Yliopistollisen eläinsairaalan ja Eläinlääketieteellisen tiedekunnan asiakasrekisteri

Tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa etukäteen ilmoittamatta, muutokset päivitetään julkaistuun selosteeseen.

Tässä selosteessa käsitellään myös www-sivujen kautta tapahtuva tietojen kerääminen.

Yliopistollinen eläinsairaala
PL 57 (Koetilantie 4) 00014 Helsingin yliopisto

Yliopistollisen Eläinsairaalan johtaja

Asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakkaiden omistamien eläinten yksilöintiin, laskutukseen, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiviestintään. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin ja tieteelliseen tutkimukseen perustuen. Pääasiallinen tiedon käyttötarkoitus on laskutus ja potilas- sekä tutkimusrekisterin tietojen ylläpito. Tutkimusrekisterillä tarkoitetaan eläimiin liittyvää tieteellistä tutkimusta. Tietoja voidaan käyttää myös erilaisiin asiakasviestintätarkoituksiin.

  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Kieli
  • Y-tunnus
  • Asiakastyyppi (yksityinen, organisaatio)
  • Kanta-asiakasnumero
  • Lähiosoite
  • Postinumero ja postitoimipaikka
  • Erilliset laskutusyhteystiedot
  • Verkkolaskuosoite
  • Ostajan viite
  • Sähköpostiosoite
  • Erikoisryhmä
  • Voimassaoloaika
  • Kutsutapa
  • Kuntakoodi
  • Tilatunnus
  • Yksikkö
  • Karjanumero
  • Oletusmatka
  • Tilatyyppi
  • Puhelinnumero
  • Yhteystiedon selite
  • Yhteystieto
  • Apteekki
  • Vakioviesti
  • Mobiiliterveyskortti
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto ja mahdolliset liitetiedostot
  • Omistajan eläimet (linkitys potilaan korttiin)

Samassa tietojärjestelmässä (FNS Provet) hallinnoidaan potilaseläinten ja tutkimusprojekteissa olevien eläinten tietoja. Eläinten tietojen laatimisessa ja säilyttämisessä noudatetaan Maa- ja metsätalousministeriön asetusta nro &/EEO/2000 mm. seuraavin täydennyksin: tiedot säilytetään pysyvästi.

Tämän verkkosivun käyttäjistä voidaan kerätä mm. seuraavaa tietoa:

  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot

Palautekanavan kautta kerättävää tietoa käsitellään pääasiassa normaalina kirjeenvaihtona sähköpostiohjelmissa. Tekninen toteutus tallentaa saapuneet viestit Helsingin yliopiston ylläpitämään E-lomake ohjelmistoon.

Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin ne tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa asiakkuuden alkaessa ja sen jälkeen. Lisäksi tallennetaan asiakkuuden hoitoon liittyviä tietoja.

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja käsittelemiseltä. Potilastietojärjestelmän yhteydessä olevan henkilörekisterin käsittelystä tallennetaan lokitieto. Tiedot säilytetään Suomessa. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosisällöstä tallennetaan varmuuskopioita.

Rekisterinpitäjä tallentaa ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.

Henkilötietojen säännönmukaisia luovutuksia ei tehdä Helsingin yliopiston ulkopuolelle. Luovutamme tietoja eläimen laboratorio- ja muihin tutkimuksiin liittyvien tutkimus ym. pyyntöjen yhteydessä ulkopuolisille yhteistyökumppaneille. Tietoja voidaan luovuttaa perintäyhtiöille ja vakuutusyhtiölle, jos asiakkaalla ja vakuutusyhtiöllä on sopimus keskenään ja asiakas hakee vakuutustapahtuman yhteydessä suorakorvauspalvelun kautta korvausta vakuutusyhtiöltä. Lisäksi asiakkaan yhteystietoja voidaan luovuttaa Siruhaku.fi -löytöeläinten hakupalvelun ehtojen mukaisesti.

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen, jotka sisältävät henkilötietoja, käsittelemiseen ja säilyttämiseen. Kolmannet osapuolet toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa.

Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat nimi sekä sähköpostiosoite.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle. Joissakin potilaseläimen ulkopuolisissa tutkimuspyynnöissä (esim. laboratorio) voi olla eläimen yksilöimiseksi tarpeen antaa omistajan sukunimi potilaan tunnistetietojen luovutuksen yhteydessä.

Potilastietojärjestelmän yhteydessä olevaa rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena salatun tietoliikenneyhteyden kautta salasanoin ja palomuurein suojattuina. Järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain nimetyt Helsingin yliopiston henkilökuntaan tai Eläinlääketieteellisen tiedekunnan opiskelijoihin kuuluvat henkilöt. Rekisteriä ylläpitää teknisesti Finnish Net Solutions Oy.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt, joilla on tehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Asiakkaana sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista; pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista ja tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja aina kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä joko toimitettuna toimipisteeseen tai sähköpostitse sairaalan johtajalle.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä joko toimitettuna toimipisteeseen tai sähköpostitse sairaalan johtajalle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei tietojen käsittelyyn ole muuta lakiin, viranomaismääräykseen tai vastaavaan liittyvää perustetta. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä joko toimitettuna toimipisteeseen tai sähköpostitse sairaalan johtajalle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä asianmukaiselle valvontaviranomaiselle.

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle vierailijan vieraillessa sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme sellaisia evästeitä, jotka parantavat käyttäjäkokemusta tai seuraavat verkkosivujen liikennettä. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

Helsingin yliopiston verkkosivut käyttävät Google Inc:n (”Googlen”) tarjoamaa Google Analytics –verkkoanalyysipalvelua. Google Analytics käyttää evästeitä analysoidakseen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Evästeen luoma informaatio siitä, miten käytät verkkosivustoa (mukaan lukien IP- osoitteesi) lähetetään ja varastoidaan Googlen toimesta Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Sivumme käyttää IP-anonymisointia. Näin ollen Google lyhentää/anonymisoi Euroopan unionin jäsenvaltioiden ja Euroopan talousalueen jäsenten kansalaisten IP-osoitteen viimeisen oktetin. Ainoastaan poikkeuksellisissa tapauksissa koko IP-osoite lähetetään ja lyhennetään Yhdysvalloissa Googlen palvelimien toimesta. Google käyttää näitä tietoja verkkosivuntarjoajan puolesta sivun käytön arvioimiseen, verkkosivujen liikennettä koskevien raporttien laatimiseen verkkosivujentoimittajille ja muiden verkkosivujen liikenteeseen ja verkkosivujen käyttöön liittyvien palvelujen tarjoamiseksi verkkosivujentarjoajalle.

Voit estää Googlen tietojen keräämisen ja tietojen käytön (evästeet ja IP-osoitteet) lataamaan ja asentamalla selaimen liitännäisohjelman.

Markkinointilupa Yliopistollisen eläinsairaalan uutiskirjeen lähettämiseen -  (EU:n yleinen tietosuoja-asetus) 
 
Yliopistollinen eläinsairaala käyttää uutiskirjeen tilauslomakkeella antamiasi tietoja vain omien uutiskirjeidensä lähettämiseen. 
 
Voit perua tilauksesi milloin vain napsauttamalla unsubscribe-linkkiä, joka on kaikkien lähettämiemme sähköpostien lopussa, tai lähettämällä viestin osoitteeseen info-elainsairaala@helsinki.fi. Käsittelemme tietojasi huolellisesti. Mikäli haluat lisää tietoja tietosuojakäytännöistämme, napsauta Legal notice -linkkiä, joka on kaikkien lähettämiemme sähköpostien lopussa, tai lähetä viesti osoitteeseen info-elainsairaala@helsinki.fi.
Tilaamalla Yliopistollisen eläinsairaalan uutiskirjeen annat suostumuksesi siihen, että tietojasi käsitellään näiden ehtojen mukaisesti.
 
Käytämme MailChimp-alustaa markkinointimme automatisoitiin. Lähettämällä uutiskirjeen tilauslomakkeen annat suostumuksesi siihen, että tietosi lähetetään MailChimpille, joka käsittelee niitä oman tietosuojapolitiikkansa ja käyttöehtojensa mukaisesti.