Promootion tapahtumapaikat on valittu esteettömyys mielessä pitäen. Promootion tilaisuuksia järjestetään useissa eri ympäristöissä sisä- ja ulkotiloissa, ja osassa tiloista voi olla saavutettavuuden suhteen joitakin rajoitteita. Tarkemmat esteettömyystiedot ilmoitetaan osana ohjelmaa. Jos sinulla on kysyttävää esteettömyysasioista, kannattaa ottaa yhteyttä promootiotoimikuntaan.
Yliopistolle on tullut miekkojen lainauspalvelu. Mikäli haluat lainata miekan, ota yhteys promootiotoimikuntaan osoitteeseen fil-promootio@helsinki.fi viimeistään toukokuun alussa. Promootiotoimikunta hoitaa miekkojen lainauksen kootusti.
Miekan kiinnittämistä varten tulee ainakin joiltakin toimittajilta remmi, jossa on solki ja kaksi napinreikää. Remmiä voi käyttää parhaaksi katsomallaan tavalla. Joissakin frakkihousuissa on valmiiksi kaksi nappia ommeltuna, jotka soveltuvat remmin kiinnittämiseen. Mikäli nappeja ei löydy valmiiksi, pitää napit ommella housuihin. Mikäli vuokrapuvussa ei ole tällaisia nappeja valmiina, kannattaa niiden saamista tiedustella vuokraamosta.
Pitkään pukuun miekka kiinnitetään puvun päälle tai sisäpuolelle sijoitettavaan vyöhön. Kiinnitystä kannattaa testata ja huomioida käyttömukavuus.
Miekan kiinnittämiselle ei ole olemassa yhtä ja ainoaa oikeaa kiinnittämistapaa. Tarvittaessa miekkaa voi myös kantaa vasemmassa kädessä lantion korkeudella.
Promootion eri tilaisuuksissa pätee tietyt pukukoodit. Tarkat ohjeet löytyvät pukukoodi ja etiketti -sivulta.
Promootioakti järjestetään yliopiston juhlasalissa, jossa paikkoja on tarjolla vain rajallisesti. Promootiotoimikunta ei voi taata pääsyä suureen juhlasaliin ennen kuin tiedossa on promootioon osallistuvien lukumäärä ja kutsuvieraiden ilmoittautumiset. Omaisten mahdollisuudesta päästä seuraamaan aktia suuressa juhlasalissa tiedotetaan promovendeille erikseen keväällä, ja mahdolliset paikat jaetaan toukokuussa.
Promootiotoimikunta vastaa kaikkien promootiotilaisuuksien ikuistamisesta huolehtimalla valokuvaamisesta. Valokuvien sekä promootiosta tehtävän muistokirjan jakelusta ja myynnistä ilmoitetaan promovendeille promootion jälkeen. Promootioaktin aikana valokuvaus ja videointi juhlasalissa on ehdottomasti kielletty tilaisuuden arvokkaasta luonteesta johtuen. Promovendien toivotaan kertovan kuvausrajoituksista myös tilaisuuksiin osallistuville seuralaisilleen ja sukulaisilleen.
Harjoituksiin osallistuminen on pakollista, mikäli aiot osallistua näytöstansseihin (tohtoripoloneesi ja maisterifranseesi). Muihin tansseihin voi sen sijaan osallistua, vaikka ei olisikaan käynyt harjoituksissa. Nämä vapaat tanssit ovat nk. vanhoja tansseja.
Kaikkien tohtoripoloneesiin osallistuvien tulee olla pukeutuneita mustaan. Jos seuralaisesi pukeutuu promootiossa valkoiseen, on hänen vaihdettava tohtoripoloneesia varten mustaan asuun. Jos poloneesin tanssiparisi on maisteripromovendi, tulee hänen riisua seppeleensä poloneesin ajaksi.
Maisterifranseesi on tanssi, jonka visuaalinen idea perustuu mustaan ja valkoiseen pukeutuneiden tanssijoiden muodostamiin kuvioihin. Franseesiin voi osallistua ainoastaan pari, jossa toinen osapuoli on pukeutunut frakkiin ja toinen valkoiseen pukuun. Jos pukeudut avecisi kanssa promootiossa samaan väriin, täytyy toisen parista vaihtaa asua maisterifranseesia varten.
Franseesia ei kuitenkaan ole pakko tanssia oman avecin kanssa, vaan sen voi tanssia myös jonkun promootioon ilman seuralaista tulevan maisteripromovendin kanssa ja pareja voidaan sekoittaa tarpeen mukaan. Kannattaa olla paikalla ensimmäisessä tanssiharjoituksessa, jossa parit muodostetaan.
Seppeleensitojais- ja miekanhiojaispäivälliset järjestetään erikseen, minkä vuoksi ette valitettavasti voi osallistua samaan tilaisuuteen torstai-iltana. Maisteripromovendit osallistuvat seppeleensitojaispäivällisille ja tohtoripromovendit miekanhiojaispäivällisille.
Seppeleensidontaa varten pitää tuoda oma ompeluneula ja -lanka, minkä lisäksi suosittelemme ottamaan mukaan sormustimen, pienet sakset sekä pari pientä hakaneulaa. Sekä neulan että langan kannattaa olla vahvoja, ja langaksi suositellaan esimerkiksi karhulankaa, mutta muukin laadukas ompelulanka käy. Ompelutarvikeliikkeistä voi kysyä neuvoja. Langan kannattaa olla väriltään musta tai tummahko vihreä. Seppeleensitojaisissa on valmiiksi seppeleen kehikko (karkaasi), laakerinlehtiä ja satiininauhaa.