Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös

Virallisesti oikeaksi todistetuiksi jäljennöksiksi käyvät ainoastaan oppilaitoksen virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset, laillistetut jäljennökset sekä suomalaisen maistraatin virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset.

Muut  jäljennökset eivät siis ole virallisesti oikeiksi todistettuja jäljennöksiä. Tavallinen valokopio tai kahden henkilön oikeaksi todistama jäljennös eivät ole riittäviä tapoja oikeaksi todistamiseen.

Jos dokumenteissa on useita sivuja, tulee kaikkien sivujen olla oikeaksi todistettuja. Tämä tarkoittaa, että jokaisella asiakirjan sivulla on oltava oikeaksi todistavan tahon leima ja allekirjoitus. Virallinen oikeaksi todistaminen on aina tehtävä suoraan alkuperäisestä asiakirjasta, kopiot oikeaksi todistavien leimojen ja allekirjoitusten tulee aina olla aitoja, ja mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut.

Jotta oppilaitoksesta myönnetty todistuskopio on virallisesti oikeaksi todistettu, kopioon tulee lyödä oppilaitoksen virallinen leima. Oppilaitosten virallisissa leimoissa on yleensä oppilaitoksen nimi ja symboli. Oppilaitoksen edustajan tulee lisäksi kirjoittaa kopioon nimikirjoituksensa ja nimenselvennys sekä virkanimikkeensä. Leima, jossa lukee pelkästään "jäljennöksen oikeaksi todistaa" tai "certified copy", ei ole oppilaitoksen virallinen leima.