Helsingin yliopiston kirjastolla on keskeinen, perustavanlaatuinen rooli yliopiston tiedontuotannossa, julkaisutiedon validoinnissa ja tutkimustiedon kytkemisessä yliopiston keskeisiin järjestelmiin ja prosesseihin.
Selkein ja näkyvin osa tätä kokonaisuutta on julkaisutiedon tuottaminen. Kirjasto ylläpitää yliopistolaisten julkaisutietoja tutkimustietojärjestelmä Tuhatissa ja palvelulupauksen ytimessä on se, että kirjasto tuo tutkijoiden puolesta julkaisutietoja keskeisistä kansainvälisistä viitetietokannoista. Käytännössä kirjasto vastaa Scopus ja Web of Science -tietokantojen kattamien julkaisujen systemaattisesta poiminnasta ja siirtämisestä yliopiston tutkimustietojärjestelmään.
Yliopiston tiedontuotannon tiimi vastaa vuosiraportoinnista ja tuottaa raportointipalvelut yhdessä kirjaston ja tietotekniikkakeskuksen kanssa. Yliopiston yksiköt (tiedekunnat ja muut yksiköt) ovat vastuussa omasta raportoinnistaan. Samalla kirjaston vastuu on rajattu: kaikkien yliopistolaisten julkaisujen tiedot eivät tuotu tutkimustietojärjestelmään automaattisesti tiedonsiirtoina kattavien lähteiden puuttuessa, vaan osa jää tutkijoiden itsensä tallennettavaksi. Yliopistotasolla noin puolet julkaisuista tulee kirjaston tuottamana ja noin puolet tutkijoiden itse syöttäminä. Jakauma vaihtelee merkittävästi eri tieteenaloilla. Yliopiston vuosiraportoinnissa Tuhatiin tallennetaan myös henkilöiden tieteenalat osana henkilöstöraportointia sekä opettaja- ja tutkijavierailut.
Tutkimusartikkeleiden avoimen saatavuuden varmistajana kirjastolla on takanaan jo vuosikymmenten työ. Tutkijat voivat lisätä artikkelin kokotekstiversion itse tutkimustietojärjestelmä Tuhatissa julkaistutietoja täydentäessään tai lähettää käsikirjoitusversion kirjaston Open Access -tiimille tallennettavaksi avoimesti kenen tahansa saataville julkaisuarkisto Heldaan.
Kirjaston työ muodostaa perustan kaikelle muulle: ilman kattavaa ja luotettavaa julkaisutietoa ei synny sen paremmin näkyvyyttä kuin raportointiakaan. Yksittäisen tutkijan julkaisutietoja voidaan tarkastella Helsingin yliopiston tutkimusportaalissa ja yksiköiden tiedoista tuottaa yhteenvetoja ja listauksia, joita yksiköt voivat esittää toimintaansa esitellessään. Julkaisutiedot näkyvät myös Tiedejatutkimus.fi -portaalissa.
Kirjaston työn ytimessä on julkaisutiedon validointi: sen varmistaminen, että julkaisut ovat oikein tunnistettuja, oikeille henkilöille ja oikeisiin yksiköihin yhdistettyjä ja myös löydettävissä. Tutkijan vastuulle jää tarkistaa, että että hänen omat julkaisutietonsa todella löytyvät järjestelmästä.
Yliopiston yksiköiden ja yliopistolaisten toiminnasta kertovien julkaisuanalyysien osana tutkimustietojärjestelmän tietoja hyödynnetään monella tavalla. Analyysit perustuvat usein siihen, että tutkimustietojärjestelmistä on mahdollisuus saada erilaisia julkaisulistauksia, joista kirjaston tiimi poimii DOI-tunnisteet. Tunnisteiden avulla bibliometrisista tietokannoista löydetään halutut julkaisut, joiden viittausvaikuttavuutta, aihepiirejä tai vaikkapa kansainvälisyyttä voidaan analyysissa tarkastella.
Jos halutaan tarkastella esimerkiksi julkaisujen viittausvaikuttavuutta tiedekunnan tai muulla yliopistoa tarkemmalla yksikkötasolla tarvitaan tutkimustietojärjestelmästä tieto siitä mitä juuri tämä yksikkö on julkaissut. Keskustakampuksen tiedekuntien osalta Tuhat onkin ainoa lähde josta tiedekuntien julkaisut ylipäätään ovat kattavasti saatavissa.
Kirjastossa tehdään myös muuta ja kokeilevamapaa työtä yliopistolaisten työn näkyvyyden lisäämiseksi. Yliopiston tutkimustietojärjestelmä sisältää tiedot muun muassa julkaisuista, infrastruktuureista ja projekteista ja toimii alustana, jossa voidaan kokeilla uusia tapoja kerätä, yhdistää ja hyödyntää tietoa. Tiedonkeruun painopiste on ollut aluksi julkaisutiedoissa, jotka ovat keskeisiä raportoinnissa ja johtamisessa, mutta vähitellen mukaan on tullut muita kokonaisuuksia.
Tutkimusprojektitieto, jonka elinkaaren hallintaa MyResearch -projektissa on kehitetty, on noussut keskiöön, koska yliopiston toimintalogiikka on muuttumassa. Nykyään projektitietoa tarvitaan jo työn suunnitteluvaiheessa, jotta voidaan tukea projektin ja koko organisaation sopimusten hallintaa, taloushallintoa, riskienhallintaa ja esimerkiksi eettistä ennakkoarviointia. Myös tutkimusyksiköiden kokoonpanojen ylläpito järjestelmässä on tärkeää, tieto näkyy tutkijoiden profiilissa ja esimerkiksi tutkijoiden henkilökorteilla helsinki.fi:ssä.
Julkaisutieto tutkimustietojärjestelmässä toimii näin linkkinä yliopistossa tehtävän tutkimuksen, tutkimuksen raportoinnin ja tutkijoiden näkyvyyden välillä. Kun tieto on oikein tuotettua ja validoitua, se palvelee samanaikaisesti useita tarkoituksia: se tukee tutkijan oman työn näkyvyyttä, mahdollistaa yliopistotasoisen seurannan ja muodostaa pohjan erilaisille tiedontuotannon ja metriikan prosesseille. Tieto ei jää vain yliopiston sisälle, vaan siirtyy kansallisiin tutkimustietovarantoihin, näkyy rahoittajille, arvioijille ja yhteistyökumppaneille ja tukee yliopiston asemaa vertailuissa ja arvioinneissa.
Julkaisutiedon ja tutkimustietojärjestelmän kautta kirjasto kytkeytyy tutkimuksen arviointiin, näkyvyyteen ja niiden pitkäjänteiseen kehittämiseen. Kirjaston työ tutkimustiedon parissa asettuu osaksi yliopiston ydintoimintaa.
Veera Ristikartano
kirjoittaja
Teksti pohjaa kirjaston julkaisutiedon tuotannon asiantuntijoiden Pekka Karhulan ja Janne Rantasen sekä MyResearch -palvelun projektipäällikkö Aija Kaiteran haastatteluihin sekä tietoasiantuntijoiden Terhi Sandgrenin ja Markku Roinilan asiantuntemukseen.