Nykyisessä maailmantilanteessa kyberturvallisuuden merkitys on kasvanut entisestään, minkä vuoksi yliopiston johto panosti siihen lisäresurssoinnein. Tehostimme osaltamme yliopiston toiminnan jatkuvuussuunnittelua ja tietojärjestelmien toipumissuunnittelua. Yliopistolaisten pakollisen tietoturvatestin laajensimme koskemaan myös tutkinto-opiskelijoita. Teimme aktiivista tietoturvaviestintää yliopistolaisille ja päivitimme verkkopalveluidemme tietototurvasisältöjä samalla kun uudistimme tietotekniikkakeskuksen julkiset sivut.
Koko yliopiston IT-toimintaa koskeva IT2030-suunnitelmaa täydensimme infrastruktuurisuunnitelmalla, jonka ensimmäisiä toteutettavia asioita olivat mm. konesaliverkon modernisointi ja automaation lisääminen infrastruktuurien hallinnassa.
Valtaosa henkilöstöstämme muutti uusittuihin tiloihin Viikin Infokeskus Koronaan alkusyksystä 2022. Uusien työtilojen käytännöistä ja hybridityön tavoista annettiin päätösvalta henkilöstölle hyödyntämällä työkulttuurin kehittämisprojektissa Sosiokratia 3.0 -suostumuspäätöksen mallia. Koska kokeilu todettiin toimivaksi, päätimme jatkossa laajentaa suostumuspäätöksentekomallia myös muihin asioihin.
Edistimme palvelukehitystä usealla rintamalla. Kehitimme tallennuspalveluita tekemällä datapolitiikan toteuttamissuunnitelman yhteistyössä yliopiston kirjaston ja tutkimuksen toimialan kanssa ja käynnistimme tutkimusdatan pitkäaikaistallennuksen projektin. Osallistuimme aktiivisesti kolmivuotiseen Oppimisen tilat -projektiin, jonka tavoitteena on kehittää yhdessä tiloja ja palveluja niin, että ne vastaavat oppimis- ja työkulttuurin muutokseen, edistävät monimuotoista pedagogiikkaa ja luovat yhteisöllisyyttä kampuksilla. Yliopiston omaa konttipalvelua kehitimme edelleen. Life Science -yksiköiden kanssa tekemämme yhteinen hakemus Life Science Data Competence Centerin perustamisesta sai myönteisen päätöksen Suomen Akatemian FIRI-rahoitushaussa.
Laajensimme SAP-palveluiden käyttöä siirtämällä yliopiston rekrytoinnin SAP SuccessFactors -pilvipalveluun. Uudistus mahdollistaa tulevien vuosien jatkokehityksen ja tuo paremman käyttäjäkokemuksen kaikille käyttäjäryhmille.
Videoiden kasvanutta roolia opetustyössä tuimme kehittämällä yliopiston omaa Unitube-videopalvelua videoiden elinkaaren hallinnan osalta sekä lisäämällä palveluun käyttäjien toivomia ominaisuuksia, kuten videoiden linkkijaon.
Yliopiston ketterän sovelluskehityksen puitesopimuskilpailutus saatiin onnistuneesti maaliin alkusyksystä. Sopimus on voimassa neljä vuotta ja valituksi tulivat Druid Oy, Wunder Oy, Gofore Oyj ja Nordcloud Oy.
Yliopiston kokonaisarkkitehtuurityötä organisoitiin uudelleen katsausvuoden aikana. Vastataksemme paremmin mm. tiedonhallintalain velvoitteiden toteuttamiseen aloitimme Tike-Arkki-verkoston toiminnan ja omien osa-aluearkkitehtiemme työn tuen kehittämisen.
Asiakastuessa säilytimme erinomaisen palvelutason, vaikka esimerkiksi IT-laitteiden saatavuudessa oli haasteita koko vuoden ajan. Toimitusongelmia taklasimme mm. laajentamalla ja parantamalla käyttökuntoisten IT-laitteiden kierrätystä yliopistolla.
Asiakasnäkökulman huomioiminen palveluissamme on meille oleellisen tärkeää ja sitä kehitimme esimerkiksi ottamalla yliopistopalveluiden palvelukoordinaattorit mukaan itsepalvelutyökalujemme kehittämiseen. Laitetilausprosessi on nyt entistä jouhevampi ja palvelee paremmin kaikkien kampusten henkilöstöä.
Tuimme Opiskelijapalveluita ja Kansalliskirjastoa chatbotin käyttöönotossa ja laajensimme tiketöintijärjestelmän käyttöä yliopistolla. HY247 tuli kokonaan uutena yksikkönä mukaan tiketöintijärjestelmän käyttäjäksi. Otimme myös käyttöön uuden etätunnistustyökalun Candour ID:n, joka mahdollistaa helpon tunnistautumisen henkilöille, joilla ei ole suomalaisia verkkopankkitunnuksia.
Katsauskauden aikana IT-infrastruktuuri toimi vailla merkittäviä häiriötilanteita.
Tietotekniikkakeskuksen kulut olivat 17,4 ja tuotot 17,1 miljoonaa euroa vuonna 2022.
(Suluissa vuoden 2021 luvut)
Tietotekniikkakeskus kysyy palautetta käyttäjiltä kahdella säännöllisellä kyselyllä: IT-Helpdeskin palvelutapahtumakohtaisella palautekyselyllä ja IT-palveluiden palautekyselyllä.
Yliopistolaisten tyytyväisyys IT-Helpdeskin kautta saatavaan palveluun on pysynyt hyvällä tasolla ja joillakin osa-alueilla hieman noussut. Tietotekniikkakeskuksen palautekyselyissä tyytyväisten vastaajien (arvosanat 9-10 asteikolla 1-10) osuus oli 84 % (84 %) vastaajista, ja eri osa-alueilla vastaavasti, edellisen vuoden luku suluissa:
IT-palveluiden palautekyselyn mukaan palvelumme täyttävät yliopistolaisten tarpeet keskiarvolla 5,6 (5,7) (vastausasteikko 1-7).
(Suluissa vuoden 2021 luvut)
Vuonna 2022 tietotekniikkakeskuksella oli käynnissä 19 (16) omaa projektia ja 14 (18) kehitystehtävää. Yliopiston yhteistyöprojekteja oli käynnissä vuoden aikana 28 (19) ja kehitystehtäviä kuusi (3). Kaikista projekteista 9 (12) alkoi vuoden aikana, kehitystehtävistä alkoi kuusi (9). Kaikista projekteista 16 (11) päättyi vuoden aikana ja kehitystehtäviä päätettiin yhdeksän (10).
DigiHub on yliopiston digitaalisten palveluiden asiakaslähtöistä ja avointa kehittämistä edistävä yhteistyöskentelytila ja noin 200 hengen osaamisyhteisö. DigiHub-yhteisö on organisoitunut eri aiheiden mukaisiksi osaamisyhteisöiksi vertaisoppimista varten. Näitä aiheita ovat palvelumuotoilu, Lean-johtaminen, analytiikka, tuoteomistajuus ja teknologia.
Ennen pandemiaa DigiHubin toiminnalle oli keskeistä yhteistyöskentelytila Porthaniassa, jossa oli käytössä useampi jaettu tiimitila. Vuonna 2022 suurin osa tiimeistä palasi lähitöihin Porthaniaan ainakin jossain määrin. Siirtymä ei ollut kuitenkaan yhtä sujuva kuin siirtymä lähityöstä etätöihin, joten DigiHubin konseptia uudistetaan muuttuneiden tarpeiden pohjalta.
Palvelumuotoilun ja Analytiikan osaamisyhteisöt järjestivät vuoden 2022 aikana joitakin tapahtumia.Tapahtumien määrä ja osallistumiskerrat olivat selvästi edellistä vuotta pienempiä. Uusia tiimejä tuli kuitenkin mukaan DigiHubin toimintaan ja nyt tietotekniikkakeskuksen lisäksi kaikki eri yliopistopalveluiden toimialat ovat edustettuina DigiHubissa.
(Suluissa vuoden 2021 luvut)
IT-Helpdeskin asiakkaat voivat olla yhteydessä palveluun monin eri tavoin. Sähköposti on edelleen suosituin yhteydenottotapa 61 % (51 %) osuudellaan, seuraavina puhelin 22 % (23 %) ja chat 7 % (10 %). Chat-palvelukanavassa on käytössä tekoäly, joka käsittelee suuren osan chat-kanavaan tulleista yhteydenotoista. Kaiken kaikkiaan IT-Helpdesk käsitteli noin 64 500 (63 000) tukipyyntöä vuoden 2022 aikana. IT-Helpdeskin ohjesivustolla, joka on auki 24/7, oli katsausvuonna yli 700 000 sivunkatselukertaa.
(suluissa vuoden 2021 luvut)
Moodle-oppimisympäristö on suosituimpia palveluitamme. Sen tavoitteena on tukea opiskelijoiden oppimista ja yhteisöllistä työskentelyä kursseilla. Moodleen kirjauduttiin vuoden 2022 aikana 5,8 (6,3) miljoonaa kertaa ja sillä oli yli 57 000 (58 000) yksittäistä käyttäjää.
Teams- ja Zoom-palveluiden käyttö jatkui vilkkaana myös vuonna 2022. Hybriditöiden lisääntyminen vaikutti osaltaan Zoom-kokousmäärien vähenemiseen.
(Suluissa vuoden 2021 luvut)
Tietotekniikkakeskuksessa työskenteli 190 (193) työntekijää vuonna 2022. Heistä miehiä oli 158 (158) ja naisia 32 (35). Työntekijöistä 188 (192) oli vakinaisessa ja kaksi (yksi) määräaikaisessa työsuhteessa. Muita kuin Suomen kansalaisia oli viisi (neljä). Vuoden 2022 aikana tietotekniikkakeskuksessa aloitti 14 (11) henkilöä (sis. 3 määräaikaista) ja 14 (12) henkilöä irtisanoutui.
(Suluissa vuoden 2021 luvut)
Useat yliopiston IT-tukitoiminnot perustavat toimintansa sovellussalkusta löytyviin tietoihin. Vuoden 2022 lopussa sovellussalkussa oli 655 (588) sovellusta ja järjestelmää. Tietojärjestelmien omistajat aktivoituivat vuoden 2022 aikana viemään omat järjestelmänsä sovellussalkkuun, sillä jos järjestelmän haluaa autentikoinnin piiriin tai järjestelmälle palvelimen, edellyttää se järjestelmän kirjaamista salkkuun. Lisäksi HY247 liittyi sovellussalkun käyttäjiin, mikä lisäsi huomattavasti salkussa olevien järjestelmien määrää.
Vuonna 2022 käytössä olleet laitteet yliopistolla. Luvut eivät sisällä älypuhelimia.
Vuonna 2022 yliopistolla käytössä olleet palvelimet alustoittain.
(Suluissa vuoden 2021 luvut)
Vuodesta 2012 alkaen olemme tilastoineet erikseen pelkästään voimassa olevia tunnuksia (alempi käyrä kuvassa), joiden määrä oli vuoden lopussa 58 734 (62 235).
Ylempi käyrä kuvaa käyttäjähallinnon piirissä olevia henkilöitä, joita vuoden 2022 lopussa oli 122 115 (114 704). Vuoden 2016 lopussa tehty vanhentuneiden tunnusten poisto näkyy ylemmässä käyrässä pudotuksena.