ja tallentamisessa.
• Yliopiston aihetunnisteet löydät yliopiston some-seinältä Thinkwallilta ja Flammasta.
• Lisätietoja palveluista saat Flammasta, kampusviestinnästä ja yliopistotasolla digiviestinnästä. Yhteystiedot:
  • comms-citycentre@helsinki.fi
  • comms-kumpula@helsinki.fi
  • comms-viikki@helsinki.fi
  • comms-meilahti@helsinki.fi
  • digiviestinta@helsinki.fi / digitalcomms@helsinki.fi

Henkilöstöpalvelut (työsuojelu ja häirintätapaukset)

• Yliopisto ei hyväksy minkäänlaista epäasiallista kohtelua, kiusaamista tai häirintää. Jokaisella yliopiston esihenkilöllä ja opettajalla on velvollisuus puuttua asiaan havaitessaan häirintää tapahtuvan työ- tai opiskeluyhteisössään.
• Henkilöstöpalvelut järjestävät koulutusta haastavista tilanteista. Koulutustiedot löytyvät henkilöstökoulutuksen Suffeli-järjestelmästä, jonka löydät myös Flamman työkaluista.
• Yliopiston epäasiallisen kohtelun ehkäisemisen ohjeet ja häirintäyhdyshenkilöt (linkki Flamma-intranetiin).
• Yliopiston työsuojelu ja yhteyshenkilöt (linkki Flamma-intranetiin).
• Työturvallisuuskeskuksen ohjeistus sosiaalisen median työkäytöstä.
• Häiritsevä palaute –hankeen ohjeistus.

Juristipalvelut

• Tutkimus- ja opetusaineistoihin liittyvät tekijänoikeusasiat: tutkimuksenjuristit@helsinki.fi.
• Rikosoikeudelliset asiat: yliopiston lakipalvelut lakipalvelu-yleishallinto@helsinki.fi.

Kirjastopalvelut

Helsingin yliopiston kirjaston näkyvyys- ja altmetriikkapalvelut kertovat julkaisujen levinneisyydestä, vastaanotosta ja käytöstä verkossa – myös sosiaalisessa mediassa.

• Kirjaston näkyvyys- ja altmetriikkapalvelut.

Valitse aiheet, joista haluat viestiä. Mieti miten ja keiden kanssa haluat viestiä. Näin löydät itsellesi sopivan kanavan ja toimintatavan.

1. Seuraa ja tutustu

Tutustu some-kanaviin niin ja niiden vuorovaikutuskulttuuriin. Valitsemalla muutaman seurattavan tilin tai henkilön saat osviittaa siitä, millä eri tavoilla ihmiset näissä kanavassa viestivät. Jo tässä vaiheessa kannattaa miettiä, kuinka persoonallisen tyyli sopii sinulle.

2. Valitse kanavasi

Asiantuntija löytää todennäköisesti suurimman osan kohderyhmistään Twitteristä tai LinkedInistä. Facebookissa asiantuntijaviestintään voi olla tehokkainta käyttää ryhmiä. Jos viestit mieluummin visuaalisesti, sopivin kanava voi olla Instagram, jos esiintymällä, YouTube, jos kirjoittamalla, blogi. Wikipediaan voi luoda henkilö- tai aihesivuja tai osallistua päivittämään olemassa olevaa sisältöä.

3. Päätä, oletko esillä henkilönä vai osana yhteisöä

Jos viestit henkilökohtaisella tilillä, lisää profiiliisi oma hissipuheesi eli omanlainen kuvaus itsestäsi. Sen lisäksi, että kerrot kuka olet ja mitä teet työksesi, kerro myös mikä työssäsi tai ajatuksissasi on erityistä ja tuottaa lisäarvoa seuraajillesi.

Henkilökohtaisen some-tilin lisäksi voit toimia osana yhteisöä. Asetelma on tuttu monille tutkijoille, jotka toimivat somessa myös tai pelkästään tutkimusryhmän tai -hankkeen nimissä.

4. Kirjaa tavoitteesi

Tavoitteesi voi olla esimerkiksi asiantuntijuus tietyssä aiheessa tai uusien ideoiden löytäminen ja jakaminen. Some-kanavastasi löytyvä analytiikka auttaa seuraamaan ja asettamaan tavoitteita omalle yleisölle ja viestien vaikuttavuudelle.

5. Mieti aiheesi

Kytke sosiaalisen median käyttö muuhun henkilökohtaiseen viestintääsi ja niihin ajankohtaisiin keskusteluihin, joihin haluat tuoda asiantuntemuksesi. Tunnista ja valitse aiheet, joista sinulla on asiantuntemusta ja joista haluaisit viestiä ja keskustella somessa. Viestintä ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen vaativat aikaa, joten lisää some-viestintä omaan viestintä- ja työsuunnitelmaasi.

6. Rakenna verkostoa

Sosiaalinen media auttaa sinua ylläpitämään ja tiivistämään verkostojasi. Tekemällä verkostoanalyysiin tunnistat omat verkostosi ja pystyt kohdentamaan viestintääsi verkoston keskeisille toimijoille tai henkilöille.

7. Seuraa yliopistoa ja omaa tiedekuntaasi tai yksikköäsi somessa

Helsingin yliopisto viestii aktiivisesti sosiaalisen median palveluissa. Ota yliopiston ja tiedekuntasi some-tilit seurantaan. Tunne yliopiston aihetunnisteet ja käytä niitä. Silloin yliopisto voi reagoida viesteihisi. Oma näkyvyytesi asiantuntijana kasvaa ja saat lisää seuraajia.

Some on osa viestintää ja viestintä on esihenkilötehtävissä tärkeää. Yliopisto kannustaa esihenkilöitä verkostoitumaan myös somessa. Hyvin todennäköisesti sidosryhmäsi hyödyntävät sosiaalista mediaa. Mieti mistä jäät paitsi, jos et ole mukana alasi some-verkostoissa etkä ole tietoinen siellä käytävästä keskustelusta.

Yliopistolla johtotehtävissä työskentelevien mielletään herkästi aina edustavan yliopistoa ja esiintyvän työroolissaan myös sosiaalisessa mediassa – usein silloinkin, kun et itse ajattele julkaisevasi työroolissa. Siksi some-toimintasi vaikuttaa vahvasti sidosryhmien mielipiteisiin yliopistosta.

Työyhteisöjen on hyvä keskustella sosiaalisen median käytöstä työvälineenä. Pohtikaa yhdessä, mitä hyötyä sosiaalisesta mediasta on tiiminne tavoitteiden saavuttamisessa, mitkä ovat kohderyhmänne ja mistä aiheista viestitte.

Esihenkilö ei voi velvoittaa sosiaalisen median käyttöön, viestintätehtävissä toimivia henkilöitä lukuun ottamatta, vaan sen käyttäminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Tavoitteellinen viestintä sosiaalisessa mediassa vie aikaa eikä se siksi saa tulla ylimääräiseksi tehtäväksi muiden työtehtävien lisäksi. Esihenkilö huolehtii, että työntekijän toimenkuvassa on varattu tähän aikaa.

Sisäistä viestintää ei voi keskittää sosiaaliseen mediaan esimerkiksi tavoitettavuuden, tasapuolisuuden tai tietosuojan takia – sen sijaan keskustelu työyhteisöaiheista kiinnostaa somessa monia. Työyhteisön sisäisen viestinnän hoidamme yliopiston omilla palveluilla kuten Flamma, Teams, Yammer ja sähköposti.

Toimi näin esihenkilönä

• Sovi tiimisi kanssa, miten käytätte sosiaalista mediaa työvälineenä.
• Huolehdi, että sosiaalisesta mediasta ei aiheudu työntekijälle kuormitusta.
• Sinulla on velvollisuus tukea työntekijöitäsi hankalissa tilanteissa. Saat itsekin tukea työsuojelusta.
• Jos havaitset somessa epäasiallista käytöstä laittomuuksista puhumattakaan, sinulla on sekä velvollisuus että oikeus toimia tilanteen edellyttämällä tavalla. Saat itsekin tukea työsuojelusta, häirintäyhdyshenkilöiltä tai yliopiston juristeilta.

Helsingin yliopistossa ei ole eriytettyjä tutkijoiden ja opettajien työsuhteita. Muistathan kummassakin roolissa toimiessasi toisen roolin velvoitteet. Vaikka katsoisit olevasi somessa vain tutkija, opiskelijat mieltävät sinut opettajana. Oman inhimillisen puolen esille tuominen somessa vastaanotetaan positiivisesti – inhimillisyys ei tarkoita samaa kuin yksityisasioista kertominen.

Vinkkejä tutkijarooliin

• Kerro sosiaalisessa mediassa tutkimustulosten lisäksi tieteen vaikuttavuudesta ja tutkimuksen tekemisestä. Se lisää tieteen läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta ja kiinnostaa monia.
• Monet rahoittajat edellyttävät vuorovaikutusta koko tutkimushankkeen ajan – some toimii tässä loistavasti.
• Kartoita alalle tärkeät aihetunnisteet (hashtagit) ja käytä niitä. Myös rahoittajilla ja yhteistyöverkostoilla saattaa olla toiveita käytetyistä tunnisteista.
• Hankkeen kohdalla kannatta aina miettiä kannattaako sille perustaa omaa tiliä etenkin silloin, jos ei ole kyse monivuotisesta projektista, sillä viestintä onnistuu hyvin myös hashtageilla. Tutkimusryhmät voivat rakentaa viestinnällisen kotipesän myös blogeihin.
• Tutkijan sananvapaus verkossakin on laaja. Kuten kaikki somen käyttäjät, tutkija saa ilmaista oman mielipiteensä, mutta se pitää erottaa tutkitusta tiedosta. Samoin hyvä tieteellinen käytäntö velvoittaa tutkijoita myös somessa.
• Hyviä vinkkejä tiedeviestintään löydät Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan Vastuullinen tiede -sivustolta ja Tiedeviestinnän oppaasta.

Vinkkejä opettajarooliin

• Opiskelijat ovat yliopistoyhteisön keskeisiä toimijoita. On heidän arvostamistaan, että oppiminen ja oppimisympäristöt näkyvät somessa eikä ainoastaan tutkijoiden työ.
• Monien opettajien mielestä on tärkeää pitää somessa esillä oman alan merkitystä opetusohjelmissa. Julkisen keskustelun kautta voi lisätä sen suosiota opiskelijoiden keskuudessa.
• Opettajan toimintaa ohjaa aina pedagogisuus – toisen ihmisen kasvun ja oppimisen tukeminen. Opettajan etiikkaan ei kuulu opiskelijoiden julkinen arvostelu – ole tarkkana myös some-ryhmissä!
• Kunnioita opiskelijoiden yksityisyyden suojaa. Vältä julkaisemasta heidän nimiään tai kuviaan sosiaalisessa mediassa kysymättä lupaa ja mieti tarkkaan, ennen kuin hyväksyt heitä kavereiksesi.
• Tutkimuspohjaisesta opetuksesta ja pedagogisista kokeiluista kertominen on kiinnostavaa some-sisältöä myös kansainvälisesti, sillä suomalainen koulutus kiinnostaa maailmalla.
• Myös avoimet kurssit ja oppimateriaalit ovat helposti somen hittisisältöä. Kun jaat tai käytät opetusmateriaaleja, noudata tekijänoikeuksia.
• Kun sijoitat someen aineistoja, johon sinulla on tekijänoikeus, merkitse selvästi, minkälaiseen käyttöön annat luvan. Apuna voi käyttää Creative Commons -lisenssejä.
• Opettajille tietoa avoimesta opetuksesta ja tekijänoikeuksista