Tiedekulman varausehdot

1. Sopimuksen kohde

1.1 Tiedekulma on Helsingin yliopiston tila, jossa yliopistossa tehtävää tutkimusta ja koulutusta tuodaan laajan yleisön saataville. Helsingin yliopisto vuokraa erikseen sovitusti Tiedekulmassa sijaitsevia tilojaan, sekä tuottaa sovittaessa muita Palveluita (jäljempänä “Palvelu/Palvelut”) mm. yliopistolaisille, tiedeyhteisön sidosryhmille, sekä muille toimijoille (kyseiset toimijat jäljempänä: ”Asiakas”/”Asiakkaat”).

Näitä tilausehtoja sovelletaan aina, kun Helsingin yliopisto ja Asiakas tekevät sopimuksen Palvelujen käytöstä. Asiakas on hyväksynyt nämä ehdot Tiedekulman sivuilla olevan sähköisen yhteydenottolomakkeen lähettämisen yhteydessä tai hyväksymällä tilausehdot esimerkiksi sähköpostin välityksellä.

Helsingin yliopisto pidättää oikeuden muutoksiin näissä varausehdoissa sekä hinnastossa.

2. Tiedekulmassa järjestettävät tapahtumat

2.1. Kaikki Tiedekulman Tapahtumatiloissa järjestettävät tapahtumat ovat julkisia, kaikille avoimia ja lähtökohtaisesti osallistujille maksuttomia. Tiedekulman Kokoustiloissa järjestettävät tilaisuudet ovat yksityisiä. Sekä Tapahtumatiloja että Kokoustiloja voidaan erikseen sovitusti vuokrata Asiakkaiden käyttöön. Tapahtumien järjestäminen on mahdollista Tiedekulman aukioloaikoina.

2.2 Helsingin yliopisto päättää aina tapauskohtaisesti, voidaanko sen tiloja tarjota Asiakkaan käytettäväksi. Tapahtumien sisällön tulee Helsingin yliopiston arvion mukaan olla Helsingin yliopiston arvojen sekä hyvien tapojen mukaisia. Tapahtumien tulee lisäksi sopia Helsingin yliopiston arvion mukaan Tiedekulman palveluvisioon ja toiminta-ajatukseen.

Tiedekulmassa ei voi järjestää:

  • puoluepoliittisia tai uskonnollisia tilaisuuksia;
  • suoraan Helsingin yliopiston kanssa kilpailevaan kaupalliseen toimintaan liittyviä tapahtumia (esimerkiksi maksullisia koulutuksia, seminaareja tai valmennuskursseja);
  • tapahtumia, joiden tarkoitus liittyy ainoastaan tuotteiden myymiseen tai promootioon;
  • muita tapahtumia, jotka Helsingin yliopiston arvion mukaan eivät sovi Tiedekulmassa järjestettäviksi.

3. Varauksen tekeminen, vahvistaminen ja peruutus

3.1 Varauksen tekeminen vaatii sähköisen yhteydenottolomakkeen lähettämistä ja varausehtojen hyväksymistä.

3.2 Tiedekulman tapahtumatilojen varausten tulee olla toteutettavissa asiakaspalveluaikojen puitteissa. Poikkeavista ajankohdista ja lisäkustannuksista on sovittava erikseen Tiedekulman operatiivisen päällikön kanssa. Asiakkaan varaama tila on Asiakkaan käytettävissä Asiakkaan ja Helsingin yliopiston erikseen sopiman aikataulun mukaisesti.

Tiloja voi käyttää vain sovittuun tarkoitukseen ja vain varauksen yhteydessä Asiakkaaksi ilmoitettu taho. Asiakas ei ole oikeutettu vuokraamaan edelleen tilaa tai sen osaa muulle osapuolelle, taikka muuten luovuttamaan tiloja muun osapuolen käyttöön.

3.3 Asiakas ilmoittaa varauksen yhteydessä nimensä, tilaisuuden vastuuhenkilön, viitetiedot ja laskutusosoitteen sekä Y-tunnuksensa (mikäli Helsingin yliopiston ulkopuolinen Asiakas).

3.4 Helsingin yliopisto vahvistaa Asiakkaan varauksen lähettämällä sähköpostitse varausvahvistuksen. Vahvistettu varaus on sitova. Vahvistettu tilaus on mahdollista peruuttaa vain jäljempänä tarkemmin selostetuin tavoin.

3.5 Peruutus on tehtävä kirjallisesti (sähköpostitse tehty peruutus on kirjallisesti tehty peruutus). Maksullisia lisäpalveluita koskevat peruutusehdot on määritelty kunkin palveluntarjoajan (esimerkiksi Fazer, Unigrafia) toimesta erikseen ja asiakas sitoutuu näihin vahvistaessaan lisäpalvelutilauksen näille toimijoille.

3.6 Helsingin yliopisto pidättää oikeuden tilaisuuden peruuttamiseen tai sen siirtämiseen toiseen ajankohtaan, mikäli tilaisuutta ei kohdassa 8.4 tarkoitetun Ylivoimaisen Esteen johdosta voida järjestää tai tilaisuuden luonne ei sovi Tiedekulman toiminta-ajatukseen (tarkemmin kohdassa 2.2).

4. Hinnat ja laskutus

4.1 Yliopistoyhteisön toimijat: Tiedekulman tilat ovat maksuttomia asiakaspalveluaikojen puitteissa. Poikkeusajankohdista on mahdollista sopia tilannekohtaisesti Tiedekulman kanssa ja kustannuksista vastaa asiakas. Lisäpalvelut ovat maksullisia.

Muut asiakkaat: Hinnat sisältävät arvonlisäveron 24%. Perushinnasto ei ole voimassa juhlapyhinä tai arkijuhlapyhinä, (kuten joulupäivänä, vappupäivänä, juhannuspäivänä, helatorstaina jne.), vaan Palveluiden hinnasta juhlapyhinä sovitaan erikseen. Lisäpalvelut ovat maksullisia.

4.2 Tiedekulman asiakasta laskutetaan tilojen osalta Fazer Food Services:n toimesta. Asiakkaan tulee toimittaa viikkoa ennen tilaisuutta laskutustiedot. Myyntilaskuilla kotimaisilla asiakkailla on kaikilla 14 päivän maksuaika ja ulkomaisilla asiakkailla 30 päivää. Maksuajan muutokset ovat mahdollisia vain poikkeuksellisissa tapauksissa. Kaikista muutoksista on sovittava keskitetysti palveluntarjoajan kanssa. Laskutus tapahtuu tilausvahvistuksessa vahvistetun summan mukaisesti, tai, mikäli tilausvahvistuksen lähettämisen jälkeen laskutettava summa on Asiakkaan ja Helsingin yliopiston sopimalla tavalla muuttunut, lopullisen summan mukaisesti. Huomautusaika on 7 päivää laskun päiväyksestä.

4.3 Palveluihin sisältyy Helsingin yliopiston suorittama tilojen jälkikäteinen perussiivous, johon kuuluu mm. lattiapintojen ja pöytien pyyhkiminen sekä irtoroskien ja tyhjien pullojen kerääminen. Mikäli perussiivouksen lisäksi tiloissa tarvitaan erikoissiivousta (esimerkiksi lasinsirujen, oksennuksen, kaatuneiden nesteiden taikka muun vastaavan vuoksi), Asiakasta veloitetaan erikoissiivouksesta aiheutuneiden kulujen mukaisesti, alkaen 50 € / h. Tekstiilien erikoispesusta (erikoiskäsittelyä vaativat tahrat) Asiakasta veloitetaan pesulapalveluiden voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Asiakkaan käytössä olleisiin tiloihin tai niiden ympäristöön jääneen huomattavan epäsiisteyden lisäsiivouksesta veloitetaan toteutuneiden kulujen mukaan, alkaen 50 € / h arkisin klo 8-16 ja alkaen 90 € / h muina aikoina.

4.4 Tiedekulmassa on mahdollisuus ostaa maksullisia lisäpalveluita, kuten vartiointia, video- ja av-tukea, kunkin tapahtuman edellyttämällä tavalla. Lisäpalveluiden tarjoajat laskuttavat asiakasta suoraan poikkeuksia lukuunottamatta.

5. Tilan käyttösäännöt ja turvallisuus

5.1 Helsingin yliopisto ja Asiakas sitoutuvat noudattamaan turvallisuuden suhteen voimassa olevia lakeja, asetuksia sekä tilan käyttösääntöjä ja tapahtumien turvallisuusohjetta.

5.2 Helsingin yliopisto vastaa tapahtumatilojen yleisvalvonnasta ja vartioinnista, mutta ei Asiakkaan tavaroiden, rakenteiden tai muiden vastaavien Asiakkaan tiloihin tuomien asioiden vioittumisesta tai katoamisesta. Edellä mainittujen asioiden vastaanottamisesta, käytöstä sekä valvonnasta alueella vastaa aina Asiakas.

5.3 Tilaisuuksien suunnittelun ja rakentamisen suhteen Asiakkaan on huomioitava julkisen tilan asettamat rajoitteet. Kaikki tilaisuuden rakentamiseen, somistamiseen ja suunnitteluun liittyvät seikat tulee käydä Tiedekulman edustajien kanssa läpi. Asiakas vastaa Tiedekulman hyväksymän suunnitelman toteuttamisesta aiheutuneista kustannuksista.

5.4 Asiakas sitoutuu siihen, että poikkeustilanteissa Tiedekulman / Helsingin yliopiston turvallisuudesta vastaavat henkilöt voivat keskeyttää tapahtuman. Poikkeustilanteeksi lasketaan  esimerkiksi häiriötilanteet, väkivalta, tulipalo.

6. Ruoka- ja anniskelutarjonta

6.1 Tiedekulman anniskelu- ja cateringoikeuksien haltija on Fazer (Tiedekulma Cafe). Tiedekulma Cafen palveluihin ei sovelleta näitä varausehtoja. Kaikkien omien alkoholijuomien nauttiminen ja tarjoiluiden järjestäminen on kielletty. Asiakkaan tulee tilata mahdollinen ruoka- tai anniskelutarjonta Tiedekulma Cafesta (tiedustelut: tiedekulma@fazerfoodco.fi).

7. Vastuu

7.1 Vuokratut tilat sekä kaikki niiden irtaimisto ovat Asiakkaan käytössä vuokrausajan. Mikäli kiinteistölle tai sen irtaimistolle tapahtuu vuokra-aikana vahinkoa, tai mikäli irtaimistoa katoaa Asiakkaan vuokrausajan aikana, Asiakas vastaa omasta toiminnastaan aiheutuneista vahingoista Helsingin yliopistolle täysimääräisesti.   

7.2 Asiakkaan tulee hankkia Asiakkaan järjestämän tapahtuman vaatimat asianmukaiset viranomaisluvat sekä mahdollisten vahinkojen varalta tarpeelliset ja kattavat vakuutukset. Helsingin yliopiston vastuuvakuutus korvaa ainoastaan Tiedekulman ja sen henkilökunnan toimenpiteistä, taikka Tiedekulman laitteista ja rakennuksista kolmannelle osapuolelle aiheutuneita vahinkoja.

7.3 Asiakas vastaa tiloissa mahdollisesti esittämiensä elokuvien, kuvamateriaalin sekä muiden ohjelmien tai tallenteiden asianmukaisesta ennakkotarkastuksesta sekä tekijänoikeuslain mahdollisesti edellyttämistä maksuista ja muusta lainmukaisuudesta. Esitysten kuva- ja videomateriaali tulee olla esittäjän hallussa tekijänoikeuslain edellyttämällä tavalla. Tiedekulma pidättää oikeuden olla esittämättä tekijänoikeuslakia rikkovaa materiaalia. Asiakkaan mahdolliset esitykset eivät saa häiritä muiden Asiakkaiden tai Tiedekulman tilaisuuksia. Painotuotteiden jako on sallittua vain Asiakkaan vuokraamassa tilassa.

Asiakas vastaa siitä, että tilaisuuden esiintyjille on kerrottu, että Tiedekulman tilaisuuksista tehdään tallenteita ja/tai ne striimataan.

7.4. Helsingin yliopisto/Tiedekulma varaa tallenteisiin sekä tuottamaansa video- ja kuvamateriaaliin rajoittamattomat käyttöoikeudet. Käyttöoikeudella tarkoitetaan tässä yhteydessä esimerkiksi tapahtumatallenteen ja/tai siitä tehtyjen koosteiden näyttäminen eri online -ympäristöissä (verkkosivut, Youtube), sosiaalisessa mediassa (Facebook, Twitter) tai yleisesti Tiedekulman markkinointitarkoituksissa. Tallennetta ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman tilaisuuden järjestäjien ja esiintyjien lupaa.

7.5 Helsingin yliopisto ei vastaa vahingosta, joka Asiakkaalle on aiheutunut Helsingin yliopiston vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta syystä, jonka seurauksia Helsingin yliopisto ei ole voinut kohtuudella välttää tai voittaa, kuten esimerkiksi lakon, työsulun, yleisen liikenteen pysähtymisen, tulipalon tai sähkökatkoksen takia (”Ylivoimainen Este”). Helsingin yliopisto ei myöskään vastaa vahingosta, jota Asiakkaalle aiheutuu siitä, että Asiakkaan tilaus joudutaan perumaan, tai sitä joudutaan siirtämään Ylivoimaisen Esteen vuoksi.

7.6 Helsingin yliopisto ei ole vastuussa Asiakkaalle mahdollisesti aiheutuneista välillisistä vahingoista, ja Helsingin yliopiston kokonaisvastuu Asiakasta kohtaan rajoittuu kyseisen Asiakkaan tilaamien Palveluiden kokonaishinnan määrään.

8. Reklamaatiot

8.1 Asiakkaan tulee olla ongelmatilanteissa yhteydessä Tiedekulman henkilöstöön, jotta mahdolliset puutteellisuudet päästään korjaamaan mahdollisimman nopeasti.  

8.2 Mikäli Asiakas ei pysty reklamoimaan ongelmatilanteesta Tiedekulmalle tilaisuuden aikana, Asiakkaan on esitettävä mahdollinen reklamaationsa viimeistään viiden vuorokauden kuluessa Asiakkaan tilaisuuden päättymisestä. Reklamaatiot on tehtävä kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostitse).

9. Sovellettava laki

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Ehdoista aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan lopullisesti Helsingin käräjäoikeudessa.

Ehdot päivitetty 4.10.2018. Muutokset mahdollisia.