Tietotekniikkakeskus - toimintakertomus 2021
Toimintakertomuksestamme saat selville, mitä kaikkea tietotekniikkakeskuksessa tehdään, jotta yliopiston IT-palvelut vastaavat yliopistolaisten tarpeisiin ja tietojärjestelmät toimivat tehokkaasti.
Tietotekniikkakeskuksen toimintakertomus 2021

Pandemiasta ja tiukasta budjetista huolimatta tietotekniikkakeskuksen toiminta jatkui tehokkaana. Kehitimme olemassa olevia palveluita monipuolisesti ja otimme uusia palveluita käyttöön. Infrastruktuuriin ja ylläpitoon liittyviä työvälineitä ja palveluita uudistimme maltillisesti.

Yliopiston valintakokeet vaativat pandemian vuoksi edelleen tietoteknisiä erityisjärjestelyitä. Tietotekniikkakeskus tuki niin digitaalisen valintakoejärjestelmän käyttöä kuin erityisjärjestelyiden valintakokeitakin.

Oodin korvaavan opintotietojärjestelmä Sisun käyttöönotossa vastasimme teknisestä osaprojektista sekä tuimme integraatioissa, tiedonsiirroissa, tietokannoissa ja raportoinnissa. Sisu muodostaa opiskelun palvelukokonaisuuden opettajille, opiskelijoille ja opintohallintohenkilöstölle.

Yliopistolla siirryttiin vaiheittain monivaiheiseen tunnistautumiseen (Multifactor Authentication, MFA), mikä työllisti tietotekniikkakeskusta ja yliopistolaisia laajasti. Käyttöönoton tarkoituksena on suojella yliopistolaisten arvokasta dataa ja parantaa tietoturvaa. Yliopistolaisten tietoturvatietoisuuden kasvattamiseksi valmistelimme ja otimme käyttöön kaikille yliopistolaisille pakollisen henkilöstön tietoturvatestin.

Osallistuimme korkeakoulujen ja Microsoftin välisiin neuvotteluihin sopimuksesta, joka tarjoaa lähivuosina yliopiston käyttöön laajemman valikoiman Microsoft 365 -tuotteita ja paremmat tietoturvaominaisuudet. Jatkoimme tiedonhallintalain velvoitteiden selvittämistä ja toimeenpanon suunnittelua.

Osallistuimme aktiivisesti yliopiston julkisten verkkosivujen Helsinki.fi next stage -projektin päivityksiin. Verkkosivut siirrettiin uudemmalle alustalle, jossa samalla rakennettiin ja julkaistiin kotisivukone uusille tutkimusryhmille, uudistettiin henkilöhaku ja parannettiin tietoturvaa. Myös IT-Helpdeskin ohjesivustossa teimme laajan päivityksen, jonka yhteydessä paransimme hakua, käytettävyyttä ja saavutettavuutta.

Tietotekniikkakeskus osallistui myös tutkimusdatapolitiikan päivittämiseen. Uudistimme datasupport-sivuston, tuimme datan hallinnan suunnittelua ja järjestimme työpajoja. Lisäksi kehitimme sensitiivisen datan tallennusratkaisuja.

Talouden SAP-järjestelmä päivityksessä uuteen versioon säästimme kustannuksia tekemällä osan päivityksestä itse. SAP:n käyttökokemusta yhtenäistimme ottamalla talouteen ja matkahallintoon käyttöön jo aiemmin työajanseurannassa käytetyn mobiilipohjaisen käyttöliittymän.

Tietotekniikkakeskus osallistui yliopiston projektijohtamismallin käytön laajentamiseen kaikille yliopistopalveluiden toimialoille.

Yliopiston palveluyksikköjen asiakaspalvelujärjestelmän käyttö laajeni vuoden aikana 30 uuteen tukiryhmään. Varmistaaksemme sen käyttäjälähtöisen toiminnan, kehitimme edelleen järjestelmän palauteprosessia.

Helpottaaksemme niin hallinnon kuin käyttäjienkin työtä kehitimme ja otimme käyttöön uusia itsepalveluvälineitä. Uudella laitteiden virtuaalivarastolla säästimme laitehankinnoissa ja helpotimme palvelukoordinaattorien työtä. Virtuaalivaraston avulla saamme käyttökelpoisia laitteita kierrätettyä ja säästämme kustannusten lisäksi työaikaa.

Yliopiston tulostusympäristö jouduttiin ajamaan suurilta osin alas kesällä, kun Microsoft ilmoitti vakavasta haavoittuvuudesta Windows-käyttöjärjestelmän tulostuspalvelussa. Saimme Microsoftilta päivityksen maailmanlaajuiseen ongelmaan vasta elokuussa, mutta pystyimme rakentamaan tilapäisiä ratkaisuja ja esimerkiksi sähköpostitulostus oli mahdollista koko katkon ajan. Muut vuoden aikana sattuneet häiriöt tai havaitut haavoittuvuudet saimme ratkaistua ripeästi.

Asia­kas­pal­ve­lu

(Suluissa vuoden 2020 luvut)

Tietotekniikkakeskus kysyy palautetta käyttäjiltä kahdella säännöllisellä kyselyllä: IT-Helpdeskin palvelutapahtumakohtaisella palautekyselyllä ja IT-palveluiden palautekyselyllä. Yliopistolaisten tyytyväisyys IT-Helpdeskin kautta saatavaan palveluun laski muutamalla prosentilla vuonna 2021, mutta oli kuitenkin edelleen hyvällä tasolla. Tietotekniikkakeskuksen palautekyselyissä tyytyväisten vastaajien (arvosanat 9–10 asteikolla 1–10) osuus oli 84 % (86 %) vastaajista, ja eri osa-alueilla vastaavasti:

  • Asiantuntevuus 84 % (88 %)
  • Palvelun nopeus 77 % (82 %)
  • Ystävällisyys 86 % ( 88 %)  
  • Suosittelu muille 84 % (86 %)

IT-palveluiden palautekyselyn mukaan palvelumme täyttävät yliopistolaisten tarpeet keskiarvolla 5,7 (5,7) (vastausasteikko 1–7).

Di­gi­Hub

DigiHub on yliopiston digitaalisten palveluiden asiakaslähtöistä ja avointa kehittämistä edistävä yhteistyöskentelytila ja noin 200 hengen osaamisyhteisö. DigiHub-yhteisö on organisoitunut eri aiheiden mukaisiksi osaamisyhteisöiksi vertaisoppimista varten. Näitä aiheita ovat palvelumuotoilu, Lean-johtaminen, analytiikka, tuoteomistajuus ja teknologia.

Palvelumuotoilun ja Lean-johtamisen osaamisyhteisöt järjestivät vuoden 2021 aikana tapahtumia DigiHubissa. Tapahtumien määrä ja osallistumiskerrat olivat jonkin verran edellistä ennätysvilkasta vuotta pienempiä. Osaamisyhteisön tapahtumia oli vuoden aikana yhteensä 10 (18) ja niihin osallistumiskertoja 553 (661). DigiHubin eri tiimien välinen muu yhteistyö kehittyi vuoden aikana entisestään.

Yhteistyötä muiden yliopiston yhteisöjen kanssa lisättiin vuoden aikana esimerkiksi laatutyössä ja Lean-toiminnassa. Lisäksi DigiHubin tapahtumista osa avattiin koko yliopiston henkilöstölle, ja esimerkiksi hybridityön uusista toimintamalleista ja itseohjautuvuudesta on ollut yliopistoyhteisön kanssa avointa keskustelua ja yhdessä oppimista.

Tietotekniikkakeskuksen avainluvut 2021
Mood­le-kir­jau­tu­mi­set

(Suluissa vuoden 2020 luvut)

Suositumpia palvelujamme on Moodle-oppimisympäristö, jonka tavoitteena on tukea opiskelijoiden oppimista ja yhteisöllistä työskentelyä kursseilla. Siihen kirjauduttiin vuoden 2021 aikana yli 6 (yli 6) miljoonaa kertaa ja sillä oli yli 58 000 (yli 61 0000) yksittäistä käyttäjää.

Teams ja Zoom

Pandemian aiheuttaman poikkeustilanteen myötä Teams- ja Zoom-kokousten määrä nousi Helsingin yliopistolla merkittävästi vuonna 2021.

IT-Helpdesk

IT-Helpdeskin asiakkaat voivat olla yhteydessä palveluun monin eri tavoin. Sähköposti on edelleen suosituin yhteydenottotapa 51% osuudellaan, seuraavina chat 27% ja puhelin 22%. Chat-palvelukanavassa on käytössä tekoäly, joka hoitaa 80 % chat-kanavaan tulleista yhteydenotoista. Kaiken kaikkiaan IT-Helpdesk käsitteli yli 63 000 tukipyyntöä vuoden 2021 aikana.

Henkilöstö

(suluissa vuoden 2020 luvut)

Työntekijöitä vuoden aikana oli yhteensä 193 (196), joista naisia 35 (33) ja miehiä 158 (163). Työntekijöistä 192 (195) oli vakituisessa työsuhteessa ja yksi (myös edellisvuonna yksi) määräaikaisessa työsuhteessa. Muita kuin Suomen kansalaisia oli neljä (viisi). Vuoden 2021 aikana aloitti 11 (kuusi) uutta työntekijää määräaikaiset mukaan lukien ja 12 (kuusi) irtisanoutui. Lisäksi kaksi määräaikaista työsuhdetta päättyi.

Unigrafian työntekijöitä oli keskimäärin IT-Helpdesk-tehtävissä 10 (10) ja muissa tukitehtävissä kaksi (kaksi).

Budjetti

Tietotekniikkakeskuksen budjetti oli 16,8 miljoonaa euroa vuonna 2021.

Tietojärjestelmiä sovellussalkussa

(Suluissa vuoden 2020 luvut)

Monet tukitoiminnot perustavat toimintansa yliopiston sovellussalkusta löytyviin tietoihin. Kuluneen vuoden aikana käyttöä laajennettiin yliopistopalveluiden omistamien järjestelmien kustannusarviotietoihin. Salkun hyödyntämistä ja sen raportointia kehitettiin edelleen sen käytön helpottamiseksi. Vuoden 2021 lopussa sovellussalkussa oli 588 (548) sovellusta ja järjestelmää.

Efec­te-ti­ke­tit

(suluissa vuoden 2020 luvut)

Tietotekniikkakeskukselle Efecte-järjestelmän kautta tulleet tiketit (*
Koko tietotekniikkakeskus yhteensä 76 704 (73 199) tikettiä, joista:

  • IT-Helpdeskin osuus 51 681 (48 898)
  • Lähituen osuus 10 259 (9 751)

*) Luodut tiketit

Käytössä olevat laitteet

Vuonna 2021 käytössä olleet laitteet yliopistolla. Luvut eivät sisällä älypuhelimia.

Käytössä olevat palvelimet

Vuonna 2021 yliopistolla käytössä olleet palvelimet alustoittain.

Käyttäjätunnukset

(Suluissa vuoden 2020 luvut)

Vuodesta 2012 alkaen olemme tilastoineet erikseen pelkästään voimassa olevia tunnuksia (alempi käyrä kuvassa), joiden määrä oli vuoden lopussa 62 235 (79 308). Tunnusten väheneminen vuonna 2021 johtuu Avoimen yliopiston ja muiden yliopiston tunnusten vähenemisestä. Yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden käyttäjätunnusten määrä on säilynyt suurin piirtein samana.

Ylempi käyrä kuvaa käyttäjähallinnon piirissä olevia henkilöitä, joita vuoden 2021 lopussa oli 114 704 (107 464). Vuoden 2016 lopussa tehty vanhentuneiden tunnusten poisto näkyy ylemmässä käyrässä pudotuksena.