Kestävä tiedon saatavuus vaatii strategisia valintoja

Kirjaston hankinta- ja karsintapäätöksiä ohjaavat yliopiston tutkintovaatimukset ja tutkimuksen painopisteet, mutta myös eri aineistojen käyttödata sekä hinnat ja sopimusmallit, joilla kustantajat niitä kirjastoille tarjoavat. Myös kokoelmien karsinta kuuluu työhön: vanhentuneita, vain vähän käytettyjä tai kohtuuttoman kalliiksi käyviä aineistoja joudutaan poistamaan kokoelmasta, jotta tilaa ja varoja vapautuu yliopistoyhteisön kannalta olennaisemmille sisällöille. 

Hyvä esimerkki kirjaston testaamista hankintatavoista on EBA-malli (Evidence-Based Acquisition). Siinä kirjasto maksaa ennakkoon sovitun summan laajasta e-aineistopaketista (jossa voi olla esimerkiksi kymmenitätuhansia kirjallisuusnimikkeitä), jota käyttäjät voivat vapaasti käyttää tietyn ajan. Usein jakso on esimerkiksi vuoden mittainen. Jakson lopuksi kirjasto valitsee aineistopaketin tarjonnasta pysyvästi kokoelmaan ne teokset, joille on kertynyt eniten käyttöä, kertoo kirjaston e-aineistojen hankinnasta vastaava palvelupäällikkö Elina Kähö. Malli vaatii kirjastolta tarkkaa käyttö- ja analytiikkaseurantaa sekä asiantuntijuutta datan tulkintaan. Mallin hyödyntäminen edellyttää myös taloudellista liikkumavaraa etupainotteiseen maksamiseen ja neuvottelutaitoja kustantajien kanssa. EBA-hankinta tuo päätöksentekoon läpinäkyvyyttä, mutta se ei automaattisesti tarkoita kirjastolle kustannussäästöjä. 

Tieteelliset kustantajat tarjoavat kirjastoille yhä useammin laajoja pakettidiilejä ja vuositilauksiin perustuvia malleja, joissa hinnat sidotaan esimerkiksi opiskelijamääriin ja käyttödataan. Samalla hinnat saattavat nousta jyrkästi – jopa noin 60 prosentin korotukset kurssiaineistojen vuositilauksissa ovat mahdollisia. Kustantajat keräävät asiakaskirjastoilta yhä yksityiskohtaisempaa dataa, jota hyödynnetään uusien, kirjastojen kannalta usein epäedullisten hinnoittelumallien kehittämisessä. 

Kirjaston kokoelmiin liittyvä työ on jatkuvaa asiantuntijatyötä, jossa yhdistyy kokoelmaosaaminen, datan analyysi, neuvottelut ja sidosryhmäyhteistyö yliopistoyhteisön opettajien ja tutkijoiden kanssa. 

Keskeinen osa työtä on käyttödatan ja kustannuskehityksen seuranta. Kirjastossa analysoidaan systemaattisesti e-aineistojen latauksia ja esimerkiksi kustannus per käyttö -lukuja sekä toisaalta painettujen teosten lainausmääriä. Näiden perusteella arvioidaan, mitkä aineistot ovat opetuksen ja tutkimuksen kannalta aidosti kriittisiä ja mitkä eivät välttämättä enää perustele kustannuksiaan. 

Hankintatyön ytimessä on tiivis vuoropuhelu opettajien ja tutkijoiden kanssa. Kirjasto käsittelee yliopistoyhteisön tekemiä hankintaehdotuksia, sekä kurssikirjatoiveet, jotka kirjasto sitoutuu hankkimaan että yksittäisiä ehdotuksia, arvioiden niiden soveltuvuutta eri hankintamalleihin. Kirjasto selvittää yliopistoyhteisölle sopivimpia vaihtoehtoja hankkia aineisto. Samalla kirjaston asiantuntijat avaavat tiedeyhteisölle kustantajamarkkinan reunaehtoja: erilaisia lisenssiehtoja, tietosuojaa, aineistojen saavutettavuutta ja hintarakenteita. 

Lisäksi merkittävä osa työajasta kuluu neuvotteluihin kustantajien kanssa, sekä suorissa neuvotteluissa että osana FinElib-konsortiota. Kirjastossa valmistellaan vertailuja, arvioidaan saatuja tarjouksia, pyritään vaikuttamaan sopimusehtoihin ja reagoidaan hinnankorotuksiin. Työ on yhä strategisempaa, sillä kustantajien tarjoamat mallit vaikuttavat suoraan yliopiston talouteen, tietosuojaan ja myös opetuksen toteutustapoihin. 

Kokonaisuutena kirjaston hankintatyö on strategista ja jatkuvaa neuvottelua, jossa tavoitteena on turvata opetuksen ja tutkimuksen tarvitsemat aineistot samalla, kun kustannusten kasvu, tietosuoja ja saavutettavuus sekä markkinariippuvuus pyritään pitämään hallinnassa. Tämä tekee hankintamalleista ja kustantajasuhteista koko yliopiston kannalta keskeisen  
kysymyksen.

Veera Ristikartano ja Heidi Wiikla
kirjoittajat