Vinkki 1. Artikkelin voi lähettää kerrallaan ainoastaan yhteen lehteen arvioitavaksi ja sopiva lehti kannattaakin valita jo kirjoitusprosessin aikana, sillä lehdillä on erilaisia vaatimuksia koskien artikkelin kohderyhmään, sisältöä, muotoilua sekä artikkelin pituutta. Kun valitset lehden jo varhaisessa vaiheessa, pystyt kirjoittamaan artikkelia pitämällä mielessä esimerkiksi kuinka pitkä se saa olla ja mille kohdeyleisölle se on suunnattu.
Vinkki 2. Lehden valinnassa voi käyttää apuna eri kustantamojen lehtihakukoneita. Isoimmilla kustantamoilla (esim. Elsevier, Springer) on lehtihakukoneita, joihin voit syöttää oman artikkelisi otsikon, abstraktin ja hakusanat. Hakukoneet ehdottavat sinulle parhaiten sopivia lehtiä. Ehdotetuista lehdistä on hyvä käydä läpi niiden ‘profiilit’ eli millaisia artikkeleita lehdet yleensä julkaisevat. Esimerkiksi kaikki lehdet eivät julkaise systemaattisia kirjallisuuskatsauksia. Tutkimusryhmässämme on myös tapana tarkistaa onko saman tyylisiä artikkeleita julkaistu lehdessä aiemmin. Myös lehden vaikuttavuuskerroin (impact factor) kannattaa tarkistaa lehtiä arvioidessa. Vaikuttavuuskerroin kertoo siitä, kuinka usein keskimäärin lehdessä julkaistuihin artikkeleihin viitataan ja useat tahot käyttävät sitä lehtien laadun arviointiin. Vaikka artikkelisi olisi hyvin kirjoitettu, mutta sen otos on kooltaan pieni, saattavat parhaimmat lehdet hylätä artikkelin pienestä otoskoosta johtuen. Tämän takia kannattaa katsoa millaisella otoksella tehtyjä tutkimuksia lehdessä on aiemmin julkaistu.
Vinkki 3. Lehden valinnan jälkeen, käy kirjoittajalle suunnatut ohjeet huolellisesti läpi. Ohjeita on yhtä monia erilaisia kuin on lehtiäkin. Lehdet saattavat käyttää tiettyä viittaustekniikkaa, rajoittaa taulukoiden, kuvioiden, sanojen tai lähteiden määrää ja artikkelin käsikirjoitus voidaan haluta tiettyyn pohjaan tehtynä. Yleensä myös lähettämisvaiheessa sinun täytyy ilmoittaa julkaisetko artikkelin avoimena julkaisuna. Tämä on yleensä maksullista (usein noin 2000€), ja sinun kannattaakin tarkistaa onko yliopistolla kyseisen lehden kanssa avoimen julkaisun sopimusta, jolloin yliopisto kattaa avoimeen julkaisuun sisältyvät maksut. Helsingin yliopiston avoimen julkaisun sopimukset ja niihin liittyvät tiedot löydät kirjaston sivuilta.
Vinkki 4. Kun artikkelin käsikirjoitus on valmis lehteen lähetettäväksi ja kaikki kanssakirjoittajat ovat sen hyväksyneet, voi artikkelin lähettämistä alkaa valmistelemaan. Tässä vaiheessa artikkeli anonymisoidaan, eli artikkelista piilotetaan kohdat joista selviää artikkelin kirjoittajat. Kannattaa myös tarkistaa mitä liitteitä käsikirjoituksen lisäksi halutaan. Yleensä lehdet haluavat editorille suunnatun saatekirjeen. Saatekirje on yleensä noin 1 sivun mittainen ja siinä kuvataan miksi juuri tämä artikkeli olisi sopiva tähän kyseiseen lehteen ja miksi se kannattaisi julkaista. Saatekirjeille löytyy hyviä esimerkkipohjia ja ohjeita kustantamoilta. Lehdet käyttävät yleensä erilaisia järjestelmiä artikkeleiden lähettämiseen ja niihin kannattaa tutustua jo etukäteen, jotta lähettämisvaiheessa ei tule enää yllätyksiä. Artikkelin lähettämiseen kannattaa varata reilusti aikaa, jotta sen voi tehdä huolella.
Kun artikkeli on lähetetty lehteen, lehden editori (tai associate editor) arvioi ensin, onko artikkeli sopiva lehden profiiliin ja ennalta määriteltyihin kriteereihin. Oman arvionsa pohjalta editori joko hylkää artikkelin suorilta käsin (engl. desk reject) tai alkaa etsimään artikkelille vertaisarvioitsijoita. Suorilta käsin artikkelin hylkäämiselle voi olla monia syitä. Jos esimerkiksi lehti on määritellyt, että he julkaisevat ainoastaan artikkeleita, jotka käsittelivät päiväkoti-ikäisten lasten oppimista, voi editori hylätä artikkelin, joka käsittelee alakouluikäisiä lapsia suoralta kädeltä. Tästä syystä aiemmin mainittu lehteen tutustuminen on tärkeää.
Jos editori katsoo, että artikkeli vastaa lehden profiilia ja kriteereitä, hän alkaa etsimään sopivia vertaisarvioitsijoita. Vertaisarvioitsijat ovat parhaimmillaan sellaisia tutkijoita, joiden oma tutkimus liittyy artikkelin aihepiiriin, mutta jotka eivät suoraan liity artikkelin kirjoittajiin (ja ole näin ollen esteellisiä). Artikkelille yritetään tavallisimmin hankkia 2-4 vertaisarvioitsijaa, ja kasvatusalalla usein arviointi tapahtuu niin, että sekä artikkelin kirjoittajat että arvioitsijat eivät ole tietoisia toistensa henkilöllisyydestä.
Vertaisarvioitsijoiden löytäminen on usein hankalaa, sillä tutkijat ovat varsin työllistettyjä eikä arvioitsijat saa korvausta työstään. Joskus voi olla myös hankalaa löytää sellaisia tutkijoita, jotka ovat tehneet aihepiirin tutkimusta. Editorit saattavat esimerkiksi etsiä artikkelin lähdeviitteistä potentiaalisia arvioitsijoita, vaikka usein editoreilla on myös valmiiksi tiedossa tutkijoita, joiden osaamisalueeseen artikkelin aihe liittyy. Kun potentiaalisia arvioitsijoita on tunnistettu, heille lähetetään artikkelin otsikko sekä abstrakti ja kysytään, voisivatko he arvioida kyseisen artikkelin. Jos arvioitsijat vastaavat myöntävästi, heille lähetetään koko artikkeli ja pyydetään jättämään arvioinnit tiettyyn päivään mennessä.
Vinkki 5. Hylkäykset ovat hyvin tavallisia, eikä niitä pidä ottaa osoituksena siitä, että artikkelisi olisi ‘huono’. Kun artikkeli on käynyt läpi vertaisarvioinnin, arvioitsijat suosittelevat artikkelin hylkäämistä tai hyväksymistä. Lopullisen päätöksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä tekee editori arviointien perusteella. Artikkelin hylkääminen tarkoittaa, että kyseinen lehti ei halua tai pysty kyseistä artikkelia julkaisemaan. Hylkäykseen voi olla monia syitä, kuten se, että kyseinen artikkeli ei sovi lehden profiiliin, lehti on hetki sitten julkaissut saman tyylisen artikkelin tai, että artikkelin teoreettinen viitekehys on puutteellinen. Hylkääminen ei siis missään tapauksessa suoraan tarkoita, että artikkeli olisi ‘huono’ tai kelpaamaton julkaisemiseksi. Jos artikkeli hylätään, on aika etsiä toinen lehti, jonne artikkelin voisi lähettää. Voikin olla hyvä jo suunnitteluvaiheessa miettiä useampi lehti, jonne artikkelin voisi lähettää, jotta voi sitten turvautua seuraavaan vaihtoehtoon.
Arvioitsijat voivat ehdottaa artikkelin hyväksymistä joko sellaisenaan tai korjausehdotuksin. Korjausehdotukset voivat olla luonteeltaan joko laajoja (engl. major revisions) tai suppeita (engl. minor revisions). Tällöin arvioitsija ehdottaa erilaisia korjauksia, joiden avulla hänen mielestä artikkelia voisi muokata ja riippuen muokkausten laadusta, artikkeli voitaisi hyväksyä julkaistavaksi. Lehti lähettää tällöin kirjoittajille arvioitsijoiden kommentit ja asettavat korjatun artikkelin toimittamiselle määräajan. Jos kirjoittajat arvelevat, että eivät saa korjauksia tehtyä määräaikaan mennessä, voivat he pyytää lehdeltä lisäaikaa korjausten tekemiseen.
Vinkki 6. Korjauksia tehtäessä on hyvä pyrkiä noudattamaan annettuja ehdotuksia tai ainakin perustella kattavasti, minkä takia ehdotusta ei ole toteutettu. Korjausehdotukset vaihtelevat paljon arvioitsijoiden mukaan. Toiset arvioitsijat antavat yksityiskohtaisia vinkkejä ja ehdotuksia, kun taas toiset keskittyvät isojen linjojen kommentointiin. Joskus arvioitsijat ehdottavat sellaisia korjauksia, joita ei esimerkiksi ole mahdollista tai järkevää toteuttaa kyseisessä artikkelissa (esimerkiksi jonkin tekijän kontrolloiminen analyysissa, kun kyseistä tekijää ei ole mitattu ollenkaan). Tällöin on hyvä kattavasti perustella, minkä takia kyseinen korjausehdotus on jätetty tekemättä. On myös hyvä muistaa, että arvioitsijat tekevät työtä ilman korvausta edistääkseen alansa tiedettä, joten on syytä pyrkiä vastaamaan kunnioittavasti saamaan palautteeseen.
Lehdillä on usein oma tapansa, miten he haluavat korjaukset toimitettavan. Yksi yleinen kasvatusalan tapa on, että lehdet haluavat yksityiskohtaisen tiedoston (esim. excel), jossa kirjoittajat ovat vastanneet arvioitsijoiden kommentteihin sekä artikkelin, johon korjaukset on tehty sekä merkitty. Tiedostoon, johon arvioitsijoiden kommentteihin vastataan on hyvä selkeästi merkitä, missä artikkelin kohdassa kyseinen korjaus on tehty. Korjausten tekemiseen ja arvioitsijoille vastaamiseen löytyy esimerkiksi Elsevieriltä ohjeita (3 top tips for responding to reviewer comments on your manuscript, How to respond to reviewers' comments), joihin on hyvä perehtyä.
Kun korjaukset on tehty, lähetetään ne takaisin lehteen. Editori toimittaa korjatut versiot (usein samoille) vertaisarvioitsijoille, jotka uudelleen arvioivat, onko artikkeli nyt sopiva julkaistavaksi. Edelleen vertaisarvioitsijat ehdottavat artikkelin hyväksymistä tai hylkäämistä.
Kun artikkeli sitten hyväksytään julkaistavaksi, se etenee kustantamon muokkauspalveluihin. Tällöin kustantamo muokkaa artikkelin muotoon, jossa se julkaistaan. Prosessin aikana kirjoittajille lähetetään vielä asiakirjoja, joissa pyydetään osoittamaan, maksaako esimerkiksi yliopiston kirjasto avoimeen julkaisuun liittyvät maksut. Lisäksi vielä ennen artikkelin julkaisua kustantamo lähettää kirjoittajille koevedoksen (engl. proofs) artikkelista viimeisessä muodossaan. Kirjoittajille annetaan usein muutama päivä aikaa käydä koevedos läpi ja korjata siellä esiintyviä mahdollisia virheitä. Tyypillisiä korjattavia asioita tässä vaiheessa voi olla esimerkiksi anonymisoitujen lähteiden lisääminen tai taulukon asetteluun liittyvät muokkaukset. Koevedos kannattaa käydä hyvin huolellisesti läpi, sillä usein huolellisillekin kirjoittajille ja kustantamoille sattuu vahinkoja. Kun koevedos on tarkistettu, kustantamo julkaisee artikkelin usein ensin (tai vain) netissä ja myöhemmin mahdollisesti myös paperisena.
Vinkki 7. Muista juhlia julkaistua artikkeliasi! Akateemisessa maailmassa saattaa kestää usein kauan, että näkee oman työnsä suorat tulokset. Lisäksi, artikkelin julkaiseminen on aina ollut kovan työn tulos, joten sitä on myös syytä pysähtyä juhlimaan. Meillä on tapana käydä ‘julkaisukahveilla’ läheisessä kahvilassa, jolloin voimme hetkeksi pysähtyä miettimään kyseisen artikkelin prosessia, onnistumisia ja epäonnistumisia. Siitä on aina hyvä jatkaa seuraavan projektin pariin (joka todennäköisesti onkin jo kovassa vauhdissa).
Tsemppiä julkaisuprosessiin!
Terhi ja Pinja